Как сформулировать задачи проекта и почему это важно

Нечеткая формулировка задач — одна из причин неудачи проектов. Можно обладать нужными ресурсами, собрать хорошую команду и поставить большую цель, но не суметь объяснить, что нужно для её достижения.

В статье расскажем, почему так важно правильно формулировать задачи, как это делать и приведем примеры удачных и не очень формулировок. А упростить путь к успешной реализации советов на практике поможет сервис ЛидерТаск.

Почему важно правильно формулировать задачи проекта

Подготовка к проекту всегда начинается с определения его целей и задач. Чем отличаются эти понятия?

Цель — это глобальная задача, которую надо решить компании. Обычно она выражена достаточно абстрактно, например, “увеличить прибыль от продаж на 5% за первый квартал”.

Задачи — это пути достижения цели. Они выражают уже конкретные действия, которые помогут бизнесу достигнуть желаемого результата. Например, “запустить контекстную рекламу в социальных сетях” или “сменить поставщиков, чтобы закупать то же по качеству сырьё дешевле”.

Вот две основные причины, почему важна правильная формулировка:

1. Если цель и задачи сформулированы расплывчато или их вовсе нет, вам будет сложно понять, достигли ли вы успеха и имел ли вообще смысл проект. Подробнее о том, как делать цели и задачи конкретными, поговорим ниже.

Пример неконкретной цели:

Цель	Задачи
Увеличить прибыль компании (насколько? за какой срок?)	Сменить поставщика(на кого? по каким критериям? в связи с чем?)

2. Когда сотрудники не имеют четкого представления о смысле своей работы, они менее вовлечены в проект, не очень заинтересованы в результате. Следовательно, работают не так эффективно.

Типичные ошибки при постановке целей проекта:

1. Размытые формулировки. К задаче, которая обозначена приблизительно, сложнее приступиться, её можно понять по-разному и сделать не так, как ожидал руководитель. 
2. Нечеткие инструкции по задаче. Если для сотрудника это новая задача, будет эффективнее объяснить ему принцип работы, чем столкнуться с необходимостью переделывать неправильно понятую задачу.
3. Отсутствие фиксации задачи в письменном виде. С незафиксированной задачей сложно работать — мозгу проще обрабатывать визуальную информацию. Кроме того, если устная инструкция забудется, освежить её в памяти не получится.

Фиксировать задачи удобно с помощью ЛидерТаск — регистрируйтесь в приложении и попробуйте бесплатно!

Принципы формулирования эффективных задач проекта

Использовать метод SMART. Чаще всего его применяют для грамотного формирования цели, но также методом можно пользоваться по отношению к задачам. Задача, поставленная по методу SMART, должна быть:

• Specific — конкретной. Важно определить, что, где и как вы будете делать. Пример: Запустить (что?) таргетированную рекламу (где?)  в социальной сети “ВКонтакте” (как?) с помощью платформы “VK Реклама”. Но эта формулировка ещё не совершенна и мы будем дополнять её в следующих пунктах.
• Measurable — измеримой. Её должно быть реально измерить в каких-либо показателях, лучше всего, числовых. Получить 500 лидов с таргетированной рекламы в социальной сети “ВКонтакте”.
• Achievable — достижимой. Соотносите объемы задачи со сроками проекта и имеющимися ресурсами. Получить 500 лидов с таргетированной рекламы в социальной сети “ВКонтакте” по цене 100 рублей за лид.
• Relevant — релевантной. Задача должна соответствовать определенной вами изначально цели проекта. Запустить таргетированную рекламу в VK, чтобы привлечь новых клиентов на сайт и повысить количество продаж. 
• Time-bounded — ограниченной во времени. У проекта должны быть определенные сроки, иначе вы рискуете закопаться и не довести начатое до конца. Вот какой получится наша финальная формулировка: Запустить таргетированную рекламу в VK с помощью платформы VK Реклама и получить 500 лидов по цене 100 рублей за лид через месяц, чтобы привлечь новых клиентов на сайт и повысить количество продаж. 

