Как успеть все: 15 самых эффективных методов тайм-менеджмента

Над проблемой повышения личной эффективности думали и ученые, и президенты. В результате было предложено множество методик тайм-менеджмента, разобраться в которых бывает непросто. Задачи любого метода – избавиться от хаоса, упорядочить график своих дел и повысить производительность труда. В этой статье мы описали 15 популярных методов. Вы можете выбрать подходящую вам методику или объединить несколько техник и использовать их вместе. 

Zero Inbox

Метод Zero Inbox (в переводе – пустая папка входящих писем) изначально задумывался как быстрый способ разобраться с письмами в электронной почте. Смысл техники заключается в том, чтобы держать папку “Входящие” пустой. Для этого в расписании предлагается выделить конкретное время, когда вы занимаетесь разбором электронной почты. Ваша задача — полностью опустошить папку с новыми письмами, распределив их по соответствующим папкам: сделать сегодня, ответить, отложить, удалить и т.д. 

Автор методики Zero Inbox блогер Мерлин Манн предлагает такие советы по работе с е-mail:

• Отпишитесь от рассылок, которые никогда не читаете.
• Используйте папки, теги и ярлыки.
• Установите время для проверки почты 2-3 раза в день.
• Удалите приложение почты со своего смартфона.
• Ответьте сразу, если ответ займет не больше 2 минут.

Те же принципы применимы к “входящим” в вашу голову задачам. Например, не откладывайте на потом дело, которое можно быстро решить и выбросить его из головы. Сортируйте дела и записывайте их. Не позволяйте себе тратить время на мысленную жвачку о навалившихся задачах, когда можно потратить его на решение этих же задач.

Метод GTD

Аббревиатура GTD (Getting Things Done) расшифровывается как доведение дел до завершения. Эту популярную систему планирования придумал консультант по продуктивности Дэвид Аллен. Он заметил, что мозг лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее. Соответственно, надо убрать задачи из головы и зафиксировать на бумаге или в смартфоне.

Итак, методология GTD включает 5 пунктов:

1. Сбор информации. Зафиксируйте все дела, которые крутятся в голове, – от важных до мелких. На бумаге или в приложении. 
2. Обработка. Дэвид Аллен предлагает для упорядочивания информации использовать дерево принятия решений.

Эта диаграмма может показаться сложной, но только на первый взгляд. Главное – распределить задачи по своим местам.

3. Организация. Проведите сортировку по схеме выше – какие дела относим к “Проектам”, какие откладываем “В ожидание”, а какие не требуют внимания в обозримом будущем.
4. Обзор. Время от времени просматривайте списки, дополняйте и корректируйте их.
5. Действие. Работайте над вещами с наибольшим приоритетом. Они в дереве принятия решений расположены в блоках “Проекты” и “Следующие действия”.

Метод ZTD

Если система GDT кажется сложной, можно попробовать ее упрощенную версию ZTD. ДзенТуДу предлагает сфокусироваться на действии, вместо системы и планирования. Если GTD требует сразу нескольких действий, то ZTD позволяет выбрать какое-то одно дело и сосредоточится на нем, а затем перейти к другому.

Чтобы повысить свою продуктивность, автор техники Лео Бабаута предлагает внедрить 10 привычек ZTD:

1. Собирать. Поступающие задачи рекомендуется вносить не в компьютер, а в блокнот или смартфон. Это удобно тем, что маленький носитель информации проще иметь всегда с собой. Заносите туда все, что появляется в голове – проекты и дела. Пусть список будет прост и понятен.
2. Обрабатывать. Это навык принимать решения о входящих вещах сразу не откладывая. Сортируя информацию, используйте тот же принцип, что и в GDT – “Сделать”, “Отложить”, “Делегировать”, “Удалить”.  Также быстрые дела, которые занимают не больше двух минут, делайте сразу.
3. Планировать. Обозначьте самые важные задачи на день, неделю вперед. Обязательно доводите запланированное до завершения. Делать дела можно в начале дня, как в методе “Fresh and Fried”, описанном ниже. Но можно и в другое время, если утром вы не в лучшей форме.
4. Делать. Решать задачу нужно не отвлекаясь. Уберите все лишнее со стола, поставьте на беззвучный режим телефон, закройте ненужные вкладки в браузере. Если вам все-таки поступил вопрос, запишите его и отложите в сторону.
5. Организация. Каждой вещи – свое место. Это касается и материальных предметов, и входящих заданий. Держите рабочий стол чистым, а чтобы не копилась информация в голове, сортируйте ее сразу по мере поступления.
6. Обзор. Еженедельно просматривайте свои записи. Что вы сделали для достижения целей? Не нужно ли пересмотреть цель? Что вы будете делать на следующей неделе? Ответьте на все эти вопросы и сделайте корректировки.
7. Упрощение. В отличие от GTD этот метод самоменеджмента не пытается решить все поставленные задачи. Упростите, удалите второстепенное из потока информации. Это поможет сосредоточиться на важнейшей задаче.
8. Найдите дело по душе. Все перечисленное сводится к развитию навыка доводить до завершения задания, не отлынивать от них. Но дело, в которое вы влюблены, не требует дополнительных усилий. Работайте в сфере своих интересов, тогда список дел будет выглядеть как список наград.

