Дерево целей организации

Развитие любого бизнеса начинается с постановки целей. Любая компания планирует достичь максимальной прибыли и рентабельности в перспективе. Но, как этого достигнуть, не всегда понято на начальных этапах. Поэтому любое планирование нуждается в чётком структурировании. Эффективно работающая структура ответит на самые важные вопросы: Как будут распределены обязанности? Каким образом будет налажено взаимодействие между исполнителями? Кто будет отвечать за конечный результат? Самым простым и работающим способом устройства организационной структуры компании является дерево целей. Что это за метод и как его использовать на практике, разберемся далее.

Что это такое и как работает

Дерево целей организации – управленческая методика, направленная на достижение глобальной цели путём поступательного выполнения входящих в неё задач. Данная технология планирования была разработана в 1957 году американским учёным Расселом Линкольном Акоффом. Благодаря простоте исполнения она быстро приобрела популярность в деловых кругах. Метод не утратил своей актуальности и в настоящее время широко применяется в менеджменте для планирования задач.

По сути, дерево целей (objective tree) представляет собой графическое изображение главной цели, разбитой на несколько маленьких подцелей – ветвей дерева. Они располагаются в иерархичной структуре и находятся в непосредственной связи друг с другом. За решением каждой задачи поэтапно следует выполнение следующей, связанной с ней. Последовательно поднимаясь по ступенькам, проще достичь основной, стратегической цели.

Древо целей применяется при разработке новых продуктов, при планировании стратегии развития бизнеса, в маркетинге. Подходит для личных целей. Методика помогает:

• Определить кратчайший и правильный путь для достижения результата.
• Объединить все цели компании в гармоничную, эффективно функционирующую структуру, имеющую вид наглядной графической системы.

Ствол дерева – это основная проблема, которую нужно решить в перспективе. Его ветки – это задачи первого, второго, третьего и последующего уровней, решение которых приводит к решению поставленной проблемы.

Признаки и характеристики подхода

Дерево целей в менеджменте имеет следующие характеристики:

1. Иерархию построения целей организации.
2. Графическую модель стратегии ее развития, в котором все элементы связаны между собой.
3. Наличие долгосрочных целей компании.
4. Комплексную систему из задач разного уровня.

К признакам objective tree относят лаконичность. В его структуре нет ничего лишнего. Ещё одним важным критерием метода является индивидуальность. У каждого предприятия или индивидуума дерево целей имеет свой, неповторимый вид.

Структура и принципы

Своё название данная методология получила из-за схемы, напоминающей перевёрнутое дерево. Принципы построения дерева сформулировал один из разработчиков алгоритма, Херри Адлер:

1. Основной замысел ставят в верхнюю часть, под ним размещают вспомогательные задачи, которые нужно выполнить на пути к его достижению.
2. Цели, расположенные на нижнем ярусе, всегда подчинены вышестоящим.
3. Каждая выполненная задача способствует достижению более масштабной цели. И так далее, по порядку.
4. Низшие цели происходят из целей высокого порядка. Низшие цели – это задачи в виде спланированных действий.

При создании дерева целей проекта применяются три основных элемента цели:

Выражение, описание	Размер, масштаб	Время исполнения
Каким должен быть результат? Что нужно сделать?	К какому количеству (объёму, проценту) мы стремимся?	К какому сроку нужно выполнить задуманное?

Вершина или ствол, иногда называемый корнем – это главная часть дерева, ключевая цель, расположенная сверху. От нее исходят большие и малые ветви, представляющие собой различные цели и задачи. Более крупные ветки – это задачи первого уровня, меньшие – второго, третьего и далее, то есть конкретные шаги, которые выполняются для достижения каждой поставленной цели.

Их количество может быть любым. Чем более подробно разбит каждый этап плана, тем проще и быстрее получится его выполнить. Например, задача: «выучить английский» кажется довольно расплывчатой и туманной. А когда она разбивается на отдельные этапы: найти курс, записаться, выполнять задания, пройти практику», то поставленная цель становится более понятной, и кажется вполне достижимой. Когда все перечисленные шаги получают графическое отображение, процесс движения к ней становится ещё более наглядным.

