Планирование: суть процесса, принципы и методы

Не секрет, что люди, тщательно продумывающие план заранее, добиваются больших результатов в личной жизни и карьере. Но легко ли освоить такой навык, как планирование и всем ли следует учиться им пользоваться? Какие принципы и методы рекомендуется знать, чтобы своевременно достигать поставленные цели? Необходимо ли владеть всеми? Разберемся в вопросах вместе.

Что представляет собой планирование как процесс

Планирование – это качественная подготовка к какой-либо деятельности. Понятие подразумевает постановку целей и формирование задач с оптимальным распределением материальных, временных и психологических ресурсов, необходимых для достижения желаемых результатов. Заблаговременная плановая организация и прогнозирование помогают вернее распределять силы и сталкиваться с меньшими экономическими, производственными и другими потерями в процессе достижения целей.

При этом краткосрочное и среднесрочное планирование вне зависимости от вида деятельности и возможностей человека чаще всего осуществляется по определенной технологии с выделением следующих этапов:

1. Анализ стартового состояния.
2. Установление и формулирование целей – базового ориентира в пути дальнейшего движения.
3. Создание концепции развития, выбор методов для реализации проектов.
4. Стратегическое и тактическое планирование – определение способов и ресурсов для реализации задуманного, их идеальное распределение.
5. Оперативно-календарное планирование с пошаговым расписыванием будущих действий с привязкой ко времени.
6. Утверждение плана, принятие к исполнению.

Важной особенностью планирования и организации деятельности является оперативное движение от масштабного к частному, отталкивание от общего понимания миссии к маленьким ежедневным задачам дня. При этом принципиальное значение имеет контроль времени и серьезное отношение к собственному расписанию, строгое придерживание графика. Только в этом случае стратегическое планирование облегчает выполнение работы, ускоряет трудовые процессы, приводит к существенной экономии времени и ресурсов, высвобождает дополнительные периоды времени в сутках.

Зачем нужно планирование

Практическая польза регулярного планирования не вызывает сомнений. Составление расписания на день позволяет человеку:

• ничего не забывать;
• успевать делать большее за меньший срок;
• использовать активный, а не реактивный способ действий;
• принимать лучшие решения из возможных;
• своевременно восстанавливаться, работать после отдыха с наивысшей производительностью.

Помните, что составленный план на день – это всегда гарантия благополучного начала или завершения любых дел, качественного отдыха, возможности все успеть и выполнить работу в срок. Кроме того, никакие серьезные перемены в жизни невозможны без предварительного и эффективного планирования деятельности. Тщательно расписанный график дня помогает верно рассчитать силы, принять стратегически правильное решение.

Принципы планирования

Доскональное и скрупулезное предварительное планирование и продумывание дел становится в несколько раз продуктивнее и помогает достигать целей в кратчайшие сроки при соблюдении ряда базовых рекомендаций. Включим в список основные из них:

1. Стараться выполнять большую часть запланированного в первой половине дня.
2. Создавать реалистичное расписание, не заваливать себя огромным объемом работ.
3. Масштабные задания выполнять маленькими частями.
4. Оставлять время в сутках для отдыха, форс-мажоров.
5. Не стараться успеть сделать разом все дела, если их накопилось слишком много. Отбирать только важные дела с помощью классификации списка заданий на приоритетные и срочные.
6. В конце каждого дня составлять содержание работ по расписанию на следующие сутки. Также в конце недели аналогичным образом записывать график дел на грядущую неделю.
7. Не полагаться на память, вести записи. Носить с собой блокнот с ручкой или диктофон, чтобы фиксировать интересные мысли по ходу их появления или править ранее добавленные записи.
8. Завести дневник успеха, регулярно отмечать собственные достижения.
9. Пробовать разные методы планирования, выбрать из них наиболее подходящие.
10. Концентрироваться на главном, не тратить время впустую.
11. Уметь говорить “нет” ненужным встречам, советам, мероприятиям, предложениям, общению. Не делать чужие дела, не совершать лишних действий.
12. Не совершать необдуманных действий и поступков, всегда предварительно взвешивать собственные решения перед тем, как что-либо сделать. Избавиться от непродуктивных привычек и характеристик, отнимающих время и не позволяющих двигаться к целям.
13. Определиться с жизненными приоритетами, жить в соответствии с ними.
14. Регулярно выделять время на саморазвитие и самосовершенствование (читать, заниматься спортом, проходить различные обучения).
15. Не останавливаться на достигнутом, держать себя в тонусе. После выполнения какой-либо цели сразу же ставить следующую.

