Как планировать меньше и успевать больше с помощью правила 1–3–5

Без планирования легко погрязнуть в куче дел и ничего не успеть. Однако просто составить список задач недостаточно для эффективной работы: часто такой список пугает ещё больше и заставляет прокрастинировать.

Избежать этого поможет правило 1–3–5. В статье расскажем, в чём суть этой техники тайм-менеджмента и как начать её применять с помощью сервиса ЛидерТаск.

В чём суть метода 1–3–5

Правило 1–3–5, или принцип девяти дел — это простой способ планирования задач. Его суть в том, чтобы из всех дел на день выбрать только девять и распределить их так:

1 — одно самое сложное и важное;

3 — три средних по важности и масштабу;

5 — пять мелких задач, которые не страшно отложить на потом.

Для наглядности можно представить эту технику в виде пирамиды из кубиков.

1–3–5 — гибкая система. В идеале вы должны успеть сделать все дела, но в приоритете — одно, самое важное. Если не успеваете, часть средних и мелких задач можно перенести на завтра. Или адаптировать систему под себя и планировать не девять, а, например, семь дел в день по типу “1–2–4”. 

Впервые эту систему описали Кэтрин Миншью и Александр Кавулакос в книге “The New Rules Of Work” (Новые правила работы), вышедшей в 2017 году. Но популярность метод обрёл когда блогер Крис Гильбо опубликовал пост об этом правиле на своём сайте.

Необязательно выполнять задачи в порядке приоритетности. Следите за вашими часами продуктивности: многим проще концентрироваться на сложной задаче утром, но если ваш мозг, наоборот, эффективнее работает во вторую половину дня, с утра займитесь мелкими и средними задачами. 

ЛидерТаск — отличный инструмент, чтобы научиться планировать дела по правилу 1–3–5. Регистрируйтесь бесплатно и попробуйте приложение для работы по этому методу!

Почему правило 1–3–5 работает?

В основе правила 1–3–5 лежат психологические аспекты работы мозга. В книге “Парадокс выбора” американский психолог Барри Шварц отмечает, что чем больше у человека вариантов, тем сложнее сделать выбор. Когда перед нами список с большим количеством задач, сложно решить, за что приняться в первую очередь, и мы начинаем прокрастинировать. Благодаря правилу 1–3–5 у нас есть ограниченное число задач, и нам проще приступить к действию.

Кроме того, в основе принципа 9 дел — искусство управления временем. Он отвечает базовым принципам тайм-менеджмента и включает в себя их элементы:

Принцип “слона” и “лягушек”. “Слоном” называют сложное большое дело, к которому сложно подступиться, поэтому его следует разбить на более мелкие. Именно таким “слоном” и является наша одна главная задача. “Лягушки” — это мелкие, но неприятные задачи, которые нам не хочется выполнять. Примеры: ответ на жалобу недовольного клиента или поход к стоматологу. Они могут быть включены в средние или мелкие задачи.

Принцип Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий дают 80% результата. Поэтому, выбирая главную задачу на день и концентрируясь на ней, мы быстрее достигнем цели, прилагая меньше усилий.

Принцип жёсткого и гибкого планирования. Согласно этому принципу, планы должны иметь жёсткую и гибкую часть. Жёсткие планы не меняются и составляют примерно 60-70 % от всех дел. А в гибкую часть можно включить дела, которые появятся в течение рабочего дня. У правила 1–3–5 жёсткая часть — это одно главное дело, а остальные задачи мы можем менять или переносить их, таким образом, подстраиваясь под обстоятельства и не теряя продуктивности.

Преимущества использования правила 1–3–5

Повышение продуктивности. Благодаря составлению списка мы концентрируемся только на тех делах, которые выписали, и не забиваем голову лишними задачами. А грамотный подход к планированию позволяет расставить приоритеты: мы видим, какие дела важнее, и эффективнее распределяем время и усилия. Для продуктивного планирования удобно использовать приложение ЛидерТаск — регистрируйтесь и начните работать по правилу 1–3–5 сегодня!

