Что такое дедлайн?

Любому фрилансеру, проектному менеджеру хорошо знакомо выражение дедлайн, обозначающее крайний срок, к которому должна быть выполнена задача. В дословном переводе с английского «deadline» звучит как «линия смерти». К счастью, в современной терминологии оно не означает, что вас ожидает немедленное физическое уничтожение за срыв сроков проекта или заказа. Но, когда-то нарушенный крайний срок действительно пресекался самым жестким образом. Попробуем разобраться что значит выражение, для чего нужны дедлайны и как его применяют в различных сферах жизни и бизнеса.

История происхождения термина

Термин «deadline» был придуман в 1860 году в Соединённых Штатах Америки, во время гражданской войны. Так обозначали некое защитное ограждение, ограничивавшее территорию вокруг тюрьмы. «Смертельную линию» устанавливали на расстоянии примерно 6 метров от забора. Любое приближение заключённого к линии, вплоть до касания кончиком пальца или ступнёй, грозило мгновенным расстрелом.

В 20 веке понятие «deadline» из тюремного лексикона «перекочевало» в печатную индустрию. Этим термином газетчики обозначали конкретную дату сдачи подготовленного издания в печать. Сегодня этот термин применяется в профессиональной этике и обычной жизни гораздо чаще, его можно услышать в лексиконе специалистов разных сфер: у программистов, фрилансеров, дизайнеров, менеджеров, студентов, копирайтеров, маркетологов, спортсменов.

Выражение deadline относится к ключевым понятиям планирования и тайм-менеджмента. Помогает любые абстрактные планы сделать конкретными и измеримыми. Учит, как распоряжаться своим временем правильно и рационально, чтобы достичь лучших результатов.

Для чего необходимы дедлайны

Дедлайн что это значит простыми словами? Дедлайн – это предельная точка времени, к которой нужно полностью завершить поставленную задачу. Срок может быть максимально точным, вплоть до указания часов и минут. Например, работающие на бирже копирайтеры, сдают заказы к чётко установленному сроку. Несоблюдение дедлайнов приводит к неприятным последствиям. Не вовремя сданный заказ несет вред продажам и грозит снижением репутации на рынке. Задержка подачи налоговой декларации чревата штрафными санкциями. То есть последствия от несоблюдения крайних сроков могут быть исключительно репутационными, либо достаточно серьёзными.

У некоторых людей слово дедлайн вызывает негативные эмоции из-за навязчивых мыслей о возможных проблемах, которые неизбежно возникнут при срыве сроков. Это приводит к стрессу, эмоциональному напряжению. Так зачем усложнять себе жизнь добровольно и изматывать себя искусственно установленными ограничениями?

На самом деле, используя дедлайны, можно получить немало полезных преимуществ. Благодаря этому инструменту планирования вы сможете:

• Своевременно достигать поставленных целей. Определив, сколько времени есть в запасе, у вас не возникнет желания откладывать ключевые задания «на потом». Двигаясь от этапа к этапу небольшими шажками, вы заметите, насколько ближе стали к главной цели.
• Улучшить личную и командную производительность, концентрироваться на главном. В компаниях, устанавливающих для сотрудников конкретные сроки, улучшается производительность. Наличие крайнего срока не даёт исполнителю погрязнуть в прокрастинации, является прекрасным стимулом для активной работы в течение дня.
• Наладить эффективную коммуникацию в команде. Конкретные сроки упрощают согласование последовательных и параллельных этапов работ в рамках общего проекта. В качестве примера можно привести создание рекламной страницы для запуска нового продукта. Нужно привлечь команду из нескольких специалистов: дизайнера, редактора, копирайтера, маркетолога. Грамотно расставив дедлайны для каждого исполнителя, можно избежать временных потерь, позволив быстро закончить проект. Каждый участник команды будет знать, ему нужно выполнить свое задание к определённому сроку.
• Рационально распределять усилия. Зная, сколько времени есть в запасе на выполнение той или иной задачи, ее можно разбить на равномерные отрезки. Вы будете меньше перегружаться и чётко понимать объем работы, который нужно сделать в течение дня.
• Найти необходимые ресурсы для завершения задачи в срок. Чтобы не «завалить» общий проект, некоторые его задания можно поручить другим специалистам. Если у вас в команде нет человека с достаточным опытом или знаниями для разработки дизайна сайта, это задание лучше поручить фрилансеру, установив ему соответствующий срок. А, вы займётесь другими текущими задачами.

