Техника хронометража: применение и шаги

Вы много работаете, практически не отдыхаете, но все равно ничего не успеваете? Планируете на день кучу дел, но большинство из них так и остается незавершенными, так как реальные сроки сильно отличаются от запланированных? Тогда стоит задуматься о том, куда уходит ваше время. Разобраться в этом помогут различные инструменты и техники тайм-менеджмента, например, метод хронометража. Мы расскажем, как пользоваться данной техникой, чтобы привести свою жизнь в порядок. Как с помощью хронометража организовать эффективную работу в команде. Как анализировать результаты и оптимизировать рутинные, повторяющиеся дела.

Для чего используется техника хронометража

Данный метод дает наглядное представление о том, сколько времени тратится на важные и второстепенные задачи, насколько загружены те или иные исполнители в команде. С его помощью выполняется оценка эффективности сотрудников, рассчитываются показатели КТУ, оптимизируются рабочие процессы. Также технику хронометража можно использовать для повышения личной результативности. Она качественно определяет «поглотителей времени» – хронофагов. То есть пустые занятия, которые отнимают время, но не приносят пользы.

Другие варианты применения хронометража:

• Анализ эффективности используемых методик и инструментов тайм-менеджмента.
• Уточнение продолжительности типовых задач для корректной установки сроков их выполнения.
• Обнаружение скрытых резервов времени.
• Составление отчета о проделанной работе при почасовом способе оплаты удаленным сотрудникам, фрилансерам.
• Формирование навыка бережного и рационального обращения со временем.

Суть техники хронометража содержит следующие действия:

• Вы фиксируете все задачи длительностью от 10 минут с указанием времени их выполнения.
• Выбираете показатели для отслеживания.
• Анализируете полученные результаты.
• Строите графики динамики их изменения.

Используя хронометраж, можно узнать, сколько времени уходит на рутинные и повторяющиеся задачи или на перерывы. Обнаружить дела, потерявшие актуальность, или действия, от которых стоит отказаться совсем, освободив резерв времени для более важных задач или качественного отдыха.

Метод хронометража помогает найти баланс между планом и фактическими задачами.

Шаги техники хронометража

Для проведения исследования потребуются часы и таблицы хронометража, которые можно распечатать или использовать их электронные версии в планировщике. Главное, они должны всегда быть под рукой, в свободном доступе.

Алгоритм данной методики состоит из трех этапов:

• Чтобы выполнить первый шаг хронометража задайтесь вопросом: что вы хотите изменить. Например, избавиться от хронофагов. Для этого необходимо поминутно записывать затраты времени на переписки с коллегами или знакомыми, изучение лент социальных сетей. Если увиденная цифра приводит вас в шок, примите соответствующие меры: ограничьте общение в соцсетях, установите для себя лимиты пребывания в интернете. Также анализировать можно полезное дело, на которое не хватает времени, или ресурсное занятие, дающее силы, энергию для активных действий.
• Следующим шагом техники хронометража является запись всех дел с указанием начала и завершения их выполнения. В первые дни записывайте действия, занимающие 10-15 минут. Для большего эффекта к ним можно добавлять комментарии о том, насколько полезной была та или иная задача. Также необходимо фиксировать ситуации, когда несколько дел выполнялись одновременно. Например, занимались редактированием статьи и переписывались с клиентом. В таких случаях результативность снижается, поэтому на выполнение задач тратится больше времени. Эти моменты важно использовать для анализа результатов хронометража.
• Третий этап – изучение информации и формулирование выводов. При этом анализируются конкретные задачи, например, работа над проектом. По окончанию наблюдения вы будете видеть, сколько времени уходит на разные действия, связанные с проектом, как часто вы отвлекаетесь, выполняете второстепенные или несущественные задачи. Это даст четкое понимание, что делать дальше и в какую сторону двигаться.

Анализ важно выполнять в динамике, сравнивая между собой результаты нескольких периодов. Видите улучшения? Значит, вы на правильном пути.

