Эффективный онбординг: как влюбить нового сотрудника в вашу компанию

Каждая компания стремится привлечь и удержать талантливых сотрудников. Однако чтобы добиться успеха в этой задаче, недостаточно просто найти квалифицированных специалистов. Необходимо создать благоприятную среду, которая поможет им быстрее влиться в коллектив и начать приносить пользу компании. Именно здесь приходит на помощь онбординг. Что это такое, из чего он состоит и как его применять — рассмотрим в этой статье.

Что такое онбординг

Онбординг (английский — «onboarding») дословно переводится как «посадка на борт». Это процесс знакомства новых сотрудников с организацией, который помогает быстрее включиться в работу. 

Онбординг имеет ряд преимуществ:

• Новые сотрудники быстрее вливаются в коллектив. Они меньше переживают, четко понимают свои рабочие обязанности и легче находят общий язык с коллегами.
• Уменьшается текучка кадров. Когда новый сотрудник чувствует поддержку и внимание в первые месяцы работы, это создает лояльность к работодателю и, как следствие, уменьшает число увольнений во время испытательного срока.
• Повышается эффективность работы сотрудника. Он осознаёт, каким аспектам уделить больше внимания и куда направить свою энергию в первую очередь.

Очень часто онбординг считают синонимом адаптации. Это ошибка. Адаптация — это более широкое понятие. Это процесс внедрения новичка в компанию, прививание корпоративных ценностей и процесс привыкания сотрудника к новой деятельности, условиям и коллективу. Она начинается после принятия оффера и завершается, когда новичок становится полноценной и самостоятельной трудовой единицей. Онбординг — это один из этапов адаптации.

Также важно различать понятия «онбординг» и «пребординг». Пребординг — это ещё один этап адаптации, который начинается сразу после приема кандидатом предложения о работе. Будущему сотруднику отправляют приветственные письма, добавляют в рабочие чаты. Сам же онбординг стартует с первого рабочего дня.

Основные этапы онбординга

Процесс онбординга персонала включает четыре основных этапа, и каждый из них играет важную роль.

Первый рабочий день

Можно сказать, это самый важный этап онбординга. Зачастую именно от того, как пройдет первый рабочий день, зависит, останется человек работать в вашей компании или нет. Поэтому очень важно произвести хорошее впечатление.

Чек-лист для встречи нового сотрудника:

• Предупредить сотрудника о необходимости взять с собой определённые документы.
• Подготовить рабочее место: заказать пропуск, завести корпоративную почту, установить нужные программы, подготовить канцелярию и другие важные мелочи.
• Предупредить команду о новом сотруднике и попросить оказывать ему содействие.
• Встретить новичка.
• Провести экскурсию по офису: показать, где находится кофемашина и у кого можно получить канцелярию.
• Познакомить нового сотрудника с коллективом или ключевыми сотрудниками, с которыми он будет взаимодействовать чаще всего.
• Рассказать о корпоративной жизни: культуре, тусовках, планёрках и так далее.

Первая неделя работы 

На этом этапе необходимо сфокусироваться на знакомстве нового сотрудника с рабочими задачами и процессами.

• Обсудить зону ответственности сотрудника, обозначить, какими задачами он будет заниматься.
• Составить индивидуальный план работы на первую неделю, месяц и квартал.
• Предоставить все необходимые для работы доступы или ссылки. Например, юристу — доступ к учредительным документам и пароль от справочно-правовой системы, маркетологу — пароли от всех соцсетей.
• Составить индивидуальный график обучения.
• Подписать все документы о трудоустройстве.
• При необходимости провести совещания со смежными отделами для обсуждения механики совместной работы. Например, бухгалтерия может рассказать, как направлять платежные документы для оплаты, юридический отдел рассказать процесс согласования договоров, а дизайнеры — в каком порядке им передавать ТЗ.

