Инструменты планирования для эффективного тайм-менеджмента

Совмещать разные виды деятельности, отдых, личные дела невозможно без грамотного планирования. Это средство, помогающее навести порядок в жизни, сделать ее более организованной, спокойной, избавиться от стресса. Итак, вы твердо решили освоить технологии тайм-менеджмента, чтобы больше успевать за меньшее время, повысить свою результативность. Как выбрать подходящие инструменты планирования? Как их использовать, чтобы успешно распределить все дела и получить дополнительное время на отдых или решение важных задач?

На самом деле, выбор системы планирования зависит от личных предпочтений пользователя и повседневных дел, которые ему приходится регулярно совершать. В этой статье мы рассмотрим самые популярные методы организации дел, чтобы вам было проще определиться, какие из них подходят вам лучше всего.

Лучшие инструменты для эффективного планирования времени

В список мы включили традиционные средства и новые методики, значительно упрощающие жизнь любого занятого человека.

Бумага с ручкой

Использовать эти инструменты очень удобно. Вы просто берете лист бумаги, регулярно записываете все ежедневные дела. Затем выделяете самые важные, приступаете к выполнению, постепенно вычеркивая завершенные задачи.

Плюсы метода:

• Простота и доступность. Где бы вы не находились, всегда можно найти, чем и на чем писать.
• Это универсальный способ, подходящий для любых случаев.

Его недостатки:

• На освоение самых простых приемов тайм-менеджмента на бумаге требуется немало времени. Например, чтобы изменить расположение заданий, придется неоднократно переписывать списки.
• Бумага не сможет напомнить вам о важных событиях или встречах.

Бумажный ежедневник

Это специальный блокнот с разметкой в виде календарной сетки, которую можно использовать для планирования различных мероприятий. Также здесь есть пронумерованные страницы для составления списков дел. Вы можете выбрать стандартный планер или креативный вариант с советами, тестами, описанием современных алгоритмов планирования.

Плюсы:

• Регулярное ведение ежедневника дисциплинирует, помогает поддерживать порядок в рабочих, личных делах.
• Бумажный носитель имеет привлекательный дизайн, выглядит стильно, современно.

Недостатки:

• Возможности блокнота ограничиваются разметкой. Если он предназначен для конкретного вида планирования, адаптировать его под что-то другое будет сложно.
• Как обычная бумага, ежедневник не может отправить напоминание. Заполнять его придется аккуратно, что требует много времени. В противном случае, вам будет сложно разобрать собственные записи.

Электронные приложения

Таск-менеджеры или электронные планеры – удобные инструменты для личного и командного планирования. Они предназначены для создания, контроля выполнения задач, ведения совместных, персональных проектов. Эти программы включают полный набор техник тайм-менеджмента (методики Помодоро, GTD, матрицу Эйзенхауэра, доски канбан).

Вы можете составлять планы, корректировать их одним кликом, отслеживать прогресс выполнения, передавать задачи другим исполнителям. Узнавать о важных событиях или назначенных встречах из уведомлений, отправленных на мессенджер, электронную почту или в виде push-сообщений на главный экран цифрового устройства.

Многие сервисы, такие, как, например, ЛидерТаск, работают без интернета. Синхронизируются с различными платформами, приложениями. Их можно установить на компьютер, ноутбук, телефон, поэтому приложение будет всегда под рукой.

Плюсы электронных планеров:

• Автоматизация, организация всех рабочих процессов. Благодаря хорошему набору функций, электронные планировщики значительно упрощают работу с задачами. Их можно структурировать, сортировать по приоритетности или срокам, настраивать количество повторов для регулярных действий.
• Такие программы подходят практически для всех существующих систем и техник тайм-менеджмента, помогают повысить продуктивность.

Недостатки:

• Для работы с электронными планерами, как минимум, требуется цифровое устройство (компьютер, планшет или смартфон).
• Для освоения некоторых программ необходимо дополнительное время.

Эффективные техники планирования

Мы рассмотрели примеры популярных инструментов планирования. Далее поговорим о техниках, которые сделают работу с ними еще более эффективной.

