Хронофаги или поглотители времени

Современный темп жизни требует от человека максимальной концентрированности и мобильности. Иначе, не научившись грамотно управляться со временем, невозможно стать успешным руководителем или сделать карьеру топ-менеджера в крупной компании. Но, как использовать этот ценный ресурс правильно? Как распределить дела так, чтобы всё успевать и на отдых оставалось хотя бы несколько часов в сутки? Оказывается, это совсем несложно, если разобраться в том, куда это время тратится. И тогда на поверхность «выплывут» несущественные занятия, отвлекающие от главных целей и не дающие довести серьёзные дела до конца. Это – «пожиратели времени» или хронофаги.

Что это такое и как влияет на успешность

По терминологии хронофаги – это поглотители времени, то есть все возможные факторы, мешающие в работе или срывающие планы. Данный термин состоит из двух греческих слов: «хронос», дословный перевод «время», и «фаг» – «поглощать». Впервые это необычное слово было использовано классиком французской литературы Анри де Монтерланом. В некоторых источниках авторство этого частного определения приписывают другому классику, Андре Моруа.

В их трактовке «хронофагом» называли человека, ведущего праздный образ жизни, который, пытаясь разнообразить свой досуг, нещадно отнимает время у окружающих. Сегодня это понятие означает более широкое распространение. Оно объединяет любые события, объекты, людей, занятия, способствующие нецелесообразному расходованию времени, отвлекающие от выполнения основных рабочих задач. Фактически за данным термином скрываются все проблемы тайм-менеджмента: от форс-мажорных обстоятельств до недочётов и ошибок, допущенных при планировании.

Виды хронофагов

Каждый работающий человек напрямую сталкивается с хронофагами. Некоторые «пожиратели времени» не контролируются человеком, возникают из-за стечения разных обстоятельств. А, другие возникают в нашей жизни сознательно. Их можно отнести по:

• Одушевлённым и неодушевлённым;
• Контролируемым и неконтролируемым;
• Предсказуемым и спонтанным;
• Личным и общественным;
• Неявным.

Про каждую из перечисленных категорий стоит рассказать и рассмотреть подробнее.

Одушевлённые и неодушевлённые

Из названия понятно, что одушевлённые «поглотители времени» зависят и связаны с другими людьми и их действиями. В данную группу входят все виды «пустого» общения:

• Разговоры в сущности «ни о чём» с коллегами;
• Длительные обсуждения банальных тем с родственниками;
• Нерезультативное общение с клиентами;
• Неподготовленные должным образом совещания, презентации и встречи;
• Частые разговоры по телефону без особых причин.

Довольно часто их можно связать с неумением правильно выстраивать коммуникации. Не научившись отказывать, преодолевать застенчивость, невозможно защитить от них своё драгоценное время. Поэтому общение с отвлекающими людьми нужно сводить к минимуму. Эта мера положительно отразится на рабочей и личностной продуктивности.

К неодушевлённым относятся дела, не приносящие практической пользы, обычно можно встретить такие временные ловушки в зоне комфорта. Если приводить примеры неодушевлённых хронофагов – это любимые многими компьютерные игры, телевизионные программы, реалити-шоу, сериалы, социальные сети, блоги и ролики на Ютубе, а также хобби. Последний вид деятельности c высоким шансом, превращается в «пожирателя времени», если начать уделять ему основное время, которое можно провести с большей пользой.

Контролируемые и неконтролируемые

К контролируемости хронофагов относятся подконтрольные события, которыми человек может управлять. Ведь каждый из нас может самостоятельно определить, сколько времени стоит выделить на изучение различной информации, чтение книги или сборы на работу. Данные факторы, также как и серфинг в интернете, общение с друзьями, становятся «пожирателями времени», когда эти процессы выходят из-под контроля.

Неконтролируемые хронофаги это риски и ситуации, которые человек не в силах предотвратить. Типичные примеры:

• Автомобильная пробка по дороге на работу;
• Задержка клиента;
• Опоздание сотрудника или менеджера, с которым назначена встреча.

Предугадать их появление невозможно. Но, при желании можно трансформировать в полезные и нужные дела. Если вам часто приходится проводить время в пробках – посвятите эти драгоценные часы и минуты изучению иностранных языков или тренингам по саморазвитию. Для этого нужно только приобрести интересующий материал в аудио формате. В ожидании коллеги по бизнесу можно решить личные вопросы. Или проверить электронную почту, сделать пометки для совещания. А освободившееся от этих дел время потратить с большей пользой.

