Методика Getting Things Done в тайм-менеджменте

Чтобы не утонуть с головой посредством бесконечного потока ежедневных рутинных дел, важно научиться грамотно, управлять своими планами и задачами. Иначе всегда существует риск упустить из виду что-то важное. Подготовиться к совещанию, организовать встречу, созвониться с заказчиком, сделать ежемесячный отчёт к концу недели. Ещё ребёнка нужно отвезти на спортивную секцию, сходить в парикмахерскую, загнать машину на техосмотр, сделать уборку в доме. От всех этих многочисленных дел голова буквально «идёт кругом». Из-за этого возникает нервозность, всё валится из рук. И в тот момент, когда нужно сконцентрироваться и решить важную задачу, в голове царит хаос и отчаяние. В таком состоянии сложно достичь нужных результатов. Неорганизованность очень тормозит достижение целей в жизни и на работе. Как избавиться от этого неприятного недостатка, подскажет популярная методика Getting Things Done.

Что это такое и как работает на практике

Автором методики GTD является американский бизнес-тренер и консультант по управлению проектами Девид Ален, он придумал эту технику с нуля. Аббревиатура названия с английского расшифровывается как: «Getting Things Done» («Доводи дела до конца), сокращенно GTD. Впервые эта методика была описана в его одноимённом издании 2001 года, мгновенно ставшим мировым бестселлером. Благодаря исключительной популярности труд Дэвида Аллена был переведён на 23 языка. А самый известный журнал Соединённых Штатов Америки назвал книгу «лучшим бизнес-изданием 10-летия». В российском переводе её название звучит как «Как привести дела в порядок».

Технология GTD базируется на следующих принципах:

• Хранение задач, планов и текущих дел на внешних носителях (в виде записей в блокноте, ежедневнике или электронном приложении).
• Использование для планирования чёткой структурированной системы.

Суть метода заключается в том, что человек не может достигнуть поставленных целей из-за перегруженности информацией. В нашей голове ежедневно присутствует огромное количество различных мыслей, задач, других отвлекающих факторов, которые не дают сконцентрироваться на главном. По этой причине автор предложил не стараться удерживать всю поступающую извне информацию в голове, а перенести её на внешние носители в организованном, структурированном виде.

Ведение ежедневных записей, планирование, рациональное распределение текущих и глобальных дел – важное качество современного руководителя или успешного в жизни человека. Наш мозг создан для того, чтобы генерировать, а не хранить идеи. С этим утверждением сложно не согласиться. Ведь, согласно научным исследованиям в области нейропсихологии, человек может держать в голове одновременно не более семи задач. И полноценно работать с тремя из них.

Разгрузив свой мозг, можно быстрее справиться с делами из разных сфер жизни. Используя метод GTD, проще управлять задачами в работе и в жизни. Так как вся важная информация будет сосредоточена в одном месте, её будет проще отследить. Это позволит избавиться от стресса и навести порядок в ежедневных делах.

Эта техника помогает руководству и новичкам разобраться в искусстве продуктивной работы. Она разработана на основе многолетнего опыта и является одной из лучших техник управления временем.

Отличие системы GTD от обычного списка дел

При составлении списков дел мы включаем в них важные, серьёзные дела, часто оставляя без внимания мелкие и второстепенные задачи. Из-за этого они остаются в голове, отвлекая от основной работы. Это приводит к снижению эффективности. Соблюдение одного из главных принципов метода GTD – записывать каждый шаг, помогает полностью освободить мозг от незначительных задач. Поэтому все его возможности и ресурсы можно задействовать для выполнения важной, ответственной работы.

В обычном списке дел, мы знаем, что нужно выполнить, но не знаем, как это сделать. GTD отличается тем, что помимо того, что мы знаем, что нужно сделать, мы также знаем, как это сделать. С помощью GTD вы можете скорее и эффективнее выполнять свои задачи. Также одним из плюсов гтд является то, что эта система действует как папка для всех задач, которые нужно выполнить. В собственной системе вы можете настроить часть задач или разбить на более мелкие, что упростит их выполнение.

Кому стоит взять «на заметку» методологию Getting Things Done

Автор методики GTD проверял её эффективность на астронавтах МКС, рок-музыкантах и руководителях крупных коммерческих компаний. Во всех случаях она показала положительные результаты. То есть данную систему можно порекомендовать людям любого возраста, социального статуса или профессий. Главный критерий её успешного внедрения в жизнь: аналитический склад ума, стремление к самоорганизации и планированию.

