Для чего нужна диаграмма Ганта и как ее построить

Для отображения задач и процессов в проектах часто пользуются диаграммой Ганта. Это особый инструмент проектного менеджмента, реализованный в виде двух цифровых осей, на одной из которых отображаются задачи, а на другой – время их выполнения. Она удобна для отслеживания последовательности, приоритетности, хода выполнения заданий.

Данный способ планирования проектов подходит для разных сфер деятельности. Используя линейчатый инструмент, удобно контролировать все рабочие процессы, выполняющиеся в рамках проекта. Диаграммы Ганта позволяют все успевать и ничего не забывать. Предлагаем вам рассмотреть основную характеристику этого графика ганта и найти для него реальное применение.

Что такое диаграмма Ганта и как работает

Авторство данного метода планирования принадлежит польскому инженеру Каролю Адамецкому. Ему в голову пришла идея вывода рабочих процессов в виде визуального отображения диаграммы.

Чуть позднее использование аналогичной формы предложил сделать американский инженер Генри Гант, работавший в сфере военного кораблестроения. Он разработал методику, позволяющую графически отображать мероприятия по строительству, чтобы продемонстрировать степень выполнения работ и их процент отклонения от проекта. Позднее это открытие будет пользоваться большой популярностью в разных сферах и называться в его честь.

В настоящее время Gantt Chart активно используется в project-менеджменте. Данный метод подходит для всех, кто хочет научиться управлять своим временем и делами.

Для чего нужна диаграмма Ганта в обычной жизни или бизнесе? Она даёт представление о следующих элементах проекта:

• Задачи.
• Дата начала и завершения.
• Сроки выполнения заданий.
• Время, необходимое на их реализацию.
• Возможные способы интеграции нескольких задач.
• Закреплённые за ними ответственных лиц.

На график можно добавить и любую другую информацию, имеющую значение для бизнеса. Например, дедлайны (вехи) и так далее.

Где используется график Ганта

Чаще всего данный инструмент применяется в областях разработки ПО и маркетинга. Но, это не значит, что его нельзя использовать в обычной жизни. Если вы привыкли визуализировать свои задачи, он точно будет удобным для вас.

К преимуществам метода можно отнести:

• повышение эффективности взаимодействия в команде;
• наглядное отображение задач и сроков их выполнения;
• определение критических точек проекта;
• отслеживание прогресса в выполнении задач по проекту;
• организацию управления загрузкой персонала;
• оптимальное планирование и распределение задач среди сотрудников.

Диаграмма Ганта необходима:

• При планировании крупных маркетинговых кампаний. Информация, отображённая на нем, продемонстрирует сотрудникам зоны их ответственности. Покажет, как работа каждого из них повлияет на общий процесс.
• При демонстрации результатов работы клиентам. Способ наглядно покажет, за какие сроки реально полностью выполнить проект. Предоставит информацию о необходимых действиях, которые необходимо совершить для его успешного завершения.
• При планировании запуска нового продукта. На диаграмме можно изобразить целый дорожный проект разработки. Используя диаграмму ганта, можно предотвратить возможные конфликты между задачами. Предполагать зависимости между этапами проекта.

Данный метод визуализации подходит для всех проектов, связанных с параллельным выполнением нескольких задач. Например, в рамках производства происходит выпуск продукции, проводится обучение специалистов, планируется выпуск новых товаров. Диаграмма Ганта позволяет определить, какие мощности заняты, какие остаются незагруженными. Наглядные примеры помогают своевременно выявить и устранить «узкие места», избежать дополнительных издержек и оптимизировать производство.

В IT применение диаграмм для визуализации планирования помогает упростить совместную работу над проектом. На ней отображаются сроки выполнения каждой задачи, указываются ответственные лица, даты завершения каждого этапа работ. В ходе совместной работы в команде останется только отмечать степень готовности задач и отслеживать возможные отклонения от проекта.

Как выглядит диаграмма Ганта

Сегодня для создания линейчатых диаграмм используются специализированные электронные приложения, в которые вносятся необходимые данные. Диаграмма состоит из двух шкал: горизонтальной и вертикальной. Вертикаль – необходимо описать требующие решения задачи. На горизонтали – обозначается время, необходимое для их выполнения. Стрелки между задачами служат зависимостями, то есть указывают на порядок, в котором должна следовать и делаться работа.

Длина горизонтальных полос, обозначающих задания, выполняющиеся на каждом этапе, зависит от сроков их реализации. Чтобы лучше разобраться, как сделать диаграмму Ганта, разберёмся с различными вариантами её создания.

Для составления можно использовать различные методы и инструменты, начиная от обычного листа бумаги до специализированного программного обеспечения, позволяющего построить диаграмму Ганта в автоматизированном режиме. Вне зависимости от выбранного способа необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определить время начала и завершения проекта.
2. Добавить время начала и окончания для каждой задачи, присутсвующей в проекте.
3. Выделить созависимые элементы в проекте. Или задания, которые нельзя начинать, пока не будут завершены предыдущие.
4. Указать вехи проекта. То есть контрольные точки, к которым необходимо достичь определённого результата.
5. Своевременно вносить коррективы при изменении плана.

Построение диаграммы Ганта на бумаге

Составьте список задач, запланированных для выполнения. Расположите их на вертикальной шкале в порядке очерёдности выполнения. На временной оси, расположенной горизонтально, отобразите временные деления с указанием промежутков времени, необходимого для окончательного завершения всех задач. Между этими осями нарисуйте задачи в виде полос, отмеряя по горизонтали время, требующееся на их выполнение.

Назначьте ответственного исполнителя или нескольких, которые должны выполнить поставленную задачу. Следите за тем, чтобы поручения между ними были распределены равномерно.

