Тайм-менеджмент для творческих личностей: как раскрыть свой потенциал

Организация жизни творческой личности кажется практически невыполнимой задачей в первую очередь из-за прочно укоренившегося мифа о несовместимости планирования и созидательной работы ума под влиянием музы. В своей книге “Муза и чудовище. Как организовать творческий труд” талантливая художница Яна Франк взялась развеять эти предрассудки на основе собственного опыта. И автор на своём примере доказала, что планирование и систематизация работы для творческого человека позволяет достичь более существенных и значимых результатов, чем хаотичное метание между холстами и текстами, которое так старательно воспевается в образе “одарённого творца”.

Идейным началом системы Яны Франк стала книга Даниила Гранина “Эта странная жизнь”, где детально описана методика организации времени великого ученого Александра Любищева. Именно она первоначально легла в основу принципов планирования Яны Франк, но со временем была тщательно трансформирована под современные реалии жизни и специфику творческого труда.

В процессе формирования своей системы художница испробовала множество инструментов осуществления планирования и остановилась на традиционном бумажном носителе, пример которого занимает часть её книги. Стоит отметить, что при выборе подходящего органайзера Яна Франк столкнулась с довольно распространённой проблемой — существующее многообразие решений так и не смогло удовлетворить все потребности и не позволило реализовать её систему в полной мере. Так, на первый план выходили требования к мобильности записей, которые всегда должны быть под рукой, а также многофункциональности инструмента на основе объединения в одном решении и заметок, и календарного планирования, и списков дел по определённым рубрикам. Действительно, найти такой планировочный комбайн не простая, но всё же решаемая задача. И наглядным доказательством данного утверждения является органайзер LeaderTask, который может без проблем подстроиться под любую систему.

Поиск свободного времени

Фраза “мне не хватает времени” может легко соперничать с жалобами на сложное финансовое положение и, возможно, даже выиграет это соревнование. Особенно часто “пылью недостаточного времени” покрываются перспективные, далеко идущие планы, любимые занятия или просто приятные дела. Как люди ответственные, мы в первую очередь бросаемся в омут срочного, и поэтому иллюзорно важного, то и дело, задвигая в дальний ящик то, что действительно значимо для нас.

Именно поэтому, в первую очередь, Яна Франк предлагает своим читателям составить список “важных дел”, на выполнение которых стоит найти дополнительное время. Словосочетание “важные дела” неспроста выделено кавычками, указывая на переносный смысл. Формулируя этот список, Вам необходимо отвернуться от привычных стереотипов и найти дела действительно важные для Вас, для душевного равновесия, которые станут главным стимулом, подталкивающим Вас к планированию времени. Каждый раз, заглядывая в этот список, Вы будете вспоминать, для чего Вы организовываете свою жизнь. Нет, Вы тщательно планируете своё время не для того, чтобы ещё больше загрузиться работой, не для того, чтобы всё-всё успеть, а для того, чтобы наконец-то найти время для медленных прогулок по набережной, разглядывания звёздного неба, песен и танцев.

Создание данного списка в органайзере LeaderTask осуществляется с помощью заметок.

Здесь Вы можете не только записать все свои “важные дела”, но и проявить творческие способности, оформив его с помощью инструментов форматирования в прикреплённой заметке. Прикрепить заметку с форматированием можно через меню Действия.

После определения списка важных дел, можно перейти к непосредственному изысканию резервов свободного времени. Для этого абсолютно не обязательно отказываться от своих интересов, привычек или проектов. На самом деле каждый из Вас может с лёгкостью найти довольно существенный ежедневный запас среди непродуктивно потраченного времени. Инструментом для поиска таких резервов является слово “хронометраж”, наводящее скуку на любого творческого человека. Стоит отметить, что Любищев, чья система так впечатлила Яну Франк, занимался ежедневным учётом времени на протяжении 56 лет. Но учитывая относительно враждебное отношение к хронометражу со стороны творческих собратьев, с которым Яна Франк знакома не понаслышке, она предлагает своим читателям более щадящую систему учёта, которая предназначена исключительно для определения потерянного времени и даёт приемлемые результаты за 3-5 дней. Так, сделав над собой небольшое усилие, Вы сможете достаточно точно узнать, куда уходит Ваше время и на основе полученных данных обдумать, почему поиск небольшой мелочи забрал у Вас час времени и как получилось так, что несколько телефонных звонков растянулись до обеденного перерыва.

Для ведения хронометража в органайзере LeaderTask достаточно просто создать прикреплённую заметку с таблицей и продублировать её на несколько дней вперед.

