Кадровое планирование в организации

Каждое предприятие в какой-то момент вносит коррективы в стратегию своего развития. Это связано с влиянием различных внешних и внутренних факторов. Из-за изменений экономической ситуации увеличивается или снижается спрос на определённые специальности. На их основании вносятся коррективы в штат. Увольняются или нанимаются новые сотрудники. Чтобы эти изменения были уместными, своевременными, полезными для компании, проводится кадровое планирование, включающее комплекс мероприятий по поиску и трудоустройству рабочей силы.

Что это такое: сущность, цели и задачи

Кадровое планирование – это целенаправленная, систематизированная деятельность, направленная на организацию рабочих мест в необходимом количестве в соответствии с конъюнктурой рынка и потребностями организации. Она является важной частью стратегической политики предприятия. Включает следующие аспекты:

• Изучение заинтересованности организации в специалистах определённого уровня и квалификации;
• Анализ рынка труда и рабочей силы;
• Создание комплексных программ по поиску, трудоустройству персонала;
• Типологию рабочих мест;
• Разработку, внедрение курсов, тренингов по развитию сотрудников.

Главные цели кадрового планирования:

1. Получение и удержание нужного числа работников определённой квалификации;
2. Раскрытие потенциала персонала компании;
3. Предотвращение проблем, возникающих из-за нехватки или переизбытка кадров.

Внедрение кадровых мероприятий в рамках планирования позволяет решить другие оптимизационные задачи:

• Произвести переквалификацию некоторых категорий работников с переобучением их на новые должности;
• Перевести работников в другие отделы или на новые рабочие места с сохранением функций;
• Расширить должностные обязанности сотрудников с доплатой за выполнение новых задач;
• Оптимизировать бизнес-процессы для сокращения числа сотрудников, выполняющих одну задачу;
• Обеспечить комфортные условия отбора, позволяющие компании получить специалистов нужного уровня и квалификации.

Кадровое планирование решает следующие задачи:

• Даёт ответ на вопрос, сколько работников нужно предприятию. Какую они должны иметь квалификацию, навыки, опыт;
• Какие средства и пути более выгодно использовать компании для привлечения или сокращения персонала;
• Как извлечь больше выгоды для компании из способностей и возможностей нанятых специалистов;
• Какие способы и инструменты использовать для развития сотрудников;
• Во сколько обойдётся внедрение перечисленных шагов.

Виды и уровни кадрового планирования

Кадровое планирование бывает долгосрочным, среднесрочным или краткосрочным. Долгосрочное прогнозирование охватывает период до 5-х лет. При составлении планов на долгосрочную перспективу учитывается спрос на трудовой ресурс, внешние условия, предложение рынка. На основании данных факторов разрабатывается план человеческих ресурсов, определяющий количество и качество сотрудников, которые будут необходимы в будущем. Его главный инструмент – план кадровых ресурсов.

Краткосрочное планирование выполняется на основании оперативного плана. Он детализируется по времени, объектам, структуре. Составляется на период до 12 месяцев. План должен быть максимально конкретным, подробным. Для наглядности его разбивают на кварталы, месяцы, другие периоды.

По объектам оперативное планирование направлено:

• На прогнозирование количества и состава рабочей силы;
• Численности и состава руководящего звена, административных работников;
• Специалистов определённого уровня и квалификации;
• Обслуживающего персонала.

Краткосрочное планирование производится на основании анкетирования, предоставляющего следующие данные:

• Количество сотрудников, работающих на постоянной основе с указанием имён, фамилий, возраста, места жительства, даты устройства на работу и трудового стажа;
• Структуру персонала на текущий момент времени с разбивкой по возрасту, полу, образованию, стажу или другим критериям;
• Процент текучести кадров;
• Среднюю продолжительность больничных сотрудников и потери компании;
• Продолжительность рабочего дня с сегментацией по количеству отработанных часов;
• Заработную плату сотрудников со структуризацией на основные и дополнительные выплаты в виде премий, надбавок и т.д.;
• Взносы в социальные фонды для последующих выплат сотрудникам.