Ствол – главная цель

Главная, стратегическая цель-«ствол» должна быть достаточно сложной и амбициозной. На её достижение должны затрачиваться значительные усилия и ресурсы. Её функцию может выполнять:

• Миссия компании (то, к чему стремится бизнес). Например, развить новое направление в области косметологии в своём регионе, чтобы сделать людей красивыми и счастливыми, изготавливать межкомнатные и входные двери премиум класса по доступным ценам.
• Решение конкретной проблемы, связанной с деятельностью компании. Пример: Повышение рентабельности на определённое количество процентов, снижение себестоимости продукции, уменьшение издержек на производство.
• Запуск нового проекта, продукта или технологии.
• Конкретный ориентир в работе. Например, создать самую популярную сеть кафе быстрого питания в городе.

Стратегическая цель должна быть мотивирующей и вдохновляющей. Ведь для её достижения будут прилагаться все усилия. При слабых корнях, то есть отсутствии мотивации к выполнению задач или заведомой их недостижимости, само дерево будет слабым и невыразительным.

Ветви – тактические цели

На окончательную реализацию стратегической цели может понадобиться немало времени, в среднем от 10 и более лет. Какие шаги нужно предпринять, чтобы стать к ней ближе, объясняют тактические задачи – или ветви дерева.

Крупные ветви дерева – это тоже масштабные задачи. Их функция: конкретизировать, сделать понятным процесс движения к задуманному. Это – своеобразные направления, по которым нужно поступательно двигаться, чтобы приблизиться к решению глобальной проблемы. Например, увеличить прибыль можно двумя основными способами: увеличив количество продаж или уменьшив издержки на производство товара. Получается, что эти два направления станут большими ветками дерева вашей компании. Разрабатывая план достижения результата, не стоит забывать об альтернативных вариантах решения проблемы. В качестве третьей ветви дерева можно выбрать «досрочную выплату кредитов» или «уменьшение долговой нагрузки» предприятия.

Малые ветви, листья – текущие задачи и действия

Вернёмся к примеру со «стволом», обозначающим увеличение прибыли компании. От него исходят цели первого уровня:

• увеличение объёма продаж;
• снижение себестоимости и издержек;
• уменьшение долговой нагрузки.

Пора переходить к разработке конкретных шагов для их достижения. Чтобы увеличить количество продаж, вам понадобится предпринять следующие действия:

• проанализировать ситуацию на рынке;
• адаптировать маркетинговую стратегию под существующие на нём условия;
• оптимизировать рекламный бюджет;
• проработать возможности завоевания новых рынков;
• разработать эффективную систему продвижения продукции в виде рекламных акций, промо кампаний или других методов.

Сократить издержки на изготовление продукта можно следующим образом:

• найти новых поставщиков, работающих на более выгодных условиях;
• модернизировать производство;
• произвести «чистку» кадрового состава, сократив ненужные должности;
• попытаться добиться дополнительных скидок на оптовые заказы сырья.

Для снижения долговой нагрузки необходимо выплатить кредиты с возможностью досрочного погашения, подумать о привлечении альтернативных источников финансирования. Например, сдать в аренду или реализовать неиспользуемые мощности. За полученную сумму погасить кредит досрочно.

Этапы и правила построения дерева целей

Построение дерева происходит сверху вниз.

1. Разработка миссии предприятия

В первую очередь, формулируется глобальная цель или проблема, которую нужно решить. От её точности, корректности будет зависеть конечный результат. Это – вершина или ствол будущего дерева, отображающая основные ориентиры развития компании. Для её формулировки нельзя использовать готовые шаблоны. Главная стратегическая цель должна быть уникальной для каждой компании. На данном этапе главное определиться с тем, чего мы хотим, чтобы успешно следовать далее.

2. Декомпозиция стратегической цели

После оценки ресурсов и текущей ситуации выполняется разделение глобальной цели на более точные задачи-ветви. Для этого максимально чётко и подробно описывается каждая ветвь. На этом этапе нужно ответить на вопросы: «В каких направлениях нужно двигаться? Каким образом мы планируем достичь результата?»

3. Разделение крупных задач на подзадачи

Все задачи состоят из действий, то есть активностей, которые нужно выполнить для реализации намеченного плана. Вы ставите перед собой цель: увеличить число подписчиков до одного миллиона человек. Для этого нужно выполнить следующие действия:

• Разработать и опубликовать пост с приглашением подписаться.
• Запустить рекламную кампанию в сети.
• Раздать флаеры или другую промо продукцию потенциальным подписчикам.