Подсчёт времени, затраченного на определённое действие, можно упростить, добавив два дополнительных столбика, которые будут содержать точное время начала и завершения работы. Для этого в органайзере LeaderTask предусмотрена функция автоматической вставки текущего времени с помощью команды контекстного меню или сочетания клавиш
Ctrl + Alt + D.

Со временем Ваша база задач и заметок в органайзере заметно подрастёт, и для упрощения навигации Вы можете поместить заметки с хронометражем в соответствующий проект. Использование проектов даст Вам возможность систематизировать информацию по определённым критериям и быстро обратиться к ней при необходимости. Например, Вы можете войти во вкус ведения учёта времени и продолжить его дольше, чем на пять дней. Кроме того, Яна Франк пишет, что выводов сделанных на основе трехдневного эксперимента хватает на 3-6 месяцев, следовательно, через некоторое время Вам стоит снова прибегнуть к хронометражу своих дел.

Великие дела и идеи

Ранее Вы сформовали список важных дел для собственной гармонии, но кроме них любой творческий человек ежеминутно окружён множеством привлекательных больших планов. И только подлая ограниченность суток 24-мя часами не даёт Вам реализовать каждый из них. В своей книге Яна Франк призывает читателей откровенно взглянуть правде в глаза и осознать, что работать над всеми планами одновременно просто не получится. Как бы Вам не хотелось этого избежать, но рано или поздно Вам придётся сделать выбор. Запишите всё более или менее крупные проекты и внимательно прочувствуйте каждый из них: что важнее, что интереснее, оцените их по своей внутренней шкале привязанности, а затем вычеркните из списка половину наименее значимых для Вас пунктов, затем ещё половину, и, наконец, ещё половину. В результате перед Вами окажется перечень, отражающий Ваш план на будущее.

В органайзере LeaderTask список можно сформировать с помощью уже знакомого Вам элемента “заметка” и вычеркивать великие дела посредством инструментов оформления текста в прикреплённой заметке.

Пройдя болезненную процедуру прощания с великими делами, для которых не нашлось, и вряд ли найдется, место в Вашем графике, Вы получили ориентировочный список направлений работы. Теперь их необходимо материализовать в органайзере, создав каждому из великих дел соответствующий проект. Это будет своеобразный контейнер, в котором будет зарождаться, развиваться и реализовываться будущие достижения.

Жизнь быстротечна и единожды разобраться со списком великих дел зачастую оказывается недостаточно, так как день ото дня в Вашей творческой голове рождаются всё новые и новые идеи, которые роятся, беспокоят и стремятся воплотиться в жизнь. Держать в голове такой клубок бушующих мыслей не только не рационально, но и вредно для нервной системы. Поэтому Яна Франк разработала свой порядок обработки новых идей. В первую очередь Вам необходимо записать новую идею, прожить с ней три дня, после чего принять решение и вынести свой вердикт: стоит ли она Ваших усилий. В случае положительного решения идея превращается в пункт плана или целый проект.

Работа с идеями в планировщике LeaderTask начинается с одноименного проекта, куда Вы можете заносить каждую мысль в виде отдельной задачи.

При этом в наименовании задачи Вам достаточно вписать общую суть идеи, а её детальное описание можно поместить в прикреплённую заметку.

Согласно методике Яны Франк, Вам необходимо обдумывать целесообразность идеи не менее трёх дней, чтобы объективно оценить её важность. В бурном творческом процессе Вы вполне можете забыть о необходимости принятия решения по поводу той или иной идеи и в результате, вспомнив о них обнаружить огромный список мыслей, на анализ которого теперь потребуется существенное время. Чтобы не допустить такой ситуации, Вы можете задать каждой идее соответствующее напоминание.

Благодаря этой настройке, органайзер LeaderTask в нужное время напомнит Вам о том, что у Вас есть идея на рассмотрение, с помощью информационного сообщения в верхнем правом углу экрана.

При наступлении “часа Х”, Вам необходимо принять решение о дальнейшей судьбе идеи. В случае если при ближайшем рассмотрении идея оказалась не настолько хороша, как представлялось сначала, Вам необходимо установить ей статус “Отменено”.