Искусственное ограничение крайнего срока для проекта позволяет новому руководителю проверить свой трудовой коллектив. Это лучший способ разобраться, кто умеет выполнять работу в команде, кто здесь лидер или наоборот, аутсайдер. Кто умеет действовать в стрессовых ситуациях, а кто впадает в ступор или истерику при отклонении от выбранного курса.

Минусы временных ограничений

Жестко установленный срок к которому должна быть выполнена работа – эффективный метод тайм-менеджмента, позволяющий достичь лучших результатов за меньшее время. Но, у него есть и свои определённые недостатки:

• Понимание – задачу нужно закончить к строго определённому времени, неизбежно сопровождается стрессом у исполнителя. В небольших дозах чувство подстёгивает к выполнению активных действий, но со временем оно может превратиться в навязчивый страх неудачи. Если за нарушением сроков следуют материальные наказания или выговоры, стресс может перерасти в затяжную депрессию. И тогда даже привычное дело, которое отлично получалась ранее, сотрудник не сможет сделать должным образом.
• Если deadline поставлен неграмотно, без учёта сложности и специфики назначенных заданий, то может привести к финансовым потерям компании. Обещая заказчику сдачу готового продукта к определённому времени, руководитель должен быть абсолютно уверен, все работы в рамках проекта будут завершены к данному сроку. При планировании всегда нужно закладывать запас времени на возможную доработку или корректировку.

Нарушение сроков может быть связано с личными причинами, например, с болезнью или непредвиденными обстоятельствами, в которых оказался человек и не выполнил работу. Но, чаще всего это происходит из-за лени, неорганизованности и привычки всё откладывать «на потом». Исполнители, не соблюдающие сроки, связанные с работой, в обычной жизни ведут себя соответствующим образом:

• отправляются за новогодними подарками в магазин 31 декабря;
• оплачивают счета и сдают отчёты в последний день указанного на них срока;
• всё время опаздывают, т.к. одеваются в спешке буквально перед выходом из-за позднего подъёма.

В процессе работы такие сотрудники всё время смотрят на часы. Так как действовать приходится предельно быстро, чтобы всё успеть, у них нет времени на проверку выполненного задания или выявления допущенных ошибок. Конечно, ни о каком качестве проделанной работы при таком режиме не может быть и речи.

Избавиться от вредной привычки откладывать работу «на завтра» можно с помощью ежедневника. Расписав свое время по часам и минутам, следуя намеченному плану, не придётся хвататься за тысячу дел в конце рабочего дня.

Как научиться самоорганизации

Научиться выполнять поставленные задачи вовремя сложно, но возможно. Нужно следовать трём простым принципам:

1. Брать на себя ответственность. В общем проекте каждый сотрудник занят своей задачей, влияющей на конечный результат. Если он не выполнит поручение к дедлайну, может привести к сбою в работе всей команды. Отличный стимул для «ускорения» исполнителей – установка промежуточных сроков в задании.
2. Трезвая оценка возможностей и ресурсов. Ставя перед собой определённую задачу, мы часто переоцениваем себя. При планировании обязательно стоит учесть свою скорость работы, сложность задания. Проработать эту информацию в уме. И только после проработки ставить себе или исполнителям конкретные сроки. Общаясь с руководством или заказчиком, лучше предварительно оговорить возможность небольшого отклонения от установленного времени (на день-два, несколько часов), для проверки полученного результата.
3. Использование редлайна или «красной черты». Этим термином бизнесмены называют предварительную дату сдачи проекта для контроля степени его готовности. При наличии замечаний его отправляют на доработку.