GTD тайм-менеджмент строится на трёх основных моделях:

• Управление рабочим процессом.
• Шесть уровней обзоров.
• Естественное планирование.

Рассмотрим каждую из них более подробно.

Управление задачами и делами в GTD

Процесс управления делами в системе Getting Things Done делится на пять фаз:

1. Сбор входящей информации.
2. Её сортировка и обработка.
3. Работа со списками.
4. Обзор и наведение порядка в списках.
5. Выполнение задач.

Как собирать информацию в GTD

Для начала определяют место хранения поступающей информации. Это может быть любое, удобное для вас место: электронное приложение, ежедневник или вести обычный бумажный блокнот. Этот предмет или устройство должны быть всегда под рукой, чтобы при необходимости можно было быстро читать записи и внести в них коррективы.

Возьмите за привычку сразу записывать всю информацию, поступающую к вам, включая идеи, задачи или проекты. Это избавит вас от необходимости держать все планы, события или задания в голове. И далее, на фазе «сортировки», по каждому из них вы сможете принять грамотное и взвешенное решение.

Стадия обработки

Если просто всё фиксировать на бумаге или цифровом носителе в хаотичном порядке, велик риск запутаться в бесконечной череде дел или упустить из виду важные задачи. Поэтому все данные нужно правильно распределить и структурировать. Удобнее всего это сделать при помощи дерева принятия решений или диаграммы рабочего процесса (по Аллену).

Для правильного распределения задач задайте себе следующие вопросы:

• В чём суть задания?
• Какой оно должно дать результат?
• Какие действия нужно совершить для его выполнения?
• В каком порядке они будут совершаться?
• Сколько времени понадобится для завершения задачи?

Работа со списками

Система организации дел GTD состоит из восьми типовых списков:

Проекты	Следующие действия	Режим ожидания	Плану на перспективу	Календарь	Документы	Стратегические цели	Материалы по проектам
Дела, состоящие из нескольких задач. Например, создание сайта, ремонт в ванной комнате и так далее.	Отдельные задачи и действия из предыдущего списка, сгруппированные по контексту.	Задачи, не требующие срочного решения.	Мечты, планы или ожидания (поездка во Францию, посещение курсов дизайна).	Задачи с жёстким графиком выполнения, которые нужно завершить к определённому сроку.	Важная информация, справки, заметки, имеющие значение для проекта.	Используются для долговременного планирования.	Графики, диаграммы, другая информация, использующаяся для решения поставленных задач.

Организация и наведение порядка в списках

Для повышения продуктивности и поддержания работоспособности системы, составленные списки нужно регулярно изучать и структурировать, исходя из приоритетности присутствующих в них задач. Для этого:

• Просматривая списки несколько раз в день, выполняют пошаговые задания из пунктов «Следующие действия» и «Календарь», отмечая их доведение до конца.
• В список «Проекты» добавляют новые пункты или дописывают к существующим заданиям дополнительные пункты.
• Раз в неделю просматривают основные списки для поддержки в актуальном состоянии.

Выполнение задач по системе GTD

Все выше описанные действия направлены на облегчение выполнения поставленных задач. Их выбирают из списка «Следующие действия», основанного на важности, приоритетности, наличия свободного времени на реализацию или других критериев. Важно расставлять приоритеты, когда вы точно будете уверены в том, что конкретно нужно предпринять для решения каждой задачи.

Уровни обзоров

Данная модель способствует правильной расстановке приоритетов и увязке текущих дел со стратегическими планами.

Текущие задачи	Заполняется каждый день	Сюда входят ежедневные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Например: сходить в магазин, связаться с заказчиком и т.д.
Текущие проекты	Заполняется каждую неделю	Задачи, которые планируется решить в ближайшее время: визит к стоматологу, переезд в новый офис.
Текущие обязанности	Заполняется каждый месяц	В данную категорию входят должностные, семейные обязанности, быт, творчество и другие сферы жизни.
Цели на 1-2 года	Заполняется через каждые 3 месяца	Указываются планы, которые нужно достичь к этому периоду.
Цели на 3-5 лет	Заполняется каждый год	В данном пункте указываются возможные глобальные перемены на работе или личной жизни.
Вся жизнь	Каждый год или реже	Этот раздел отвечает на вопросы глобального масштаба: «Какую пользу приносит компания?», «Какова моя главная цель в жизни?».

