Корпоративный тайм-менеджмент

Остановить время невозможно. Но, можно научиться им управлять. От того, насколько рационально используется этот ресурс в компании, зависит производительность труда персонала. Организовать работу в команде так, чтобы получать лучший результат с меньшими затратами помогает корпоративный тайм менеджмент. Это – комплекс инструментов и методов для эффективного распределения рабочего времени.

Значение тайм менеджмента в управлении компанией

Можно быть настоящим профессионалом своего дела, планировать каждое действие, обладать отличным самоконтролем и умением организовать свой день. Но, при этом страдать от неорганизованности подчинённых, большую часть своего времени тратящих на посторонние дела. Это усложняет выполнение задач, растягивает их сроки.

В любой компании существуют правила. Например, в сфере финансового управления. Они требуют чёткого соблюдения всеми сотрудниками. Пример: после приезда из командировки составляется авансовый отчёт в единой для всех работников форме. Его нужно заполнить и сдать в бухгалтерию, чтобы отчитаться за расходы.

Время – деньги. Поэтому с этим ценным ресурсом нужно обращаться соответствующим образом. Эти вопросы решает командный тайм менеджмент, основными целями которого являются:

• правильная постановка задач сотрудникам;
• управление рабочими процессами в компании;
• расчёт времени на выполнение различных заданий.

Внедрение системы корпоративного тайм менеджмента позволяет:

• улучшить результаты деятельности работников компании;
• достичь оптимального экономического эффекта при меньших затратах ресурсов;
• правильно расставить приоритеты;
• эффективно выполнять задачи в обозначенных временных рамках.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Система корпоративного тайм менеджмента строится на соблюдении чётких правил использования рабочего времени. Они базируются на следующих принципах:

• Концепции целенаправленности, основанной на правильности формулировки задач. Для эффективного выполнения заданий нужно чётко понимать их цель. Понимать, каким будет конечный результат.
• Планирования. Это один из главных элементов тайм менеджмента. Понимая приоритетность задачи, работники потратят меньше времени на второстепенные задания. Это поможет сосредоточиться на ключевых процессах и выполнить их быстрее.
• Обозначения приоритетов. Вытекает из предыдущего принципа. Составляя план действий, важно выделить первостепенные и распределить в порядке убывания. В конце списка должна оказаться самая несущественная задача, не оказывающая на результат работы прямого воздействия.
• Самодисциплины. Это главное качество организованного и полезного сотрудника. Каждый участник команды должен стремиться выполнить поставленные перед ним задачи, не отвлекаясь на посторонние дела.
• Качества отдыха. Любой труд требует отдыха. Без этого неизбежна перегрузка, приводящая к снижению эффективности работы. Чтобы не работать на износ, нужно разделять время работы и отдыха. Проводить свободное время с комфортом и пользой.
• Документального оформления целей. Этот процесс необходим для письменной фиксации задач. Если цель записана, значит, она реальна.
• Разделения задач на этапы. Объёмные проекты дробят на отдельные задания, которые выполняют в определённой последовательности.
• Иерархичности планирования. Действия в рамках проекта прогнозируются, исходя из времени, имеющегося в распоряжении. То есть план составляется на день, неделю, месяц, год и т.д.

Использовать своё рабочее время более результативно и рационально можно, исключив из него хронофаги или «пожиратели времени». К ним относят все отвлекающие от основной работы факторы. Например, гаджеты, использующиеся для просмотра сериалов, общения со знакомыми или игр в течение рабочего дня.

Чтобы эффективно использовать время, нужно концентрироваться на главной задаче. Если тратить силы на несколько разных дел одновременно, придётся постоянно переключаться с одного задания на другое. Это приведёт к рассеянности, потере внимания и ещё больше продлит срок их выполнения.

Основные методы и инструменты тайм-менеджмента

Для повышения эффективности персонала применяются различные методы корпоративного тайм менеджмента. К ним относят следующие приёмы и технологии:

Список задач	Выдаётся руководителем подчинённым. Выполненные задания сотрудник вычёркивает из списка, докладывая об их результате начальству.	Помогает рационально распределить рабочее время в течение дня. Все задачи должны быть завершены до конца установленного срока.
Распорядок дня	Кроме списка дел сюда входят перерывы на обед, отдых, личные дела и т.д.	Обеспечивает рациональное распределение рабочих и личных дел в течение дня. Помогает выделить важные события, запланировать встречи или другие мероприятия.
Матрица Эйзенхауэра	Представляет собой таблицу с распределением дел по важности и срочности выполнения.	Позволяет установить правильную последовательность выполнения заданий.
SMART- технология	Составляется задача, определяются сроки, средства и возможности её выполнения.	Удобна для конкретизации целей и понимания их важности.

В системе корпоративного тайм менеджмента применяются другие инструменты, помогающие планировать работу. В их число входят следующие методики:

• «Слон». Подразумевает разделение объёмных задач на отдельные этапы. Применяется для организации сложных, многоступенчатых процессов.
• «Съешь лягушку». Заключается в составлении списка дел, из которых выделяют самые сложные для реализации и неприятные задачи. Именно с них исполнитель начинает свой рабочий день.
• «Швейцарский сыр». Также подразумевает создание списка заданий, но их начинают выполнять, наоборот, с самых простых. По утверждению создателя методики, психолога Джеймса Ризона, это позволяет выполнить любую работу быстрее.
• «Помидор». Требует обязательного разделения времени труда и отдыха. Например, отработав каждые 25 минут, работник должен сделать пятиминутный перерыв. После четырёх таких подходов – перерыв на 30 минут. Но, чтобы добиться эффективности работы важно, чтобы установленные временные рамки были ограниченными.

Для рациональной организации рабочего времени сотрудников в рамках системы корпоративного тайм менеджмента применяются различные инструменты. Это бумажные органайзеры и специальные электронные приложения, сервисы для планирования задач. С их помощью можно распределить поручения между подчинёнными, составить расписание дел на день и контролировать их выполнение.

Эффективные технологии корпоративного тайм-менеджмента: приложение ЛидерТаск

Любые рабочие процессы можно и нужно автоматизировать. Это утверждение касается планирования рабочего времени. Для планирования задач, важных встреч, совещаний, распределения дел на день, удобно использовать специализированные программы для тайм-менеджмента. К ним относится российское приложение ЛидерТаск – электронный органайзер с функциями личного секретаря и планировщика задач.

Среди плюсов программы стоит отметить:

• календарь для ежедневного, еженедельного или ежемесячного планирования;
• функцию ежедневника с расписанием дел на день;
• создание уведомлений о статусе задач;
• корпоративный чат для общения в рамках общего проекта;
• обмен данными;
• удобный интерфейс;
• возможность использования в режиме оффлайн.

Приложение поддерживает функцию канбан доски, наглядно отображающей текущие и стратегические цели. Работает на любых видах цифровых устройств.

Заключение

Применение системы корпоративного тайм менеджмента в управлении рабочим временем персонала позволяет лучше организовать работу сотрудников, повысить их результативность и производительность. Добиться лучших успехов поможет автоматизация рабочих процессов. Положительных результатов можно достичь за счёт внедрения корпоративных стандартов в жизнь компании и обучения сотрудников грамотно распоряжаться своим рабочим и личным временем.