Метод Альпы

Пытаясь за день сделать огромное количество дел, мы буквально разрываемся на части. В итоге, к вечеру понимаем, что большая часть из них не доведена до конца или сделана не так, как надо. Из-за этого возникает чувство раздражения и отчаяния. Возникает резонный вопрос: как распланировать день, чтобы всё успевать и меньше уставать? Для этого в тайм-менеджменте используются различные технологии. Одним из способов эффективного управления временем является метод Альпы, разработанный немецким экономистом и психологом Лотаром Зайвертом.

В чём заключается суть метода Alpen

Система ежедневного планирования с поэтичным названием «Альпы» не имеет отношения к знаменитому горному массиву, расположенному в Европе. Своё наименование она получила благодаря пяти элементам, первые буквы которых образуют немецкое слово: «Alpen»:

• A (Aufgaben) – списки задач;
• L (Länge schätzen) – время, необходимое на их выполнение;
• P (Pufferzeiten einplanen) – планирование «запаса»;
• E (Entscheidungen treffen) – правильная расстановка задач по важности и приоритетности;
• N (Nachkontrolle) – итоги и анализ.

В основе принципа действия метода используется грамотное распределение дел по приоритетности. Для этого выбираются задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, от которых отделяют второстепенные задания, не требующие срочного выполнения. Их откладывают «на потом». В процессе планирования особое внимание уделяется рациональному распределению времени, чтобы его хватило на все задачи.

Методика не является чем-то новыми или исключительным. Она объединяет инструментарий матрицы Эйзенхауэра, технологии классического тайм менеджмента и основы постановки целей Б. Франклина.

Придерживаясь несложного алгоритма, каждый человек может организовать свой день, таким образом, что у него хватит времени на все серьёзные дела и полноценный отдых. Потратив на составление плана с утра всего 15-20 минут, можно провести остаток дня с большей пользой для себя и бизнеса.

Преимущества и недостатки

Используя метод Альпы в планировании времени, можно улучшить личную эффективность. Преимущества данного инструмента:

• Возможность высвобождения до 20% свободного времени.
• Структурирование задач, предупреждение авральных ситуаций.
• Улучшение взаимоотношений в рабочем коллективе и в личной жизни. Успевая закончить важные задания, вы приобретёте внутреннее спокойствие и уверенность в себе. Сможете больше внимания уделить семье и близким.
• Предотвращение стрессовых ситуаций. В постоянной гонке за результатами, человек испытывает колоссальный стресс из-за перегрузок и хронической усталости. Научившись правильно обращаться со временем, правильно расставляя приоритеты, можно избежать ненужной спешки и нервозности. Это благоприятно повлияет на психологическое состояние.

Недостатки у этого способа планирования также имеются. Среди них стоит отметить:

• Зависимость от характера, личных качеств человека. Для выполнения всех нужных шагов по методу Альпы необходимо обладать дисциплинированностью и способностью к самоконтролю.
• Отсутствие явной мотивации. Чтобы достичь эффективности, используя данную методику, важно чётко следовать всем этапам, не получая за это какого-либо вознаграждения. Это непросто, особенно на начальных этапах.

Как работает метод Альпы

Технология планирования по методу Альпы предназначена для самоменеджмента и руководителей предприятий, которые хотят навести порядок внутри компании. Она помогает улучшить производительность без дополнительных затрат времени и стресса. Нужно лишь поступательно выполнять все её этапы.

1. Составление списков задач

Ежедневное планирование начинается с составления списков задач на день. Заниматься этим лучше с вечера. На листе бумаги или в электронном приложении составляют списки тех дел, которые нужно сделать в течение дня. Для распределения их по важности и приоритетности можно использовать метод Эйзенхауэра. Разбиваем лист на три колонки:

• В первую помещаем самые срочные, важные, не терпящие отлагательств задачи, которые нужно решить в первую очередь.
• Во вторую графу записываем задания, которые нужно обязательно выполнить в течение дня.
• В третьей должны оказаться мелкие, несрочные задачи, которые можно отложить «на потом».

