Диаграмма Парето: как применять принцип 80/20 в бизнесе

Доводилось вам раньше слышать о Принципе Парето? Лишь 20% усилий обеспечивают 80% результата, в то время как оставшиеся 80% гарантируют только 20% результата. Закон демонстрирует неравномерность разделения ресурсов, получаемой прибыли, затраченного времени и сил. В бизнесе Принцип Парето используется для анализа продуктов и работы компании. Для этой задачи создают диаграмму Парето.

Смысл диаграммы заключается в том, что благодаря ей можно выделить ключевые факторы из большого количества причин исследуемых событий и последствий. После определения важнейших причин мы можем сконцентрироваться на их устранении, не тратя силы на исправление всех факторов, среди которых окажется много незначительных. На рабочие процессы организации, проекты, продукты влияет множество факторов. Диаграмма Парето помогает оценить потери, проанализировать эффективность бизнеса.

О Законе Парето

Неизменное соотношение 80 на 20 было открыто итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году. Он выявил, что 20% населения Италии обладают 80% всех финансов и ресурсов страны. Закономерность сохранилась при анализе статистических данных различных временных периодов и разных стран. 

Вильфредо прекрасно понимал важность открытия, но никак не мог подробно обосновать и описать его. Поэтому он предложил гипотезу, в которой возложил ответственность за неравномерное распределение благ на элиты. Впоследствии данная теория активно продвигалась в период правления Муссолини, а сам Вильфредо Парето стал «Карлом Марксом от буржуазии».  Подразумевалось, что Парето, как и Маркс, придавал особое значение классовой системе. Вплоть до второй половины XX века закону 80/20 не придавалось особое значение, но постепенно ситуация стала меняться. 

В 1997 году Ричард Кох выпустил книгу «Принцип 80/20», в которой собрал коллекцию различных проявлений принципа на практике. Давайте рассмотрим несколько примеров.

В бизнесе

• 20% всей продукции генерируют 80% дохода.
• 80% итоговой стоимости товара определяется 20% исходных продуктов.
• 20% клиентов приносят 80% прибыли.
• 80% благотворительных фондов существуют за счет 20% источников.
• 20% работников производят 80% товаров.
• 20% факторов являются причиной 80% брака.

В социальной сфере

• 80% аварий на дороге возникли из-за действия 20% водителей.
• 80% разводов случаются по вине 20% людей. 
• 80% возможностей, предлагаемых государством, используют только 20% детей. 

В тайм-менеджменте

• Для принятия 80% решений требуется 20% времени, затраченного на обсуждения.
• 80% информации мы добываем из 20% источников.
• 80% эффективности работы и ее успеха определяются 20% рабочего времени.

По сути получается, что 80% затраченных усилий окажут минимальное влияние на итоговый результат. Принцип Парето также отчетливо прослеживается в работе двигателя внутреннего сгорания — только 20% энергии от сгорания топлива пойдет на его работу. Пропорция 80/20 показывает взаимосвязь причин и результатов, вкладываемых ресурсов и итогового вознаграждения.

Данный закон является неотъемлемой частью любой деятельности. Насущный он потому, что вступает в конфликт с нашей картиной мира. Мы думаем, что все действия в будущем окупятся. Что нужно хвататься за любые возможности, так как все они ценны и полезны. Считаем, что проблемы появились из-за множества причин, поэтому искать ключевые не имеет смысла. 

Важно отметить, что соотношение 20/80 не является строгим правилом. Сумма этих цифр не всегда равна 100. В разных ситуациях пропорции могут быть 30/80, 20/90 или даже 10/100. Основной принцип Парето заключается в том, что идея равномерного соотношения 1:1, где каждое усилие или вложение времени приводит к одинаковому результату, редко является реальностью. Гораздо чаще они распределены по принципу 20/80. Это важно понимать, чтобы сосредотачивать свои усилия на тех 20%, которые имеют наибольшее значение, вместо траты времени на 80%, вносящих лишь незначительные изменения.

Где использовать диаграмму Парето

Диаграмма представляет собой упорядоченную нисходящую гистограмму. Её используют для оценки бизнеса, контроля качества продукции, выявления дефектов и ошибок. К примеру, она может в наглядной форме продемонстрировать, какие клиенты приносят наибольший доход, а какие — минимальный. Кривую Парето можно использовать в проектном менеджменте. 

