Все о тайм-трекерах: что такое, как работают, аргументы за и против, обзор популярных сервисов

Сотрудники российских компаний тратят 35% рабочего времени на личные нужды: перекуры и чаепития занимают до 14 часов в неделю. Данные опубликовала «Российская газета», ссылаясь на исследования компании «Этнамед». Часть сотрудников тратит  время на посторонние дела осознанно, другие не замечают, что отвлекаются на мелочи и растягивают выполнение одной задачи на целый день. Для работодателя плох любой вариант: он переплачивает сотрудникам и не выполняет план. Решением проблемы могут стать тайм-трекеры. Что это такое и когда их действительно стоит внедрять в работу, рассказываем в статье.

Что такое тайм-трекер

Тайм-трекер – это программа, которая фиксирует действия сотрудника пока он работает за компьютером и подсчитывает время, потраченное на выполнение рабочих задач. Она делает это разными способами:

• отслеживает движение курсора по экрану и нажатия на клавиатуру;
• следит за открытыми на компьютере документами, вкладками и программами;
• делает снимки экрана;
• фиксирует длительность перерывов, начало и конец рабочего дня;
• подсчитывает время на выполнение отдельных задач.

Тайм-трекер наглядно показывает, как сотрудник использует рабочее время: сколько тратит на реальные задачи, а сколько – на посторонние дела. Программа помогает руководителям: 

• контролировать рабочий процесс и продуктивность сотрудников,
• оценивать качество работы консультантов и сотрудников службы поддержки,
• рассчитывать зарплату на основании отработанного времени.

Плюсы тайм-трекера

Дисциплина и строгий контроль за работой команды – первое, что приходит на ум. Кроме очевидных плюсов, существует еще минимум 4 аргумента в пользу тайм-трекеров.

Оценивает затраченное на задачу время с точностью до минуты

Это важно, когда у сотрудника почасовая оплата. Он включает тайм-трекер, начиная работу, и выключает, когда делает перерыв или завершает задачу. Одновременно с этим программа автоматически контролирует, чем занимался сотрудник на самом деле. Исходя из этих данных рассчитывается зарплата.

Повышает личную эффективность и улучшает концентрацию

Тайм-трекер помогает вычислить хронофаги – отвлекающие от работы факторы. Вредные привычки, звонки друзей, скролл соцсетей, перекусы – все это хронофаги, которые забирают у рабочего дня от нескольких минут до пары часов. Тайм-трекер показывает, сколько времени потрачено на работу, а сколько – на прокрастинацию. Со временем можно вычислить самые сильные хронофаги и снизить их влияние. Например, поставить телефон на беззвучный режим и убрать его из поля зрения, не открывать соцсети, составить график перерывов. Такой подход повысит концентрацию и сократит время на выполнение задач. 

Помогает спланировать рабочий график и дедлайны

В планировании сроков хотя бы раз ошибаются все: от начинающих фрилансеров до опытных управленцев. Определяя дедлайны, сотрудники забывают про форс-мажор, параллельные задачи, время на согласование и правки. Тайм-трекер показывает реальную картину: сколько времени на самом деле специалист обычно тратит на однотипные задачи. С помощью такой статистики вы установите реалистичные дедлайны, спланируете нагрузку и график. Такой подход спасет от переработок, выгорания и срыва сроков.

Повышает лояльность заказчиков

Когда заказчик платит за фактически отработанные часы, то может сомневаться – правда ли сотрудники работали все указанное в отчете время? Тайм-трекер не просто фиксирует время, но и проверяет честность сотрудников. Если специалист просто включил таймер, но ничего не делал, программа выявит обман и отразит его в отчете. Такая функция делает работу прозрачной и честной, повышает доверие и лояльность заказчиков.

Минусы тайм-трекера 

Не подходит для творческих профессий и управленческих должностей

Творческие задачи с акцентом на конечный результат трудно адаптировать под жесткие рамки тайм-трекера. Работа дизайнера, копирайтера или СММ-менеджера нерутинная, поэтому нет никакого смысла строго следить за рабочим процессом. Гораздо важнее получить качественную работу точно в срок, а дотошный контроль мешает этому, убивая мотивацию и творческое настроение. В таких профессиях нужно работать над вовлеченностью, чтобы сотрудник сам стремился сдать проект вовремя. 

Для управленцев среднего и высшего звена тайм-трекер тоже подходит не всегда, потому что результат их работы не связан напрямую с постоянным сидением у компьютера. Программу можно использовать, если сотрудник сам хочет оценить и улучшить свою продуктивность.