Рутины

Бытовые заботы пронизывают жизнь и временами выводят из себя любого человека, но для творческих людей рутина порой становиться настоящей преградой, которая отделяет тонкую натуру от созидательного процесса. К сожалению, избавиться от рутины практически невозможно, она является каркасной составляющей нашей жизни, поддерживая банальные процессы жизнедеятельности и комфорта человека. Яна Франк прекрасно понимает это и предлагает не пытаться спастись от рутинных забот, а сделать их незаметными, придав рутине регулярный характер и, тем самым, избавившись от эмоциональной стороны её выполнения. В результате, со временем Вы привыкните к необходимости их реализации с определённой периодичностью и превратите раздражающие бытовые дела в практически доведённые до автоматизма действия.

Благодаря широким возможностям настройки повторений задач в органайзере LeaderTask, Вы можете создавать любые виды регулярных действий и охватить весь перечень рутинных дел. Установка интервалов повторения задач осуществляется в диалоговом окне “Срок”.

В дальнейшем процессе планирования рабочего дня или недели Вам достаточно внести одну из рутинных задач в календарный план и назначить её на конкретное время. Для того чтобы быстро увидеть весь список бытовых регулярных дел можно создать метку “Рутина”.

Важные мелочи

Кроме великих дел и рутинных заданий, жизнь наполнена важными мелочами. К таким делам Яна Франк относит дела, выполнение которых занимает у Вас не более 15 минут. Для их обнаружения Вам также стоит создать метку, кликнув по которой в навигаторе, Вы можете увидеть весь перечень важных мелочей и выбрать подходящую для выполнения на данный момент.

Стоит подчеркнуть, что Яна Франк рекомендует разделять рутинные дела и важные мелочи по месту выполнения, например, в офисе или дома. Для этого Вам необходимо создать две дополнительные метки.

Подзадачи

В главе, посвященной важным мелочам, Яна Франк знакомит читателя с такими понятиями как “дела-айсберги” и “дела-болота”. Скорее всего, Вы уже встречались с ними в процессе проведения хронометража, но ещё не были представлены лично. Эти дела достаточно удачно маскируются под важные мелочи, и Вам кажется, что их выполнение займет 15 минут, а то и меньше. Но при более близком знакомстве Вы начинаете понимать, что это дело затянется надолго, а отступать уже некуда. После анализа результатов учёта времени, Вы сможете выявить основных обманщиков: “дела-айсберги” на самом деле оказываются куда более трудоёмкими, чем казалось на первый взгляд, а “дела-болота” засасывают и тянут за собой другие незапланированные задачи. Анализируя новые дела, Вам необходимо научиться проверять их заранее и только потом обозначать метками важных мелочей.

При обнаружении таких дел в ближайших планах не стоит расстраиваться, так как способ борьбы с ними достаточно прост. Яна Франк предлагает разбить их на несколько подзадач, которые легко вписываются в 15-минутные рамки. Такое разделение задачи на этапы в органайзере LeaderTask выполняется с помощью команды “Добавить подзадачу”.

В процессе планирования создание подзадач будет полезно не только в случае с важными псевдомелочами. Великие дела гораздо больше нуждаются в разбивке на этапы, потому что иначе будет довольно сложно занести в календарный план проект длинною в год, и уж тем более отслеживать процесс его выполнения. Так, Яна Франк на своем опыте описывает, что для создания книги ей необходимо распределить весь процесс на написание текстов и рисование иллюстраций. После этого каждый из этапов детализируется по главам и по действиям (тезисы, написание, редактирование или эскиз, рисунок, раскраска, спецэффекты). При необходимости и такой, на первый взгляд, подробный план детализируется до мелочей. Так, задача “Разработать дизайн книги” не может быть частью календарного плана, а вот её составляющие (общий макет, подбор шрифтов, колонтитулы, палитра) являются полноценными членами клуба запланированных задач.

В зависимости от специфики Вашей деятельности и сложности этапов Вы можете выбирать наиболее подходящую детальность плана, обязательно учитывая тот факт, что в результате Вы должны получить подзадачи, которые вписываются в рамки 15 или 45 минут в соответствии с ритмом системы Яны Франк, о котором будет рассказано ниже.

45 / 15

Проанализировав ряд источников, Яна Франк пришла к выводу, что к наиболее оптимальному режиму работы нас готовили ещё с детства, прививая привычку к академическому часу. При этом на отдых отводится 15 минут. Стоит подчеркнуть, что в данном случае отдых подразумевает не только праздное шатание по офису, но и простую смену деятельности, которая с удовольствием воспринимается мозгом, как отдых.

При работе в органайзере LeaderTask, в первую очередь Вам необходимо изменить размерность шкалы календаря на 15 минут с помощью контекстного меню.