Информация об участниках рабочего коллектива должна быть конкретной, объективной, содержать данные, касающиеся конкретного случая. Для наглядности желательно оформить её в виде таблицы, графика или в другой визуально понятной форме.

Планирование охватывает следующие категории персонала:

1. Действующих сотрудников;
2. Новичков;
3. Потенциальных работников;
4. Уволившихся из компании.

В их отношении менеджмент принимает различные действия:

Действующие сотрудники	Оценка результативности, производительности;Распределение по рабочим местам;Обучение, развитие на курсах повышения квалификации;Оплата, повышение мотивации;Продвижение по карьерной лестнице.
Новички	Способы найма;Варианты отбора;Знакомство с должностью;Условия заключения договоров;Процесс адаптации в коллективе;Обучение и подготовка.
Потенциальные кандидаты на трудоустройство	Способы трудоустройства;Внешнее взаимодействие;Оплата труда;Премирование и бонусы.
Уволившиеся работники	Причины увольнения (по инициативе руководства, на пенсию);Текучесть кадров.

Сведения о сотрудниках должны иметь понятную трактовку, чтобы кадровая служба и руководители понимали её одинаково. Все показатели в отчёте указываются в доступных для изучения и анализа единицах, которые можно сопоставить с другими данными.

Планирование персонала основывается на стратегическом плане компании. Это первая стадия кадрового планирования. Разрабатывая стратегию развития, руководитель должен представлять, как он будет распоряжаться человеческими ресурсами. На второй стадии уточняются кадровые проблемы и ставятся цели. Определяется потребность в конкретных сотрудниках по должностям и специальностям. На третьей стадии планирования оцениваются кадровые ресурсы, имеющиеся в распоряжении компании. На четвёртом уровне разрабатывается подробный план для реализации поставленных целей и задач.

Этапы кадрового планирования

Кадровое планирование включает несколько этапов:

1. Оценку работающих сотрудников. Для этого выбирают несколько человек, выполняющих какую-то задачу. Каждый из них должен выполнять свои обязанности, не дублируя другого. Их действиям даётся объективная оценка, учитывающая их результативность и эффективность. Для этого разрабатывают специальный документ – систему инвентаризации специальностей и навыков. В нём перечислены профессиональные способности работников и количество сотрудников, обладающих этими навыками.
2. Планирование количества и качества персонала для решения краткосрочных и долгосрочных задач. Данный этап делится на несколько частей:
   -Формулировка проблемы;
   
   -Поиск ресурсов для её решения. Для этого анализируются трудовые ресурсы, имеющиеся в распоряжении компании, оцениваются внешние источники (выпускники учебных заведений, предложения на рынке), изучаются возможности повышения качества ресурсов (курсы квалификации, обучение сотрудников).
3. Разработку программы для планирования персонала. За основу расчёта берутся данные о рабочих местах, запланированных в будущем периоде и вакантных местах. Он составляется с учётом штатного расписания, плана замещения вакантных должностей, стратегического плана компании.

Расчёт потребности в сотрудниках выполняется по формулам:

Текущая потребность:

• А = Ч+ДП, где Ч – базовая потребность в кадрах, ДП – дополнительная.

Показатель базовой потребности (Ч) рассчитывается, как объём производства разделить на выработку одного работника. Дополнительная потребность в работниках представляет собой разность между базовой потребностью и количеством персонала в данный момент.

Долговременная потребность:

• А = Чр х Кн, где:

Чр – среднесписочная численность сотрудников, Кн – коэффициент насыщенности специалистами.

Методы кадрового планирования

Для планирования персонала применяются различные количественные и качественные методы. Количественные способы выбирают на основе следующих критериев:

• Количества времени, требующегося на выполнение работ;
• Трудоёмкости процессов;
• Нормативов численности или норм обслуживания клиентов;
• На основании экспертной оценки;
• На базе комплексной оценки показателей производства.

