Цели и задачи

Бизнес тренеры на основе научных исследований утверждают, что успех приходит к тем, кто умеет планировать свою деятельность, правильно ставит задачи и чётко понимает свои цели. Данные термины активно используются в тайм-менеджменте и project-менеджменте. С утверждения целей, постановки задач начинается любой проект. Но, из-за похожести формулировок эти понятия часто путают между собой. Поэтому, приступая к работе над проектом, возникают ситуации когда сотрудники не всегда понимают, что от них требуется. Попробуем разобраться, чем отличается цель от задачи и как их правильно формулировать. Разберём тему и основные ошибки при формулировании целей и постановке задач.

Как формируются цели

Говоря о своих целях, люди таким образом имеют в виду конкретное событие или предмет. Например, с точки зрения молодого парня, целью может быть покупка машины или престижная работа в серьёзной компании. Конечный результат, достигнутый в результате совершения каких-то действий. В цели обычно трансформируются желания и мечты человека. Они могут иметь материальный или нематериальный характер. Изменяться со временем. Но, всегда останутся результатом работы. Ставя перед собой цель, мы задаём себе вопрос: «Чего я хочу?».

В проектном управлении цель – это видение конечного результата. Она определяется на этапе стратегического планирования. Может корректироваться в ходе реализации проекта. Регулируется функциями управления.

Что представляет собой задача

Задачи – это события на пути к достижению цели. Вопросы, которые нужно решить, чтобы продвинуться ближе к заветной мечте. Цели и задачи – похожие друг на друга по смыслу понятия. Но, если цель – это вершина, то задачи – это те самые ступени, которые нужно пройти, чтобы достигнуть нужного результата.

От чёткости и грамотности их формулировки зависит качество работы в команде. Крупные задачи делятся на подзадачи. Расставляются по порядку по степени сложности и приоритетности выполнения.

Возвращаясь к примеру с автомобилем, выясним какие задачи нужно выполнить, чтобы достигнуть этой цели. Если у молодого человека имеется в распоряжении нужная сумма, её нужно только снять со счёта, а потом рассчитаться за покупку. Если денег не хватает, то первой задачей на пути к достижению цели станет оформление кредита или мероприятия по заработку.

Задачи напрямую не дублируют цели. Формулируются в качестве утверждений. По значимости они бывают:

• Текущими (выполняющимися на регулярной основе).
• Ключевыми (требующими исполнения в первую очередь).
• Конечными (это вехи, этапы, обозначающие время, к которому нужно завершить определённые работы).

В менеджменте этим термином называют действия для получения запланированных результатов за ограниченное время. Задания, разбитые на отдельные шаги, превращаются в план. Совершая действия в рамках плана, исполнители шаг за шагом приближаются к поставленной цели.

Отличия целей от задач

Чтобы понять, в чем разница между целью и задачей, приведём простой пример из обычной жизни:

«Анна планирует переезд за границу. Она хочет получить там работу, жить в красивом городе у моря и обзавестись там семьёй. Её основная цель – комфортная жизнь у моря. Для этого ей необходимо собрать документы для переезда, организовать его, найти работу и подобрать жильё за границей. Постепенно выполняя поставленные задачи, Анна достигнет своей главной цели».

Задачи связывают между собой отдельные логические части проекта. Формируют своеобразную пошаговую инструкцию, алгоритм, рассказывающий, как быстро достичь нужного результата. Они связаны не только с целью, но и между собой. На практике можно использовать различные методы тайм-менеджмента, так работа станет качественнее и эффективней.

Правильно разделять цели и задачи, помогут следующие подсказки:

• Цель единична, а задач всегда несколько.
• Задачи помогают в достижении цели. Сама цель не влияет на их выполнение.
• Цель всегда имеет конкретную формулировку и содержание. Задачи – более объёмные по значению.
• Задания выполняются в определённой последовательности.

От правильности постановки задач зависит корректность составленного плана. То есть скорость и успешность движения к цели.

Правила постановки целей и задач

Успешное осуществление целей и задач требует их правильной формулировки. Они должны быть реальными, достижимыми, ориентированными во времени. Чтобы достичь цель нужно предвидеть её конечный результат.

В первую очередь разрабатываются стратегические, долгосрочные цели. Затем среднесрочные и краткосрочные. Появляется необходимость оказать воздействие на поставленные цели. Действия и решения, выполняемые для их достижения, не должны противоречить друг другу. После выполнения каждого этапа необходимо сверяться с составленным планом. Корректировать и изменять его при необходимости. Используя гибкие подходы к планированию, вы сможете двигаться быстрее и защитите себя и команду от «пробуксовок» при возникновении проблемных, непредвиденных ситуаций. Хорошим вариантом будет написать цель на бумаге или в телефоне, чтобы она всегда была у вас перед глазами

Сформулировав цель, нужно задуматься о ресурсах, необходимых для её выполнения. Такими ресурсами могут являться финансы, трудовые ресурсы, связи или другие средства. Они и будут первыми задачами на пути к достижению цели.

