Лучшие приложения для тайм-менеджмента в 2024 году

Управлять временем — это всегда нелегко: нужно следить сразу за несколькими разноплановыми задачами и помнить про дедлайн каждой из них, равномерно распределять нагрузку в течение дня, недели и месяца, не забывать об отдыхе. Поэтому проще контролировать загрузку с помощью приложений: там есть календари, напоминалки, отчеты и другие полезные инструменты.

В статье расскажем про 10 доступных в России приложений для управления личным и рабочим временем: раскроем их функционал, перечислим плюсы и минусы, укажем цены и дадим знать, на каких платформах работает софт. Все сервисы либо бесплатные, либо российские — не нужно искать способ оплатить не напрямую.

ЛидерТаск

Сервис для фиксации задач с доступным интерфейсом. Функционал включает ежедневник, календарь, канбан-доски, файлы, чаты и оповещения. Подходит для любой сферы — от образования до банковского дела.

Вносить изменение в задание может только тот, кто выдал его персоналу. А когда пользователь завершает задачу, она сама возвращается к руководителю для проверки.

Благодаря ЛидерТаску пользователь максимально вовлекается в работу и не отвлекается на мелочи. Все этапы выполнения поручений находятся на канбан-доске — можно увидеть их в целом. При этом для каждой задачи указаны исполнители, сроки и приоритетность. А для каждой встречи — обсуждаемые вопросы и порядок обсуждения.

Для работы над личными целями предусмотрены заметки в дневнике, разбивка больших проектов на несколько частей.

Инструменты:

• перечни задач;
• календарь;
• ежедневник;
• всплывающие уведомления;
• распределение задач между коллегами и подчиненными;
• файлы и голосовые сообщения;
• корпоративный чат;
• аналитика;
• доски канбан;
• безопасное хранение и резервное копирование данных;
• проверка почты внутри приложения.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• обширный функционал;
• работает без интернета;
• поиск и сортировка задач;
• анализ продуктивности;
• быстрая работы техподдержки.

Недостатки:

• минимальный функционал на бесплатном тарифе.

Платформы:

• Windows;
• MacOs;
• iOS;
• Android;
• Web.

Тарифы:

• бесплатный для чего-то одного: ПК, смартфона или браузера;
• премиум для человека за 249 руб. в месяц при оплате года за раз;
• бизнес для двух человек и больше за 391 руб. за человека в месяц при оплате года за раз.

Strive

Сервис, который позволит организовать работу целой команды. Из инструментов предусмотрены доски канбан, регламенты с текстами для обучения новых сотрудников, хранение документов, задачи и оповещения.

Проекты разбивают на несколько частей для удобства. Если их слишком много, сориентироваться помогут фильтры и продвинутый поиск. А любую важную информацию заносят в регламенты, чтобы сохранить ее внутри компании.

Strive подойдет для маркетинга, дизайна,  разработки, HR-менеджмента и другим специалистам.

Инструменты:

• доски канбан с фильтрами, на которых отображается, находится ли в сети пользователь;
• регламенты с текстами, которые помогут новым сотрудникам влиться в работу;
• хранение ссылок на документацию;
• вкладки с другими сервисами внутри приложения, например с Google Docs;
• уведомления для актуальных задач, сообщений в чатах и новых регламентов;
• настройка задач. Выбор исполнителей, дедлайнов, выделение цветом.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• до 10 человек использование бесплатно;
• простой интерфейс;
• коробочная версия по индивидуальной стоимости;
• безлимит на проекты и задачи;
• интеграции со сторонним софтом;
• архив для неактуальной информации;
• перенос из Trello, Jira, ClickUp, Notion, monday и пр.
• бесплатная лицензия для тех, у кого она действует для Notion, Wrike, Asana и пр.;

Недостатки:

• минимум опций бесплатно;
• минимальная кастомизация интерфейса;
• нет настроек приватности для задач;
• работа без интернета не предусмотрена для коробочного варианта.

Платформы:

• Android;
• iOS;
• Web.

Тарифы:

• бесплатный;
• платный за 225 руб. в месяц за человека.