Временные блоки

С помощью этого лайфхака можно грамотно распределить любой день. В основе данной идеи использован закон Паркинсона. Его суть: люди сознательно растягивают работу, чтобы занять все время, отведенное на ее выполнение. Но, когда у вас установлены четкие сроки для каждого задания – вы обязаны их соблюдать. Если у вас есть много дел, которые нужно завершить к определенному сроку, этот способ поможет придерживаться запланированного графика. Вы закончите их точно к указанному сроку, несмотря на периодически накатывающую прокрастинацию и множество других отвлекающих факторов.

Разделив стандартную 40-часовую неделю на временные блоки, можно выполнить то же количество работы, как при отработке в 60 часов. Для этого нужно составить расписание, как в школе. Пишете название дела, указываете для него временной период. Концентрируетесь только на этом занятии, не отвлекаясь на второстепенные дела. Такой подход позволяет получить быстрый, качественный результат.

Кроме плюсов у методики есть недостатки. Например, сложность прогнозирования некоторых процессов. Иногда на стадии планирования сложно понять, сколько времени требуется для решения какой-то задачи. Из-за этого временные блоки не всегда бывают точны.

Диаграмма Ганта

Этот инструмент удобно использовать для долгосрочного стратегического планирования. Он также активно используется в сфере управления проектами. Помогает наглядно отобразить структуру, сложность, сроки задач. Выглядит как линейчатая диаграмма, состоящая из двух осей:

• По вертикали отражаются сами задачи.
• На горизонтальной шкале указывается время их выполнения.

С ее помощью рабочие процессы становятся более понятными участникам команды, так как все сложные проекты разделяются на отдельные этапы. Построить такой график можно вручную или использовать для этого специальные электронные сервисы, начиная от Word или Excel, и заканчивая специализированными программами.

Канбан-доска

Это любая поверхность, разделенная на три или большее количество столбцов, где крепятся стикеры с задачами. Доска может быть физической (бумажной или пластиковой) или электронной. В ее первой колонке находятся карточки с заданиями. Во втором столбце передвигаются действия, выполняющиеся сейчас. Третья колонка включает завершенные дела. Глядя на доску, мы сразу видим, на какой стадии находятся задачи, какие из них полностью завершены, что предстоит сделать в ближайшее время.

Принцип «1-3-5»

Суть этой методики заключается в том, что для одного дня нужно запланировать одну ключевую, три средних и пять мелких задач. Используя эту формулу для организации дел, вы будете максимально продуктивны в течение дня. Легко справитесь с важной работой, и к вечеру не будете чувствовать сильной усталости. Остаток рабочего дня можно потратить на подведение итогов.

Fresh or Fried

При использовании данного метода организации задач необходимо выделить из общего списка наиболее сложные из них, требующие творческого подхода, эмоционально затратные. Их выполняют в первой половине дня. Рутинные действия автоматически переместятся на вечер, когда концентрация снижается, на поиски креативных решений нет сил. Главное при реализации этого метода преодолеть своеобразный психологический барьер: с утра иногда сложно приступить к глобальной задаче, не представляя конкретного времени ее окончания.

Распространенные ошибки при планировании

1. Самая очевидная, распространенная ошибка – пытаться «объять необъятное», добавляя в список слишком много задач. Их количество никак не повлияет на результативность, так как на выполнение каждого задания требуется определенное время. Плюс нужно учесть внешние факторы, которые могут снизить скорость работы.
2. Еще одна проблема – неправильная расстановка приоритетов. Все люди склонны браться за любые второстепенные дела, откладывая важные цели «на потом». Это сильно усложняет их достижение. Поэтому возьмите за привычку определять для себя главные задания, сразу приступайте к их выполнению, фиксируя результаты каждого этапа движения к цели.
3. Эффективность планирования снижает неправильная оценка времени, требуемого для выполнения каждой задачи. Его стоит планировать с учетом сложности и различных форс-мажорных обстоятельств.
4. Неумение делегировать крадет у вас ценное время. Не стремитесь выполнить дела, которые можно поручить другим.

Заключение

Мы рассмотрели инструменты и методики планирования, которые пригодятся в разных ситуациях. Возможно, среди них вы найдете подходящий для себя вариант. Для составления ежедневных планов удобно использовать электронные планировщики задач, где можно устанавливать личные цели, отслеживать достижения, общаться с другими пользователями, вести хронометраж. Такие программы очень удобны в использовании, что значительно облегчает внедрение в повседневную жизнь. С помощью планеров вы избавите себя от необходимости держать огромное количество информации в голове. Будете успевать больше за меньшее время, улучшите продуктивность.