Как расставить приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра (или матрица расстановки приоритетов, или квадрат Эйзенхауэра) – эффективный инструмент, используемый в планировании. Метод сводит к минимуму время на планирование, делает его проще и быстрее.

В сегодняшней статье мы рассмотрим суть и особенности данного принципа тайм-менеджмента и выясним, в чем заключается его структура. А также узнаем в чем суть матрицы эйзенхауэра, какими критериями она обладает, как применяется на работе и в быту. Хотим разобраться и рассказать, как правильно расставлять задачи и представим готовые примеры.

Что такое матрица Эйзенхауэра: определение

Генерал и политик США Дуайт Эйзенхауэр наибольшую известность получил будучи 34-м президентом США с 1953 по 1961 годы. Напряженная деятельность и непрерывная профессиональная занятость вынуждали командира каждый день фокусироваться на самых разных задачах.

По истории, для оптимизации этого процесса политик придумал уникальный метод планирования времени, который впоследствии получил название матрицы Эйзенхауэра. Сегодня эта модель может использоваться не одними главнокомандующими, но даже простыми людьми: менеджеры, служащие, фрилансеры, домохозяйки. Это простой, но действенный способ, который эффективно расставляет приоритеты в текущих задачах, быстро наводить порядок в актуальных делах и добиваться успехов.

Смысл подхода заключается в компетентном разделении задач: умении понять и отличить важное и срочное от менее важного и срочного. Кроме того, с помощью этого метода появляется возможность значительно сократить время на несущественные, бессмысленные занятия.

Как применять матрицу

Популярный инструмент управления временем помогает оценивать важность собственных повседневных задач, подробно их классифицировать. Все задачки в соответствии с этой матрицей делятся на 4 группы, распределенные по вертикали и горизонтали – важности и срочности. В зависимости от их пересечения появляются:

1. Группа А – срочные и важные дела.
2. Группа В – несрочные и важные задачи.
3. Группа С – срочные и неважные задания.
4. Группа D – несрочные и неважные действия.

Заполнение и разделение всех задач на группы дает возможность фильтровать второстепенные и незначительные задачи которым нужно решение, которые имеют важность и ценность для человека. С помощью матрицы создание списков задач становится легче, появляется возможность сосредотачиваться на том, что необходимо в данную минуту.

Структура матрицы Эйзенхауэра

Состоит из четырех небольших полей с названиями А, В, С, D. Для ее построения необходимо начертить квадрат с четырьмя равными секторами. Затем составить полный список актуальных задач, требующих выполнения. После этого задачи следует распределить по секторам по степени важности и срочности. При этом в квадрат А попадают срочные и важные задачи, В – важные и несрочные, С – неважные и срочные, D – неважные и несрочные.

Квадрат A (авральный, кризисный)

В квадранте А содержатся важные и срочные дела, которые рекомендуется выполнять незамедлительно, по мере их поступления. У людей, владеющих навыками управления временем, большую часть времени этот квадрат выглядит пустым. Постоянное наличие работ в данном поле говорит о том, что у человека проблемы с планированием, делегированием и рассредотачиванием сил или неправильно расставлены приоритеты.

Какие дела обычно записываются в поле А:

• форс-мажоры;
• связанные со здоровьем;
• имеющие отрицательное влияние на другие дела при невыполнении;
• приводящие к неприятностям при невыполнении;
• внезапные и благоприятные возможности, которые нельзя упускать.

Чтобы задач, которые в квадрате А не прибывало, следует своевременно выполнять задания из квадранта В. Также для скорейшего разрешения данных задач их выполнение можно делегировать, но только ответственным и проверенным людям. В то же время затягивание исполнения поручений из квадрата А зачастую сопровождается стрессом, тревогами или эмоциональным “выгоранием” человека.

Квадрат B (стратегический, потенциальный)

Это самый важный элемент, который достоин предельного внимания. В этом поле находятся дела, которые нужны и относятся к приоритетным, перспективным и позволяют развиваться человеку в долгосрочной перспективе. Люди, которые уделяют больше всего времени задачам из сектора В, организуют свою жизнь вокруг них, чаще достигают успехов в карьере, быстрее продвигаются по служебной лестнице, получают больше денег, живут счастливее и ярче.

Сюда обычно относятся такие высокоэффективные дела, как:

• учебная, профессиональная и спортивная деятельность;
• мероприятия по саморазвитию и самообразованию (чтение, курсы и пр.);
• поиск новых возможностей, личные проекты и реализация бизнес-идей;
• соблюдение приемлемого графика дня, режима питания;
• медицинские обследования, сдача анализов и регулярные осмотры у врачей, стоматологов, психологов и других специалистов;
• планирование, анализ работы и т.д.

Некоторые дела из сектора В, которым долгое время не уделяется должного внимания, могут перейти в квадрат А. Например, если долго отказываться от необходимости посещения стоматолога, можно однажды проснуться с очень сильной зубной болью, которую уже нельзя будет игнорировать. Более того, задача рискует перерасти в проблему: зуб может полностью разрушиться, сгнить и требовать удаления или дорогостоящего лечения.

Квадрат C (сектор помех, суеты, иллюзий)

Данное поле вмещает в себя дела, которые делают вас постоянно занятыми, но не приближают к намеченной целеустановке, не помогают больше знать, развиваться и становиться лучше в личном и деловом планах. К ним относятся, например, такие задачи:

• рассылка документов, проверка электронной почты;
• приборка, готовка, мытье посуды;
• ремонт, стрижка газона, починка электрической плиты или стиральной машинки и т.д.