При качественном планировании кадров анализируется штатное расписание, должностные инструкции и производственно-техническая документация.

Основные методы кадрового планирования представим в виде следующей таблицы:

Количественные		Качественные
Балансовый	План имеет вид таблицы из двух колонок, в одной из которых указаны ресурсы, а во второй – участки их распределения.	Экспертная оценка	К составлению плана подключается эксперт.
Нормативный	Задания составляются на основе норм затрат ресурсов на единицу времени.	Групповая оценка	Формируются группы для решения конкретных вопросов по планированию кадровых мероприятий.
Статический	Определяет зависимость изучаемого показателя от других переменных.	Метод Дельфи	Объединяет два предыдущих метода. После работы эксперта информация анализируется на групповых обсуждениях.

Проблемы кадрового планирования

На планирование негативно влияют следующие факторы:

• Несогласованность со стратегией организации;
• Отсутствие поддержки руководства;
• Неопределённость в планах развитии компании;
• Разрыв между количественным и качественным учётом;
• Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки;
• Некорректно поставленные цели и задачи в кадровой политике.

Одним из сложных моментов кадрового планирования является периодически возникающая необходимость в увольнении персонала. Данную проблему решают на разных уровнях:

• Руководитель делает предварительный расчёт потребности в сотрудниках в стратегическом плане, основанном на целях и задачах компании;
• Кадровая служба с помощью начальников отделов ведёт регулярный сбор сведений о персонале;
• Специалисты HR-отдела анализируют текущие тенденции на рынке труда, следят за изменением законодательства в данной области;
• Начальники отделов помогают подчинённым максимально раскрыть свой потенциал при помощи различных механизмов и методов.

ЛидерТаск для организации планирования

Кадровое планирование не ограничивается поиском сотрудников и анализом потребности предприятия в кадрах. В его задачи входит максимальное раскрытие потенциала, укрепление мотивации к развитию работников, повышение их квалификации. Для улучшения качества работы с персоналом на помощь специалистам HR-отделов приходят автоматизированные сервисы.

Приложение ЛидерТаск – программное обеспечение нового поколения, предназначенное для планирования, управления персоналом, проектами и решения других стратегических и текущих задач. Программа поддерживает все методики современного тайм-менеджмента. Удобна для составления планов по персоналу. Позволяет наглядно отследить статистику каждого сотрудника в системе. В функционал ЛидерТаск также входит:

• Автоматическое формирование отчётов по персоналу;
• Оценка эффективности работников с отображением информации на наглядном графике;
• Делегирование поручений коллегам и подчинённым;
• Мгновенные уведомления по задачам.

Приложение работает на всех цифровых платформах, в том числе, в режиме оффлайн, без подключения к интернету. Имеет полноценную мобильную версию.

Заключение

Сочетание теоретических и практических аспектов кадрового планирования позволяет достичь экономии трудовых и финансовых ресурсов компании. Составляя кадровые планы, организация снижает расходы на оплату труда. Это происходит за счёт сокращения ненужных должностей, оптимизации найма, ускорения адаптации новичков. Благодаря сокращению адаптационного периода вновь нанятые сотрудники начинают быстрее приносить прибыль компании.

Грамотный подход к планированию персонала помогает наиболее полно и эффективно использовать потенциал каждого работника для успешного развития и процветания компании. Обязанности сотрудников подбирают с учётом их талантов, предпочтений и амбиций. В результате они получают удовлетворение от работы, относятся к выполнению своих обязанностей с большим энтузиазмом. Данный способ работы с кадрами обеспечивает нематериальную мотивацию персонала. Его внедрение в кадровую политику способствует росту производительности труда работников без дополнительных расходов, связанных со стимулирующими надбавками к заработной плате.

Использование системы кадрового планирования на предприятии обеспечивает баланс интересов бизнеса и работников компании. Это не только удобный инструмент для развития предприятия, но и наглядная демонстрация ответственности перед сотрудниками.