Формулировать задачи перед началом проекта. Задачи эффективнее формулировать до, а не во время работы, так как это важная часть составления плана проекта. Если перед началом известна только цель, а задачи вы формулируете на ходу, то рискуете не соотнести их с целью, проделать лишнюю работу или не учесть какие-либо нюансы. Обсуждая задачи заранее, вы получаете возможность продумать план действий и доработать его при необходимости.

Привлекать сотрудников к постановке задач. Если цель лучше всего определяет топ-менеджер компании, то члены команды могут помочь взглянуть на неё с разных точек зрения в зависимости от своей специализации и составить наиболее полный и релевантный список задач.

Фиксировать только главную информацию. Мы уже упомянули, что задачи важно фиксировать письменно. Но не стоит пытаться прописать все детали, необходимые для их выполнения. Подробности лучше выделить в отдельные подпункты. Это удобно сделать в сервисе ЛидерТаск с помощью соответствующих функций — регистрируйтесь в приложении и эффективно работайте над задачами!

Пошаговое руководство, как сформулировать задачи проекта

Проанализируйте цель проекта. Подумайте, какие шаги нужно предпринять для её достижения, с какими сложностями вы можете столкнуться на пути, какие угрозы (опасности) могут возникнуть, как вы будете с ними справляться. 

Выделите области достижения цели. Проанализировав цель, рассмотрите области знаний, которые вам понадобятся для её достижения. Например, если ваша цель — повысить продажи, то ваши задачи могут относиться и к области маркетинга (запустить рекламу в соцсетях), и к области закупок (сменить поставщика). Такое выделение областей поможет распределить задачи между сотрудниками разных отделов.

Разбейте цель на задачи. Не дробите её на слишком мелкие пункты. Идеально — не больше 7-9 задач, иначе проект окажется перегруженным. Поэтому в задачах важно писать только основные шаги.

Сформулируйте задачи по системе SMART. Обсудить задачи можно на брейн-шторме с коллегами, в результате которого вы составите план будущего проекта. Не забывайте использовать грамотные формулировки.

Как надо и как не надо формулировать цели

Дано: онлайн-магазин товаров для дома.Цель: увеличить узнаваемость бренда. Хорошо сформулированная задача: увеличить количество посетителей страницы каталога товаров сайта магазина на 10% до конца квартала. Плохо сформулированная задача: привлечь больше посетителей на сайт.

Дано: сервис доставки пиццы. Цель: увеличить количество сотрудников, довольных работой и условиями труда, на 30% до конца года. Хорошо сформулированная задача: упростить гайд в приложении для курьеров на основе обратной связи от работников к концу 1-го квартала. Плохо сформулированная задача: упростить гайд для курьеров в приложении.

Формулировать задачи и контролировать их выполнение легко с помощью ЛидерТаск. О том, как это делать, напишем в следующем пункте. А чтобы убедиться в удобстве ЛидерТаск на собственном опыте, регистрируйтесь в сервисе бесплатно прямо сейчас! 

Как сформулировать задачи и управлять ими с помощью ЛидерТаск

1. Создайте проект с помощью папки проекта в меню с левой стороны экрана. Запишите в его названии цель, которую хотите достичь.

2. Создайте задачи в папке проекта.

В заголовке задачи можно дать только основную информацию, а подробности добавить в описании.

3. Разбейте их на подзадачи.

4. Вы можете прикрепить к задачам любые файлы. Например, если надо приложить изображение или документ с дополнительной информацией.

5. Поручите задачи членам команды с помощью функции “поручить”. Им придет уведомление на почту. 

6. Настройте уведомления, чтобы вовремя напомнить сотрудникам о задачах.

7. Контролируйте процесс, размещая задачи на канбан-доске и следя за их статусом.

ЛидерТаск — это удобный инструмент для работы с задачами. Благодаря простому интерфейсу, функциям создания проектов и постановки задач, а также канбан-доскам, вы легко можете формулировать задачи, поручать их сотрудникам и контролировать процесс выполнения в реальном времени. Регистрируйтесь в сервисе и бесплатно попробуйте ЛидерТаск для эффективного управления