Тайм-менеджмент в бизнесе: 7 советов как предпринимателю все успевать

Автор: Юлия Шевалдова, специалист по маркетингу ADVANTSHOP

Великий теоретик менеджмента Питер Друкер однажды сказал: «Пока вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим».

Предпринимателям часто не хватает 24 часов в сутках — дел всегда больше, чем времени. Поэтому очень важно организовать свой день, чтобы понимать, какие задачи должны стоять на первом месте, сколько времени уделять каждой задаче, как и что делегировать другим участникам бизнеса, чтобы эффективно продвигать его вперед. Это требует серьезной дисциплины, но в награду вы получите уменьшение стресса, более эффективное управление и более успешную компанию.

В этой статье мы рассмотрим 7 методик управления временем, которые помогут владельцам бизнеса более продуктивно распоряжаться своим временем и не забывать отдыхать.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это методика управления временем, которая помогает организовать свой день таким образом, чтобы достигать максимальной эффективности в бизнесе и личной жизни. Тайм-менеджмент помогает понять, сколько времени уходит на каждое дело, определять, какие дела наиболее важны и приоритетны, а также убирать все отвлекающие факторы, которые могут мешать выполнению задач.

Важно понимать, что тайм-менеджмент — это не про то, что вам придется постоянно работать без передышки. Наоборот, эффективное управление временем помогает находить время для отдыха и развлечений, которые также важны для здоровья и благополучия предпринимателя.

Итак, тайм-менеджмент — это способ управления своим временем, чтобы жить более организованной и продуктивной жизнью.

7 методик для построения эффективного тайм-менеджмента

Разберем 7 техник, которые помогут вам управлять своим временем, чтобы использовать его эффективно, но при этом не выгорать. Для предпринимателей, у которых всегда много дел и задач, это особенно важно.

Расставляйте приоритеты

Определение приоритетов поможет вам сосредоточиться на том, что действительно важно и добиваться больших результатов за кратчайший промежуток времени.

Попробуйте метод ABCDE для управления приоритетами. Он помогает определить наиболее важные задачи и позволяет сосредоточиться на них в первую очередь.

Акроним ABCDE расшифровывается как:

A — Неотложные задачи, которые необходимо выполнить немедленно. Например: 

• Подготовить презентацию для важного клиента, которая должна быть готова уже завтра.
• Организовать встречу с инвесторами, которые приезжают через несколько часов.
• Отремонтировать оборудование, которое перестало работать в самый неподходящий момент.

B — Важные задачи, которые следует выполнить, но не обязательно сразу.  Например: 

• Написать бизнес-план на следующий квартал.
• Начать изучать новый инструмент для автоматизации работы, который может значительно упростить бизнес-процессы.

C — Задачи, которые желательно выполнить, но не срочны и не важны. Например: 

• Обновить дизайн фирменной упаковки продукта.
• Провести исследование рынка, чтобы узнать, какие новые тенденции и технологии могут быть полезны для бизнеса в будущем.

D — Задачи, которые можно нужно делегировать другим людям. Например: 

• Разослать email-рассылку клиентам о продуктах-новинках.
• Опубликовать пост в соцсетях.
• Обзвонить клиентов, которые давно не покупали.

E — Задачи, которые можно исключить из списка дел. Например: 

• Полистать социальные сети на работе.
• Посмотреть последние видео на Youtube. 

Чтобы применить метод ABCDE для управления своими приоритетами, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Составить список задач, которые необходимо выполнить.
2. Разбить список на категории A, B, C, D и E в соответствии с их важностью и срочностью.
3. Начать работу с задачами категории A, так как они наиболее критичны и требуют немедленного внимания.
4. Перейти к задачам категории B и закончить их до того, как перейти к задачам категории C.
5. Делегировать задачи категории D другим людям, если это возможно, чтобы сосредоточиться на задачах более высокой важности.
6. Исключить задачи категории E из списка дел, если они не являются необходимыми.

Применение метода ABCDE поможет сосредоточиться на наиболее важных задачах и использовать свое время и энергию более эффективно.

Делегируйте

Для многих, особенно начинающих, предпринимателей сложно дается делегирование задач и перекладывание ответственности на других. Зачастую предприниматель либо привык все делать сам, либо боится потерять контроль.  

Но если вы хотите роста, нужно научиться делегировать трудоемкие, рутинные задачи, с которыми могут справиться другие. Это позволит вам сосредоточиться на более важных задачах, например: стратегическое планирование, мотивация и руководство командой, продвижение бизнеса.