Ежедневное использование данных навыков, регулярное их применение на практике должно быть частью жизни. В этом случае процесс планирования своей деятельности позволит сделать вас эффективнее, организованнее, успешнее.

Основные методы планирования

Рассмотрим наиболее популярные методы планирования. Не нужно пытаться внедрять сразу все. Попробуйте поочередно привнести каждую методику в жизнь, затем отберите среди них самые полезные и удобные для использования в компании или личных целях.

1. SMART

Одна из самых популярных методик планирования в мире, успешно применяется для определения целей и постановки разнообразных задач. Прекрасно подходит как для организации рабочих вопросов, производства, бизнес планирования так и для личного развития человека.

Суть методики:

Называется по аббревиатуре из слов, расшифровывается следующим образом: S – specific (конкретный), M – measurable (измеримый), A – assignable (назначаемый), R – realistic (реальный), T – time related (связанный временем).

Таким образом, все цели, которые перед собой ставит человек, должны:

• быть четко сформулированы и конкретизированы;
• иметь измеримость и достижимость;
• соотноситься с другими задачами;
• обладать четко установленными временными рамками на исполнение.

Данные факторы позволяют не только правильно составить план, но и определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть все возможные факторы, иметь возможность отслеживать собственный прогресс.

2. ABC

Простой прием, позволяющий классифицировать задачи по степени их важности. В основе лежит знаменитый принцип Парето, сущность которого гласит, что 20% всех дел приносят 80% результатов, тогда как оставшиеся 80% дел приносят по итогу 20% результатов.

Суть методики:

Планирование подразумевает деление текущих дел на три категории, среди которых бывают:

• категория А – самые важные поручения (15%), которые требуют первоочередного разрешения и приносят до 65% результатов;
• категория В – важные задачи (20%), также полезны для выполнения и приносят около 20% результатов;
• категория С – задания, не имеющие особой важности (65%), приносящие не более 15% результатов.

При планировании рабочего дня по данной системе необходимо обращать внимание на задачи, обозначенные в первой категории. В большинстве случаев они требуют меньших усилий и выработки, нежели дела из категории С, однако приносят большую пользу и нуждаются в скорейшем разрешении.

3. GTD (Getting Things Done)

В переводе на русский язык методика дословно означает “Доведение дел до завершения” (“Как привести дела в порядок”). Первым о ней заговорил американский эксперт по тайм-менеджменту и консультант по личной продуктивности Дэвид Аллен. Техника отлично подходит для ведения настольного ежедневника и позволяет качественно концентрироваться на реализации поставленных задач.

Суть методики:

Планирование предполагает записывание стоящих перед человеком целей в деловой дневник. При этом каждое дело начинается с обозначения особыми символами:

• пустой кружок – задача для выполнения;
• перечеркнутый круг – выполняемое на данный момент поручение;
• закрашенный наполовину кружок – не полностью выполненная задача;
• закрашенный круг – выполненное задание;
• кружок с крестиком внутри – отмененная задача;
• закрашенный круг со стрелкой – делегированная миссия;
• восклицательный знак – проблема с приоритетом;
• кружок с точкой внутри – задача, о которой необходимо постоянно помнить.

Данная методика с отслеживанием показателей отлично вписывается в моментальное планирование дел, но не очень подходит для долгосрочного. Поэтому технологию GTD лучше использовать в качестве дополнения, чтобы отсматривать приоритетность имеющихся целей в бизнесе или личной жизни.

4. Метод 1 – 3 – 5

Универсальная технология, очень популярная среди адептов личной продуктивности. Имеет разнообразные формы и вариации. Вписывается в жизнь любого человека и организации, подходит для составления планов на день, неделю, месяц, год и более.

