Улучшите тайм-менеджмент команды с помощью хронометража

Если команда буксует и не успевает выполнить работу в срок, нужно искать причины и принимать меры. Помочь в этом может довольно простой и эффективный способ – хронометраж рабочего времени. Это процедура учета рабочего дня, позволяющая наглядно сравнить планируемое время с реальными временными затратами. 

Хронометраж рабочего дня помогает выявить узкие места в тайм-менеджменте команды и сократить время на выполнение часто повторяющихся задач. Изначально данный метод использовался на потоковом производстве. Но благодаря высокой гибкости и адаптивности хронометраж успешно применяют в самых разных сферах. 

Для начала разберем классический подход: как проводят хронометраж дня на производстве. По инициативе руководства предприятия замеряют скорость выполнения рабочими типовых операций. Штатные или приглашенные нормировщики проводят наблюдения и фиксируют результаты. Руководство на основе полученных данных делает выводы: повысить нормативы производства или оставить как есть. 

Но хронометраж используют не только для переоценки нормативов. Помимо измерения времени нормативщики также делают фотографии рабочего места сотрудника и записывают на видео весь рабочий процесс. Сравнив технику выполнения одних и тех операций разными работниками, можно выявить как эффективные, так и малоэффективные практики. От нерациональных, лишних трудовых приемов избавляются, а наиболее удачные тиражируют на все производство. 

Как работать по системе хронометража

Ведение хронометража дня – ответственный элемент управленческой деятельности. Чтобы правильно проанализировать скорость работы ваших сотрудников, необходимо соблюдать определенную последовательность действий. Мы составили пошаговую дорожную карту, которая обязательно поможет изучить длительность выполнения задач.

Постановка целей хронометража

Прежде чем начать процедуру, важно четко определить цели этого процесса и целевую группу сотрудников. Цели могут варьироваться от оценки производительности до оптимизации рабочих процессов. Определите, какой вид деятельности вы хотите улучшить, и кто из сотрудников будет вовлечен в этот процесс.

Выбор инструментов и подхода

Выберите подход и инструменты для проведения хронометража. Выбор подхода зависит от специфики вашей организации, доступных ресурсов и целей проведения наблюдений. Это может включать в себя:

• Использование специализированного ПО. Существует множество программ и приложений, разработанных специально для учета рабочего времени. Они позволяют сотрудникам легко регистрировать время, а менеджерам – отслеживать и анализировать данные.
• Ручной хронометраж. Если у вас нет доступа к специализированным инструментам, сотрудники могут вести журналы времени вручную. Важно убедиться, что эти записи будут аккуратными и регулярно обновляться.
• Автоматизированный хронометраж. Некоторые системы могут автоматически регистрировать рабочее время на основе активности сотрудника на компьютере. Это может быть полезным для определения времени, затраченного на конкретные задачи.

Обучение сотрудников

Объясните сотрудникам, как правильно использовать выбранные инструменты и как это будет способствовать повышению производительности и эффективности. Обучение должно подчеркивать, что хронометраж не является средством контроля, а инструментом для самоулучшения и более эффективной работы.

Создание системы категоризации

Разработайте систему категоризации для задач и деятельности, которые будут отслеживаться. Это поможет организовать данные и более точно анализировать, на что именно уходит рабочее время. Категории могут включать в себя проекты, клиентов, типы задач и другие параметры, которые важны для вашей организации.

Сбор данных

Приступайте к сбору данных о времени, которое сотрудники тратят на выполнение задач. В зависимости от выбранного подхода это может быть:

• Внесение записей в специальное программное обеспечение.
• Заполнение таблиц или журналов.
• Автоматический сбор данных с использованием инструментов мониторинга активности.

Убедитесь, что сотрудники регулярно и точно вносят данные, чтобы обеспечить точность и достоверность результатов.

Создание таблицы результатов

Простая таблица поможет быстро анализировать производительность сотрудников и реализовывать выводы. Создайте электронный документ с матрицей, в которой будут представлены результаты наблюдений и установленные нормативы. Таблица позволяет визуализировать данные и легко управлять нормативами выполнения задач. Это способствует более эффективному управлению временными ресурсами в организации. В нашем примере мы сделали следующие столбцы:

• Название задачи.
• Имена сотрудников или команды.
• Среднее время выполнения задачи для каждого работника.
• Нормативное время выполнения задачи.
• Дополнительные параметры или замечания, если необходимо.

Анализ результатов

Используйте результаты замера для оценки производительности сотрудников и оптимизации рабочих процессов. Сравнивайте фактическое время, затраченное на задачи, с ожидаемым, определенным на основе опыта или стандартов. Идентифицируйте области, где возможны улучшения в производительности и эффективности. В случае превышения норматива, проанализируйте причины и предложите варианты решения проблемы.

