Декомпозиция целей и задач

Достигать целей можно разными способами. Хаотично перемещаясь из стороны в сторону, или двигаясь к ним поступательно и размеренно, выстроив для себя основной график, который подразделяется на отдельные этапы. Выполняя задачу за задачей, вы сможете гораздо быстрее приблизиться к нужному результату. Чёткость, последовательность взаимосвязанных действий поможет избежать многих ошибок на пути из-за неорганизованности. Правильно раздробить целый план действий на более мелкие подзадачи помогает декомпозиция. Это – научный метод, основанный на движении от основы к частному. Разделив масштабные задачи на составные части, их проще подвергнуть изучению и анализу. Поэтому мелкие задачи гораздо проще в выполнении.

Что это такое и зачем нужно

Декомпозиция глобальную, целями которые сложные в достижении превращает в иерархическую схему маленьких задач, которые уже не кажутся такими сложными и невыполнимыми. Чётко сформулированные задания гораздо проще решить. Правильной формулировкой цели «Разбогатеть» будет означать: «Повысить доход до 600 тысяч рублей ежемесячно». Или, «Поменять профессию в 2023 году и повысить ежемесячный доход до 600 тысяч рублей».

Метод декомпозиции применяется в науке, философии, маркетинге, экономике и в других разных сферах. С его помощью анализируют сложные процессы. В криминалистике данный инструмент исследования принято называть дедукцией. Использование деления целей помогает достигать результата, сконцентрировавшись на главном и с меньшими рисками.

Например, Анна ставит перед собой цель стать маркетологом. Чтобы её достичь, необходимо учесть различные факторы и выполнить много действий: пройти обучение, отточить полученные знания на практике, набраться опыта в организации или на производстве, подробнее изучить специфику будущей сферы, в которой она будет работать. С точки зрения декомпозиции в построении пути и достижении цели у девушки может выглядеть так:

1. Записаться на соответствующие целевые курсы.
2. Изучить теоретическую часть предмета и тезисы. Для этого ей необходимо ознакомиться с кейсами, слушать тематические лекции, посмотреть ролики на нужных каналах, посетить мероприятия по этой теме.
3. Тренировать полученные знания и навыки ежедневно, по несколько часов в день.
4. Записаться на хорошую стажировку и проводить больше времени в рабочей среде, чтобы получить практический опыт для дальнейшей работы.

Значение цели в данном случае разбивается на отдельные задачи, которые дробятся на еще более мелкие шаги. В тайм-менеджменте крупные цели и задачи носят определения так называемых «слонов». Согласитесь, целиком «съесть слона» (решить объёмную задачу) невозможно физически. Но, если декомпозировать его на отдельные куски, как учит декомпозиция цели, то постепенно с такой огромной порцией можно справиться. Небольшие степени или простые задачи в данном случае называются «бифштексами». В идеале на каждую из них должно уходить от нескольких минут до 2 часов.

Количество уровней в модели декомпозиции зависит от специфики деятельности компании. В большинстве случаев структурное декомпозиционирование ограничивается третьим уровнем. Но, в крупных холдингах, международных компаниях и государственных структурах декомпозиция задач может отражать шесть уровней. Стратегия, глобальные цели компании формируются из её миссии и ценностей. Далее из них формируются тактические и функциональные задачи.

По формированию и способу расстановки приоритетов декомпозицию можно сравнить с подходом Дуайта Эйзенхауэра, предлагавшего из объёма ежедневных дел выделить самые важные задачи. И только потом переходить к делам, требующим срочного исполнения. Он считал, что необходимость исполнить задачу к определённому времени уменьшает возможности по её реализации. Из-за этого появляются проблемы и спешка, мешающие выполнить её эффективно.