Также Яна Франк заметила ещё одну эффективную тонкость со школьной скамьи — звонок. Достаточно быстро выяснилось, что без настоящего сигнала отсчитать 45 или 15 минут, надеясь только на свои внутренние часы, практически невозможно. И в данном случае компьютерный планировщик станет для Вас отличным помощником и будет ответственно и точно напоминать о смене ритма.

Для этого достаточно создать одну задачу с названием “Ритм” и установить ей ежедневную периодичность без определения чётких временных рамок в течение дня. Эти действия приведут к тому, что задача расположется в верхней части календаря, в секторе для дел без конкретного времени выполнения. После этого, приступая к работе, необходимо установить персональное напоминание для данной задачи через 45 минут от текущего времени. В окне Настройки – Уведомлениния Вы также можете выбрать мелодию оповещения или отключить звонок, оставив только уведомление на экране.

Когда академический час работы подойдет к концу, органайзер LeaderTask обязательно оповестит Вас об этом с помощью всплывающего сообщения и звукового сигнала. В нижней части данного уведомления Вам будет предложено перенести напоминание на определённое количество минут. Следовательно, Вам достаточно выбрать 15 минут отсрочки для отдыха, а затем опять 45 минут для основной работы.

Данный цикл продолжается до завершения рабочего дня, в конце которого Вы можете установить статус “Завершено” для сегодняшней задачи и она будет молчаливо ждать начала следующего дня.

Календарное планирование

Когда основные планы расписаны, мелочи учтены, и ритм жизни установлен, наступает время перейти к непосредственному процессу планирования. Для этого Яна Франк использует простую тетрадь с расчерченными столбиками, соответствующими дням недели. Но гораздо эффективней этот процесс реализовывается в органайзере LeaderTask, который оснащен областью календаря, разбитой аналогичным образом. При необходимости Вы можете изменить вид отображения календаря и выбрать другое количество дней для просмотра.

Для начала работы с календарём Вам необходимо создать каркас дня в соответствии с системой 45/15. Так, академический час отводится для работы над великими делами, а 15-минутные отрезки времени предназначены для рутинных дел и важных мелочей. При этом Вам стоит заранее продумать, какой вид деятельности удобнее и эффективнее выполнять в первые часы рабочего дня, что лучше сделать после обеда, а что отложить до вечера. Далее Вам необходимо обозначить отдельными метками основные виды вашей творческой активности (иллюстрации, тексты, фотография, веб-дизайн и т.д.).

С помощью созданных меток необходимо распределить все подзадачи из великих дел. Это позволит Вам быстро заполнять академические часы соответствующими задачами и всегда быть в курсе, что можно сделать дальше.

Затем необходимо пометить 45-минутные отрезки времени в соответствии с выбранным видом деятельности. Для этого стоит обратиться к функции создания регулярных задач в органайзере LeaderTask и внести в расписание зоны с соответствующими названиями. Желательно для задач, характеризующих зону, использовать отдельную метку “Расписание”.

Известно, что творческие люди обладают активным визуальным восприятием. Поэтому для более наглядного процесса планирования и распределения дел, Вы можете воспользоваться функцией расстановки приоритетов, как способом визуального оформления задач в зависимости от полёта своей фантазии. Наиболее распространённым является оформление задач в соответствии с видами деятельности, что позволяет Вам быстро ориентироваться в расписании дел. Также можно детализировать некоторые дела по своим критериям, например, на простые и сложные иллюстрации.

Пройдя этот непростой путь по систематизации своих дел и планов вместе с Яной Франк, Вы наконец-то пересекли финишную черту в процессе подготовки к планированию и можете начинать жить в соответствии с новой системой, более организовано, упорядочено и эффективно.

Теперь, начиная новый день и приступая к работе, Вам достаточно заглянуть в календарь, увидеть текущей вид деятельности, выбрать наиболее подходящее, важное или желаемое дело из соответствующего списка и, перетянув его в календарь, приступить к работе.

Яне Франк достался непростой жизненный путь и чтобы преодолеть трудности, ей, до мозга костей творческой натуре, пришлось прибегнуть к такому сухому и формализованному инструменту, как тайм-менеджмент. Результат превзошёл все ожидания и эта талантливая художница доказала, что творчество и планирование не только могут уживаться рядом, но и идти бок о бок, поддерживая друг друга. Используя систему Яны Франк с помощью органайзера LeaderTask, Вы сможете не только наладить свой творческий процесс в соответствии с рекомендациями автора, но и усовершенствовать его, благодаря широким возможностям программы.