Планирование рабочего времени

Эффективное планирование рабочего времени – основа продуктивной работы, которой должен обладать каждый менеджер. Основные приемы состоят в том, чтобы управлять своим временем на протяжении дня, недели и месяца. Распорядок дня и недели помогает сократить время на выполнение сложных задач. Наиболее эффективно планирование рабочего времени начинается с долгосрочного планирования, где вы можете определить свои цели и планы на год или более длительный период. Люди, умеющие организовывать и планировать свою работу, более успешны в жизни. Они успевают качественно, быстро выполнять поставленные задачи, вести активный отдых и заниматься личными делами дома.

Если подводить учет объёма ежедневных дел, с которыми приходится сталкиваться современному человеку, выходит ему жизненно важно быть организованным. В противном случае вы рискуете погрязнуть в череде недовыполненных задач и мелких текущих дел, которые не дадут реализовать свой потенциал, приведут к хроническому стрессу и раздражению.

Методики и техники для управления временем составляют тайм-менеджмент – управленческий инструмент, помогающий рационально распределить ресурсы для получения оптимального результата. Использование инструментов тайм-менеджмента позволяет планировать рабочий день, контролировать и тратить время эффективно, грамотно расставляя приоритеты. В этой статье мы рассказываем основное правило time менеджмента, которого стоит придерживаться, а также рассмотрим и разберем топ программ для начала собственного планирования.

Правила планирования рабочего времени

Люди, работающие во фрилансе, хорошо знакомы с понятиями планирования личного и рабочего времени. Иначе невозможно справиться с множеством дел, ограниченных определёнными рамками. Офисные сотрудники распоряжаются этим ресурсом несколько иначе, обычно не задумываясь о его полезности.

На самом деле, грамотное планирование рабочего дня не только помогает в быстром завершении намеченных дел, но и позволяет значительно повысить свою эффективность. Люди, составляющие план на день, успевают все и везде, сохраняя силы на личные дела и общение с семьёй.

При составлении плана на день стоит прислушаться к своему организму, его особенностям. Это позволит достичь большей продуктивности. Как пример, общение с партнёрами, коллегами лучше запланировать в течение первой половины дня, когда вы более активны, а на рутинную, монотонную работу выделить время после обеда. В этом случае вы меньше устанете и получите лучший результат. 

В чем заключается планирование

Главная цель организации рабочего времени – среди огромной массы дел вычленить те, которые дадут максимальную отдачу, и выполнить их в первую очередь. Тайм-менеджмент складывается из следующих пяти параметров:

• расстановки приоритетов;
• выделения важных задач;
• поиска лучших вариантов их решения;
• фокусирование на главном;
• поиска занятости в свободное время.

Благодаря расстановке приоритетов можно выяснить, какие вопросы требуют немедленного разрешения, какие можно отложить на более поздний срок, а какие решатся сами собой. Учитывая ценность времени для современного человека, не стоит тратить его на бесполезные занятия, не дающие результата.

Важные задачи – это те же приоритеты, выделенные в рамках одного дня. Необходимо определиться с тем, что выполнить в первую очередь для достижения соответствующего эффекта.

Найти варианты решения поставленных задач – один из ключевых пунктов эффективного планирования рабочего времени для достижения целей. Нужно понимать, что сделать в первую очередь, и как, чтобы получить лучший результат с меньшими затратами ресурсов.

Свободное время также нуждается в распределении и контроле. Иначе вы рискуете потратить его впустую, что для активного современного человека, стремящегося достичь успеха в жизни – непозволительная роскошь. Лишние два-три часа, освободившиеся в графике, можно потратить на саморазвитие или улучшение бизнеса.

Эффективные методы планирования рабочего времени

Большинство рядовых сотрудников офисов работают по принципу: «делаем все подряд, чтобы больше успеть». На самом деле, этот принцип работает плохо. Не учитывая важность и первостепенность задач, легко получить кучу неоконченных дел, накопленных в виде «снежного кома» из-за того, что некоторые из них были выполнены не в своё время, в ущерб первостепенных.

Для организации рабочих и личных дел в тайм-менеджменте применяются записи, календари или карты рабочего дня. Существует много эффективных методик планирования, к самым популярным из которых относят:

• Матрицу Эйзенхауэра.

Классический способ управления временными ресурсами, предлагающий разделить задачи на четыре квадрата:

A	B	C	D
Дела первой важности и срочности.	Несрочные, но важные дела.	Срочные, но не важные дела.	Не срочные, не важные дела.
Этот квадрат оставляют пустым. При правильном планировании времени, все дела должны завершаться в B квадрате.	Сюда входят задачи, которые нужно выполнить за время рабочего дня.	Здесь располагают вопросы, которые можно «перепоручить» другим сотрудникам. Например, звонок потенциальному клиенту может сделать подчинённый, пока руководитель сосредоточится на более важных делах.	Этот раздел отведён для бесполезных идей, которые не принесут морального удовлетворения или материальной пользы.

