В реестре отечественного ПО
Бюджет проекта — это фундамент, от которого зависит успешная реализация проекта. Бюджетирование позволяет контролировать расходы и грамотно распределять средства, чтобы все шло по намеченному плану.
В статье расскажем, из чего складывается бюджет проекта и как правильно его разработать, чтобы проект шел гладко и без неожиданных финансовых проблем.
Бюджет проекта — это финансовый документ, который помогает понять, сколько денег нужно для реализации проекта и на какие статьи расходов они будут потрачены. Его составляют и согласовывают до начала работ. Изменить бюджет после его утверждения можно только в случае изменения проекта. Например, если увеличиваются сроки работ или добавляются новые задачи.
Рассмотрим пример с открытием магазина. Для этого нужно арендовать или купить помещение, закупить оборудование для торгового зала, закупить товар, нанять продавцов. Далее следует посчитать, какие затраты предстоят на каждом этапе, и суммировать их, чтобы узнать финальную сумму расходов.
Бюджет может быть фиксированным, гибким и комбинированным.
Фиксированный. В таком бюджете все расходы четко прописаны, и нельзя потратить больше запланированного. Это характерно для бюджетных учреждений. Пример: больница закупает расходные материалы и не может потратить больше, чем ей выделили из государственного бюджета.
Гибкий. Если в ходе работы выясняется, что требуются дополнительные затраты, то можно легко скорректировать расчеты. Такой вид бюджета используется, когда сложно точно просчитать все расходы в самом начале, например, когда разрабатывают новое ПО.
Комбинированный. Есть постоянная часть бюджета, которую нельзя менять, например, зарплаты сотрудников. И есть переменная часть, которую можно пересматривать, например, расходы на материалы. Такой бюджет может использоваться в строительстве, маркетинге или IT.
Для чего нужно составлять бюджет проекта:
Таким образом, бюджет проекта — это не просто смета расходов, а важный инструмент для управления финансами, чтобы пройти проект от начала до конца без денежных сюрпризов.
Разработкой бюджета проекта занимается менеджер проекта, который руководит реализацией проекта от идеи до конечного результата. Если такого специалиста в команде нет, то составить бюджет может либо финансист–экономист, либо директор компании.
При планировании и формировании бюджета нужно учитывать 3 группы трат: прямые расходы, косвенные расходы и резерв на непредвиденные затраты. Рассмотрим основные элементы структуры бюджета проекта.
Прямые, или операционные, расходы. Это затраты, которые непосредственно связаны с выполнением проекта:
Косвенные расходы. Они состоят из:
Резерв на незапланированные расходы. Каждый проект связан с рисками, когда что-то может пойти не по плану, и появятся дополнительные расходы. Например, подорожают материалы или придется переделывать работы за недобросовестными подрядчиками. На такие случаи предусматривают финансовую подушку безопасности — резервную сумму денег, которой можно покрыть такие незапланированные расходы.
При необходимости в бюджет можно включать дополнительные статьи:
Существует несколько методов для формирования бюджета проекта. Каждый из них имеет свои особенности и преимущества. При планировании может использоваться одновременно несколько методов. Вот базовые из них, которые чаще всего применяются на практике.
1. Метод «снизу вверх»
Составление бюджета начинается с определения всех задач, которые нужно сделать, и расчета их стоимости. Далее все затраты суммируются, чтобы получить общий бюджет проекта. Этот метод очень точный, но может занять много времени.
Представим, что мы хотим открыть кофейню. Для этого нужно найти помещение, купить кофемашину, холодильник и мебель, закупить кофейные зерна и молоко, сделать рекламу. Получаем такой расчет:
Аренда помещения (на 3 месяца) — 100 000 рублей
Кофемашина — 50 000 рублей
Холодильник — 30 000 рублей
Мебель — 70 000 рублей
Кофе, молоко (на 1 месяц) — 30 000 рублей
Реклама (на 1 месяц) — 10 000 рублей
Итого: 290 000 рублей
2. Метод «сверху вниз»
Это способ, противоположный методу «снизу вверх». В этом случае выделяется общий лимит бюджета, а затем эти деньги распределяются по статьям расходов. Этот способ расчетов может быть грубым и неточным, но, если нужно быстро оценить стоимость проекта, его можно использовать.
Например, мы получили кредит на открытие кофейни — 300 000 рублей. Далее начинаем распределять, сколько и на что мы можем потратить. Получается такая смета:
Аренда помещения (на 3 месяца) — 150 000 рублей
Кофемашина — 50 000 рублей
Холодильник — 20 000 рублей
Мебель — 50 000 рублей
Кофе, молоко (на 1 месяц) — 25 000 рублей
Реклама (на 1 месяц) — 5 000 рублей
3. Метод аналогии или сравнительный метод
Если у компании в портфеле есть аналогичные успешно реализованные проекты, то она может опираться на их бюджет, чтобы предположить, сколько потребуется средств для реализации нового проекта. Этот способ простой и быстрый, основан на реальном опыте компании, но подходит только для типовых проектов.