Вести хронометраж можно несколькими способами:

1) Фиксируя в таблице начало и окончание каждого дела с указанием длительности работы:

Начало	Завершение	Продолжительность	Описание задачи
10.00	10.20	20 мин	Совещание по проекту
10.20	12.00	1 час 40 мин	Работа с базой данных
12.00	13.00	1 час	Составление отчета
13.00	14.00	1 час	Обед

2)Комментируя каждую выполненную работу:

Начало	Завершение	Продолжительность	Описание задачи	Комментарий
10.00	10.20	20 мин	Совещание по проекту	Выслушал очередные замечания о том, что работать нужно лучше.
10.20	12.00	1 час 40 мин	Работа с базой данных	Полностью завершил недельный объем.
12.00	13.00	1 час	Составление отчета	Успел сделать половину, так как не хватило данных для анализа.
13.00	14.00	1 час	Обед	Отдохнул неплохо, начал смотреть интересный фильм.

С помощью таких записей можно определить свой коэффициент полезного действия и выявить непродуктивные дела.

Для учета времени, потраченного непродуктивно, также можно использовать следующую формулу:

Время брутто – Время нетто = Поглотители (хронофаги), где

Время брутто – это общий период;

Время нетто – сумма полезных действий.

Хронометраж можно вести на бумаге, в обычном блокноте или ежедневнике. Правда, работать с данными при таком способе ввода будет сложно. Числовые значения придется высчитывать на калькуляторе, чтобы потом на их основании составить график. Более удобно использовать для этих целей специальную программу-планировщик. В любом случае, этот инструмент должен всегда быть под рукой, так как записывать все придется максимально быстро.

Еще одно важное требование: абсолютная честность по отношению к себе. Если в процессе работы вы отвлеклись на какое-то второстепенное дело, этот факт должен быть записан в таблице. Также нельзя сознательно уменьшать или преувеличивать свои временные затраты. Как и записывать в хронометраж мелкие дела, отнимающие не более 5 минут. Если у вас возникают трудности с отслеживанием времени в ручном режиме, используйте программы для автоматического хронометража.

Как работать с результатами хронометража

Чтобы в будущем было проще систематизировать задачи по категориям, в первые дни наблюдений записывайте их в произвольном порядке. Далее вы разберетесь, в какую группу их отнести. В хронокарту можно записывать следующие группы дел:

• Поглотители времени(непродуктивные занятия, отнимающие время);
• Важные дела, значимые для достижения целей;
• Временные затраты на сон, еду, отдых, другие естественные потребности, необходимые для полноценной жизни.

Работа ведется с показателями, требующими корректировки. Выясняется их фактическое значение, устанавливаются соответствующие нормы, после чего данные параметры отслеживаются в динамике. После каждой сессии хронометража выявляются «слабые места» в тайм-менеджменте. При анализе эффективности задаются следующие вопросы:

1. Почему фактическое время выполнения задачи меньше или больше планового?
2. Как уравнять эти показатели?
3. Что нужно делать в аналогичных случаях, чтобы не допустить таких расхождений?

Как выполнить хронометраж в ЛидерТаск

Отслеживать время каждой задачи можно вручную, установив будильник или таймер на телефоне. Но в современных условиях для этого существуют специальные электронные приложения, такие как ЛидерТаск. Программу можно использовать для составления списков задач на день, неделю, месяц или другой период. Планировать для каждой из них время исполнения, а потом сравнивать его с фактическими данными. Перепоручать выполнение заданий другим исполнителям.

Для установки режима хронометража в ЛидерТаск достаточно запустить отсчет времени для задачи и установить статус «в работе». Вы получите максимально точную и корректную информацию о количестве часов и минут, потраченных на выполнение каждого действия. Внесете результаты в электронную таблицу для дальнейшего наблюдения и анализа. Приложение всегда будет у вас под рукой, на компьютере, планшете или смартфоне. Его можно использовать без подключения к интернету для быстрой записи всех текущих и запланированных дел.

Заключение

Используя технику хронометража для отслеживания продолжительности ежедневных задач, не превращайте это занятие в самоцель. Помните, что этот метод является лишь инструментом для повышения результативности. Если вы не измените саму систему тайм-менеджмента, его результаты будут бесполезными. Кстати, во время проведения хронометража многие показатели улучшаются автоматически. Это вполне объяснимо: мы более внимательно относимся к своему времени и замечаем моменты, которые ранее казались нам незначительными.