Заполнив матрицу, можно быстрее разобраться, на что обратить внимание в первую очередь, а какие занятия смело отложить «на потом», чтобы не отвлекаться на них, попусту теряя время.

Например, вам необходим английский язык на уровне Upper Intermediate, и вы планируете выучить его для повышения по работе, эту задачу стоит вписать в квадрат B. А, если вы «чисто для себя» хотите выучить немецкий или китайский, «на будущее», то эту цель вписывайте в D квадрат, откладывая её исполнение на неопределённое время.

Оригинальную методику планирования времени с запоминающимся названием: «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» разработал в середине нулевых известный бизнесмен, мотивационный писатель Брайан Трейси.

Её суть заключается в делении ежедневных задач на дела с положительной эмоциональной окраской, приятные и неприятные обязанности. При анализе дневных планов выясняется, что среди них есть занятия, которые не хочется выполнять (автор называет их жабами или лягушками). С них-то и нужно начинать, отбросив неприязнь, «съедая противное дело-лягушку, в первую очередь».

• Трейси советует: «если вам всё равно нужно сделать что-то неприятное, «съесть лягушку живьём», с этим нужно покончить как можно быстрее.
• Достичь лучшей результативности в работе или жизни можно, выработав привычку не откладывать серьёзные дела на потом. Важные задачи решают с самого утра, не тратя время на второстепенные проблемы.
• Нужно заставить себя «съедать лягушку» без лишних рассуждений и сомнений, которые часто бывают простыми отговорками, мешающими сконцентрироваться на важных и серьёзных вещах.

Сосредоточенность на первостепенных задачах поможет рационально распределить бюджет и временные ресурсы, избавив от ежедневной суеты.

Секреты продуктивного планирования времени – структурирование рабочего времени на конкретные этапы и действия, а также сокращение времени на ненужные задачи. Конкретные приемы планирования времени могут быть различны, но наиболее важно уметь реализовывать свои планы. Ведь продуктивное планирование времени – это искусство, которое можно развивать и улучшать.

Ошибки и трудности при планировании рабочего времени

Даже опытные, организованные менеджеры, руководители, активно использующие тайм-менеджмент, допускают ошибки при планировании. Самыми распространёнными из них можно назвать:

• Неправильную расстановку приоритетов.

Большинство современных методик планирования утверждает, что важные дела нужно выполнять в первую очередь. Но, у некоторых людей возникают сложности с определением того, что имеет для них первостепенное значение. В результате, используя Матрицу Эйзенхауэра для планирования, они часто путают квадраты A и C, в которых находятся совершенно разные по приоритетности задачи.

Чтобы достичь лучшего результата, максимальные усилия стоит направлять на дела, важные в данный момент времени. Не стоит работать на перспективу, если дело можно отложить на более поздний срок.

• Рассеивание внимания на мелочи.

Важность этого момента наглядно иллюстрирует закон Парето, утверждающий, что 80 % результата обеспечивается 20% усилий. То есть, работая над незначительными задачами, вам придётся затрачивать в 4 раза, а результат в итоге будет в 4 раза меньше запланированного. Поэтому нужно концентрироваться на главном, а мелкую работу выполнять по ходу.

• Отсутствие времени на личные дела.

Погрузившись в работу, важно не забывать о любимом хобби, которое принесёт положительные эмоции, позволит расслабиться после напряжённой работы. Грамотно распланировав время, вы сможете спокойно заниматься своими делами без спешки.

Популярные инструменты для планирования времени

Не запутаться в составленных планах помогут специальные программы, которые можно использовать в качестве электронных помощников, контролирующих степень выполнения задач, их сроки и приоритетность. К числу эффективных инструментов относят планировщики:

ЛидерТаск

Современный, многофункциональный таск-менеджер для планирования со встроенным органайзером. Помогает эффективно организовать работу внутри команды. Используется для создания проектов с делением на задачи и подзадачи. Отслеживание выполнения процессов осуществляется через канбан-доски или календарь. Функционал программы включает различные инструменты для рационального управления временем управленческого персонала и исполнителей, включая:

• ежедневник;
• список намеченных дел;
• постановка задач сотрудникам;
• распределение задач по срокам исполнения;
• визуальный контроль с разделением личных и рабочих дел.

Планировщик работает на устройствах Android, iOS, OS X и Windows, имеет функцию облачной синхронизации, возможность автономной работы без сети, хранения закрытых дел в архиве. Подходит для предприятий и компаний, работающих над различными проектами.

К преимуществам приложения можно отнести:

• эффективное краткосрочное или ежедневное, еженедельное планирование важных задач на различных уровнях;
• наглядное иллюстрирование деятельности руководителя и подчинённых;
• бессрочное хранение любой информации;
• удобный интерфейс.

Any.do

Максимально комфортное в работе приложение для индивидуального и коллективного пользования, работающее совместно с приложением iOS Reminders. Сообщив голосовому помощнику Siri напоминание, вы увидите его в планировщике.