Weeek

Простой в освоении таск-менеджер. Инструменты — задачи, календари, диаграмма Ганта, доски канбан, фильтры, таймеры, чаты, напоминания, уведомления в Telegram и другие, например успокаивающие медитации. ПО используют в разных нишах — от доставки еды до строительства.

Опций помимо тайм-менеджмента достаточно, и они заточены под конкретные сферы деятельности. Для обучения сотрудников предусмотрено расписание и конспекты. Маркетологу могут вести контент-план в календаре и составлять график мероприятий для повышения продаж.

Инструменты:

• канбан-доски;
• проекты, списки, доски, диаграмма Ганта, теги, тайм-трекеры, фильтры;
• мини-сервисы: поиск, чаты, таймеры, уведомления и медитации;
• аналитика для проектов;
• шаблоны проектов.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• уведомления в браузере, на почту, в приложении и Telegram;
• импорт данных;
• интеграции внутри WEEEK с почтой и другими программами — не нужно переключаться между разными платформами;
• много других функций: CRM-система, маркетинговые инструменты, инструменты для HR-менеджмента, база знаний и т. п.;
• доступна установка на собственном сервере.

Недостатки:

• ограниченное количество функций в бесплатной версии;
• не работает офлайн;
• автоматический импорт только для Trello, Notion, Asana и Jira.

Платформы:

• Windows;
• MacOs;
• Android;
• iOS;
• Web.

Тарифы:

• бесплатный — для 5 и менее пользователей;
• Lite от 199 руб. в месяц за человека;
• Pro от 399 руб. в месяц за человека;
• Business от 450 руб. в месяц за человека.

SingularityApp

Простой планировщик задач. Помогает вести дела благодаря спискам дел и их шаблонам, интеграции с Google Календарем, голосовому вводу, виджетам задач, иерархии задач. Заточен под работу над личными задачами, но можно приглашать в систему других людей и работать вместе.

Работает на нескольких устройствах одновременно, позволяет следить за всеми сферами жизни сразу — от покупки продуктов до подбора подарков. Надежно защищает задачи от посторонних глаз с помощью пароля.

Инструменты:

• расстановка приоритетов, настройка повторяющихся задач, теги и фильтры;
• трекер привычек;
• бот в Telegram, через который можно пользоваться приложением, не заходя в него;
• добавление задач через ответы по почте;
• голосовой ввод в мобильном приложении;
• виджеты для мобильной версии, через которые можно добавлять задачи;
• синхронизация с Google Календарем;
• синхронизация данных на смартфоне, ПК и в браузере;
• иерархия задач без ограничений: бесконечная вложенность, система тегов;
• инструменты для фокусировки: фокусировка интерфейса, режим фокусировки, таймер помодоро;
• архив ненужных задач и проектов;
• шаблоны на любой случай — от подготовки к собеседованию до сборов в путешествие.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• кастомизация интерфейса;
• индивидуальный пароль для любого количества задач;
• импорт данных из других систем: Things, Todoist, TickTick и пр.;
• максимальное количество платформ — от браузерной версии до Linux;
• распознавание распечатанных списков дел и автоматическое добавление в приложение.

Недостатки:

• голосовой набор доступен только в мобильной версии;
• бесплатный тариф доступен только для одного устройства.

Платформы:

• Windows;
• MacOs;
• Android;
• iOS;
• Linux;
• Web.

Тарифы:

• бесплатный BASIC для одного устройства;
• PRO за 209 руб. в месяц при годовой оплате;
• ELITE за 250 руб. в месяц при годовой оплате.

Yandex Tracker

Простой сервис, который поможет организовать работу каждого пользователя и в маленькой команде, и в крупной компании. Помогает экономить время и автоматизировать рутинные задачи, использовать методологию Agile, планировать спринты, заполнять дашборды, обмениваться проектами. Идеален для любой сферы: маркетинга, дизайна, управления персоналом, разработки и т. п.

