Должностная инструкция: зачем нужна и как правильно оформить

Если задачи неделями перекидываются из отдела в отдел с пометкой «это не наши обязанности», а сотрудники увиливают от работы, пора проверить принятые в компании должностные инструкции. Или срочно их завести. В статье рассказываем о пользе должностной инструкции и делимся рекомендациями, как составить качественный документ.

Что такое должностная инструкция 

Это дополнение к трудовому договору, которое описывает рабочий процесс для каждой должности в компании. Документ объединяет в себе перечень прав и обязанностей трудящихся, требования к квалификации, поводы для назначения штрафов или премий. Должностные инструкции обязательны только для некоторых профессий и государственных учреждений, например федеральных и местных органов власти, полиции, таможенной службы. Требования к таким файлам содержатся в отдельных регламентах и законах. В частных компаниях все проще: можно вовсе обойтись без руководства и прописать все подробности в договоре – это не будет нарушать закон.

В чем польза должностной инструкции 

Документ защищает интересы сторон в спорных ситуациях. Работодателю помогает уволить или оштрафовать работника за нарушения. Сотрудника ограждает от давления со стороны руководителя, если тот пытается нагрузить лишней работой или необоснованно придирается. 

Хорошее руководство способно на большее: оно помогает выстроить в компании иерархию и регламентирует коммуникацию между отделами. Подробный файл – отличный оберег от ленивых коллег. Если на прошлой работе кандидат тратил время на перекусы и увиливал от задач, то инструкция с четкими правилами ему не понравится. Скорее всего, такой соискатель передумает у вас работать на первом собеседовании.

Кандидатам, прошедшим отбор, должностная инструкция упрощает процесс адаптации, отвечая на вопросы о новой работе:

• какие есть задачи, права и обязанности;
• кто будет начальником;
• к кому обращаться за помощью;
• какие стандарты работы приняты в компании;
• за что штрафуют или, наоборот – премируют.

Виды должностных инструкций

Типовые инструкции используют, когда в одной должности работает несколько человек и их обязанности полностью совпадают. Например, консультанты в магазине одежды или электроники. Задачи и правила работы у всех сотрудников в этой должности одинаковые. В этом случае типовая памятка собирает общие требования в один файл, разгружает трудовой договор и упрощает управление персоналом. 

Индивидуальные инструкции используют, когда обязанности трудящихся отличаются. Например, в компании есть два секретаря. Часть задач у них одинаковая, а часть – разная. Один отвечает за общение с клиентами, а другой – за внутреннюю коммуникацию между отделами. Типы документации, задачи и стандарты работы у них могут отличаться, хотя оба сотрудника работают секретарями. В этом случае памятка подчеркивает различия в работе и разделяет обязанности. 

Согласно письму Роструда, каждый из документов можно составить двумя способами: в виде приложения к договору или отдельного нормативного акта. Разберем, в чем разница. 

Инструкция в виде приложения становится неотъемлемой частью трудового договора. Она составляется в двух экземплярах и подписывается с договором в один день. Внести изменения без согласия сотрудника в такой файл не получится. Все корректировки должны оформляться в виде дополнительного соглашения и требуют подписи работника. 

Инструкция в виде отдельного нормативного акта считается внутренним документом компании, поэтому с ней все проще. Ее не подшивают к трудовому договору, а дают сотруднику на изучение под подпись. Если изменения не противоречат основным обязанностям, кардинально не меняют условия работы и не ухудшают положение сотрудника, то их можно внести без дополнительного согласования. Главное – ознакомить персонал с изменениями. 

Какой тип инструкции выбрать? 

Если сотрудники могут заменить друг друга на рабочем месте без изменений основных обязанностей, нужна типовая инструкция. Если просто так заменить сотрудников невозможно, выбирайте индивидуальный тип документа. 

Как лучше составлять инструкцию: отдельным документом или приложением? 

В большинстве случаев лучше выбрать формат отдельного документа. Он подходит для работы с типовыми должностями и большим количеством сотрудников, в него проще вносить изменения. На оформлении руководства в виде приложения скорее настоит работник, чтобы уберечь себя от несогласованных изменений.