Состоит из двух колонок. В первой располагаются задачи с разбивкой по времени. Во второй – настройки для каждой из них. Создавая задачу, ей назначают дату, в соответствующей колонке указывая время, дату, повторяемость, тэги и другие параметры.

Принцип построения списка напоминает доску со стикерами и карточками.

Программа использует такие инструменты планирования, как:

• список дел;
• календарь;
• напоминания;
• ежедневник.

Ее преимущества:

• неограниченное количество пользователей;
• привлекательный интерфейс;
• возможность «предугадывания» планов пользователя;
• голосовой ввод информации;
• работа с любыми устройствами, технология импорта из Google Task;
• повторение задач для регулярного исполнения.

Google Tasks

Простой, доступный в работе планировщик, работающий по принципу заполнения дел на бумаге. Запланированные дела отображаются в виде маркированного списка, в котором будет то, что нужно именно вам. Удобно использовать для реализации часового плана задач.

В приложении присутствует функция деления на подзадачи, которые можно отмечать по мере выполнения. Количество списков может быть любым. В Google Tasks можно внести список личных дел, покупок в магазине, другие дела бытового или рабочего характера.

В его инструментал входят:

• календарь;
• работа с задачами из Gmail;
• совместимость с iOS и Android.

Плюсы программы:

• она бесплатная;
• простая в использовании;
• доступна широкому кругу пользователей.

Todoist

Популярное приложение для планирования и организации рабочего или личного времени, функционирующее по принципу «списка дел». Эффективность программы подтверждена огромным количеством пользователей. Вход в программу происходит через регистрацию профиля в Meta (Facebook) или учетную запись Google.

В программе присутствует возможность установки приоритета задачам, крайних сроков их исполнения объединения сходных процессов в общие группы. По выполнению целей рядом с ними устанавливаются галочки.

В число инструментов планировщика также входят:

• функция автоматического резервного копирования;
• расстановка задач по приоритетам;
• напоминания о сроках и степени выполнения задач с выведением отчётов;
• комментарии, другие опции, упрощающие жизнь руководителя и сотрудников предприятия.

Плюсы приложения:

• разнообразные настройки «на все случаи жизни»;
• хранение данных на Amazon Web Services (AWS);
• гарантия защиты бизнеса по высшим стандартам виртуальной безопасности.

Things 3

По мнению многих пользователей iOS и macOS первое место занимает Things 3 – это один из лучших планировщиков, помогающих быстро навести порядок в работе, чтобы успеть выполнить все дела быстро и качественно. Работает по принципу: GTD (Getting Things Done). Для работы с программой нужно только внести задачи в список, а помощник сам проконтролирует их выполнение и вовремя напомнит об окончании установленного срока.

Для решения задач пользователей предусмотрены следующие инструменты:

• чек-листы в теле задачи;
• календарь;
• напоминания о выполненных делах;
• синхронизация с продуктами Apple;
• журнал отчётов о выполненных задачах.

Плюсы:

• отличный интерфейс;
• работа в режиме многозадачности;
• планирование дел на день, с возможностью разбивки по минутам;
• функция «автозаполнения»;
• фильтрация задач для определения первостепенных заданий;
• возможность переноса даты на более поздний срок.

При планировании рабочего времени можно использовать различные сервисы и системы. Также можно обратиться к специалисту для получения полезных советов и рекомендаций. Существует множество книг и теорий на эту тему, но наиболее эффективным является пошаговый подход к планированию времени.

Заключение

При планировании рабочего дня можно пользоваться электронными помощниками или записывать текущие и перспективные задачи на бумаге. Главное, фиксировать цели. Если задача записана, значит, она существует и требует исполнения. Составлять список дел лучше заранее. Планируя задачи на день, желательно уделить этому процессу несколько минут с вечера, распределяя процессы по важности их исполнения. Оптимальный период: конец рабочего дня, когда реальная картина дел находится перед глазами.

Крупные цели нужно дробить на несколько шагов. Это позволит лучше контролировать их прогресс, даст возможность вносить своевременные коррективы. И, главное, нужно научиться правильно, расставлять приоритеты и распределять обязанности среди сотрудников или членов семьи (если речь идёт о планировании личного времени). Руководителям предприятий, крупных компаний стоит активно работать с секретарями, которым можно перепоручить часть работы и многие процессы, связанные с организационными вопросами.

Результаты всегда нужно сверять с установленными планами. Небольшие отклонения в ходе выполнения различных задач неизбежны, но их должно быть как можно меньше. Тогда вам без труда удастся решить серьёзные вопросы и получить от них максимальную отдачу. Также следует помнить, что планирование рабочего времени – это не только техника, но и своеобразная наука. Необходимо понимать, какие методы и подходы наиболее эффективны для вашей работы и вашей точки зрения. Регулярное планирование рабочего времени поможет вам оптимизировать время, стать более продуктивным и успешным в своей работе.