Снижение стресса. Психологи выяснили, что любое планирование повышает настроение. Когда мы вычёркиваем пункты из списка, происходит всплеск дофамина — гормона, отвечающего за удовольствие. 

Кроме того, если в нашем списке 15-20 задач, маловероятно, что мы успеем сделать всё. Невыполненные задачи вызывают чувство вины. А 9 дел за день выполнить вполне реально. Так что техника 1–3–5 помогает нам чувствовать себя победителями.

Улучшение work-life balance. В течение дня можно заработаться и не оставить времени на персональные дела. С помощью принципа 9 дел легко соблюдать баланс между работой и личной жизнью: достаточно включить в список, например, дневную прогулку или поход в парикмахерскую.

Как применять правило 1–3–5 в повседневной жизни?

Вот пошаговая инструкция с советами, как внедрить правило 1–3–5 в жизнь с помощью сервиса ЛидерТаск.

Выпишите всё, что нужно сделать в ближайшее время. На этом этапе не думайте, важны эти дела или нет. Записывайте всё, что приходит в голову. 

В ЛидерТаске вы можете поставить задачи, не привязывая их ко времени и не назначая сроки исполнения. Тогда они попадут в папку “Неразобранное”. А уже потом можно доставать задачи из этой папки и перемещать туда, куда вам понадобится.

Определите приоритетность и масштаб задач. Для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Это таблица, которая позволяет разделить задачи на четыре категории:

• важные и срочные
• важные и не срочные
• срочные и не важные
• не срочные и не важные.

Вы можете создать таблицу, например, в Google Docs и прикрепить её в виде файла или ссылки как отдельную задачу.

Также в ЛидерТаск есть метки, чтобы обозначить задачу как важную, срочную или требующую особого внимания. По умолчанию меток всего три, но можно добавлять свои. Так что вы можете создать, например, метки “не важно” и “не срочно” и поставить их к нужным задачам вместо того, чтобы делать таблицу. Вот как это будет выглядеть:

Составьте список из 9 задач. После того, как распределите задачи по категориям, выберите 1 главную, 3 средних и 5 маленьких и составьте список из них. Чтобы наглядно отметить, насколько важна задача, используйте метки.

Добавьте к задачам дату, чтобы назначить их на нужный день. А если укажете точное время, приложение пришлёт вам уведомление и напомнит о предстоящем деле.

Вычёркивайте дела по мере выполнения, чтобы отслеживать прогресс.

Для чего можно применять правило 1–3–5?

Для планирования ежедневных дел. Эффективность метода в том, что вы сразу планируете рабочие и личные задачи. 

Для работы с командой. Если вы руководитель, то можете пользоваться правилом 1–3–5, чтобы управлять командой и грамотно распределять задачи между сотрудниками. Давайте 9 дел на день каждому работнику с указанием их приоритетности, и вы увидите, что продуктивность действительно возрастёт.

В ЛидерТаск вы можете назначать сотрудников на задачи. Упомяните нужного работника, и ему придёт уведомление на почту. Благодаря этому каждый будет чётко знать свои обязанности и эффективнее распределять усилия и время.

Для достижения целей. Хотя принцип 9 дел предназначен для ежедневного планирования, его можно использовать также для долгосрочных планов, например, на месяц или даже на год. Разбейте большую цель — например, выучить английский язык — на задачи и включите их в ежедневный план. Так постепенно маленькими шагами вы будете двигаться к своей мечте.
Правило 1–3–5 — одна из самых простых и эффективных техник тайм-менеджмента, которая поможет успевать больше без усталости и лишний усилий. А с помощью ЛидерТаск легко внедрить это правило в жизнь и начать его применять. Регистрируйтесь в приложении бесплатно и начните правильно планировать дела уже сегодня!