В списки также стоит включить непредвиденные дела, форс-мажорные задачи, которые могут появиться в течение дня. Но, мелкие, несущественные задачи, выполнение которых занимает не более нескольких минут, туда добавлять не стоит.

Такие ежевечерние упражнения помогут сконцентрироваться на главных делах. Для наглядности их можно выделить разными цветами. Заниматься планированием в уме нецелесообразно. Обычному человеку тяжело удерживать в памяти более четырёх задач одновременно. Всегда существует риск что-то забыть или упустить. Поэтому все ежедневные цели нужно обязательно записывать.

2. Анализ времени

Наверное, каждый хоть раз замечал, что одно и то же задание можно выполнить за разное количество времени. На идентичные процессы можно потратить как несколько часов, так и не более 30 минут, если сконцентрироваться на выполнении задачи и не отвлекаться на посторонние факторы.

Поэтому при планировании задач на день важно ставить себе временные ограничения. Тогда они будут выполнены быстро и оперативно.

3. Создание резерва времени

По правилам методики Альпы все задачи, запланированные на день, нужно решить за 60% времени. Оставшуюся его часть необходимо оставить на непредвиденные дела. Если вы работаете 8 часов, укладывайтесь в 5 часов. Для этого можно использовать разные способы: ускорять темп работы, делегировать поручения подчинённым или коллегам. Чтобы быстро справиться с любыми задачами, их нужно правильно расставить в списке дел по приоритетности. Если какие-то задачи совсем не укладываются в плотный рабочий график, их переносят на следующий день.

4. Выполнение задуманных дел в установленных временных рамках

Составленное расписание задач нужно «подогнать» под время, определённое на прошлом шаге. Если вы выделили на это 5 часов из 8-часового рабочего дня, нужно обязательно уложиться в это время. Сократите сроки выполнения каждой задачи, чтобы все они могли вписаться в плотное расписание. Некоторые поручения передайте коллегам. Остальные дела также перенесите на следующий день.

Небольшие задачи, не требующие концентрации и сосредоточенности на процессе, можно сделать в перерывах между основными делами. По дороге на встречу проверить электронную почту, созвониться с клиентом или составить расписание на следующий день. В первую очередь, стоит выполнять дела из третьей колонки в списке. Возможно, некоторые задания, можно выполнить во время этих перерывов.

5. Оценка и подведение итогов

Просматривая свои списки, обратите внимание на дела, которые не удалось выполнить в течение дня. Возможно, среди них присутствуют задачи, которые вы постоянно переносите. В этом случае стоит задуматься об их целесообразности и важности. Если дело важное, нужно выполнить его незамедлительно. А если эта задача несущественная, её отменяют и вычёркивают из списка.

Приложение ЛидерТаск для планирования времени

Умение грамотно распоряжаться своим временем – важная черта любого управленца. Хороший руководитель должен всегда и всё успевать, эффективно управлять временем своих подчинённых. Для этого используется планирование. Оно избавляет от хаоса, суеты, помогает навести порядок в делах.

Эффективная, качественная работа – это не всегда тяжёлый труд. Любой процесс можно организовать рационально и грамотно, с помощью современных методов управления. Чтобы запомнить большое количество информации, связанной с реализацией того или иного проекта, можно воспользоваться помощью электронного помощника – специального приложения для тайм менеджмента ЛидерТаск.

Программа, выполненная в стиле делового органайзера, оснащена всеми необходимыми инструментами для руководителя. В её функционал входят чек-листы, списки дел, напоминания о будущих событиях. Присутствует удобный дневник-ежедневник для составления расписаний, цветовые метки для выделения задач.

Приложение ЛидерТаск работает в онлайн и оффлайн режиме. Совместимо со всеми цифровыми платформами и другими популярными сервисами. Имеет бесплатный тестовый период.

Заключение

Одним из главных преимуществ методики Альпы является простота и эффективность. Используя данную технологию для организации личного и рабочего времени, вы избавитесь от чувства неудовлетворённости из-за того, что не успели завершить важные дела.

Наглядно видя перед собой текущие задачи, вам будет проще контролировать их выполнение. Вы всегда будете точно знать, что и когда сможете сделать на данном этапе. Это облегчит планирование в команде, улучшит производительность и результативность.