Инструменты:

• задачи на отдельных страницах: с описанием, дедлайном, чек-листами, исполнителями, ссылками на другие задачи, обсуждениями;
• группировка задач и назначение ответственных за проект;
• agile: доски с задачами и диаграмма их сгорания, спринты, покер планирования, выбор между Скрам и канбан;
• ход работы: диаграммы Ганта, сортировка задач и подсветка просроченных;
• все задачи на одной странице — достаточно добавить нужные виджеты на дашборд.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• интеграции с другими сервисами Яндекса;
• импорт данных по API самостоятельно или по запросу;
• подходит для работы с большим количеством задач — выдерживает любые нагрузки;
• нет ограничений по объему задач.

Недостатки:

• не подходит тем, у кого нет аккаунта Яндекса;
• интеграции только с другими сервисами Яндекса.

Платформы:

• Android;
• iOS;
• Web.

Тарифы:

• бесплатный для команд до 5 человек;
• для небольших компаний за 440 руб. в месяц за человека;
• для средних компаний за 400 руб. в месяц за человека;
• для крупных компаний за 360 руб. в месяц за человека.

Google Календарь

Максимально простой бесплатный инструмент для распределения задач по дням, неделями и месяцам. Позволяет настраивать уведомления, задавать повторяющиеся встречи и приглашать на них пользователей..

Инструменты:

• встречи;
• повторяющиеся события;
• напоминания;
• приглашение других участников на события по почте;
• несколько календарей сразу;
• совместное использование календаря с другими пользователями;
• синхронизация на всех устройствах.

Достоинства:

• бесплатный;
• предельно простой;
• автоматическое занесение писем на почту в календарь;
• управление горячими клавишами;
• работает без подключения к интернету.

Недостатки:

• скромный функционал по сравнению с другими приложениями.

Платформы:

• Android;
• iOS;
• Web.

Kaiten

Сервис, который помогает быть эффективным командам и отдельным людям. Сотрудники, цели компании и персональные цели каждого, документы, отчеты и переписки — и все собрано вместе. Из инструментов таблицы, календари, канбан-доски и т. д. Подходит для книгоиздания, общественного питания и других направлений бизнеса.

Помимо мобильного приложения предусмотрен Telegram-бот, в который приходят уведомления, ответы на комментарии и новые задачи.

Инструменты:

• таблицы, доски, списки, календарь, отчет, timeline и другой визуал;
• задачи: разного типа, с метками, вложениями, чек-листами, чатами и дедлайнами;
• загрузка любых файлов;
• интеграции с почтовыми агентами, мессенджерами и т. п.;
• автоматические подробные отчеты;
• настройка уровней доступа;
• дополнительные модули: канбан, скрам, ресурсное планирование и т. д.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• тестовый период;
• безлимитное количество пользователей даже на бесплатном тарифе;
• перенос данных из Notion, Asana, Trello, Jira и ClickUp;
• установка ПО на сервер заказчика;
• отдельная линия техподдержки серверной версии;
• работа офлайн в серверной версии.

Недостатки:

• мобильная серверная версия не входит в стоимость лицензии;
• ряд опций доступен исключительно в дополнительных модулях.

Платформы:

• iOS;
• Android;
• Web.

Тарифы:

• Free;
• Standard от 420 руб. в месяц за сотрудника;
• Pro от 560 руб. в месяц за сотрудника;
• Enterprise по персональной цене.

YouGile

Сервис, который помогает управлять задачи и вести проекты. Из инструментов предусмотрены отчеты, распределение ролей, диаграмма Ганта, иерархия задач и т. д. Подходит для преподавания, банковского дела и других ниш.

Особо примечателен как раз настройкой ролей на проектах: есть целых 108 пунктов, которые позволят учесть малейшие детали. Например, можно запретить пользователям перетаскивать стикеры и изменять описание задач.

Инструменты:

• корпоративный мессенджер;
• задачи и подзадачи;
• назначение ролей;
• диаграмма Ганта;
• отчеты в форме таблиц;
• история изменений;
• шаблоны задач;
• сводки по задачам;
• доски со стикерами: сроки, учет времени и пр.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• тестовый период;
• интеграции по API;
• максимальное количество платформ — от браузерной версии до Linux;
• импорт задач из Trello;
• коробочная версия с любыми модификациями для всех устройств.

Недостатки:

• перенос данных только из Trello.

Платформы:

• Windows;
• Linux;
• MacOs;
• Android;
• iOS;
• Web.