Например, если у компании сеть кофеен по городу, то нет смысла при открытии новой точки рассчитывать все с нуля. Можно взять финансовый план прошлого кафе и актуализировать его в соответствии с ситуацией на рынке.
4. Метод экспертных оценок
При этом методе эксперты, например, руководители или консультанты, дают свои прогнозы относительно затрат для выполнения проекта. Эти прогнозы могут быть собраны в виде интервью, опросов или экспертных заключений. Этот способ может быть достаточно точным, если эксперт компетентен в своей сфере и имеет достаточный опыт.
Если предприниматель хочет открыть кофейню, но у него нет никакого опыта в этом бизнесе, он может проконсультироваться с владельцем сети кофеен. Он подскажет, какой бюджет нужен для открытия заведения.
Составление бюджета называется бюджетированием проекта. Планирование бюджета помогает понять, сколько ресурсов нужно для выполнения всех задач. Давайте рассмотрим, как шаг за шагом составляется бюджет, на примере открытия интернет-магазина.
Составление бюджета проекта должно начинаться с понимания, какие цели преследует проект. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми. Для правильной формулировки можно воспользоваться системой SMART.
Проект: создание интернет-магазина
Цель: разработать и запустить сайт с каталогом товаров и корзиной покупок через 6 месяцев.
Следующий шаг: определить, какие у проекта потребности, то есть какие ресурсы нужны для достижения целей. К ресурсам относятся материалы, оборудование, сотрудники. При этом рекомендуется детализировать потребности, чтобы максимально точно рассчитать расходы. То есть нужно не просто указать, что нужен персонал, а конкретно сколько человек требуется, сколько времени займет каждый этап работ, какие технологии нужны.
Потребности:
Теперь нужно понять, на что именно будут тратиться деньги. Для интернет-магазина статьи расходов могут быть такие:
Затем нужно классифицировать расходы. Для этого разбиваем все статьи расходов на основные категории:
Это поможет ничего не забыть и заранее предусмотреть важные затраты.
Теперь, когда есть список расходов, нужно определить точную сумму, которая потребуется на каждую статью. Это можно сделать, разбив все траты на количество единиц и стоимость одной единицы.
Как правильно произвести расчет бюджета проекта:
Пример расчета бюджета для интернет-магазина:
Если проект долгосрочный, то в ходе реализации могут произойти разные непредвиденные ситуации, которые повлекут дополнительные расходы. Например, могут подорожать товары или придется сменить подрядчика. На этот случай нужно заложить в бюджет резервный фонд, из которого можно покрывать такие расходы. Как правило, это 10–20% от общего бюджета.
Пример:
Дополнительные 20% от 375 000 рублей — 75 000 рублей
Общий бюджет: 450 000 рублей
Далее нужно обсудить получившийся документ с теми, кто контролирует проект. Это может быть директор компании или сторонний заказчик. При необходимости можно внести корректировки. На этапе формирования бюджета это сделать проще, чем в разгар работы.
После утверждения бюджета нужно регулярно отслеживать его исполнение. Для этого следует регулярно проверять соответствие фактических расходов плану проекта и устранять расхождения, если они появляются.
Например, если на маркетинг было запланировано 90 000 рублей, но фактически потратили 100 000 рублей, можно пересмотреть другие статьи бюджета и уменьшить их.
Для управления бюджетом проекта есть несколько правил и принципов:
Самый простой способ ведения бюджета проекта. Ее можно сделать в Excel, Google Sheets или Яндекс Таблицах. Таблицы легко адаптировать под свои нужды, здесь можно автоматизировать расчеты с помощью формул.
Как использовать:
Этот инструмент доступен в таск-менеджерах, например, в ЛидерТаске. Если проект небольшой, то на канбан-доске будет удобнее показать расходы. Для каждой статьи расходов можно создать отдельную карточку.
В карточках можно указать сумму, оставлять заметки и комментарии, добавлять чек-листы. Можно назначать ответственных за каждую категорию трат. Кроме того, с помощью доски можно составить черновик крупного проекта.
Как использовать:
Бюджет проекта — это документ, в котором указаны все расходы на проект. Он нужен, чтобы заранее узнать, сколько денег нужно для выполнения задач и достижения цели. Также бюджет помогает оценить, насколько проект выгоден, и улучшить работу в будущем.
За составление бюджета может отвечать руководитель проекта, финансист или глава компании. Ответственный за бюджет отслеживает стоимость работ, чтобы все расходы оставались в рамках проекта.
В бюджет закладываются расходы, напрямую связанные с проектом, и сопутствующие расходы, которые поддерживают его выполнение.
В бюджет проекта нужно заложить резерв на случай непредвиденных ситуаций. В некоторых случаях могут появиться дополнительные расходы.
Существует несколько способов составления бюджета:
Чтобы рассчитать бюджет проекта, нужно:
Для удобства ведения бюджета можно использовать таблицу или канбан-доску в таск-менеджере (если проект небольшой и важна наглядность).
Чтобы эффективно управлять бюджетом, важно регулярно обновлять данные, отслеживать перерасход и оптимизировать расходы.
17 февр. 2025 г.