Как декомпозиция помогает в бизнесе

Данный метод широко применяется в современном тайм-менеджменте и project-менеджменте. Он незаменим при решении сложных задач и работе над масштабными командными проектами. Прием декомпозиции применяют при разработке интерфейсов в IT индустрии. Может полноценно осуществляться в продажах и администрировании. Данный инструмент помогает:

• Убедиться в реальности, возможности реализации поставленных задач.
• Раздробить крупный объект на отдельные элементы, представлять порядок выполнения каждого этапа.
• Правильно расставить приоритеты, в первую очередь, уделяя внимание главным, серьёзным делам.
• Рассчитать сколько времени, необходимо на выполнение каждого пункта из перечня.
• Подготовить ресурсы, которые потребуются для решения поставленной задачи.
• Запланировать резервное время для выполнения трудоёмких и сложных заданий.
• Подобрать исполнителей с соответствующей квалификацией и знаниями для работы.
• Оценить качество их выполнения, убедиться в правильности выбранного направления. Заменить и внести коррективы при необходимости.

Пример декомпозиции в сфере торговли:

Глобальная задача – увеличить размер средней суммы покупок с каждого покупателя. Серией подзадач для этой главной цели будут: запуск акции, дополнительные скидки, улучшение качества обслуживания клиентов. Эти подзадачи далее разделяются на более мелкие элементы: уточняется размер скидок, чтобы они были выгодными для магазина и привлекательными для покупателя. Определяются способы повышения квалификации сотрудников для улучшения качества работы с клиентами.

Преимущества применения метода

Он упрощает работу над сложными целями и проектами. Нельзя не рассказать о других его плюсах:

• Облегчение ориентации в целях и задачах. Разбив глобальную цель на составляющие, можно отслеживать свой прогресс, изучать полученный опыт и корректировать направление движения при необходимости.
• Грамотное распределение ресурсов, необходимых для достижения поставленной цели. Подразумевает, что с большими задачами сложно работать. Всегда имеются сомнения: с чего и как начать. Когда они относятся к простым и понятным, их легче распределить между исполнителями.

У декомпозиционирования есть 2 типа, бывает:

• Горизонтальным, с разделением по уровням, компонентам и видам работ. При таком разделении задач отсутствует конкретизация каждого этапа. Поэтому визуализировать результат в данном случае можно только после выполнения всех шагов.
• Вертикальным, с глубинной детализацией процессов, начиная от верхнего уровня, заканчивая нижним. Каждая задача делается индивидуально, получая определённый результат. Данный вариант более удобен в применении, так как каждый шаг можно проанализировать отдельно, внеся коррективы в любой момент.

Вертикальная декомпозиция является частью agile-методологии. По мере работы над проектом клиенту предоставляют готовый продукт по частям, в ожидании обратной связи для внесения нужных правок. Декомпозицию выполняют в начале или по ходу очередного спринта.

Уровни, правила декомпозиции

При планировании выделяют несколько уровней декомпозиции. На нулевом уровне находится главная задача. В качестве примера глобальной цели можно привести разработку приложения для мобильных устройств.

1. На первом уровне выделяются укрупнённые блоки и компоненты. В данном случае, это будет платформа для будущего приложения: Android и iOS.
2. На втором уровне крупные блоки разделяются на подзадачи. Пример: вид главного экрана игры в зависимости от пользовательских сценариев.
3. На третьем уровне происходит дальнейшее дробление задач. То есть разработка отдельных блоков (авторизации, вариантов оплаты, эффекты анимации и т.д.).

Разбивая задачи на отдельные шаги, стоит соблюдать несколько важных правил:

• Продолжительность каждого шага должна составлять не более 120 минут.
• Подзадачи должны иметь максимально чёткие и понятные формулировки с конкретным показателем выполнения в виде готового продукта.
• Для эффективного выполнения главной задачи необходимо грамотно распределять входящие в неё задания между исполнителями.

Методы декомпозирования

Сформулировав цель над проектами, которая носит статус ключевая, можно переходить к её разделению на составляющие. Для этого используются различные технологии, включая:

S.M.A.R.T- метод

Благодаря этому инструменту цели становятся более конкретными. Смысл методики заключается в её аббревиатуре:

S – Конкретика (Specific). Это значит, что каждая задача должна иметь максимально чёткое и конкретное описание.

M – Возможность измерения результата (Measurable). Полученный результат должен быть измеримым.