Хронометраж

Метод хронометража заключается в точном подсчете времени на выполнение каких-либо операций. Обычно люди знают, сколько времени занимают у них рабочие процессы, но не представляют, сколько тратится на кофебрейк или залипание в соцсетях. Основная цель хронометража – повышение производительности в работе. Об этой технике мы подробно рассказывали в этой статье.

1. Вам понадобятся часы или удобное приложение для подсчета времени.
2. Две недели записывайте вплоть до мелочей, что сколько минут занимает. 
3. Подсчитайте и проанализируйте, как улучшить свой день за счет сокращения ненужной деятельности. Убираем пожирателей времени из своего графика.
4. Ведем дальше хронометраж, чтобы наглядно убедиться в целесообразности изменений.

Метод хронометража рекомендуется тем, у кого планы не совпадают с действительностью по количеству затрачиваемого времени. Корректировка графика помогает ставить реалистичные задачи на будущее.

Метод 90 на 30

Организм человека работает циклично, меняя периоды повышенной работоспособности на периоды спада. Если согласовать режим труда и отдыха с естественными ритмами, то работа пойдет эффективней. Согласно исследованиям специалиста Перетза Лафи, эксперта Йельского университета, человек может сосредотачиваться на работе не более 90 минут. Именно столько предлагает непрерывно работать метод 90 на 30. Полчаса отводится на отдых, затем повторение цикла. Причем в первые 90 минут рекомендуется сделать самое сложное дело.

Этот распорядок надо довести до автоматизма. Вечером уделяйте 20 минут на планирование следующего дня – перечислите для себя, какие задачи вы сделаете и в какой последовательности.

Техника временных блоков

Этот метод подразумевает, что в определенный интервал времени вы занимаетесь только одной задачей и больше ничем. Например, с 9 до 10 отвечаете на почту, с 13 до 14 – делаете звонки. 

• Каждый вечер посвящайте 10 минут планированию расписания на завтра.

• Если делаете одно и то же ежедневно, создайте в таск-менеджере повторяющиеся задачи. В ЛидерТаске их можно настроить с частотой раз в день, неделю, месяц. Например, квартальный отчет будет напоминать о себе раз в три месяца. Таким образом, вы не упустите ничего важного.

• Оставляйте время для отдыха. Организм не может работать в полную силу без перерывов.

• Закладывайте больше времени – не переоценивайте себя. Высвободившиеся минуты лучше потратить на отдых.

Техника Pomodoro

Суть техники заключается в чередовании периодов работы и отдыха. Франческо Чирилло, автор метода,  использовал кухонный таймер в виде помидора, который устанавливается на полчаса. Получасовой цикл состоит из 25-ти минут работы и 5 минут отдыха. Через четыре цикла делайте перерыв на 30 минут.

Метод 25/5 не эталон, вы можете экспериментировать и работать 30 или более минут. Соответственно, отдыхать не 30, а 15 минут. Контроль времени позволяет больше его ценить и понимать стоимость своего рабочего часа. Техника “Помидора” эффективна и позволяет многим поддерживать фокус на задаче. Но есть и те, которых таймер не мотивирует, а приводит в стресс.

Автофокус

Этот метод подходит креативным личностям, которые не любят жесткие ограничения. Вы просто ставите свой фокус на одном пункте списка, и делаете его, пока не угаснет запал.

1. Составьте три списка дел: “Все задачи”, “Повторяющиеся задачи”, “Отмененные задачи”. Они могут быть на бумаге, в Google-таблицах или в ЛидерТаске.

2. Отметьте повторяющиеся задачи – регулярный поход в магазин, на тренировку, урок английского и т.п. 

3. Перенесите неактуальные задачи в список “Отмененные”.

4. Пробегитесь по спискам глазами. Взгляд остановился на какой-либо задаче – берите ее в работу. Этот метод, в отличие от других, не обязывает к чему-то конкретному и оставляет свободу выбора. Главное в этом методе – делать все с удовольствием и поймать драйв.

5. Начинайте всегда со старых задач. Но, если они не по душе, беритесь за новые. Главное – потихоньку вычеркнуть все пункты.

Поедание лягушки

“Лягушкой” оратор и писатель Брайан Трейси называет нелюбимые дела. Он предлагает сначала “съесть лягушку”, то есть сделать сложное дело. Желательно в начале дня, чтобы потом с легким сердцем и чувством выполненного долга доделать остальные задачи. Есть “лягушек” можно разными способами:

Метод 1

1. Выписываем нелюбимые дела, которые все-таки нужно сделать.
2. Делим их по категориям – рабочие, бытовые, телефонные и т. д. 
3. Выделяем 1-2 часа на кушанье “лягушек”.
4. Выбираем приглянувшиеся дела, “съедаем лягушку”.
5. С удовольствием вычеркиваем.