Месяц работы

На этом этапе можно провести первое ревью и дать новичку обратную связь по его работе: похвалить за успехи, подсветить моменты, на которые стоит обратить внимание. В свою очередь, сотрудник тоже может поделиться своими впечатлениями о работе. 

Такие беседы повышают лояльность, так как показывают, что работодатель открыт к диалогу и прислушивается к своим работникам. На этом этапе можно обсудить повышение зарплаты, если это оговаривалось при устройстве, а также пересмотреть или доработать индивидуальный план работы.

Три месяца работы

По трудовому законодательству испытательный срок составляет три месяца, поэтому по истечении этого срока рекомендуется провести заключительный этап онбординга. Лучше всего снова организовать личную встречу, а после — общую планерку с персоналом, на которой можно подвести итоги работы команды с новым игроком или поставить общие цели и задачи, например, запланировать выход компании на новый рынок.

Метрики оценки эффективности онбординга

Чтобы понять, насколько успешно проходит процесс адаптации, есть несколько метрик. Компании могут использовать как их все, так и выбирать наиболее актуальные для себя.

• Уровень удержания — процент сотрудников, которые остаются в компании после определенного периода времени. Высокий уровень удержания может свидетельствовать о том, что онбординг был эффективным.
• Продуктивность — оценка того, насколько быстро новый сотрудник начинает приносить пользу компании. Это можно измерить через количество выполненных задач, качество работы или другие показатели производительности.
• Удовлетворенность — оценка уровня удовлетворенности нового сотрудника работой в компании. Измеряется с помощью опросов или анкет, где работники оценивают первые месяцы работы.
• Адаптация — оценка того, насколько хорошо новичок интегрировался в команду и культуру компании. Понаблюдайте, как новый сотрудник общается и сотрудничает с коллегами, насколько понимает и принимает ценности и нормы компании.
• Обратная связь — оценка обратной связи от новых сотрудников относительно процесса онбординга. Во время личных ревью спросите новичка, насколько ему нравится его рабочее окружение и процесс адаптации.

Лучшие практики онбординга

Приветственные пакеты

Классный способ повысить лояльность нового работника с первых минут работы — подарить подарок, который познакомит с компанией и произведет приятное первое впечатление. . Это может быть кружка с логотипом, какой-нибудь мерч, фирменный ежедневник или чехол на телефон.

Знакомство новичка с командой

Для того чтобы новый сотрудник чувствовал себя более комфортно, можно организовать его знакомство не только с коллегами по отделу, но и со всей командой. Лучше всего это делать в неформальном формате. Например, можно организовать небольшие посиделки за обедом, где каждый расскажет о себе, или можно попросить новичка написать на общем портале небольшой рассказ о себе, своих увлечениях и хобби и, возможно, найдет единомышленников среди старичков.

Регулярный фидбек

Простой вопрос «Как дела?» от руководителя может сильно улучшить отношение работника к компании. Людям важно чувствовать себя личностью, а не просто винтиком в большом механизме.

Как можно получать обратную связь:

• личные встречи;
• виртуальный или реальный ящик жалоб и предложений;
• опросы (анонимные и нет);
• неформальный разговор в лифте или у кулера с водой.

Наставничество

Все люди разные. Один человек с первого дня чувствует себя свободно и активно общается с коллегами, а другой долго ощущает себя не в своей тарелке и присматривается к окружающим. В рамках онбординга себя хорошо показала практика индивидуального наставничества, так как таким образом можно учесть индивидуальные особенности каждого нового сотрудника. 

Советуем к каждому новичку прикреплять личного наставника — человека, который объяснит, как устроена работа, какие нормы поведения приняты в компании, расскажет о коллегах, поделится профессиональными хитростями.

Вовлечение руководства в процесс онбординга

Можно попросить основателя компании или высшее руководство записать приветственные видео для новичков или провести собрание, где расскажут про историю компании, ее миссии и ценностях. 

