Как сформулировать задачу, чтобы она была выполнена

Вы когда-нибудь сталкивались с ситуацией, когда поставленная задача была выполнена совсем не так, как ожидали? Или, возможно, тратите слишком много времени на то, чтобы понять, что именно от вас хотят?

Проблема нечетких формулировок гораздо глубже, чем просто недопонимание. Когда задания сформулированы неясно, это приводит к потере времени, снижению мотивации, утрате контроля над работой.

Как же решить эту проблему? Ответ прост: нужно научиться правильно формулировать задачи. И в этом помогает ЛидерТаск — инструмент, который позволит структурировать дела, сделать их четкими и измеримыми.

Основные принципы формулировки задач (метод SMART)

Метод SMART представляет собой эффективный подход к постановке заданий, который помогает сделать их более четкими и достижимыми. SMART — это аббревиатура, которая расшифровывается как:

Specific (Конкретная): задание должно быть четко сформулировано, без размытых формулировок. Например, вместо «Улучшить продажи» лучше сказать «Увеличить продажи на 15% в следующем квартале».

Measurable (Измеримая): необходимо установить критерии, по которым можно оценить выполнение дел. Например, «Провести 10 встреч с клиентами в течение месяца».

Achievable (Достижимая): задание должно быть реалистичным и выполнимым с учетом имеющихся ресурсов и времени. Например, «Завершить проект в течение 3 недель» — это достижимая цель, если команда имеет необходимые ресурсы.

Relevant (Актуальная): задание должно быть значимым и соответствовать общим целям компании. Например, «Разработать маркетинговую стратегию для нового продукта» — это актуальная задача, если компания планирует запуск нового продукта.

Time-bound (Ограниченная по времени): у каждого задания должен быть четкий срок выполнения. Например, «Подготовить отчет к 30 ноября».

Ключевые элементы четкой постановки задачи

Для того чтобы задание было понятным и выполнимым, важно учитывать следующие элементы:

1. Цель. Четкое понимание конечного результата, который необходимо достичь. Цель должна быть конкретной и значимой.
2. Критерии успеха. Определение, как будет измеряться успешное выполнение задачи. Это может быть числовой показатель, процент выполнения или другой измеримый результат.
3. Ресурсы. Учет всех доступных ресурсов и инструментов, необходимых для выполнения задания.
4. Ответственность. Назначение ответственного лица или команды за выполнение дел. Четкое определение ролей помогает избежать недопонимания и дублирования усилий.
5. Сроки. Установление конкретных временных рамок для выполнения заданий. Без четких сроков работа может растягиваться во времени и терять приоритет.

Типичные ошибки при формулировке задач

• Размытые формулировки: например, «Улучшить работу команды» — такая подача неясна и не содержит конкретных действий.
• Отсутствие измеримости: «Сделать проект лучше» — неясно, как будет оцениваться «лучше».
• Нереалистичные сроки: «Завершить проект за один день» — это может быть невозможно.
• Неактуальные задачи: «Провести тренинг по старым методам» — если компания уже перешла на новые технологии, такое задание не имеет смысла.
• Отсутствие сроков: «Написать отчет» — без указания срока выполнения дело не имеет четкой структуры.

Давайте закрепим полученные знания на основе трех простых примеров:

Неправильно	Правильно
Улучшить сайт	Увеличить скорость загрузки сайта на 20% к 15 декабря
Сделать отчет	Подготовить финансовый отчет за третий квартал к 30 ноября
Провести встречу	Провести встречу с командой для обсуждения нового проекта 5 декабря в 10:00

Хотите научиться формулировать задачи так же четко? Попробуйте ЛидерТаск бесплатно и оцените, насколько проще станет управление вашими проектами.

Приложение предлагает ряд функций, которые упрощают процесс формулировки заданий:

1. Шаблоны. Можете создавать и использовать готовые шаблоны для типовых дел, что экономит время на формулировку.
2. Настройка сроков и напоминаний. Установите четкие временные рамки для выполнения заданий и получайте напоминания о приближающихся дедлайнах.
3. Добавление подзадач и чек-листов. ЛидерТаск позволяет разбивать крупные дела на подзадачи и создавать чек-листы для детальной проработки.
4. Отслеживание статуса дел. Можете легко отслеживать прогресс выполнения заданий и вносить изменения в реальном времени.
5. Командная работа. ЛидерТаск позволяет делегировать задачи и отслеживать их выполнение, что помогает улучшить коммуникацию в команде.

Используя метод SMART и возможности ЛидерТаск, можно значительно повысить эффективность своей работы и работы команды.

Как создать и сформулировать задачу в ЛидерТаск: пошаговая инструкция

Чтобы правильно формулировать задачи в приложении ЛидерТаск, следуйте этим простым шагам:

1. Создайте новое задание, используя поле «Добавить задачу». Дайте ей четкое и конкретное название, отвечающее на вопросы «Что?» и «Для чего?». Например, «Подготовить презентацию для встречи с инвесторами».

2. Укажите срок выполнения задания. Установите реалистичные сроки, ориентируясь на объем работы и загруженность. Это можно сделать кликнув по задаче правой кнопкой мыши. Можете также настроить напоминания о приближающемся дедлайне.

3. Добавьте описание заданию, где подробно изложите, что нужно сделать, какие шаги предпринять и какой результат ожидается. Используйте метод SMART для формулировки: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность, ограниченность по времени.

4. Прикрепите необходимые файлы, ссылки или документы, чтобы вся нужная информация была под рукой.

5. Назначьте ответственного за выполнение задания — себя или другого сотрудника.

6. При необходимости разбейте задание на подзадачи с помощью действия «Добавить подзадачу». Это поможет детализировать работу и контролировать промежуточные этапы.

Или используйте чек-листы внутри задачи и подзадач. Это тоже поможет разделить работу на мелкие шаги.

7. Используйте готовые шаблоны для типовых заданий, чтобы сэкономить время на формулировку. Шаблоны содержат стандартную информацию и подзадачи, а вы корректируете только сроки и добавляете детали, соответствующие теме нового задания. 

Для этого создаете шаблон для часто повторяющейся задачи, добавляете в нее чек-лист со стандартными действиями.

Если задание имеет цикличный характер, устанавливаете повтор.

Если нет, то просто копируйте ее и переносите на нужную дату.

8. Отслеживайте статус по мере выполнения задания. Можете изменять статус:

Добавляйте комментарии и общайтесь с исполнителем.

9. По завершении отметьте задание как выполненное. Оно переместится в отдельную папку. Можете в любое время просмотреть список выполненных задач.

Следуя этим простым шагам и используя возможности таск-менеджера, сможете четко формулировать задания, повышать эффективность работы и достигать поставленных целей быстрее. 

Готовы применить эти принципы на практике? Зарегистрируйтесь в ЛидерТаск прямо сейчас и создайте свою первую правильно сформулированную задачу.

Итоги статьи

Благодаря четкой структуре и функционалу ЛидерТаск, можете легко создавать, настраивать и отслеживать задания. Это позволяет избежать распространенных ошибок, связанных с неясными формулировками. Приложение также помогает применять метод SMART, обеспечивая конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и ограниченность по времени в каждой задаче.

Преимущества ЛидерТаск включают возможность использования шаблонов для типовых дел, настройку напоминаний и сроков, а также добавление подзадач и чек-листов для более детальной проработки. Эти функции не только экономят время, но и способствуют повышению эффективности команды, позволяя каждому участнику четко понимать свои обязанности и сроки.
Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Начните использовать ЛидерТаск для эффективной постановки и выполнения задач уже сейчас.