9 способов как повысить результативность работы

Многие из нас сталкиваются с трудностями в поддержании высокой производительности на протяжении рабочего дня. Перегрузка информацией, непрерывные отвлекающие факторы и плохое планирование, могут значительно замедлить нашу эффективность. В этой статье мы рассмотрим 9 проверенных советов, которые помогут ускорить выполнение работы.

Планируйте задачи заранее

Структурируйте задачи, например, с вечера на следующий день. Такой подход поможет вам чётко видеть приоритеты, а также оценить реальные сроки для выполнения задач.

Используйте списки дел для упрощения планирования. С грамотным планированием перед вами реже будут вставать такие вопросы как: “что мне делать дальше?”; “чем заняться в первую очередь?”.

Для планирования попробуйте цифровые инструменты, например, планировщик ЛидерТаск. Он позволяет не только записывать задачи, но и наглядно отображать их в виде проектов, списков, разделять задачи с помощью меток. Это упрощает процесс организации, отслеживания прогресса. В приложении присутствуют функции напоминаний и повтора для каждой задачи, благодаря которым можно настроить регулярные задачи и уведомления.

Разбейте на подзадачи

Разбиение больших и сложных задач на более мелкие и управляемые подзадачи значительно ускорит ваш рабочий процесс. Этот метод позволяет упростить выполнение задачи, сделав её более осязаемой и менее устрашающей, что, в свою очередь, способствует быстрому прогрессу.

Когда задача разделена на части, вам легче определить, с чего начать и какие ресурсы будут нужны для каждого этапа. Таким образом вы эффективно распределите время и усилия, а каждая завершённая подзадача послужит мотивационным толчком и поддержит положительное рабочее настроение.

Ставьте дедлайны

Чёткие сроки создают ощущение необходимости и срочности, которое мотивирует браться за дело. Дедлайны помогут организовать рабочий процесс так, чтобы задачи выполнялись последовательно и без лишних задержек.

При установке дедлайнов учитывайте реалистичную оценку времени, необходимую для выполнения каждой задачи. Возьмите во внимание возможные риски и задержки, чтобы избежать нереалистичных сроков, которые впоследствии могут привести к стрессу и снижению качества работы.

Кроме того, дедлайны помогают приоритизировать задачи. Когда перед глазами четкий список дел с конкретными сроками, легче определить, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие могут подождать.

Добавьте геймификацию в работу

Геймификация работы вносит элементы игры в рутинные обыденные процессы, что поможет значительно ускорить выполнение задач за счет повышенной мотивации. Геймификация делает процесс работы более интересным и захватывающим.

Принцип геймификации заключается в том, что человек получает мгновенную обратную связь о своем прогрессе. Это чувство достижения, даже если оно небольшое, стимулирует продолжать двигаться вперед. Каждый завершенный этап или подзадача приносит удовлетворение и подкрепляет желание продолжать работу, несмотря на возможные трудности или усталость.

Например, вы можете относиться к своей работе как к игре, а к рабочим задачам, как к квестам. Каждый закрытый квест радует и мотивирует переходить к следующему заданию. Для каждого квеста постройте систему поощрений, например, после закрытия задачи побалуйте себя чашечкой кофе с десертом или отдыхом.

Подготовьте помидорки

Метод Помидоро, разработанный Франческо Чирилло, это техника управления временем, которая может значительно ускорить выполнение работы. Этот метод включает использование таймера для разделения рабочего времени на интервалы, продолжительностью по 25 минут, известные как “помидоры”, после каждого из которых следует короткий перерыв продолжительностью 5 минут. После каждых четырех “помидоров” рекомендуется делать более длинный перерыв — 15-30 минут.

Основная идея метода Помидоро — повышение концентрации и устойчивости внимания, снижение утомляемости и предотвращение выгорания. Четкие рамки времени помогают удерживать фокус на задаче, не отвлекаясь на посторонние элементы. Короткие перерывы между интервалами позволяют мозгу отдохнуть и восстановиться, что способствует сохранению высокой производительности на протяжении всего рабочего дня.

Используйте технику 90 минут

Техника 90 минут основана на циклах человеческой активности, которые показывают, что после 90 минут интенсивной умственной деятельности наступает снижение концентрации и производительности. Использование этого подхода предполагает погружение в задачу на период до 90 минут, после чего следует делать обязательный перерыв на 20-30 минут. Во время перерыва рекомендуется полностью отвлечься от работы, что помогает обновить внимание и снизить уровень стресса.

Работа в течение 90 минут без отвлекающих факторов позволит глубоко погрузиться в задачу и достичь состояния потока, когда работа становится максимально продуктивной. Такой подход способствует не только быстрому выполнению конкретных задач, но и значительно улучшит качество работы, поскольку ум успевает полностью сосредоточиться на предмете деятельности.

Поймайте концентрацию

Концентрация играет ключевую роль в ускорении работы, поскольку позволяет выполнять задачи более качественно и за меньшее время. Одним из эффективных способов улучшить концентрацию является минимизация внешних отвлекающих факторов.

Отключите все несущественные уведомления на телефоне и компьютере. Это касается социальных сетей, электронной почты и мессенджеров, которые не требуют постоянного внимания. Оставьте включенными только критически важные уведомления, которые могут потребоваться для работы, например, напоминания о встречах или срочные сообщения от коллег.

Также организуйте рабочее пространство так, чтобы минимизировать влияние внешних раздражителей. Работа в тихом месте, где мало шума и проходящих людей, поможет удерживать фокус. Если полностью изолироваться невозможно, можно использовать наушники с шумоподавлением или включить спокойную фоновую музыку, которая помогает сосредоточиться.

Оптимизируйте рабочее пространство

Оптимизация рабочего пространства напрямую влияет на скорость и качество выполнения задач. Независимо от того, работаете ли вы в офисе или занимаетесь ремонтными работами в новых местах, правильная организация пространства может значительно улучшить вашу продуктивность.

Начните с минимизации беспорядка на рабочем месте. Удалите все ненужные предметы, оставьте только те, что вы используете ежедневно. Это уменьшит визуальный шум, поможет сосредоточиться на текущих задачах, позволит быстрее находить необходимые ресурсы и сокращать время на выполнение задач.

Отключите перфекционизм

Отключение перфекционизма может существенно ускорить вашу работу и повысить общую производительность. Перфекционизм часто заставляет тратить непомерно много времени на детали, которые не оказывают значительного влияния на конечный результат. Это может привести к переработкам, повторным проверкам и дополнительной работе, которая фактически не улучшает качество продукта, но замедляет прогресс и увеличивает эмоциональное напряжение.

Один из способов борьбы с перфекционизмом — установка четких и разумных критериев для завершения задачи. Определите, что действительно важно для успеха проекта, и сосредоточьтесь на этих аспектах, избегая излишнего внимания к незначительным деталям. Помните, что часто достаточно сделать работу “достаточно хорошо”, а не “идеально”.