4. Создание подробных описаний для сложных задач

Иногда решение больших задач усложняется из-за различных факторов. Обычно это связано с тем, что для выполнения одного действия необходимо совершить множество небольших шагов. Например, создание поста для социальных сетей кажется несложным процессом, но чтобы его выполнить нужно, сделать следующие действия:

• Продумать тему.
• Разработать план.
• Написать текст.
• Придумать к нему «цепляющий заголовок».
• Подобрать изображение или фото.
• Проверить на наличие ошибок.
• Прописать хэштэги.
• Отправить на модерацию, опубликовать.

Все перечисленные шаги – элементы одного действия, требующие привлечения большого количества ресурсов и времени. Когда работа ведётся в команде, важно, чтобы каждый участник процесса понимал свою задачу. Это позволит грамотно делегировать поручения сотрудникам и избежать потерь времени.

При разработке модели дерева следует учитывать следующие критерии:

• Потребности и ресурсы.

Формулируя генеральную цель, важно понять, что это нужно именно вам или вашей компании. При этом необходимо трезво оценить, есть ли у вас в наличии соответствующие ресурсы для реализации задуманного. Дерево целей покажет реальную картину дел. Подробно расписав входящие в него задачи, проще выявить пути для их получения.

• Конкретизация.

Описывая цели, необходимо установить критерии, по которым они будут оцениваться. Для каждой задачи определяется точное время выполнения. Сроки должны быть конкретными и реальными. Пример: «Накопить 500 тысяч рублей за месяц». При зарплате в 100 тысяч это физически невозможно. А цель: «накопить 500 тысяч к 20 октября 2030 года» уже вполне достижима.

• Совместимость.

Все задачи и цели дерева, формирующие его ствол и крону, должны быть связаны друг с другом. Если между ними возникают противоречия – значит, в построении схемы допущены критические ошибки.

• Соответствие структуре компании.

Если дерево целей строится для развития бизнеса, его структура должна соответствовать особенности деятельности предприятия. Каждый отдел или подразделение должны достичь своих целей для реализации выбранной стратегии.

Примеры построения дерева целей

Для продвижения по карьерной лестнице

Анна ставит перед собой цель продвинуться по службе.

Стратегическая цель	Должность начальника отдела продаж.
Подцель	Перевыполнить план для возможности подачи заявки на конкурс по замещению вакантной должности.
Задача	Проанализировать «узкие места» в продажах, улучшить показатели.
Подцель	Получение приглашения на собеседование.
Задача	Составить эффектное и грамотное портфолио.
Подцель	Успешное прохождение собеседования.
Задача	Подготовить самопрезентацию, написать речь.

Для улучшения финансового благосостояния

Стратегическая цель	Улучшение финансового состояния
Подцели	Организация пассивного, активного дохода, личная удача.
Задачи	Сменить работу, профессию, выучиться на курсах дополнительного образования, переехать на новое место.

По данной аналогии граф строится далее. Количество строк может изменяться в зависимости от масштаба и уровня целей.

Построение дерева целей в ЛидерТаск

Построить собственное дерево целей и задач можно вручную, на обычном листе бумаги. Или использовать для этого современные цифровые сервисы, такие, как ЛидерТаск. Программа помогает бизнесу визуализировать свои планы и стремления. Предлагает чёткий алгоритм планирования, обеспечивающий поступательное выполнение всех намеченных задач и долгосрочных целей.

Используя ЛидерТаск, можно быстро вносить изменения в структуру плана. Своевременно информировать сотрудников об изменениях. Ограничивать доступ персонала к дереву при необходимости. В приложении можно составлять списки дел, разбивать их на задачи, подзадачи. Формировать древовидную иерархическую структуру для достижения сложных целей. Задачи и подзадачи можно разделять по дням. Отмечать выполненные задания и отслеживать прогресс в достижении поставленных целей.

Программа наглядно отображает, на какой стадии находится та или иная задача. Демонстрирует, кто и за какой участок несёт ответственность. Организует взаимодействие сотрудников в корпоративном чате. Работает на всех цифровых платформах, в том числе, в режиме оффлайн, без интернета.

Заключение

Используя граф для планирования деятельности компании или личного бизнеса, проще понять, какие задачи нужно выполнить на данном этапе и какие ресурсы привлечь для скорейшего достижения целей. Данный метод помогает обнаружить недостающие средства, найти оптимальные пути для их получения. Показывает, как задачи и подзадачи связаны друг с другом. Позволяет глобальные, тактические цели сделать реальными и достижимыми. Успешно использовать методику objective tree можно в бизнесе или в личной жизни.