Что такое PMBoK и как применять его в управлении проектами

PMBoK — незаменимый инструмент для каждого проджект-менеджера. Эта книга помогает понять и структурировать основные принципы управления проектами и эффективнее организовать работу компании на разных этапах. Однако сходу разобраться в объёмной книге и понять, как применять знания оттуда, может быть непросто.

В этой статье рассказываем, что такое PMBoK, когда и почему появился этот документ. Дадим краткий обзор актуального седьмого издания книги: в чём суть представленных там 12 принципов и 8 доменов исполнения проектов и какие задачи можно решать с их помощью.

Что такое PMBoK

PMBoK — это энциклопедия проджект-менеджмента, где собраны управленческие методологии, принципы и стандарты. Само слово «PMBoK» — сокращение от «Project Management Body of Knowledge», что в переводе означает «свод знаний по управлению проектами».

За полноту и глубину сведений PMBoK часто именуют «библией проджект-менеджмента». Появление этой книги связано с развитием управления проектами в отдельную дисциплину — это произошло в 1950-х годах. А начиная с 1960-х стали появляться организации, целенаправленно изучающие проджект-менеджмент.

В США подобная организация была основана в 1969 году и получила название Project Management Institute, или PMI. Именно американский институт в 1996 году издал PMBoK. К этому моменту было ясно, что накопившиеся знания по управлению проектами надо как-то систематизировать. И появление глобальной управленческой энциклопедии стало необходимостью.

После 1996 года PMBoK переиздавался ещё шесть раз. В первых изданиях ведущей системой управления была Waterfall. Согласно этой методологии, задачи проекта выполняются последовательно, по заранее установленному плану. Но постепенно PMBoK отошёл от строгой системы, и сейчас энциклопедия включает разные методики, в том числе основанные на Agile — гибкой системе управления проектами.

Читайте также:
Agile-манифест: революционный подход к разработке

В 2021 году вышло седьмое издание книги — именно оно актуально на данный момент. От предыдущего 6-го издания редакция 2021-го года сильно отличается. До этого в управлении выделялось 49 процессов, которые применялись к 10 областям знаний.

В версии 2021 года вводится новая классификация: вместо 49 процессов выделены 12 принципов управления проектами, которые универсальны и могут применяться с любой методологией.

Также значительная часть книги посвящена подробному описанию 8 доменов. Этим термином обозначены области реализации проектов, к которым могут быть применены названные выше 12 принципов. В отдельных разделах есть рекомендации по адаптации приведённых методов управления под конкретные задачи и советы по выстраиванию ценностей проекта и компании.

В конце книги также есть раздел, в котором представлены готовые модели, схемы и таблицы для работы.

12 принципов управления проектами

Ответственное управление (Stewardship). Важно ответственно относиться к проекту. Это значит проявлять порядочность, заботу и внимательность ко всем процессам, исполнителям, заказчику и результату. А также необходимо следовать внутренним и внешним указаниям. 

Что это значит? Внутренние указания — это то, что касается самого проекта: сколько денег из бюджета закладывать, какие сроки и что получится в результате. Но руководителю важно уметь мыслить шире и учитывать также внешние указания: влияние проекта на природу, социальную среду, технику.

Команда (Team). Принцип «Команда» подразумевает создание среды, которая способствует сотрудничеству между людьми, работающими над проектом. Когда каждый член команды чётко знает свои обязанности и зону ответственности, работа идёт быстрее и проще достигнуть желаемого результата. Важно, чтобы задачи были распределены не только устно, но и прописаны перед началом работы в соответствующих регламентах.

Читайте также:
Как повысить продуктивность командной работы: принципы и практические советы

Заинтересованные стороны (Stakeholders). Принцип предполагает эффективное вовлечение заинтересованных сторон, благодаря которому уменьшается негативное воздействие на проект и увеличивается позитивное. Нужно видеть стейкхолдеров, то есть людей, на которых так или иначе влияет проект, и уметь ими управлять. Стейкхолдеры, которые получат выгоду в результате проекта, должны видеть его ценность для себя и оказывать поддержку, а негативно настроенные стороны — по возможности, занять нейтральную позицию. 