Принятие мер

На основе результатов анализа, примите необходимые меры для улучшения производительности и эффективности. Это могут быть следующие действия:

• Оптимизация рабочих процессов.
• Перераспределение задач и ресурсов.
• Проведение обучения и тренингов для сотрудников.
• Внесение изменений в рабочее расписание или приоритеты.

Мониторинг и доработка

Хронометраж – это долгосрочный процесс, который требует постоянного мониторинга и доработки. Продолжайте отслеживать время и анализировать данные, чтобы убедиться, что изменения приводят к улучшениям. Регулярно обновляйте систему категоризации, обучайте новых сотрудников и адаптируйтесь к изменяющимся условиям.

Оптимизация хронометража рабочего времени

Для максимальной эффективности хронометража рабочего времени следует учитывать следующие аспекты:

1. Использование специального программного обеспечения. Существует множество инструментов и приложений, которые упрощают процесс хронометража. Они позволяют автоматизировать сбор данных и создавать отчеты.
2. Обучение сотрудников. Важно обучить сотрудников правильному использованию хронометража и объяснить им, какие преимущества это приносит как им, так и компании.
3. Исключение микроменеджмента. Хронометраж должен быть инструментом управления, а не средством микроменеджмента. Сотрудникам также нужно предоставлять достаточную свободу и автономию.

Применение хронометража в различных отраслях

Это является мощным инструментом, который успешно применяют в различных отраслях. Его гибкость и универсальность позволяют адаптировать этот инструмент под специфические задачи и особенности каждой сферы.

Бизнес и менеджмент

В бизнесе и управлении, хронометраж используется для оценки производительности сотрудников и команд. Это позволяет выявлять, на какие задачи тратится больше всего сил, что может быть полезно для планирования ресурсов и оптимизации рабочих процессов. Важно подчеркнуть, что хронометраж не только оценивает, но и улучшает производительность, помогая менеджерам более точно распределять задачи и ресурсы.

Производство

В промышленной отрасли хронометраж помогает оптимизировать рабочие процессы на каждом отдельном этапе производства. Он идентифицирует узкие места, где время тратится неэффективно, и способствует улучшению производительности. Компании могут использовать хронометраж для определения времени, затраченного на каждую единицу продукции, что важно для контроля качества и соблюдения сроков.

Информационные технологии

В IT-сфере, хронометраж помогает отслеживать время, затраченное на разработку, тестирование и обслуживание программного обеспечения. Он позволяет определить, на каких этапах проектов тратится больше всего ресурсов. IT-компании могут использовать хронометраж для более точного выставления счетов клиентам и управления проектами.

Все эти особенности применения хронометража подчеркивают его важность как инструмента для повышения производительности, эффективности и качества работы в разных отраслях и сферах деятельности. Он позволяет анализировать и оптимизировать временные ресурсы, способствуя достижению более высоких результатов и уровня конкурентоспособности.

Электронный хронометраж на все устройства

В 21 веке было бы глупо засекать выполнение задач вручную – при помощи таймера на телефоне или ручного таймера. Все давно изобретено: встроенный хронометраж рабочего времени, программа для управления своими делами ЛидерТаск и идеальный результат.

В ЛидерТаске вы можете:

1. Определять главные и второстепенные задачи на грядущий день.
2. Создавать списки дел на день, неделю, месяц и даже год вперед.
3. Устанавливать план по каждой из задач, а затем получать «факт».
4. Отображать общий план на день или даже несколько дней вперед.
5. Поручать задачи в том случае, если вы работаете в команде.

Электронный хронометраж в ЛидерТаске работает в буквальном смысле слова «как часы». Для того, чтобы запустить подсчет времени на задачу, будет достаточно просто выставить статус «в работе», и хронометраж начнет свою работу.

В результате вы получите и точное количество запланированных минут, и точное количество минут, которое сотрудники потратили на решение данной задачи. А дальше – воспользуйтесь образцом таблицы, приведенной выше, для фиксации результатов.

Вы можете скачать хронометраж рабочего времени себе на компьютер, смартфон и планшет! Для этого просто кликните по кнопке ниже и установите ЛидерТаск на ваше устройство.

Заключение

В этой статье мы выяснили, что хронометраж рабочего времени – это эффективный метод для оптимизации временных затрат. Он позволяет компаниям повысить производительность и уменьшить длительность проектов. Для правильного и беспристрастного проведения замера и анализа полученных данных требуется время на подготовку и проверку результатов. С использованием этого инструмента компании могут повысить свою конкурентоспособность и сократить издержки.

Если у вас небольшая, но современная компания с молодым коллективом, то провести хронометраж времени можно очень просто. Не нужны официальные бланки, акты, приказы и прочая бюрократия как на крупных предприятиях. Достаточно секундомера или приложения для управления командой на телефоне.