В реестре отечественного ПО
Чтобы много успевать за день, нужно уметь управлять отведенными 24 часами. Это касается и рабочего и личного пространства, и сегодня попробуем продвинуться в этом вопросе хоть немного вперед. Учимся выстраивать систему управления рабочим временем.
Наверняка, вы хотя бы раз задавали себе следующие вопросы:
Ответы на эти вопросы лежат на поверхности, но постараемся ответить на них кратко и емко — все дело в планировании. Именно с этого начинается управление собственным временем.
Как и любое понятие в этом мире, планирование имеет под собой основную базу. Как грамотно и, что немаловажно, КОГДА уделять время планированию?
Если поручение не будет исполнено к сроку, то на следующий день оно появится в вашем списке дел, и вы сможете спросить у исполнителя, в чем причина задержки. Спросить вы также можете во встроенном чате, что появляется у каждой задачи после ее создания.
Утром и вечером по 5 минут будет вполне достаточно, чтобы определить приоритеты на сегодня и завтра соответственно. Составьте список задач, расписав каждое дело по длительности, указав точное время начала и конца, чтобы уложиться в этот промежуток времени.
Очень важно оставлять лишние 15-20 минут на решение каждой из задач. Если вы боитесь, что это собьет ваш график, вы заблуждаетесь. Вы не сможете точно определить длительность решения одной из задач и затратите на нее больше времени, а благодаря “запасливости” управление личным временем обретет свое воплощение.
При планировании мы рекомендуем использовать одну из мировых техник тайм менеджмента. Например, в случае управления временем на предприятии можно использовать такую технику, как Диаграмма Гантта: все работы по проектам отображены на едином графике, а значит вы всегда можете проконтролировать не только свои дела, но и выстроить управление временем сотрудников. Кстати, о последнем.
В обязанности любого хорошего руководителя входит помощь своим подчиненным в планировании и правильном распределении задач по приоритетам. Это очень сложный вопрос, но постараемся в нем разобраться.
Управление временем персонала не заключается в составлении списков дел за своих сотрудников! Это очень важно. Руководитель — это ментор или коуч, который только направляет и задает конечную цель. Сами же пути решения проблем сотрудник должен определить сам, иначе в вашей команде окажутся не профессионалы, а, простите, слюнтяи.
Чтобы грамотно сочетать управление временем руководителя и подчиненных, выделяйте каждый день 1 час или полтора на встречи и общение с подчиненными. Все остальное время работайте над своими делами. Для сотрудников будет интересным опыт использования такой техники, как Pomodoro.
То, что работать нужно 24 часа в сутки — большое заблуждение. Тому доказательством является одна из интереснейших техник управления временем — Pomodoro.
Ее суть заключается в чередовании периодов 25 и 5 минут. 25 отведены на беспрерывную работу, а 5 — на релакс. После 4 таких чередований наступает длительный период в 10-15 минут. Предлагаю посмотреть видео о том, как работать с этой техникой:
Как видите, тайм менеджмент очень важен не только для работы, но и для отдыха. Управление свободным временем играет ключевую роль в самообразовании и реализации ваших потенциалов. Потратьте это время на хобби, чтение, просмотр интересных фильмов — вашему мозгу нужно отдохнуть, чтобы затем вновь взяться за работу.
Если вы решите внедрять тайм менеджмент в свою жизнь, то вы должны знать — это трудно. Но результат вас удивит! Вот пара лайфхаков от нас самих по этому вопросу:
Планируйте и выполняйте самую сложную задачу утром. Ни в коем случае не откладывайте ее на потом! Это избавит вас от ощущения, что что-то висит над душой и позволит сосредоточиться на других задачах. Забудьте про жалость. Никогда не произносите слова “Ой, я так устал”. Все устали, и никто не хочет выслушивать это нытье — лучше действуйте наоборот. Веселите всех вокруг, заставляйте улыбаться, но оставайтесь профессионалом. Работайте в паре с хорошим инструментом по управлению временем. Желательно, чтобы это была программа, где вы сможете записывать все свои дела, идеи и планировать на будущее: недели и месяцы вперед. А еще важно, чтобы вы могли применять техники тайм менеджмента при работе с вашим списком дел.
Такой вариант — ЛидерТаск. Каждая из мировых техник тайм менеджмента получила свое воплощение в виде дополнительных элементов сервиса. Распланируйте свои дни на неделе, разбейте задачи на более мелкие шаги и работайте со списком дел по выбранной методике.