База знаний

Создайте обучающую базу с видеоуроками и инструкциями по внутренним процессам и рабочим вопросам, чтобы новичок мог разобраться самостоятельно, не прибегая к помощи коллег.

Встречи one-to-one

Это регулярные встречи руководителя с каждым членом команды. На них можно проговорить все то, о чем некомфортно говорить на общих собраниях: обсудить сильные и слабые стороны сотрудника или дать обратную связь руководству. По сути, это единственный и самый лучший способ по-настоящему выслушать людей в команде.

Геймификация процесса

Чтобы новичок чувствовал себя менее потеряно, в приветственный пакет можно положить карту не только офиса, но и окрестностей. Например, на ней можно указать, куда можно сходить пообедать, где находится аптека и куда можно сходить прогуляться на перерыве. Формат карты сделает процесс акклиматизации в новой среде проще и веселее.

Чат-бот с ответами на часто задаваемые вопросы

Когда в компании большой штат, и на работу одновременно могут выйти несколько человек, отделу кадров может быть сложно оперативно отвечать на все вопросы. Чтобы снять с них часть нагрузки, можно запустить чат-бот, который будет отвечать на самые популярные вопросы, например, как забронировать переговорку, как поменять пароль на почте, как составлять отчет по выполненным за день задачам.

Как организовать онбординг с помощью ЛидерТаска

Разработка инструкций  — одна из лучших практик онбординга. И в ЛидерТаске для этого предусмотрен специальный раздел «Регламенты». Регламент — это текстовый документ, в котором вы можете описать все рабочие процессы, добавить фото, видео или ссылки. 

Когда в компанию приходит новый человек, в первый день ему можно поставить задачу изучить все регламенты. В конце каждой инструкции можно добавить тест, поэтому очень просто отследить, кто из сотрудников изучил регламент, а кто нет. 

В чем преимущества этого инструмента? 

Во-первых, это простота. Вы создаете его как обычный текстовый документ, можете добавить ссылки, схемы, графики, иллюстрации. В общем, не сложнее, чем в Google Документах.

Во-вторых, это удобство. Все регламенты хранятся в одном месте, и чтобы новый сотрудник получил к ним доступ, достаточно просто добавить его в отдел. Подробнее про функционал плагина «Регламенты» вы можете узнать в видео.

Типичные проблемы онбординга

• Отсутствие четко прописанной роли нового сотрудника — новичок не знает, каких результатов от него ожидают, и какие задачи ему предстоит выполнять. Это может привести к тому, что сотрудник не сможет проявить себя и эффективно работать. Заранее подготовьте четкие и понятные должностные инструкции и сформулируйте свои ожидания на 6-12 месяцев.
• Отсутствие ясных ожиданий и целей — данный пункт вытекает из предыдущего. Новый сотрудник не понимает, какой вклад он должен внести в работу команды и компании в целом. Без четкого понимания целей и ожиданий, ему сложно определить свои приоритеты и планировать свою работу. Поэтому важно донести эту информацию до адресата.
• Отсутствие долгосрочной программы онбординга — компания не имеет плана действий для поддержки и развития нового сотрудника на протяжении всего периода адаптации. Это может привести к тому, что новичок останется без необходимой поддержки и обучения. Поэтому заранее пропишите индивидуальный план развития на весь период адаптации.
• Отсутствие коммуникации до первого рабочего дня — новый сотрудник не получает информации о компании, ее ценностях, культуре и процедурах. Это может создать трудности в понимании контекста работы и взаимодействия с коллегами.
• Отсутствие общей базы данных и доступов — у работника нет доступа к необходимым ресурсам и инструментам для выполнения своей работы. Это может замедлить процесс адаптации и снизить эффективность работы.
• Отсутствие привязки к производительности — новый сотрудник не понимает, как его работа влияет на общую производительность команды и компании. Это может привести к отсутствию мотивации и снижению качества работы. И в целом сложно оценить, эффективна ли ваша программа онбординга или требует доработки.