Создает гнетущую атмосферу в коллективе и убивает мотивацию

Ощущение тотального контроля и слежки угнетает сотрудников, даже если до внедрения тайм-трекера они были продуктивными и работали без нареканий. Многие тайм-трекеры делают снимки и записи с рабочих экранов, отслеживают открытые программы и вкладки браузеров без ведома пользователей.  Если специалисты работают на личных компьютерах, то могут воспринять это как вторжение в личную жизнь. Аргументы, что программа скрывает личные переписки и размывает скриншоты, убеждают далеко не всех.

Список популярных тайм-трекеров

Bitcop

Российский сервис онлайн-мониторинга в режиме реального времени с хорошим набором функций. Программа ведет учет рабочего дня, оценивает продуктивность команды, визуализирует нагрузку на каждого сотрудника с помощью диаграмм. Система поддерживает интеграцию со Skype, Zoom, Битрикс24, корпоративными календарями и бизнес-приложениями. Основной минус сервиса – бесплатная версия доступна только одному пользователю. Минимальная цена на платный тариф – 144 рубля в месяц за сотрудника.

Clockify

Тайм-трекер с неограниченным количеством пользователей на бесплатном тарифе. Сочетает в себе простой интерфейс и хороший набор функций. С помощью Clockify можно вести учет рабочего дня, отслеживать выполнение отдельных задач, управлять событиями и корпоративными расходами в календаре. Программа работает на смартфонах и компьютерах с любым ПО, поддерживает интеграции с Trello, Asana, Skype, корпоративными календарями и другими полезными сервисами. Платный тариф за пользователя в месяц стоит от 4 долларов. 

Toggl

Программа для фрилансеров и бизнеса любого масштаба, которая совмещает функции трекера и планировщика. Сильные стороны сервиса: бесплатный тариф для команды из 5 пользователей, версии для всех устройств и ПО, простой интерфейс. Разработчики Toggl предусмотрели больше 100 интеграций с популярными сервисами, среди которых Trello, Notion, Битрикс24, Google и Outlook почта. Цена на платный тариф начинается с 10 евро за пользователя в месяц. 

Harvest 

Сервис для фрилансеров и удаленных команд со встроенными бухгалтерскими функциями. Разнообразная и подробная отчетность – основной плюс программы. Она не просто выполняет основные функции тайм-трекера, но и помогает оценивать продуктивность, управлять проектами,  контролировать расходы и выставлять счета. У сервиса есть десктопная и мобильные версии, предусмотрено больше 100 интеграции. Основной минус – достаточно сложный по сравнению с конкурентами интерфейс. В бесплатной версии программа дает доступ одному пользователю и позволяет создать 2 проекта. Платная версия стоит 12 долларов в месяц за пользователя. 

Time Doctor

Сервис хорошо подходит для работы с фрилансерами и удаленными сотрудниками. Программа эффективно выявляет хронофаги, показывает загруженность команды в реальном времени и помогает составлять расписание дня. Кроме стандартных возможностей тайм-трекинга и мониторинга активности пользователей, Time Doctor включает функции планировщика. Разработчики сервиса предлагают больше 60 интеграции с CRM-системами, почтовыми клиентами и бизнес-приложениями. У программы нет бесплатной версии, а базовый тариф начинается с 6 долларов за пользователя в месяц. 

Тайм-трекер помогает управлять проектами, оценивать качество работы и продуктивность сотрудников. Программа подойдет для контроля рутинной работы с почасовой оплатой. Работодателю тайм-трекер покажет, чем занимался сотрудник в течение дня и посчитает в зарплату только реально отработанные часы. Сотруднику программа поможет выявить хронофаги, оценить время на выполнение отдельных задач и повысить продуктивность. Тайм-трекер полезен для контроля работы онлайн-консультантов и служб поддержки клиентов. Он покажет, насколько быстро сотрудники реагируют на запросы пользователей и сколько времени тратят на их решение. 

Одновременно внедрение тайм-трекера может сильно демотивировать команду и подтолкнуть сотрудников к увольнению. Тайм-трекер смещает фокус с результата на процесс, ставит сотрудников в жесткие рамки. Программа создает ощущение постоянной слежки, делая скриншоты, фиксируя открытые документы, вкладки и программы. Все это – повод очень избирательно подходить к внедрению тайм-трекера: вводить работу с программой постепенно, использовать ограниченное количество функций слежения, внедрять только в некоторых отделах компании. Тайм-трекер не нужно использовать для контроля управленцев среднего и высшего звена, специалистов творческих профессий: дизайнеров, копирайтеров, маркетологов. 

Таск-менеджер – гибкая альтернатива строгому тайм-трекеру

Если вы хотите повысить продуктивность без слежки и жесткого контроля, используйте таск-менеджер. Это программа, которая помогает управлять личными или проектными задачами. С помощью таск-менеджера вы:

• соберете все задачи в одном пространстве,
• наладите коммуникацию внутри команды,
• сделаете рабочий процесс прозрачным и структурированным,
• расставите приоритеты в выполнении задач, 
• грамотно спланируете нагрузку и определите дедлайны,
• повысите личную и командную эффективность,
• проконтролируете работу сотрудников.