Виды дедлайнов

Данный инструмент применим к любым сферам жизни. В законодательстве им является крайний срок сдачи отчётности. В журналистике данный термин является временем выхода издания в печать. У программистов, копирайтеров, фрилансеров – это время, когда нужно полностью завершить работу над заказом или проектом. Дедлайны являются эффективным инструментом маркетологов. Они включаются в работу для стимулирования потребительского интереса и повышения активности покупателей. Сложно удержаться от покупки, если тебе приходит СМС, сообщающая, что на продукцию любимого бренда сегодня скидка 50%. Причём действует она только до окончания дня. Получив такое сообщение, многие незамедлительно отправляются в магазин, хотя на текущий день покупок запланировано не было.

Правила соблюдения дедлайнов

Какими бы уважительными не были причины срыва срока проектов, их систематическое нарушение приводит к потере репутации, появлению финансовых убытков у исполнителя и компании. Чтобы не подводить себя, коллег и компанию, нужно соблюдать несколько простых правил:

• Предварительно рассчитывайте, сколько времени нужно на выполнение задачи. Вспоминайте, в какой период вы уложились с аналогичным проектом. Всегда планируйте срок с достаточным запасом времени.
• Проведите честный анализ причин нарушения дедлайна предыдущих заданий. Может быть, вы постоянно отвлекаетесь на посторонние дела? Или у вас не хватает знаний, опыта, возможностей, чтобы справиться с задачей?
• Приступайте к работе сразу со старта проекта. Подготовьте нужную информацию, составьте структуру будущих процессов. Небольшие задачи делайте незамедлительно, сдавая раньше установленного для них дедлайна.

Выполняя эти несложные действия, вы избавитесь от страха и неуверенности в себе. Поймёте, что соблюдение строгих временных рамок – это не наказание, а отличный стимул работать качественнее и эффективнее для получения лучшего результата.

ЛидерТаск для планирования и постановки целей и задач

Чтобы не запутаться в потоке ежедневных дел, не допускать срывов сроков важных задач, можно использовать личного электронного помощника. Одним из лучших сервисов для планирования и организации работы над проектами является сервис ЛидерТаск, что совмещает в себе функции ежедневника, планера, таск-менеджера и органайзера.

Приложение подходит для личного применения и управления компаниями малого и среднего бизнеса. Объединяет в себе все популярные инструменты тайм-менеджмента, включая методики: GTD, Pomodoro Technique, TimeDrive Глеба Архангельского и многие другие.

В программе есть всё необходимое для ежедневного и стратегического планирования. В ней можно составлять и вести личные и командные проекты, распределять задачи по различным сферам. Делегировать поручения сотрудникам и контролировать качество их выполнения.

Составляйте списки задач на день, неделю или любой другой период. Для каждой из них можно создать собственный чек-лист с подробным описанием этапов. Установить сроки выполнения. Приложение своевременно напомнит о приближающемся дедлайне: за час, за день или за 15 минут. Предупредит о регулярном задании или важных переговорах.

Задачи в ЛидерТаск можно распределить в ежедневнике по часам, чтобы наглядно видеть ежедневную картину рабочего дня на календаре. Вы всегда будете в курсе, что необходимо выполнить прямо сейчас, какие планы у вас на следующий месяц или на завтра.

Заключение

Понимая, какие плюсы можно извлечь из соблюдения дедлайна, можно стать организованнее, продуктивнее в работе и в жизни. Чтобы не испытывать морального давления и стресса из-за необходимости соблюдения жёстких сроков, важно, чтобы они были реально выполнимыми. При планировании обязательно учитывайте свои возможности и ресурсы. Чтобы легче выполнить сложную задачу, разбивайте её на меньшие отрезки. Используйте инструменты тайм-менеджмента для выработки самодисциплины и борьбы с прокрастинацией. Так вы сможете всё успевать в срок без стресса и неприятных последствий.