Ценность (Value). Ценность является главным показателем успеха проекта. Важно, чтобы реализация проекта имела ценность для бизнеса, которую можно измерить количественно или качественно. Ценность может быть достигнута как на протяжении работы над проектом, так и в конце или после выполнения проекта. 

Системное мышление (Holistic thinking). Это умение видеть целостную картину, что происходит с проектом и вокруг него, понимать взаимосвязь между отдельными частями работы и принимать комплексные решения. Имея полное представление о проекте, проще увидеть, в какой именно области есть недочёты, которые тормозят работу, и что надо исправить, чтобы сделать процессы более эффективными.

Лидерство (Leadership). Важно быть не просто управляющим, а лидером, который способен вдохновить и повести людей за собой. Также этот принцип говорит о необходимости дать проявить свои лидерские качества остальным участникам проекта. Лидерство не даёт дополнительных полномочий.

Читайте также:
Что такое лидерство: разбираемся, как стать лидером

Адаптация (Tailoring). Принцип адаптации предполагает выбор такого подхода к разработке и таких методов управления, которые подойдут конкретно этому проекту в его обстоятельствах. Каждый проект уникален. Выбирая нужные инструменты менеджмента и адаптируя проект к его контексту, можно достигнуть наилучшего результата, при этом ускорить процесс и максимизировать ценность. 

Адаптация — это не разовое действие. Её необходимо проводить на протяжении всей работы над проектом, так как обстоятельства в процессе могут меняться. 

Качество (Quality). Под качеством подразумевается удовлетворение ожидания заинтересованных сторон и максимизация эффективности процессов проекта. Соблюдая принципы качества, команда создает результат, соответствующий целям и требованиям стейкхолдеров.

Умение работать в сложных условиях (Complexity). Этот принцип говорит о необходимости видеть сложность организации проекта и работать в этих условиях. Любой проект — комплексная система со множеством факторов, которые нужно учитывать: коммуникация между людьми, технические нововведения, большое количество составных частей. 

Когда команда выявляет элементы, представляющие сложность, то получает возможность найти методы, которые помогут снизить её объём и воздействие.

Возможности и угрозы (Opportunities and threats). Принцип «угроз и возможностей» подразумевает управление рисками. Риски могут быть отрицательными (это угрозы) и положительными (это возможности). Выявление угроз помогает уменьшить влияние или полностью избежать потенциальной опасности для проекта, а поиск возможностей — найти новые инструменты для достижения лучшего и скорейшего результата.

Адаптивность и устойчивость (Adaptability & Resilience). Под адаптивностью подразумевается способность реагировать на меняющиеся условия. Под устойчивостью — умение быстро восстанавливаться после неудач. Если работа проекта организована с соблюдением принципов адаптивности и устойчивости, никакие сложности и изменения обстоятельств не помешают успешно продвигаться вперёд к желаемому результату. 

Управление изменениями (Change management). Под управлением изменениями подразумевается ответственность управляющего за проведение изменений и вовлечённость в них затронутых лиц. Необходимо донести важность проведения изменений до всех, кого они касаются, а также вводить новшества постепенно, иначе можно столкнуться с усталостью и сопротивлением. При эффективном управлении изменениями нововведения принимаются быстро, поддерживаются участниками и не тормозят процесс.

Читайте также:
Обзор 10 популярных планировщиков задач для персональной и командной работы

8 доменов исполнения проекта

Некоторые домены называются так же, как и принципы. Но важно помнить, что принципы — это универсальные инструменты, а домены — это те области работы над проектом, к которым применяются эти 12 принципов. 

Домены охватывают все области работы над проектом и складываются в единую систему, так что, имея представление о том, какие домены существуют и какие процессы с ними связаны, вы успешно реализуете проект и придёте к запланированным конечным результатам.

Заинтересованные стороны (Stakeholders)

Этот домен предполагает работу с заинтересованными сторонами. Задачи, которые решает домен — согласованность и вовлеченность всех заинтересованных сторон. 