Чем таск-менеджер отличается от тайм-трекера

Помогает управлять работой без жесткого контроля. Таск-менеджер не мониторит открытые программы и окна в браузере, не следит за движением курсора, не делает скриншоты экрана. Он смещает фокус с жесткого контроля на осознанное выполнение задач и развивает личную ответственность сотрудников. Некоторые таск-менеджеры поддерживают часть функционала трекеров:

• позволяют сотрудникам отмечать начало и конец рабочего дня,
• могут отслеживать время выполнения отдельных задач,
• фиксируют отпуска и выходные. 

Эти функции помогают контролировать процесс, но работают без скрытой слежки – по желанию команды. 

Смещает фокус на результат, а не процесс. Если сотрудник делает работу качественно и в срок, так ли важно, как именно он выстраивает процесс? Концентрация на результате – правильное решение для творческих профессий и управленческих должностей. Такой подход сохраняет баланс между контролем и свободой в поиске новых идей и решений.

Список популярных таск-менеджеров

ЛидерТаск

Программа для управления личными и рабочими задачами от российских разработчиков. В ЛидерТаск можно создавать канбан-доски, добавлять задачи и напоминания в календарь,  составлять детальное расписание на день в ежедневнике. ЛидерТаск собирает статистику о работе каждого сотрудника, наглядно отображая его результативность. Программа работает на компьютерах и смартфонах, также есть веб-версия. У бесплатной версии будет ограничен функционал, а платный тариф стоит от 249 рублей в месяц. 

Todoist

Бесплатный таск-трекер с геймифицированным интерфейсом, похожим на квест. Выполняя задания, пользователь получает баллы и переходит с уровня на уровень. Такой процесс затягивает и мотивирует закрывать задачи качественно и в срок. Разработчики предусмотрели хорошие возможности для коммуникации: в сервисе можно обмениваться файлами и комментариями, настраивать индивидуальные уведомления. Основной минус программы – отсутствие канбан-доски и диаграммы Ганта, которые хорошо визуализируют рабочий процесс. Бесплатная версия дает доступ команде до 5 человек, а платный тариф стоит 36 долларов в год. 

WEEEK

Таск-менеджер с поддержкой канбан-доски, календаря и таймера Pomodoro. Сервис работает по принципу недельного планирования и основан на системе agile. Чтобы ускорить и облегчить работу, разработчики WEEEK внедрили прогрессивную систему уведомлений и предусмотрели горячие клавиши. У сервиса простой и приятный интерфейс, он работает на ПК и любых смартфонах. Бесплатной версией может пользоваться команда до 5 человек. Минимальная цена платного персонального тарифа – 190 рублей, командного – 590 рублей в месяц. 

Trello

Сервис для работы с проектами в виде канбан-доски – хороший вариант для фрилансеров и небольших команд. У сервиса есть веб-версия, приложение для ПК и смартфонов. С Trello пользователи могут использовать календарь, обмениваться комментариями к задачам, прикреплять разные типы вложений и получать уведомления в Telegram. Бесплатная версия дает доступ к 10 доскам, не ограничивая количество задач в них. Платный тариф начинается с 5 долларов за участника в месяц. Для пользователей из России Trello доступен только с включенным VPN, также есть риск полной блокировки аккаунта. Если будете использовать сервис, обязательно сделайте резервную копию. 

Any.Do

Трекер задач для ежедневного планирования с простым и функциональным интерфейсом. Работает на любых устройствах: ПК, смартфонах, умных часах и колонках. Помогает структурировать день, отслеживать продуктивность, расставлять приоритеты и делегировать задачи. Программа поддерживает интеграцию WhatsApp, голосовой ввод, обмен любыми файлами и привязку задач к конкретному месту. Версией с ограниченным функционалом можно пользоваться бесплатно, а полный набор возможностей стоит 6 долларов в месяц. 

Таск-менеджер во многих случаях может заменить трекер времени. Вы по-прежнему сможете контролировать работу сотрудников, планировать нагрузку, фиксировать время на выполнение задач, отмечать начало и конец рабочего дня. Разница в степени контроля: таск-менеджер акцентирует внимание на результате, поэтому не следит, чем занимаются сотрудники в течение дня. Часто этого вполне достаточно, чтобы без лишнего давления наладить работу команды или повысить личную продуктивность. Такой подход эффективен для творческих профессий и управленческих должностей, где работа не связана с однотипными повторяющимися задачами. Таск-менеджер уступает трекеру времени, когда речь идет о контроле за рутинной работой с оплатой по часам или о работе онлайн-консультантов и служб поддержки. Здесь в качестве решения лучше выбирать тайм-трекер.