Как следить за выполнением задач своих сотрудников? Для этого удобно использовать канбан-доски. Канбан-доска представляет собой таблицу с колонками «Все задачи», «Задачи в работе» и «Готово», и количество колонок может меняться в зависимости от количества этапов в проекте. Названия колонок тоже можно изменить по вашему усмотрению.

Все задачи по умолчанию помещаются в первую колонку, каждая на отдельной карточке. Затем они перетаскиваются из одной колонки в другую, пока не окажутся в последней колонке. Благодаря этому процессу перемещения задач можно легко отслеживать прогресс работы каждого человека и всей команды.

Так, метод канбан помогает видеть темп работы и соблюдение сроков выполнения делегированных задач.

Автоматизируйте работу

Автоматизация повторяющихся рутинных задач помогает сократить время на выполнение рутинной работы, например, обработку заявок, учет финансовых операций или отправку электронных писем клиентам. Так у вас освободится время для более важных и стратегических задач.

Для автоматизации работы можно использовать специальные сервисы. Например: 

• Для учета финансовых операций можно использовать онлайн-бухгалтерию, которая автоматически считает налоги и формирует отчеты для налоговой инспекции. 

• Для управления проектами можно использовать сервисы и программы для планирования и контроля, такие как LeaderTask, которые помогут распределить задачи между участниками команды и следить за их выполнением.

• Для отправки писем клиентам, можно настроить автоматические рассылки (триггеры), в зависимости от действия пользователя или события. Например, когда покупатель оставляет заказ, ему может отправляться письмо с номером заказа и подборкой товаров, которые могут ему понравиться. Или если посетитель бросил корзину, ему автоматически приходит письмо с напоминанием завершить заказ.

Такие рассылки можно реализовать в своем бизнесе через ADVANTSHOP. Внутри платформы есть канал продаж «Триггеры». Этот инструмент поможет не только освободить ваше время, но и увеличить конверсию, вернуть клиентов, повысить повторные продажи.

Конечно, автоматизация не может полностью заменить человеческий фактор. Всегда следите за работой программ и приложений и контролируйте, что они выполняют свои задачи корректно.

Минимизируйте отвлекающие факторы

Речь про внешние факторы, которые мешают работать, это: скроллинг соцсетей и новостей, сообщения в мессенджерах не по делу, уведомления от приложений и подобные. Они отнимают время и внимание, которые нужны для выполнения задач. В итоге вы теряете свою продуктивность.

Как минимизировать отвлекающие факторы? Наиболее эффективный способ — установить четкие границы и соблюдать их. Например, можно специально выделять 10 минут раз в 1-2 часа, чтобы проверить почту и ответить на сообщения в соцсетях, чтобы не тратить на это рабочее время.

Если вы постоянно отвлекаетесь на сообщения в соцсетях, то можно установить специальные программы, которые заблокируют доступ к ним в течение определенного времени.

Для сохранения концентрации во время работы можно использовать метод Pomodoro. Основатель этого метода — Франческо Чирилло. Он использовал кухонный таймер в форме помидора, чтобы фокусироваться на своих задачах. Отсюда и появилось такое название.

Как использовать метод Pomodoro:

• Поставьте таймер на 25 минут и начните работу над задачей.
• Не отвлекайтесь на сообщения и на другие задачи в течение этого времени.
• Когда таймер истек, сделайте короткий перерыв в течение 5-10 минут.
• Повторите этот процесс еще три-четыре раза.
• После четвертого цикла работы с перерывами сделайте более длительный перерыв в течение 15-30 минут.
• Повторяйте этот процесс на протяжении всего дня, чтобы максимально эффективно использовать свое время.

Выполняйте по одной задаче за раз

Многозадачность ≠ продуктивность. Исследования показывают, что многозадачные люди на самом деле менее продуктивны, но при этом они чувствуют себя более эмоционально удовлетворенными своей работой, что создает иллюзию продуктивности.

Многозадачность — это когда вы пытаетесь делать несколько вещей одновременно. Например, проверять электронную почту, отвечать на сообщения в мессенджерах и работать над проектом одновременно. Это может привести к тому, что вы будете работать медленнее и сделаете больше ошибок, потому что мозг не может одновременно сосредоточиться на нескольких задачах. В результате вы тратите больше времени на выполнение каждой задачи, а также теряете концентрацию и эффективность. Например, вы можете неправильно понять сообщение или пропустить важные детали в задаче.