К нему относятся следующие процессы: 

• анализ заинтересованных сторон — с помощью анализа выявляем, чьи интересы необходимо учесть во время проекта. 
• вовлечение заинтересованных сторон — осуществляем в начале или до начала проекта и продолжаем на всём его протяжении. Выявляем заинтересованные стороны, их эмоции, ценности, убеждения. Те, кто получат выгоду в результате реализации проекта, должны быть удовлетворены. А те стороны, которым проект невыгоден, не должны мешать его реализации.

Команда (Team)

Домен относится к людям, работающим над проектом. Его задачи — создание из группы разных людей сплочённой и высокоактивной команды.

К домену «Команда» относят следующие процессы:

• формирование командной культуры — у каждой команды она должна быть своя.
• формирование видения проекта — участники должны понимать, в чём цель проекта.
• вовлечение участников в процесс принятия решений.

Жизненный цикл проекта (Lifecycle)

Домен относится ко всему, что связано с жизненным циклом проекта и подходом к его разработке. Его главная задача — оптимизация конечного результата. Процессы:

• определение метода, который будем использовать для создания и управления проектом.
• каденции поставок — то есть сроки и частота поставляемых результатов проекта. 
• определение жизненного цикла проекта и фаз, из которых он будет состоять.

Планирование (Planning)

Планирование необходимо не только перед началом работы над проектом. Важно проводить его регулярно. Как часто и в какие сроки — зависит от конкретного проекта. 

Процессы этого домена: 

• понимание бизнес-кейса;
• оценка длительности и необходимых ресурсов для его выполнения;
• расчёт бюджета;
• составление расписания выполнения проекта.

Проектная работа (Project work) 

Главная задача — реализовать ожидаемые поставляемые и конечные результаты. Процессы:

• поддержание внимания команды проекта;
• распределение ресурсов и усилий команды;
• обучение на протяжении проекта.

Поставка (Delivery) 

Главная задача домена — чтобы результат проекта соответствовал ожиданиям и представлял ценность для заинтересованных сторон.

Процессы:

• выяснение требований;
• определение содержания проекта для удовлетворения этих требований;
• качественное исполнение;
• результаты проекта, которые удовлетворяют заинтересованные стороны.

Измерение (Measurement) 

Этот домен определяет результативность проекта. Его задача — показ конкретных результатов, выраженных в метрике и других единицах.

Процессы:

• Сбор измерений;
• Предоставление информации об измерениях.

Неопределенность (Uncertainty) 

Это область, определяющая риски проекта: угрозы и возможности. Задачи связаны с выявлением и оценкой рисков.

Процессы:

• Сбор информации, который помогает снизить неопределённость.
• Подготовка к нескольких исходам и поиск альтернативных решений на этот случай.

Плюсы и минусы PMBoK

PMBoK — глобальная энциклопедия с разветвлённой структурой. В этом есть свои плюсы и минусы.

Плюсы: 

• Это огромный свод информации: он помогает систематизировать знания по проектному управлению, познакомиться с разными стандартами, принятыми в международном сообществе. Изучив эту информацию, вы будете говорить на одном профессиональном языке с проджектами со всего мира.
• Даёт универсальные инструменты, которые помогают эффективно организовать работу над проектом и распределить обязанности.

Минусы:

• В то же время PMBoK — не готовое руководство для работы. Это теоретическая книга, которую сложно сразу применить к реальному проекту. В ней надо разбираться и периодически возвращаться к ней, чтобы усвоить информацию и понять, как её применять на практике.
• Нельзя использовать только PMBoK — важно изучать также методологии и системы планирования, например, SCRUM и Kanban, о которых мы писали здесь. 

Читайте также:
Agile, Scrum, Kanban: различия и суть методологий

Заключение

Теперь вы знаете, что такое PMBoK и как с ним работать. Принципы и домены, изложенные в 7-м издании, актуальны в современном проектном управлении и помогают систематизировать знания стандартов менеджмента. Но главное не забывать, что это не готовая методология, и обращаться также к другим ресурсам.