Эксперт Джозеф Джуран использовал принцип Парето для управления качеством, разделяя причины на критические 20% и второстепенные 80%. Большинство проблем имеют всего лишь несколько ключевых причин.  Анализ Парето является базовым инструментом для принятия решений на основе статистики. Он позволяет выделить те проблемы, решение которых принесет наибольшую пользу и сильно повлияет на итоговый результат. Принцип 20/80 широко применяется в различных областях, от маркетинга, менеджмента до физической реальности.

Существует два вида диаграммы:

1. По результатам деятельности. Используется для обнаружения важнейших проблем — 20% проблем, ответственных за 80% плохого результата. Она подойдет для оценки качества, сроков выполнения, безопасности. 
2. По причинам. Помогает узнать причины проблем, встречающихся в процессе работы — 20% причин, повинных в 80% проблем. Это могут быть сотрудники, оборудование, рабочие процессы.

Если, например, при оценке итогов работы обнаруживается ряд проблем, логичным будет построить диаграмму Парето по результатам деятельности, чтобы выделить основные. Затем создать диаграмму по причинам и сосредоточиться на исключении этих основных 20% причин главных проблем (20% от всего числа). Исключая сначала ключевые причины важнейших проблем, вместо тщетных попыток решить причины всех проблем сразу, мы с минимальными усилиями добьемся значительного роста продуктивности. 

Диаграмма Парето способствует улучшению качества продукции, оптимизации процессов и предотвращению непредвиденных ситуаций. Помогает снизить затраты на обработку информации и повысить эффективность операций. Она обеспечивает решение проблем с помощью фактов, исключая предположения, любые догадки. 

Построение диаграммы Парето

Первоначально составляется список анализируемых характеристик. Например, это могут быть типы проблем, причиняющих убытки компании. Обозначьте временные рамки исследования, посчитайте, как часто возникала та или иная проблема. Полученные данные добавьте в таблицу в порядке убывания, и найдите долю случаев возникновения каждой проблемы от общего числа. Для этого полученное количество случаев разделите на общее число, умножьте на 100.

№	Виды проблем	Количество случаев	Процент случаев
1	Дефекты производства	189	49,6%
2	Нарушение сроков поставки	101	26,5%
3	Повреждения упаковки	44	11,5%
4	Ошибки комплектации	21	5,5%
5	Повреждения при перевозке	11	3%
6	Повреждения при погрузке	5	1,3%
7	Отсутствие маркировки	4	1,1%
8	Отсутствие наклеек на упаковке	2	0,5%
9	Отсутствие инструкции по сборке	2	0,5%
10	Ошибки печати на упаковке	2	0,5%
		381	100%

Проблемы с долей случаев менее 5%, объединяются в общую группу «Прочее». Вне зависимости от полученного сложением количества случаев графа «Прочее» размещается в конце таблицы и будущей диаграммы. 

Чтобы завершить подготовку, в таблицу необходимо добавить дополнительный столбец — процент случаев нарастающим итогом. В новых ячейках к значению в процентах предыдущего пункта прибавляется значение в процентах текущей строки.

№	Виды проблем	Количество случаев	Процент случаев	Процент случаев нарастающим итогом
1	Дефекты производства	189	49,6%	49,6%
2	Нарушение сроков поставки	101	26,5%	76,1%
3	Повреждения упаковки	44	11,5%	87,6%
4	Ошибки комплектации	21	5,5%	93,1%
5	Прочее	26	6,9%	100%

Диаграмма учитывает данные из столбцов «Количество случаев» и «Процент случаев с нарастающим итогом». По данным колонки 3 складывается столбиковая диаграмма, а по столбцу 5 — кривая Лоренца. Эта кривая демонстрирует, на решении каких проблем нужно сконцентрироваться прежде всего.

Проведите горизонтальную и вертикальную оси, постройте столбчатую диаграмму, также известную как гистограмма. Вертикальная ось используется для количества случаев каждой из проблем, а горизонтальная — для проблем. Они перечисляются по убыванию, как в таблице, с одинаковыми интервалами.

Далее нужно добавить кривую Лоренца. На правой стороне проведем вертикальную ось и отметим на ней процентную шкалу. Кривая Лоренца составляется по точкам, отмеченным на вертикальной оси. Каждой точке соответствует процент нарастающего итога из пятого столбца таблицы. Для практичности проведите кривую Лоренца красной линией, а для дальнейшего анализа также можно провести горизонтальную линию, соответствующую 80% на вертикальной оси. 

На этом построение диаграммы закончено, можно переходить к ее анализу. Из построенной диаграммы следует, что в 80% случаев компания несет убытки из-за дефектов на производстве и нарушения сроков поставки. Компании необходимо в первую очередь сконцентрироваться на решении этих проблем, чтобы повысить свою эффективность.