Как правильно оформить должностную инструкцию

Разработать руководство может директор компании или назначенный им сотрудник. Чаще всего это делают HR-менеджеры, юристы и секретари. В законе нет строгих требований к форме документа, но Роструд рекомендует использовать для составления Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. 

Отдельное внимание закон уделяет названиям должностей. Если для должности положены компенсации, льготы или существуют ограничения, то по ст. 57 ТК РФ  ее название должно обязательно совпадать с квалификационными справочниками и профессиональными стандартами. Если у должности существуют требования к уровню квалификации, то по статье 195.3 ТК РФ для составления инструкций нужно применять профстандарты.

Структура должностной инструкции

Правильная инструкция включает следующие разделы: 

• заголовок,
• общие положения,
• задачи работника,
• права работника,
• ответственность работника,
• порядок взаимодействия в компании.

Заголовок включает информацию о компании: 

• для организации – полное название;
• для ИП – фамилию, имя, отчество; 
• название должности по штатному расписанию;
• название подразделения, к которому относится должность;
• дату утверждения;
• должность сотрудника, утверждающего файл. 

Заголовок должностной инструкции для офис-менеджера содержит всю нужную информацию и совмещен с разделом “Общие положения” 

Общие положения. Раздел содержит требования к сотруднику: уровню его квалификации, образованию, опыту работы, знанию правил внутреннего распорядка. Здесь же назначают ответственного за наём и увольнение работника, определяют замену на случай отпуска или больничного. 

Обязанности работника. Самый важный раздел, который описывает все порученные сотруднику в рамках должности задачи. Простые и конкретные формулировки помогут работникам лучше разобраться в своих обязанностях. Поэтому мудрить или переписывать длиннющие шаблонные формулировки не стоит, они сделают документ нечитабельным. 

Права работника. Здесь перечислите все, что сотрудник может делать для качественного выполнения работы. Например:

• какие задачи можно делегировать и кому, 
• какие предложения и корректировки можно вносить в рабочий процесс, 
• какой инвентарь можно потребовать для выполнения работы. 

Ответственность работника. Раздел описывает санкции за: 

• плохую работу, 
• нарушение прав других сотрудников,
• нарушение внутренних регламентов компании и законодательства РФ.

Взаимодействие. Полезный раздел, который помогает выстроить систему коммуникации в компании. Укажите, к кому и по какому поводу может обращаться сотрудник – так он получит инструкцию и гарантию помощи от коллег. 

Как правильно утвердить и подписать документ?

Со стороны компании инструкцию обязан подписать директор или назначенный им ответственный. Чаще подпись ставят на титульной странице под грифом «УТВЕРЖДАЮ», но это необязательно, можно расписаться и на последней странице. 

Сотрудник тоже ставит подпись на последней странице, так он подтверждает, что знаком с файлом. В некоторых компаниях отдел кадров фиксирует подписи не в самом руководстве, а в специальных журналах – так тоже можно. После изучения инструкции сотрудник пишет в таком журнале имя, ставит дату ознакомления и подпись. 

Признаки слабой должностной инструкции

Составлена для галочки. Бывает, что руководитель воспринимает должностную инструкцию как формальность. Раз во всех компаниях есть, значит, и нам надо. 

Он поручает секретарю подготовить файл, а тот скачивает готовый шаблон из интернета и внедряет его в работу, не адаптировав под бизнес. Такая инструкция – пустая трата бумаги и времени, потому что она:

• не формирует у сотрудника четкое представление о задачах, 
• не учитывает особенности компании,
• не регулирует коммуникацию между отделами. 

Чтобы инструкция приносила пользу, относитесь к ее разработке серьезно: учитывайте специфику бизнеса, обдуманно составляйте требования к трудящимся, подключайте к разработке разные отделы компании. 