Предсказуемые и возникающие спонтанно

По содержанию данные «поглотители времени» сходны с контролируемыми и неконтролируемыми хронофагами. Вы опаздываете на утренние совещания, так как добираетесь до работы в час пик, знаете о непунктуальности своего партнёра по бизнесу и это выбивает вас из рабочей колеи? Зная о неотвратимости этих событий, их можно подкорректировать. Например, выехать раньше.

Спонтанные «пожиратели времени» – это различные внешние обстоятельства. Например, внезапная поломка авто на дороге, выход из строя компьютерной техники перед видеоконференцией с клиентом или другие форс-мажорные факторы. Для нивелирования их последствий у хорошего руководителя или менеджера всегда должен быть разработан запасной план, подсказывающий, как поступить при возникновении тех или иных проблем.

Ещё один действующий способ избавления от таких потерь времени – приоритизация задач. Все важные дела стоит планировать на начало недели, дня или месяца. Чем раньше вы приступите к их реализации – тем меньше рискуете попасть под форс-мажор.

Личные и общественные

Личные хронофаги – это внутренние мотивы каждого человека. Они связаны с его темпераментом, характером, особенностями личности. К ним относятся:

• Усталость;
• Лень;
• Прокрастинация;
• Плохое настроение;
• Отсутствие мотивации;
• Потеря интереса к жизни;
• Отсутствие желания работать;
• Неприязнь к делу, которым вы занимаетесь, к коллегам, коллективу;
• Разочарование в работе;
• Стресс или депрессия.

Лень, прокрастинация и отсутствие мотивации – это опасность для времени любого человека, из этих факторов могут исходить другие мелкие хронофаги. Для устранения этого ряда факторов нужно научиться понимать себя, свои чувства и желания. Зная, чем вызваны те или иные негативные обстоятельства, их гораздо легче устранить или удалить из жизни. В этом поможет внимание к себе, регулярный самоанализ, своевременный, качественный отдых, развитие самодисциплины и самомотивации.

Общественные хронофаги связаны с окружением и внешними обстоятельствами. Справиться с ними помогает соблюдение расписания, грамотное планирование, контроль над собой и умение всегда «держать руку на пульсе событий».

Что такое неявные хронофаги

В эту группу входят различные организационные моменты, например:

• Неумение распределять дела по степени важности и приоритетности;
• Неправильно сформулированные нечеткие и упрощенные цели;
• Отсутствие структуры в задачах;
• Недочёты, допущенные при планировании или полное игнорирование данного процесса;
• Недостаток информации;
• Неорганизованность, суетливость, привычка распыляться на второстепенные дела;
• Недостаточная мотивация;
• Переутомление, плохое самочувствие.

По сути, все перечисленные факторы связаны с человеком. Поэтому их можно и нужно уметь выявлять и своевременно устранять.

Методы выявления «пожирателей времени»

Чтобы успешно бороться с хронофагами, нужно научиться их находить и проводить классификацию. Для этого можно воспользоваться одним из следующих методов:

• Анализ по типам

Для этого составляют таблицу, в которой записывают основные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь чаще всего. Таблица может подразделяться по следующим видам:

Хронофаги	Проблемы
Неодушевлённые	Просмотр соцсетей; Ролики на ютубе; Проверка электронной почты; Поиск информации в интернете и др.
Внешние, одушевлённые	Непродуктивное общение с партнёром; Неэффективные совещания; Прием гостей в неудобное время; Длительные разговоры по телефону не по существу.
Неконтролируемые, форс-мажоры	Пробки на дорогах; Выход из строя компьютерной, оргтехники; Задержка рейса.
Личные	Внутренняя неудовлетворённость работой, должностью; Стресс из-за перегрузки; Излишний перфекционизм; Усталость в конце дня.
Неявные, организационные, общественные	Неумение делегировать поручения; Неграмотно составленный план.

• Ретроспектива

Методика заключается в регулярном анализе событий, произошедших за текущий день. Вспоминаем все действия, которые совершались в течение дня. Разбираемся, на каких из них произошли потери времени. Для ориентировки при этом можно использовать списки дел или ежедневные расписания.