Лучший способ повысить свою производительность — сосредоточиться на одной задаче за раз, закончить ее, а затем переходить к следующей. Например, сначала закончите работу над проектом, а затем проверьте электронную почту. Это позволяет использовать вашу концентрацию и энергию на максимуме для каждой задачи, что приводит к более быстрому и эффективному выполнению работы.

Работайте по своему хронотипу

Хронотипы — это различные типы циркадных ритмов человека, т.е. биологических процессов, которые повторяются примерно каждые 24 часа. Существует четыре основных хронотипа, каждый из которых характеризуется своими особенностями:

«Медведи». Этот хронотип относится к людям, которым удобно просыпаться и ложиться спать не раньше 23 часов. Их пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов.

«Львы». Этот хронотип относится к тем, кто может легко просыпаться рано утром и начинать работать сразу после пробуждения. Наиболее продуктивными они чувствуют себя в первой половине дня, а ложиться лучше до 22:30.

«Волки». Этот хронотип относится к тем, кто поздно ложится спать и тяжело встает по утрам. Они наиболее бодры и продуктивны во второй половине дня — с 14 до 20 часов.

«Дельфины». У этого хронотипа непостоянный циркадный ритм. Таким людям сложно уснуть и проснуться, а также им тяжело концентрироваться. Их пик активности приходится на середину дня — с 10 до 18 часов.

Чтобы выстроить свой тайм-менеджмент по хронотипу, нужно:

1. Определить свой хронотип. Это можно сделать, оценивая, в какое время вы бодрее всего себя чувствуете, когда вы работаете наиболее продуктивно и когда вам легче засыпать.
2. Определить свой идеальный график дня, основываясь на рекомендациях для вашего хронотипа. Например, если вы «медведь», то вам может быть комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, работать с 11 до 18 часов и ложиться спать не позднее 23 часов. Если вы «лев», то лучше всего работать с 10 до 17 часов, а уходить спать лучше до 22:30.
3. Составить план на день, включить в него задачи, которые вы должны выполнить. Разбейте свои задачи на важные и срочные, важные и несрочные, срочные и неважные, неважные и несрочные (как в первой методике). Это поможет вам определить, какие задачи важны для достижения ваших целей, а какие можно отложить.
4. Планируйте свой день, используя свой идеальный график дня и учитывая, как вы можете использовать свои энергетические циклы наиболее эффективно. Например, если вы «лев», то лучше начинать работу с утра, в самый пик энергии. Если вы «медведь», то можно использовать утреннее время для зарядки и личных дел, а к трудоемким задачам приступить во второй половине дня. 

Не забывайте об отдыхе

Не менее важный элемент успешного тайм-менеджмента — отдых. Отдых помогает восстановить силы, уменьшить уровень стресса и повысить производительность.

Сколько нужно отдыхать предпринимателю и как часто — зависит от индивидуальных особенностей организма, а также от объема и характера работы. В идеале нужно выделять 5 минут каждый час в течение рабочего дня, чтобы размяться и снять напряжение. Важно также спать 7-8 часов, и выделять хотя бы один выходной день в неделю для полноценного отдыха и восстановления.

В нескончаемом потоке дел найти время на отдых бывает сложно, но это важно для поддержания эффективности и уменьшения риска выгорания. Рекомендуем планировать время на отдых также, как и время на работу. Например, можно выделить время на утреннюю зарядку перед началом рабочего дня, делать пятиминутные перерывы на разминку, когда долго сидите за компьютером, и выделять время на хобби и спорт после работы. 

Важно понимать, что отдых не является потерей времени, а наоборот — инвестицией в здоровье и продуктивность. Если не выделять достаточно времени на отдых, это чревато стрессом, усталостью, а в последствии может привести к болезням. Поэтому, включение отдыха в план дня и недели обязательно. Это поможет сохранять высокую работоспособность, эффективность и здоровье.

Ключевые выводы статьи

• Определите приоритеты и делегируйте задачи, чтобы сконцентрироваться на самом важном.
• Используйте технологии и программы для автоматизации, чтобы не тратить время на рутинные и повторяющиеся задачи.
• Минимизируйте отвлекающие факторы, такие как скроллинг соцсетей и новостей, ненужные уведомления из мессенджеров и приложений.
• Откажитесь от многозадачности, выполняйте по одной задаче за раз.
• Определите свой хронотип и подстройте свой распорядок дня под него — самые энергозатратные задачи выполняйте в свой пик активности. 
• Следите за своим самочувствием и регулярно отдыхайте. Здоровый и отдохнувший предприниматель всегда гораздо эффективнее уставшего и больного.

Внедряйте эти техники, чтобы эффективно управлять своим временем и достигать большего успеха в бизнесе.