Игнорирует опыт сотрудников. Представим, что собственник решил внедрить на производстве должностные инструкции. За поручение берется HR-менеджер, который отлично знает нормы трудового права и стандарты оформления документов, но плохо знаком с особенностями реального производства. Он может привлечь к работе опытных сотрудников: уточнить у них важные детали и обсудить пункты о правилах работы. Вместо этого он берет типовые обязанности из справочника какой-нибудь правовой базы. Формально они соответствуют должности, но не учитывают особенности бизнеса или вообще устарели. Нормально работать по такой инструкции не получится. Придется все переделывать, либо смириться с постоянными нарушениями. 

Чтобы не столкнуться с такой проблемой, используйте реальный опыт лояльных сотрудников. Они помогут найти нестыковки в документе и сделают его полезным.

Содержит сложные формулировки и цитирует трудовое законодательство. Такой проблемой грешат шаблонные тексты из бесплатных банков с документами. Задача таких инструкций – охватить побольше направлений бизнеса, а это можно сделать только с помощью общих формулировок. Чтобы придать вес и солидность, в такой текст добавят выдержки из законов, написанные на языке бюрократов. На выходе получится подборка популярных штампов и выдержек из разных правовых актов. 

Часто похожие файлы разрабатывают юристы. Они защищают интересы компании и хотят, чтобы инструкция была убедительной и предусматривала все риски. На деле формулировки в таких документах тоже получаются слишком абстрактными и не отражают реальный рабочий процесс. 

Инструкция не обязана копировать тексты законов. Простые и конкретные формулировки делают ее полезной для работников, не лишая юридической силы. Чтобы проверить качество документа, попросите работника прочесть его и рассказать, что он запомнил. Если трудящийся за пару минут смог объяснить свои задачи, права и ответственность — документ составлен грамотно. 

Оценивается по количеству листов. Корень этой беды в устаревшем формальном подходе. Директор требует солидный документ. Он должен говорить о серьезности бизнеса, внушать уважение и страх, что за нарушения непременно накажут. 

Офис начинает работать и для солидности раздувает объем текста, вставляя в него штампы, выдержки из законов, ссылки на правовые акты и инструкции. Обычно на выходе получается подшивка из 15-20 страниц нечитаемого текста с кондовыми формулировками. Пользы в нем – на пару страниц, но две жалкие страницы – не солидно. 

Так что сотрудники мучаются с расшифровкой и засоряют мозг пустыми штампами, вместо изучения реальных задач и стандартов работы. Часто такие файлы не читают вовсе и подписывают не глядя. А это увеличивает риск нарушений и конфликтов. 

Образцы должностных инструкций

Скачать документ из интернета и внедрить в работу без изменений – плохая идея. Часто они не актуальны, написаны с ошибками и попросту не отражают особенности вашего бизнеса. Мы рекомендуем использовать такие бланки, только как основу и образец. 

Вот несколько сайтов с готовыми подборками для разных должностей: 

• Главбух
• Система кадры
• Консультант Плюс
• Гарант

Должностная инструкция – необязательный, но полезный для бизнеса документ, который фиксирует обязанности и полномочия сотрудников. С ней проще нанимать и обучать персонал, организовывать рабочий процесс и разрешать споры. Существует два вида инструкций: типовые для должностей и индивидуальные для сотрудников. 

Инструкция получает юридическую силу, когда ее утверждает руководитель, а работник знакомится с ней под подпись. Порядок изменения документа зависит от способа его составления. Если инструкция составлена в виде отдельного документа, в большинстве случаев работодатель может изменить ее в одностороннем порядке. Если инструкция составлена в форме приложения к договору, откорректировать ее без письменного согласия работника не получится. 

Составляя файл, уделяйте внимание не структуре, а содержанию. Отразите главную информацию о должности: права и обязанности сотрудника, требования к квалификации, полномочия, поводы для назначения штрафов или премий. Чтобы документ был понятным и полезным, избегайте штампов, абстрактных выражений и цитирования законов. Помните, что пункты, нарушающие закон и ухудшающие положение работника, запрещены и не имеют юридической силы.