Основные этапы планирования: как составить простой и удобный план

Чтобы добиться поставленных целей, важно не только понимать, чего хочешь, но и правильно спланировать путь к этому. Без продуманного плана сложно реализовать даже оперативные цели. Грамотное планирование помогает избежать хаоса, правильно расставить приоритеты и максимально эффективно распределить ресурсы: время, деньги и усилия.

В статье рассматриваем основные этапы процесса планирования и показываем, как составить план шаг за шагом. В конце список инструментов для оформления плана.

Из каких этапов состоит планирование

Планирование — это разработка четкого алгоритма действий для достижения определенных целей. 

Планы могут быть как краткосрочными, например, подготовка к путешествию, так и долгосрочными, например, планирование карьеры на несколько лет. В любом случае составление плана делает путь к желаемому результату более понятным и быстрым.

Кроме того, планирование помогает предсказать возможные препятствия на пути к цели и подготовиться к ним, придумывая способы их преодоления. Это повышает уверенность в успешном завершении дела

Процесс планирования включает следующие основные этапы:

1. Постановка цели
2. Разбивка цели на задачи
3. Определение ресурсов
4. Определение угроз
5. Выбор метода планирования
6. Определение сроков

Это основные этапы планирования в менеджменте и в личных делах. По этому алгоритму можно разрабатывать планы как для рабочих проектов, так и для достижения своих личных целей. Последовательность этапов планирования идет от общего к частному: с каждым этапом план становится все подробнее.

Рассмотрим все стадии планирования и на примере ремонта квартиры — шаг за шагом составим правильный и подробный план.

Ставим цель

Постановка цели — это основа планирования. На этом этапе нужно четко определить, чего именно хотим достичь, и в какие сроки. Здесь важно не просто иметь общее представление о том, что нужно сделать, а сформулировать конкретную цель, которая будет ясной и достижимой. Для этого лучше воспользоваться системой SMART.

Пример: До 31 августа 2025 года я сделаю ремонт в квартире, обставлю ее мебелью и перееду.

Эта цель: 

• Конкретна, измерима — сделан ремонт, куплена мебель, переезд 
• Достижима — времени достаточно, чтобы все сделать 
• Релевантна — переезд в новую квартиру важен для комфортной жизни
• Ограничена по времени — до 31 августа 2025 года

Разбиваем цели на задачи

На этом этапе нужно превратить большую цель в несколько более мелких и понятных шагов. Это называется декомпозицией. 

Важно не останавливаться на одной задаче, а продолжать делить ее на еще более мелкие этапы. Чем более мелкими и конкретными будут задачи, тем легче будет их выполнять. Должен получиться список простых действий, которые можно спокойно и поэтапно выполнять. Это помогает не только лучше понять, что нужно делать, но и уменьшает стресс от выполнения большого и сложного проекта.

Пример: 

Цель: до 31 августа 2025 года сделать ремонт в квартире, обставить ее мебелью и переехать.

Задачи:

1. Подготовка к ремонту

• Определить бюджет ремонта и затраты на мебель
• Найти дизайнера (или составить план самостоятельно)
• Выбрать стиль и цветовую гамму
• Подготовить список необходимых работ и материалов
• Найти подрядчиков (строителей, электриков, сантехников)

2. Черновой ремонт

• Демонтаж старой отделки (если нужно)
• Замена или ремонт проводки и сантехники
• Выравнивание стен, полов, потолков
• Установка окон и дверей (если требуется)

3. Чистовой ремонт

• Покраска стен/поклейка обоев
• Укладка напольного покрытия
• Установка натяжных потолков (если нужно)
• Монтаж плинтусов, розеток, освещения

4. Покупка и сборка мебели

• Составить список необходимой мебели
• Заказать или купить мебель и технику
• Организовать доставку
• Собрать и расставить мебель

5. Финальные штрихи

• Декорирование (шторы, ковры, картины, полки)
• Покупка необходимых мелочей (посуда, текстиль, аксессуары)
• Финальная уборка

6. Переезд

• Упаковать вещи
• Организовать транспортировку
• Разложить вещи на новом месте
• Отметить новоселье 

Определяем ресурсы

На этом этапе нужно провести анализ и указать, что может понадобиться для выполнения задач. Ресурсы могут быть разными:

• Материальные — вещи и деньги.
• Нематериальные — то, что не связано с физическими вещами, но все равно нужно для выполнения задач. Это, например, время или знания.
• Людские ресурсы — люди, которые могут помочь в достижении результата работы.

Важно заранее перечислить все ресурсы, которые вам понадобятся, чтобы потом не столкнуться с их нехваткой. Это поможет избежать задержек и сделает планирование более эффективным.

Пример: 

1. Материальные ресурсы

• Финансы — деньги на ремонт, мебель и переезд.
• Строительные материалы — краска, обои, плитка, ламинат, сантехника и т. д.
• Инструменты — дрель, шуруповерт, рулетка, уровень и другие.
• Мебель и техника — кровать, шкафы, диван, кухонный гарнитур, бытовая техника.