• Метод хронометража

С помощью этого простого способа можно выявить всех «пожирателей времени» и обезвредить их. Он достаточно трудоёмкий, но эффективный. Для этого нужно в течение недели записывать все свои занятия, указывая их продолжительность по времени. Пример:

Вид деятельности (Р-работа, Х-хронофаг, О-отдых)	Занятие	Начало выполнения	Продолжительность
Р	Написание отчёта	9.10	40 мин
Х	Чтение новостей	9.50	10 мин
Р	Совещание по проекту	10.00	45 мин
О	Перерыв на кофе	10.45	15 мин

В результате таблицы можно полностью прогнозировать деятельность, подразделять временные промежутки по характеристикам, а главное обозначить опасные хронофаги. Уточняется частота их возникновения и время, которое они «съедают» в течение дня.

Популярные техники работы с хронофагами

В тайм-менеджменте существует несколько техник борьбы с «поглотителями времени», мешающими доводить важные дела до конца. Первая – это хронометраж, который мы рассматривали ранее. Провести его можно с помощью специальных программ или мобильных приложений. Если отнестись к процессу серьёзно, скрупулёзно записывать каждое занятие, то уже через неделю можно выявить самых злостных «пожирателей времени», уничтожающих его большую часть в течение дня.

Еще одна наиболее действующая техника: анализ спорных дел. Она работает следующим образом:

1. Листок бумаги делят на 4 колонки.
2. В первую вносят все сомнительные дела.
3. Во второй указывают время, затрачиваемое на их выполнение.
4. В третьей записывают положительные моменты от их выполнения (самовыражение, творчество, отдых и т.д.).
5. Четвёртую графу заполняют после анализа важности этих дел. На этом основании им выделяют определённое количество времени, следя за тем, чтобы оно не нанесло ущерба основной работе.

Другие способы избавления от «поглотителей времени»:

• Планирование и правильная расстановка приоритетов. Эти инструменты помогут рационально распределить имеющиеся в распоряжении ресурсы, сосредоточиться на первоочередных задачах. Не стоит всё держать в голове – обязательно записывайте все дела и задачи. В ежедневный список не добавляйте больше 2-3 важных задач. Составив план, чётко следуйте ему. Научившись планировать, вы станете более мобильными и маневренными. Всегда будете знать, какие пункты в нём реально работают, а какие нужно подкорректировать в соответствии с изменившимися условиями.
• Организованность и целеустремлённость. Эти качества важны как для руководителя, так и для менеджера, который стремится подняться по карьерной лестнице. Сконцентрировавшись на основном роде деятельности, правильно организовав рабочее время и место, можно легко избавиться от хронофагов.
• Извлечение личной выгоды из «временных ям», возникающих по внешним причинам. Ожидаете партнёра, который опаздывает на встречу? Созвонитесь с родственниками или ответьте на сообщения в мессенджере. У вас точно найдутся дела и задачи, которыми можно заполнить пустующее пространство.

Советы по управлению временем

Разграничивайте время на работу и отдых. Лучше всего запланировать в пропорции 60/40. Большую часть необходимо выделить на решение основных рабочих задач. Оставшиеся 40 % распространить под хронофаги: перерывы на кофе, разговоры с коллегами, различные незапланированные дела.

Для полноценной работы важно правильно организовать своё рабочее пространство. Лучше всего мозг работает в условиях ограниченного времени, когда все вокруг заняты работой и отсутствуют внешние отвлекающие факторы.

Помните о самодисциплине. Трезво оценивайте свои силы и возможности. Не планируйте на целый день огромное количество не контролируемых дел, которые вы ни при каких условиях не сможете довести до конца. И не делайте несколько дел одновременно.

Современные средства для управления временем: приложение ЛидерТаск

Владение навыками планирования даёт массу преимуществ в управлении проектами, организации управленческой работы в команде и персональной деятельности. Для управления временем разработаны современные инструменты, одним из которых является цифровое российское приложение ЛидерТаск.

Сервис поддерживает использование всех классических техник тайм-менеджмента, включая GTD, Pomodoro, AutoFocus и многие другие методы. Объединяет возможности планера, ежедневника-органайзера, CRM системы для организации успешной работы с коллегами и клиентами. Работает в онлайн и оффлайн режиме, без подключения к сети интернет. Способствует минимизации нецелевой деятельности и хронофагов за счет специального инструмента “Хронометраж”.

В программе можно составлять списки дел, задач, управлять проектами, поставить поручение и выбрать для него исполнителя, контролировать исполнение задач. Составлять отчёты, отслеживать результативность сотрудников и личную эффективность.

Заключение

В современном мире хронофаги – бесполезные, мало значащие процессы и занятия, безжалостно ворующие самый ценный ресурс современного человека – время. С ними нужно и можно бороться. Удалить этих «поглотителей времени» из жизни, поможет рациональное планирование, чёткая структуризация задач и воспитание самодисциплины.