Большинство задач из третьего списка составляют наиболее важную часть нашей жизни, поэтому полностью от них отгородиться не получится. Однако когда человек выполняет преимущественно такие дела, растет его недовольство своей жизнью, появляется ощущение, что он занимается не тем.

Поэтому данные задачи рекомендуется делегировать личному ассистенту, подрядчику, клинингу, службе ремонта или доставки. Если же перепоручение заданий из списка С пока что невозможно или недоступно по ряду причин, то следует снизить их влияние на график. Например, ограничить посещение мессенджеров, отключить уведомления, чаще говорить “нет”.

Также стоит переходить к выполнению задач из третьего поля таблицы лишь тогда, когда дела из предыдущих двух секторов уже выполнены.

Квадрат D (сектор разрушения, растрат, мусора)

Самое парадоксальное поле в таблице, поскольку оно включает в себя любимые дела, однако не несущие никакой пользы для человека. Например, сюда относятся такие задачи, как:

• поговорить по телефону, встретиться с друзьями в кафе, поиграть с товарищами в гольф или бильярд;
• поиграть в приставку или компьютерную игру, посмотреть сериал, читать книгу;
• зайти в социальную сеть, проверить мессенджер, ответить на сообщение и т.д.

Желание полениться, расслабиться и пообщаться с близкими приятно, но не несет практической пользы в долгосрочной перспективе, убивает время, мешает достичь важную цель.

Конечно, отдыхать необходимо, однако если таких задач будет большинство и на них будет направлен основной фокус человека, то он может застрять в рутине. При этом у индивидуума в целом падает мотивация что-либо делать, возникает стресс, прокрастинация и ощущение бегства от проблем.

Лучшее средство в таком случае – зафиксировать и определить, что из списка в секторе D отнимает больше всего времени. А затем постараться ограничить или заменить данное дело более продуктивным делом, например, на задачу из сектора В – йогу, медитацию, изучение иностранного языка, прослушивание музыки, спорт. Рисунок техники Стивена Кови похожий на систему координат, мы прикрепили ниже.

Преимущества и недостатки

Матрица приоритетов президента США Дуайта Эйзенхауэра – обычный метод тайм-менеджмента, который наравне с другими способами управления временем имеет не только плюсы, но и минусы. Рассмотрим их чуть подробнее.

Плюсы	Минусы
простота использования – не требует специальных знаний, предварительного подробного обучения по применению;	способ имеет смысл только в том случае, если у человека есть ежедневные дела;
универсальность – быстро и без труда вписывается в жизнь любого человека, любую сферу деятельности;	не подходит для долгосрочного планирования;
отсутствие сложностей, дополнительных инструментов, каких-либо вспомогательных настроек – следует лишь составить список текущих задач и распределить по секторам;	ранжирование текущих задач осуществляется субъективно, поэтому может выполняться с ошибками;
мгновенное выявление верной стратегии развития – сразу после структурирования в матрице задач по квадрантам становится понятно, что нужно делать в данную минуту;	не учитывает сторонние факторы, окружающую среду, других людей и т.д.
быстрое выявление недочетов и ошибок – сразу же после составления матрицы будет видно, какие дела занимают слишком много времени или не нуждаются в решении, отнимая на данный момент много времени и сил.

Таким образом, матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов хоть и является палочкой-выручалочкой при краткосрочном планировании и аврале дел, однако в некоторых случаях будет малоэффективна. Учитывайте данные параметры, когда составляете таблицу.

Кому подходит

Матрицей Эйзенхауэра может пользоваться абсолютно любой человек как в быту, для самосовершенствования, целеполагания, так и в профессиональной деятельности для самоменеджмента. Способ прекрасно и просто вписывается в решение коллективных проектов, индивидуальное планирование рабочих задач. Кроме того, он позволяет быстро решать рутинные, бытовые, личные вопросы.

Поэтому данный целесообразный метод отлично подойдет любому человеку, который хочет научиться правильно и эффективно планировать рабочее и личное время. Также он будет полезен каждому, кто желает срочно, качественно и результативно выполнять задачи, избавиться от огромного списка дел, отсортировать важное от ненужного, высвободить время для отдыха и семьи.

ЛидерТаск – приложение для постановки целей и задач по матрице Эйзенхауэра

Сегодня существует немало электронных средств, позволяющих упростить и оптимизировать составление графика рап. К ним относится удобный и современный сервис ЛидерТаск. Он состоит из полноценного комплекса инструментов, функций и средств для планирования, в том числе на основе метода приоритетов.

Приложение помогает создавать списки запланированных задач и заметок, изменять порядок дел, сортировать их по приоритетности или значению, удалять выполненные задания, корректировать условия их исполнения или изменять даты. Кроме того, ЛидерТаск имеет понятный интерфейс, ведет записи в разных категориях, цветах и темах.

Пользоваться программой можно в совместном и индивидуальном доступе как в онлайн-, так и в оффлайн-режиме. Она прекрасно синхронизируется на разных устройствах, работает на всех существующих операционных системах, имеет браузерную и мобильную версию.

Заключение

При умелом использовании методика эффективно и грамотно управляет временем. Спустя недели после ежедневного применения данного средства каждый человек заметит, что успевает сделать гораздо больше дел, обретает контроль над любыми задачами.

Кроме того, матрицей можно продуктивно пользоваться как на бумаге, так и в специальном приложении ЛидерТаск. Ее можно применять как для решения рутинных обязанностей, принятия вопросов саморазвития, так и для целого ряда задач, связанных с карьерой.

Если подводить краткий вывод, данный метод – отличный способ управления собственной жизнью, который в то же время поможет справиться с эмоциональным и профессиональным выгоранием, начать получать удовольствие от работы и бытовых дел.