Данный метод построения подходит для небольших компаний с минимальной производственной загрузкой.

Электронные таблицы Excel

Применяя этот простой и популярный способ, можно без особых усилий строить диаграммы Ганта в режиме автоматизации. Для ее создания в таблицу вносят данные проекта которые необходимы и выбирают в меню линейный вариант для Ганта. Полученный результат переносят в удобное место для презентации, завершают создание диаграмм Ганта настройкой отображения.

Данные в таблицы для графика Ганта вносятся вручную. При работе с обширными массивами информации можно использовать готовые шаблоны.

Google Таблицы

Принцип работы данных таблиц схож с Microsoft Excel. Но процесс создания диаграммы Ганта в этом сервисе отличается от предыдущего варианта:

1. Создаётся таблица с данными для проекта.
2. В свободных графах справа от таблицы располагаются заплонированные даты проекта.
3. Диаграмма ганта строится в выделянном для построения свободном поле между данными и датами.
4. В меню «Формат» выбирается функция «Условное форматирование».
5. В открывшейся вкладке выбирается пункт: «Добавить правило», «Ваша Формула». В этом окошке вводится адрес первой ячейки строки с датами, адрес поля с датой завершения первого задания и датой его начала. Подставив в формулу: = И(E$1<=$C2;E$1>=$B2) свои данные, можно создать диаграмму проекта.

При точном соблюдении всех условий, мы получим вид в диаграмме Ганта, доступ к которой можно предоставить коллегам.

Microsoft Project

Специальное предложение от компании Майкрософт для ведения проектов со встроенными сервисами Excel, PowerPoint, Skype и различными дополнительными настройками.

Предназначено для представителей среднего и крупного бизнеса, стремящихся визуализировать проектную информацию. Для удобства пользователей в программе присутствует шаблон диаграммы Ганта, поэтому её не придётся заполнять вручную.

LibreOffice Calc

Ещё один конкурент таблиц Excel. Порядок работы в ней будет аналогичным. Необходимо заполнить таблицу с данными и сделать на её основе линейчатую схему с функцией накопления. Можно делать красивые круговые, ленточные диаграммы ганта и строить гистограммы, треугольники для отчетов. В график дополнительно включают данные о длительности работ и форматируют. Программа полностью бесплатная.

Приложения для работы в онлайн режиме

К данной категории относятся современные программы, позволяющее выполнять создания диаграмм Ганта в онлайн режиме.

GanttPRO

Приложение подходит для ведения различного числа проектов, организации совместной работы в командах. В ней можно вносить описание, изменения в задачи, сроки, перетаскивая элементы ганта с помощью мыши. В приложении присутствуют функции:

• Менеджмента ресурсов;
• Создание, редактирование рабочей диаграммы Ганта;
• Внесение корректив в стоимость проектов.

Диаграмму Ганта, созданную в приложении, можно экспортировать заказчику или предоставлять заинтересованным сторонам доступ по ссылке, убрать в резерв. Для начала работы с программой необходимо заполнить анкету, на основании которой будет откладываться подходящий образец шаблона. Далее его можно изменять «под себя» при необходимости. На сайте разработчика представлено большое количество обучающей литературы для работы с программой и проектирования.

Comindware

Популярное приложение, предназначенное для управления ресурсами, проектами, бизнес процессами в крупных и средних компаниях. В функционал платформы входит даже собственная корпоративная социальная сеть для общения и обмена информацией. Поддерживается возможность импорта файлов из таблиц, перенос проектов и задач из MS Project.

OnlyOffice

Сервис, объединяющий в себе возможности CRM, корпоративного чата, блога, почтового сервера. Перечисленные опции открываются после регистрации. Построить диаграмму Ганта в приложении можно в автоматическом режиме, после добавления задач. Сроки выполнения поручений, связи между ними можно устанавливать непосредственно на схеме, используя для их перетаскивания мышь. Для облегчения работы с графиками в программе присутствуют подсказки.

Приложение ЛидерТаск

Российское приложение для ведения проектов, по возможностям не уступающее зарубежным аналогам. С помощью планировщика ЛидерТаск можно создавать проекты любого масштаба, организовывать работу в команде, следить за эффективностью каждого её участника. Сервис поддерживает функцию создания диаграмм. Позволяет:

• Наглядно видеть наименование, сроки выполнения проекта.
• Составлять списки заданий на день, неделю, месяц, вносить в них правки.
• Распределять их в порядке важности и приоритетности.
• Инструмент Факт/План для отслеживания затраченного времени.
• Устанавливать дедлайны, нормы выработки.
• Наблюдать прогресс в решении задач.
• Осуществлять контроль сроков исполнения заданий.
• Вносить изменённые данные по проекту в режимах онлайн и оффлайн.

В приложении предусмотрена функция календарного планирования. ЛидерТаск синхронизируется с любыми типами цифровых устройств. Совместима со многими популярными сервисами. Поддерживает возможность работы в автономном режиме, без доступа в интернет.

Заключение

Проведя краткий анализ можно сказать, что визуализация рабочих процессов облегчает управление проектами. Помогает улучшить взаимодействие в команде, упорядочить и отследить задачи каждого участника. Графическое отображение информации с помощью диаграммы – один из наиболее эффективных способов планирования, использующихся в тайм-менеджменте.

Создавать собственные диаграммы можно любыми методами. Например, построить их вручную на листе бумаги, в Word или в электронных таблицах Excel. Но, удобнее воспользоваться специальными приложениями для ганта, в которых можно быстро создать собственный проект, назначить сроки, задачи, исполнителей и контролировать его исполнение на каждом этапе.