2. Нематериальные ресурсы

• Знания и навыки — понимание ремонта, дизайна, выбора материалов.
• Время — планирование работ, контроль выполнения, переезд.
• Энергия и мотивация — поддержание темпа, поиск решений в сложных ситуациях.
• Информация — обзоры материалов, советы по выбору подрядчиков, тренды в интерьере.

3. Люди и помощь

• Прораб и рабочие — строители, электрики, сантехники.
• Дизайнер — для создания проекта (если требуется).
• Грузчики — для перевозки мебели и вещей.
• Родные и друзья — могут помочь советами, рекомендациями или физически.

Определяем угрозы

Угрозы — это то, что может нарушить наш план или задержать его выполнение.

Наш мозг часто склонен думать оптимистично и предполагает лучшее, поэтому, когда мы строим планы, нам может казаться, что ничего не помешает. Но жизнь часто преподносит неожиданные ситуации, которые могут выбить нас из колеи.

Поэтому важно заранее продумать непредвиденные обстоятельства и подготовить план Б. Например, что делать, если мы заболеем? Или будет не хватать денег? Или подведут рабочие?

Если заранее описать возможные проблемы и способы их решения, то при их возникновении будет легче справиться. Мы будем знать, как действовать, чтобы уменьшить негативные последствия.

Пример: 

1. Финансовые риски

• Может не хватить бюджета из-за роста цен.
• Придется тратить больше из-за неожиданных проблем (например, бракованная проводка).
• Можно переплатить за материалы или работу, если плохо спланировать покупки.

2. Срыв сроков 

• Рабочие могут задерживать ремонт.
• Доставка стройматериалов и мебели может занять больше времени.
• Сам переезд может затянуться из-за нехватки транспорта или времени.

3. Качество ремонта и мебели 

• Можно купить некачественные материалы.
• Рабочие могут сделать плохо, и придется переделывать.
• Итог может не совпасть с ожиданиями (не тот цвет стен, неудобная мебель).

4. Организационные трудности 

• Проблемы с документами, если требуется перепланировка.
• Сложно выбрать хороших рабочих и контролировать их.
• Если нет четкого плана, ремонт может превратиться в хаос.

5. Личные трудности 

• Можно сильно устать, из-за чего пропадет желание заниматься ремонтом.
• Возможны конфликты с рабочими или родственниками.
• На ремонт и переезд может просто не хватить времени.

Как избежать проблем?

• Составить подробный план и заложить запас денег и времени.
• Выбирать проверенных специалистов и материалы.
• Контролировать процесс ремонта.
• Делать все поэтапно, не перегружая себя.

Выбираем метод планирования

Существует много методов планирования, и каждый из них имеет свои плюсы и минусы. От вида планирования зависит подробность и наглядность плана. Чтобы понять, какой из них подходит именно вам, нужно попробовать несколько вариантов или даже комбинировать их. Рассмотрим несколько популярных методов.

Список дел

Это самый простой и базовый метод. Нужно записать все дела, которые нужно выполнить, в ежедневнике или таск-менеджере. В конце дня нужно вычеркнуть сделанные задачи, а оставшиеся переносятся на следующий день.

Матрица Эйзенхауэра

Дела разделяются на 4 категории:

• Важно и срочно — эти дела нужно сделать в первую очередь.
• Важно и не срочно — эти дела нужно выполнить в ближайшее время, чтобы они не перешли в первую категорию.
• Неважно и срочно — рутинные задачи, которые делают регулярно.
• Неважно и не срочно — можно вычеркнуть или оставить для удовольствия (например, хобби).

Канбан

Этот метод часто используется в таск-менеджерах. Создается несколько колонок, например, «Надо сделать», «Сделать сегодня», «В работе» и «Сделано. По мере выполнения задач, карточки перемещают их из колонки в колонку. Это помогает наглядно видеть, на каком этапе находится каждая задача.

Расписание

Нужно составить список дел и определить, сколько времени выделить на каждую задачу и в каком порядке их выполнять. Преимущество метода — всегда есть четкое понимание, что и когда делать. Минус в том, что если появляется срочное дело, расписание может нарушиться. Но у этой проблемы есть решение — нужно не планировать дела вплотную, а закладывать запас времени, чтобы можно было добавить неотложную задачу.

Метод Айви Ли

Нужно составить список из 6 задач и пронумеровать их по важности, где первая — самая важная, а 6 — наименее важная. Сначала выполняете первую задачу, потом следующую и так далее. Главное правило — не переходить к следующей задаче, пока не завершите текущую.

Конкретно для нашего примера, можно сочетать все эти методы:

• Для больших этапов проекта (например, ремонт или покупка мебели) использовать метод Канбан, чтобы визуализировать задачи.

• Для ежедневного планирования — использовать метод Айви Ли или список дел, чтобы не забыть мелкие задачи и организовать день.

• Для расставления приоритетов — применить матрицу Эйзенхауэра, чтобы выделить важные и срочные дела и избежать задержек.
• Для общего планирования — использовать расписание, чтобы контролировать сроки выполнения каждого этапа.