Суть методики:

Предусматривает ежедневное выделение девяти дел из полного списка. При этом требует обязательного ранжирования: 1 задание – ключевое, имеет глобальный приоритет; 3 задачи – дела, которые следует решить в течение рабочего дня; 5 – мелкие поручения, выполняемые по мере возможности.

Количество дел не должно превышать девяти, иначе метод считается неэффективным и нерабочим. Этого правила сложно придерживаться в те дни, когда список необходимых заданий сильно разрастается. Однако плюс данной технологии заключается в том, планирование деятельности отсеивает большинство ненужных дел само собой, в списке автоматически остаются только важные.

5. Метод Эйзенхауэра

Основоположником данного популярного метода тайм-менеджмента являлся американский генерал, 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в честь которого и стали называть методику именно таким образом. Будучи занятым человеком, он оптимизировал собственный рабочий график с помощью последовательности специальной матрицы.

Ее смысл заключается в том, чтобы научиться грамотно распределять задачи в течение дня, отличать важные и срочные задания в череде множества несрочных и неважных дел. Подходит для руководства и подчиненных, для личных и профессиональных планов.

Суть методики:

Управленческая технология предполагает деление дел на четыре количественные категории, среди которых:

• А – важные и срочные задания;
• В – важные и несрочные задачи;
• С – неважные и срочные дела;
• D – неважные и несрочные задания.

Первая категория должна выполняться в быстром темпе, как только в ней появляются какие-либо поручения. Если их становится слишком много, то это сигнализирует о неорганизованности, неправильной расстановки приоритетов и лени человека.

Наибольшее внимание рекомендуется уделять категории среднесрочных дел, т.к. они зачастую являются самыми приоритетными и перспективными. От них зависят карьера и личная успешность индивидуума. Однако именно их люди откладывают чаще других, забывают планировать. Сюда относятся спортивные тренировки, занятия иностранным языком, повышения квалификации, различные курсы, все варианты саморазвития.

Дела из категории С следует делегировать, чтобы достигать больших результатов в жизни (к примеру, починку микроволновки, замену лампочки). А дела из категории D и вовсе необходимо избегать, т.к. они не несут никакой пользы, лишь отнимают время. К ним зачастую относятся обычные разговоры по телефону, просмотр социальных сетей, игры в компьютер и т.д.

Приложение ЛидерТаск – успешное командное и стратегическое планирование 

Бумажные носители по-прежнему используются абсолютным большинством людей в качестве планировщиков. Лишь немногие ценители тайм-менеджмента предпочитают применять специальный софт для постановки задач и планирования дел. А ведь электронный подход значительно упрощает постановку заданий, обеспечивает дальнейшее их выполнение лично и на предприятии.

Например, отечественная разработка – сервис ЛидерТаск – состоит из целого комплекса инструментов, функций и средств для индивидуального и командного планирования и организации деятельности с помощью компьютера или мобильного телефона. Приложение подходит для работы в любом направлении: в отделах продаж, строительстве, туризме, бьюти-сфере, научной и образовательной деятельности.

С помощью программы в онлайн- или оффлайн-режиме можно создавать записи для запланированных задач и подзадач, заметок, различных файлов, чек-листов. Изменять порядок дел, удалять достигнутые цели, корректировать условия или менять даты. А также вести базу списков, документов, контактов, проектов в разных категориях, темах, цветах.

Встроенный ежедневник позволяет отслеживать расписание по шкале времени, устанавливать часы рабочего дня, составлять план на день, неделю, месяц или любую выбранную дату в будущем. Визуализацию проектов можно осуществлять на канбан-досках. Всплывающие уведомления и напоминания помогают не забывать о встречах и датах, невыполненных делах.

Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни. Выберите предложенный метод. Записывайте цели, будьте четкими и краткими. Используйте для фиксации и напоминаний онлайн-сервис ЛидерТаск. Никогда не откладывайте дела на потом, выполняйте важное и проводите срочное в начале дня. И тогда успеха не избежать! Удачи!