Тарифы:

• облако — бесплатный;
• коробка от 695 руб. в месяц при оплате года за раз;
• платформа с ценой по запросу.

Аспро.Agile

Таск-менеджер для групповой работы. Можно работать по Agile, формировать списки, переписывать во внутреннем мессенджере, настраивать интеграции. Подойдет разработчикам ПО, маркетинговым агентствам, дизайн-студиям и прочим.

Кроме функционала для управления проектами, есть база знаний, которая помогает новичкам в компании быстрее усвоить порядок работы.

Инструменты:

• список задач, теги и категории;
• Agile;
• корпоративный мессенджер;
• автозадачи: оставить комментарий, заменить исполнителя;
• сценарии для ретроспективы;
• скрам-доска.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• автоматический импорт из Jira;
• интеграции с GitLab и Bitbucket;

Недостатки:

• перенос данных только из Jira;

Платформы:

• iOS;
• Android;
• Web.

Тарифы:

• бесплатный;
• стандарт за 1990 руб. в месяц;
• про за 5090 руб. в месяц;
• премиум за персональную цену.

Shtab

Таск-менеджер для команд. Инструменты — распределение задач по папкам, трекер времени, диаграмма Ганта, отчеты. Подходит для разных ниш — от доставки посылок до банковского дела.

Предлагает решения для сферы финансов, контента, дизайна и проектного менеджмента. Например, для дизайнера предусмотрено прикрепление референсов или ссылок на них.

Инструменты:

• отдельные папки для проектов;
• тайм-трекер, который на автомате собирает данные для отчетности;
• диаграмма Ганта;
• отчеты;
• шаблоны задач;
• канбан-доски, календарь, перечни, матрицы, расписания и прочие инструменты визуализации.

Достоинства:

• бесплатный тариф;
• тестовый период;
• максимальное количество платформ — от браузерной версии до Linux;
• перенос данных их Trello, ClickUp, Jira и Asana;
• увеличенный объем хранилища за доплату;
• облако и сервер;
• Telegram-бот;
• интеграции по API.

Недостатки:

• можно настроить права пользователей, но вариантов немного.

Платформы:

• Linux;
• MacOs;
• Windows;
• iOS;
• Android;
• Web.

Тарифы:

• бесплатный;
• start за 100 руб. за сотрудника раз в 30 дней;
• base за 208 руб. за сотрудника в 30 дней;
• pro за 312 руб. за сотрудника в 30 дней;

Как выбрать хорошее приложение

У приложения может быть доступный интерфейс и много опций, но от него не будет толку, если оно выбрано без учета следующих критериев: разным пользователям подойдет разное решение.

1. Определиться, зачем нужно приложение. Для фиксации только личных бытовых или рабочих задач, проектной команды или целой компании: небольшой, средней крупной.
2. Обозначить необходимый функционал. Например, человеку, который фиксирует личные задачи, и студии дизайна интерьера нужны разные инструменты. Одному человеку пригодятся готовые списки бытовых задач в духе «чек-лист по генеральной уборке», «как собрать в поездку за границу». А сотрудникам студии дизайна не обойтись без скрам- и канбан-досок, режима совместной работы и отчетов.
3. Выбрать платформу. Лучше выбирать сервисы с мобильной или хотя бы браузерной версией: максимально неудобно следить за задачами только с ПК. А на смартфоне можно открыть нужный чек-лист в любое время и из любого места.
4. Определиться с бюджетом. Если человек использует ПО один, ему подойдет бесплатная версия или бюджетный тариф. Маленькие команды — до 5–10 сотрудников — тоже могут использовать бесплатные тарифы или покупать недорогие: обычно платить нужно за каждого человека. Для крупных компаний предусмотрены персональные расценки.

На рынке есть разный софт для тайм-менеджмента. Выбрать подходящее можно в соответствии с целью использования, функционалом, платформой и бюджетом. Например, если нужно ПО со списками подзадач, календарем, всплывающими уведомлениями, назначением исполнителей, корпоративным чатом, сбором статистики, безопасным хранением и резервным копированием данных, десктопной и мобильной версией, то лучшим выбором станет ЛидерТаск.