Определяем сроки

Определение сроков — важный этап, который помогает все систематизировать и сделать процесс более управляемым. Когда для каждой задачи установлен конкретный срок, мы точно знаем, когда ее нужно выполнить. Это помогает избежать затягивания дел и прокрастинации.

Пример:

1. Подготовка к ремонту (март – апрель 2025)

• До 15 марта 2025 — определить бюджет на ремонт и мебель.
• До 31 марта 2025 — найти дизайнера или самостоятельно составить план.
• До 10 апреля 2025 — выбрать стиль и цветовую гамму.
• До 20 апреля 2025 — составить список необходимых работ и материалов.
• До 30 апреля 2025 — найти подрядчиков (строителей, электриков, сантехников).

2. Черновой ремонт (май – июль 2025)

• 1–15 мая 2025 — демонтаж старой отделки (если нужно).
• 16–31 мая 2025 — замена или ремонт проводки и сантехники.
• 1–30 июня 2025 — выравнивание стен, полов, потолков.
• 1–31 июля 2025 — установка окон и дверей (если требуется).
• 1–15 августа 2025 — проверка и подготовка к чистовой отделке.

3. Чистовой ремонт (август 2025)

• 1–10 августа 2025 — покраска стен/поклейка обоев.
• 11–15 августа 2025 — укладка напольного покрытия.
• 16–20 августа 2025 — установка натяжных потолков (если нужно).
• 21–25 августа 2025 — монтаж плинтусов, розеток, освещения.

4. Покупка и сборка мебели (июль – август 2025)

• До 31 июля 2025 — составить список необходимой мебели.
• До 15 августа 2025 — заказать или купить мебель и технику.
• До 25 августа 2025 — организовать доставку, собрать и расставить мебель.

5. Финальные штрихи (август 2025)

• 26–28 августа 2025 — декорирование (шторы, ковры, картины, полки).
• 29–30 августа 2025 — покупка необходимых мелочей (посуда, текстиль, аксессуары).
• 31 августа 2025 — финальная уборка и подготовка к переезду.

6. Переезд (31 августа 2025)

31 августа 2025 — окончательное заселение и новоселье

Как оформить план

Планы можно составлять как в бумажном, так и в электронном варианте. Рассмотрим самые популярные инструменты.

Ежедневник

Ежедневник помогает организовать день, записать важные дела и добавить заметки о том, что нужно сделать. Это удобный инструмент для тех, кто предпочитает писать все вручную. Лучше всего ежедневник использовать, когда нужно подробно распланировать день и учесть даже мелкие задачи.

Планер на неделю или месяц

Планер на неделю или месяц помогает спланировать задачи на более длительный срок. Обычно в него записываются важные дела или задачи, которые нужно реализовать в конкретные сроки. Планер помогает заранее поставить дедлайны, чтобы избежать перегрузки, и дает полное представление о предстоящих задачах, что помогает избежать хаоса и быть организованным.

Таск-менеджер

Таск-менеджер удобен тем, что в нем можно создавать задачи, отслеживать их выполнение, ставить сроки и приоритеты. Особенно удобно, если нужно контролировать несколько проектов одновременно, например, ремонт, покупку мебели и переезд. В приложении есть напоминания, которые помогут не забыть о важных делах, а также возможность визуализировать задачи с помощью досок и карточек.

В таск-менеджере легко разграничить ежедневные дела от стратегических планов. Для первых есть ежедневник и календарь, а вторые удобно вести в отдельном проекте или в канбан-доске. Если нужно, можно делиться задачами с другими людьми, что удобно для совместной работы.

Это приложение идеально подходит, если у вас много задач или сложных проектов, или если нужно работать в команде или вести все в цифровом виде.

Главное из статьи

Планирование — это процесс, когда мы составляем последовательность действий для достижения своих целей. Разработка плана помогает ускорить выполнение задач и заранее выявить возможные проблемы, что делает путь к успеху более четким и организованным. 

Какие этапы включает в себя планирование:

• Постановка цели — четко определяем, что и когда нужно сделать, используя метод SMART.
• Разбиение цели на задачи — делим большую цель на более мелкие и понятные шаги.
• Определение ресурсов — выясняем, что нам нужно для достижения цели (финансы, материалы, люди, время).
• Определение угроз — предугадываем возможные проблемы и непредвиденные ситуации, чтобы быть готовыми.
• Выбор метода планирования — выбираем подходящий способ для организации задач.
• Определение сроков — устанавливаем дедлайны для каждой задачи, чтобы не затягивать процесс.

Инструменты для оформления плана:

• Планер на неделю/месяц — лучше использовать для долгосрочного и стратегического планирования.
• Ежедневник — удобен для составления оперативных планов, например, для подробного плана на день.
• Таск-менеджер — подходит для отслеживания задач в цифровом виде, особенно, когда нужно контролировать несколько процессов одновременно, например, ремонт, покупку мебели и переезд.