A – Достижимость (Attainable). Они должны иметь ценность для бизнеса, быть реальными и достижимыми.

R – Актуальность (Relevant). Задача должна быть актуальной на данный момент, важной и нуждающейся в исполнении.

T – Ограниченность во времени (Time-Bound). Каждый этап ограничен сроками его выполнения по времени.

Пример: Работая веб-дизайнером в IT-компании, я зарабатываю 60 тысяч рублей в месяц. В следующем году я хотел бы увеличить свой доход и улучшить благосостояние. Моя цель по методике СМАРТ будет сформулирована так: «В 2023 году (ограничение во времени) получать зарплату до 100 тысяч рублей (измеримость результата), но не менее 80 тысяч (конкретизация результата).

Разделение цели на шаги

Это самый простой способ выполнить декомпозицию. Сформулировав главную цель, её записывают на бумаге или в специальном электронном приложении. Под ней располагают задачи, которые нужно выполнить для реализации этой цели с датами. Внутри задач можно использовать дополнительные средства для конкретизации действий: чек-листы, списки покупок или другие элементы.

Задачи поэтапно связаны между собой в горизонтальном или вертикальном направлении. Например, при возведении дома, сначала выполняется закладка фундамента, потом целое возведение стен, крыши, и только потом производится декоративная отделка. А при создании сайта работы по программированию, вёрстке, дизайну могут вестись параллельно.

Ментальные карты или майндмэпы

Эта технология помогает визуализировать структуру цели с отображением всех её задач, их связей друг с другом и последовательности выполнения. Записывая подзадачи на бумаге, их сложно отслеживать и контролировать. Тем более, когда некоторые шаги нужно выполнять параллельно. Майндмэп наглядно демонстрирует каждую задачу. Поэтому метод декомпозиции часто используют во время мозговых штурмов.

Диаграмма Ганта

Данный инструмент применяется для декомпозиции по этапам работ. Для этого большие задачи разделяют на подзадачи, шаги, операции, которые выполняются в определённой последовательности. На шкалах диаграммы отображаются сроки и даты выполнения задач, зависимости, вехи (контрольные точки проекта), ресурсы (люди, технологии, оборудование, необходимые для достижения цели).

Популярные сервисы для декомпозиции

Работать над разделением крупных задач можно вручную, используя для этого обычный лист бумаги, ручку или карандаш. Или сделать это более удобным способом, при помощи таблиц Excel, Google документов, других цифровых сервисов, «заточенных» под планирования и управления проектами.

Декомпозиция в ЛидерТаск

Всё по принципу декомпозиции реализовано в электронном приложении ЛидерТаск. Используя этот планнер, можно анализировать желаемую прибыль от проекта, отследить качество, уровень выполненных задач, эффективность каждого сотрудника. Это программное обеспечение идеально подходит для управления задачами. В ЛидерТаск можно создавать списки дел, цели, проекты. Чем крупнее цель, тем легче разбивать задачи на подзадачи. Прикреплять к ним документы, заметки, другие файлы. Организовать совместный доступ к задачам для работы над общим проектом. Делегировать поручения ответственным исполнителям с контролем их исполнения. Хранить важную информацию, включая фото, презентации, таблицы, сами задачи и связанные с ними файлы.

Задачи можно распределять по приоритетности, срокам выполнения. Настроить систему уведомлений, чтобы не упустить из виду важные события и задачи. Программа синхронизируется со всеми цифровыми платформами. Имеет полноценное мобильное приложение. Работает без интернета, в режиме оффлайн.

Заключение

Декомпозиция – универсальный способ работы над сложными, масштабными проектами. Данный метод удобно использовать для планирования и эффективной постановки задач. Применяя данный инструмент тайм-менеджмента, можно все рабочие процессы по проекту буквально «разложить по полочкам», нужно сделать их понятными и реально достижимыми.

Визуализируя поставленные цели, понимая, какие движения нужно совершить на пути их достижения, гораздо проще достичь самых сложных стратегических целей. Причём, применять данную технологию можно в любых сферах жизни: для развития бизнеса, создания новых продуктов, увеличения продаж или достижения личных результатов.