Резюмируя, составим план с этапами построения диаграммы:

1. Составить список анализируемых характеристик.
2. Установить временные рамки исследования и собрать данные.
3. Посчитать частоту для всех позиций.
4. Вычислить относительный процент каждого фактора. 
5. Посчитать процент с нарастающим итогом.
6. Построить столбиковую диаграмму. 
7. Добавить на диаграмму кривую Лоренца.

Диаграмма Парето в Excel

Использование Microsoft Excel — это один из быстрейших способов составления диаграммы Парето. Начиная с версии 2016 года, она добавлена в стандартный набор диаграмм экселя, поэтому для создания достаточно выбрать ее в настройках.

Однако у данного способа есть свои минусы. Вы не сможете донастроить получившийся график, например, добавить горизонтальную линию на уровне 80% для наглядности. Поэтому рассмотрим еще один вариант. 

Занесите собранные данные в таблицу excel. Следуя плану, отсортируйте их, добавьте столбцы с процентами и с нарастающим итогом. Создайте дополнительную графу со значением 80% — чтобы упростить работу с будущей диаграммой.

Выделите данные в ячейках — нам потребуется название проблем, количество случаев, процент случаев с нарастающим итогом и граница в 80%. Выделите сначала ячейки С3 – D7, а затем F2 – G7, удерживая Ctrl. Перейдите на вкладку «Вставка» и в диаграммах нажмите на «Рекомендуемые диаграммы». В появившемся меню переключитесь на «Все диаграммы» и выберите «Комбинированная».

Теперь необходимо правильно настроить отображение данных. В нашей диаграмме «Ряд1» — это столбики, «Ряд2» — кривая Лоренца, а «Ряд3» — горизонтальная линия на уровне 80%. Для «Ряд2» и «Ряд3» должен быть установлен тип диаграммы «График» и галочки в столбце «Вспомогательная ось», чтобы появились проценты.

Важно помнить, что каждому столбцу соответствуют определенные значения на кривой Лоренца в виде отрезка от средней точки предыдущего столбца до средней точки текущего столбца. Следует учесть, что первого отрезка (от начала координат до середины первого столбца) на диаграмме не существует, но при анализе его необходимо подразумевать.

Дальше ее можно дозаполнить, добавить название, прописать легенду, и визуально оформить по вашему желанию. Читается диаграмма Парето в Excel так же, как и классические варианты.

Рекомендации при построении

Желательно избегать ситуации, когда строка «Прочее» составляет значительный процент. Это может указывать на неправильную сортировку наблюдаемых явлений и слишком большое количество объектов, попавших в данную группу. В такой ситуации рекомендуется воспользоваться  альтернативным способом классификации.

Если возможно представить данные в валюте, то наилучшим вариантом будет это сделать. Если невозможно оценить проблему в денежных единицах, анализ окажется неэффективным, а полученные результаты — искаженными. Расходы играют ключевую роль в принятии управленческих решений.

При анализе построенной диаграммы Парето рекомендуется:

• Если проблема или весомая причина основных проблем может быть устранена путем простого решения, необходимо сразу сделать.
• Приоритет следует отдавать лишь небольшому количеству существенных факторов.
• Если незначительная проблема или причина может быть устранена легким способом, сделайте это. Моральное удовлетворение окажут значительное воздействие на последующие действия.

Заключение

Прежде всего, важно осознать, что нельзя абсолютно ко всему применять принцип Парето. В некоторых случаях компании слишком погружены в статистику и диаграммы, упуская суть. Применение закона Парето не уместно во всех аспектах бизнеса, маркетинга, экономики. Он является лишь отправной точкой для оценки результатов и первичного анализа, но не стоит полагаться на него на все сто процентов. Этот принцип отражает лишь прошедшее — не предсказывает будущее.

Также ошибочно применять принцип Парето к объему работы. Многие считают, что первые 20% задач имеют основное значение, поэтому не стоит тратить усилия на оставшиеся 80%. Несомненно, первые 20% времени могут сделать основную часть работы, но не стоит полностью пренебрегать остальными 80%.

Суть анализа Парето заключается в умении выделять главное, не забывая о второстепенных вещах. Важно понимать разницу между 20 на 80 и стопроцентным качеством. Принцип Парето помогает выделить ключевые аспекты в текущий момент и уделить им особое внимание. Применение инструментов управления качеством является неотъемлемым компонентом успеха в бизнесе. Чем глубже понимание процессов, тем более эффективно их управление и достижение поставленных целей.