Метод 2

1. Составляем список небольших дел, к которым не лежит душа. Пример: зашить варежку, заменить лампочку, заплатить налоги.
2. Каждый день выбираем одну задачу и делаем ее.
3. Вычеркиваем лягушку из списка.

Метод 3

1. Составляем список дел. 
2. Выбираем те из них, которые можно делегировать, например, уборка квартиры.
3. Поручаем близким, подчиненным или находим платного исполнителя.
4. Воплощаем задуманное.
5. Решенные чужими руками дела вычеркиваем.

Метод швейцарского сыра

Если лягушку есть невкусно, то можно съесть такой деликатес, как швейцарский сыр. Он ароматный, желтый, маслянистый и… с дырками!

Cыр в этой технике – это большое дело, Дырки – мелкие дела. Если сложно взяться за большое дело, разбейте его на несколько мелких, но ведущих к той же цели. Делаем вспомогательные дела хаотично, “прогрызая дырки” в основной большой задаче. 

Например, сыр – это уборка в квартире. Тогда в нем можно сделать такие “дырки”:

• Полить цветы.
• Достать пылесос и швабру.
• Собрать разбросанную одежду.

Принцип 1-3-5

Еще его называют принцип 9 дел: 

• 1 большое сложное дело.
• 3 средних по сложности и важности.
• 5 простых небольших.

В этот список можно ставить и рабочие, и личные дела. Но важно не избегать неприятных дел, иначе они будут копиться как снежный ком. Пример списка по методу 1-3-5:

1. Составить рецензию.

2. Отогнать машину на мойку.
3. Купить корм коту.
4. Записаться к врачу.

5. Полить цветы.
6. Очистить почтовый ящик.
7. Позвонить брату.
8. Пришить пуговицу к рубашке.
9. Прочитать статью. 

Единственный недостаток этого способа – время на планирование.

Из достоинств можно отметить приоритизацию, т.е. оценку задачи и ее важность.

Матрица Эйзенхауэра

Метод тайм-менеджмента, который придумал 34-й президент США. Все дела следует разделить по важности и срочности: 

1. Важные и срочные. Задачи, у которых есть дедлайн. Например, сварить обед, сдать отчет, забрать ребенка из садика. Такие задачи делаются в первую очередь.

2. Важные и несрочные. Нужные дела, которые требуют планирования. Это может быть изучение иностранных языков, поход в спортзал, визит к стоматологу. Занесите эти дела в список, чтобы не забыть о них.

3. Неважные и срочные. Такие дела лучше всего делегировать. Коллегам – если речь идет о простой рассылке писем, домочадцам – когда срочно нужно развесить белье из стиральной машины.

4. Неважные и несрочные. Это компьютерные игры, телевизор, листание телефона. Удалите их, они мешают вашей работе.

Система 4D

Этот метод не подходит для долгосрочного планирования, но поможет разобрать скопившуюся гору дел. Подойдет тем, кому приходится работать с множеством идей. Система делит задачи на 4 категории:

1. Сделать. В этом блоке находятся дела, которые нужно сделать и сделать самостоятельно. 
2. Делегировать. Кое-какие дела можно поручить другим. Причем делегировать можно не только подчиненным, но и по горизонтальной линии или даже вверх. Если некому – подумайте об обучении и подготовке сотрудников.
3. Удалить. Все неважные и несрочные дела отправляем на время в “корзину”.
4. Отложить. Сюда отправляем задачи, которые могут “вылежаться”, но не позднее дедлайна. 

Внимание фокусируем на списке “Сделать”, задачи “Отложить” решаем позже, “Делегировать” раздаем другим, “Удалить” игнорируем.

Fresh or Fried

Этот метод предназначен для “жаворонков”, которые активны в начале дня. Его суть – подстроить рабочий график под естественные биоритмы. Блогер Стефани Ли считает, что мозг наиболее работоспособен с утра, когда он свежий (fresh). В это время и надо заняться самыми сложными делами, например, съесть “лягушку”. Мелкие оставляем на вторую половину дня, когда мозг уставший (fried – жареный).

Если к вечеру вы выбились из сил, но ничего не успели, – эта техника не для вас. Совам, которые чувствуют вялость с утра, лучше пересмотреть свой рабочий распорядок в пользу вечерней активности. 

Канбан

Метод канбан позволяет управлять процессами в команде и визуализировать их. В этом методе тайм-менеджмента есть два важных понятия: доска и карточки.

Канбан-доска — это доска с колонками и карточками, как показано на рисунке. Карточки – это задачи, колонки – их статусы. Задачи двигаются слева направо по мере выполнения, не пропуская ни одного столбца. Когда задача достигает последней колонки, она считается выполненной. Весь процесс должен быть наглядно доступен всем членам команды.

Колонок в кабан-доске может быть несколько. Вы можете сделать три колонки, как на изображении выше или добавить дополнительные. 

Вы можете выбрать тот метод, который подходит вашему характеру, степени сложности решаемых задач. Для успешного планирования пользуйтесь планировщиками задач, в них уже реализованы многие из методов тайм-менеджмента. С их помощью вам легко будет соблюдать баланс между работой и личной жизнью и успевать все.