Задачи – это всегда конкретные действия. Поэтому в них не должно содержаться туманных формулировок. Чем они понятнее – тем легче их выполнение. Задачи надо формулировать простыми глаголами, например, “сделать”, “купить”, “подготовить” и т.д.

Масштабные, серьёзные цели лучше разбивать на отдельные части и выполнять поэтапно.

Ошибки, мешающие достижению целей

Делая первые шаги в бизнес-планировании, менеджеры совершают ряд ошибок, превращающихся в непреодолимые препятствия на пути к достижению целей. К ним относят:

• Отсутствие конкретики в формулировке. В данном случае, не стоит слишком обобщать. Целей вроде «Стать эффективнее», «работать лучше», нужно избегать. Они должны быть предельно конкретными, реальными, точными.
• Сложность исполнения. Огромное количество шагов, которые нужно сделать для достижения цели. Чтобы вывести предприятие в лидеры международного рынка, сначала необходимо развиться в масштабах города, района.
• Большое количество дублирующих задач. Вместо раскрытия цели, они просто повторяют её формулировку. Не дают конкретного алгоритма, в каком направлении двигаться. Из-за этого невозможно достигнуть нужного результата.
• Противоречие задач поставленной цели. Это приводит к неравномерному распределению ресурсов, торможению работы над проектом.

Чтобы избежать перечисленных ошибок, к процессу целеполагания стоит отнестись ответственно. Потратив достаточное количество времени на проработку отдельных пунктов плана, можно предусмотреть многие спорные моменты, которые могут помешать его успешному выполнению. В проектном менеджменте над достижением целей трудится целая команда. Поэтому у руководителя организации есть возможность грамотно распределить задания между подчинёнными, делегировав им часть своих обязанностей.

Некоторые задачи для экономии времени можно выполнять одновременно. Но, в обязательном порядке стоит соблюдать установленные для них сроки. Общий план разрабатывается с учётом возможных доработок при форс-мажорных обстоятельствах. Для контроля над данными процессами лучше использовать специальное программное обеспечение в виде CRM-системы или планировщика задач.

ЛидерТаск – эффективный инструмент управления целями и задачами

Таск-менеджер ЛидерТаск – функциональный инструмент для управления личными делами и компанией, объединяющий возможности планировщика, ежедневника и полноценной CRM-системы. Поможет навести порядок в задачах, выделить среди них самые важные и приоритетные. Напомнит о предстоящих событиях и не даст упустить из виду ни одно поручение.

Упростить работу с регулярными поручениями поможет опция повторяющихся задач. Вам не придётся тратить время на их ежедневную запись. Благодаря встроенному календарю вы сможете быстро переключаться между заданиями для эффективного планирования на день, неделю, месяц или другой период.

Приложение удобно для поручения заданий исполнителям. Оценить степень их исполнения можно при помощи статусов. Программа своевременно уведомит вас о новых задачах, сообщит, когда сотрудник приступит к выполнению вашего поручения.

Используя ЛидерТаск, можно создавать индивидуальные и совместные проекты, предоставляя коллегам доступы для контроля над процессом. Приложение подходит для всех цифровых платформ. Интегрируется с популярными сервисами и площадками. Эффективно функционирует в режиме оффлайн.

Заключение

Чтобы добиться успеха в бизнесе и жизни, нужно ставить перед собой правильные цели и задачи. Примеры многих известных компаний подтверждают этот факт. Для получения прибыли, эффективного развития компании важна конкретика. Иначе вам сложно будет определить, насколько правильно и рационально вы тратите свои силы и ресурсы.

Если до начала проекта вы не разобрались в различие ваших целей и задач, проанализируйте свои действия на текущем этапе. Задайте себе вопросы: какого результата вы хотите достигнуть и что нужно для этого сделать? Это и будут задачи, требующие поэтапного решения.

Не забывайте о том, что цель – это результат, ради которого организуется проект, это может быть конечный продукт, материальный объект или нематериальная форма. А задачи – это шаги, совершаемые для его получения. Цель всегда отвечает на вопрос: «Чего вы хотите?». Задача объясняет, что сделать, чтобы этого достичь.

Цели всегда более важны, чем задачи. При этом они могут быть более абстрактными и широкими. Задачи всегда ставятся на ближайшую перспективу. В результате достижения цели удовлетворяется сформированная потребность. Главное стремится выполнить каждую задачу, это приблизит вас к поставленной цели. Поэтому важно анализировать свои действия на каждом этапе. Вовремя вносить необходимые коррективы и исправлять ошибки.

Чтобы добиться желаемого, важно ставить перед собой и компанией достижимые, реальные цели. Разделять их на меньшие по масштабу задачи, добавляя как можно больше описываемой конкретики. Для анализа и изучения задач в рамках глобальной цели, у них должны быть измеримые показатели. Например, в качестве цели рекламной кампании можно выбрать увеличение охвата целевой аудитории до 60%. Или информирование потребителей о продукции марки в целом.

Достижению целей поможет составление чёткого плана действий. Тогда каждый исполнитель сможет выполнить свою часть работы оперативно и качественно. Грамотное планирование сэкономит силы и время. Позволит достичь результата с минимальными потерями.