Автор методики Getting Things Done, бизнес-тренер Дэвид Аллен, советует начинать записи дел с нижнего уровня. То есть формулировки текущих проектов и дел. Так голова и разум будут свободными для разработки и воплощения в жизнь глобальных проектов.

Основы естественного планирования

Данный модуль используется для принятия верных решений по задачам. «Естественным» планирование называется потому, что работает по алгоритму, идентичному механизму принятия решений человеческого мозга. Включает 5 этапов:

• Постановку целей и принципов. Зачем я это делаю? Каких стандартов буду придерживаться для достижения цели?
• Прогноз результатов. Каким должен быть результат по окончанию проекта?
• Мозговой штурм. Сбор любой информации, идей, заметок, советов для успешной реализации проекта.
• Планирование достижения поставленной цели с уточнением этапов, последовательности выполняемых действий, приоритетов.
• Следующее действие. Что нужно сделать в первую очередь? Какими будут следующие шаги?

Модель естественного планирования подходит для индивидуальных и крупномасштабных проектов. Отличия будут заключаться лишь в детализации процессов. Аллен утверждает, что детализация проекта должна быть такой, чтобы его можно было полностью убрать из головы.

Ошибки при работе с методикой Getting Things Done

Некоторые начинающие пользователи методики GTD используют её инструменты неправильно. Менеджерам, мало знакомым с методологией, она может показаться перегруженной информацией и запутанной. К другим распространённым ошибкам, возникающим при использовании системы, относят:

• Нерегулярный обзор списков и задач.
• Нежелание «освоиться» в новом формате сбора и хранения информации.
• Сбор и хранение важных данных в разных местах.
• Нечёткие, некорректные инструкции по задачам в списке «Следующие действия».
• Удержание информации в голове, без фиксации на внешнем носителе.
• Работа в режиме многозадачности.

Установив себе на компьютере или телефоне приложение или купив ежедневник для записей, некоторые люди всерьёз рассчитывают, что система GTD будет работать «сама собой». Откладывая дела на потом, вы не достигнете нужного результата. Поэтому, в первую очередь, нужно начать с изменения образа жизни и привычек.

Популярные сервисы для работы по методике GTD: ЛидерТаск

Одним из критериев успешности внедрения системы Getting Things Done, является удобство полного ведения записей для ежедневного и стратегического планирования. Их можно делать в обычном бумажном блокноте или использовать для этого функциональное, современное приложение ЛидерТаск.

Программа идеально подходит для применения методики Дэвида Аллена на практике. Используя таск-менеджер ЛидерТаск можно составлять списки дел на каждый день, не упуская из виду не одно важное событие. Также приложение можно использовать для эффективного управления любыми проектами. Программа обеспечит:

• Надёжное хранение информации в одном месте.
• Удобную систему напоминаний о предстоящих событиях.
• Эффективное делегирование поручений сотрудникам с контролем их исполнения.
• Сортировку, структурирование заданий по категориям.
• Возможность добавления любой информации, файлов, документам к задачам.

Приложение ЛидерТаск подходит для всех цифровых платформ. Работает в режиме оффлайн, без интернета. Имеет множество крутых фишек. Вы всегда будете в курсе текущих и стратегических задач и сможете регулярно контролировать их исполнение.

Заключение

Чтобы правильно применять методику GTD для организации работы над проектами, нужно приучить себя фиксировать каждую задачу и действие на внешнем носителе. Выработайте привычку избавлять голову от ненужной информации, мешающей сконцентрироваться на важных процессах. Продумайте, каким будет конечный результат. Это позволит сэкономить энергию и время на его достижение, избавит от тревожности из-за неопределённости.

Планирование действий в рамках проекта поможет быстрее достичь поставленных целей. Ни один проект невозможно завершить «за один присест». Его разбивают на отдельные задачи, совершая небольшие шаги, помогающие продвигаться к главной цели.

Онлайн-ресурсы, такие как примеры использования и исчерпывающее руководство, помогают улучшить этот подход. Но есть и минусы – введение этой техники может быть сложным для новичков и требует времени, чтобы разобраться в деталях.

Тем не менее, ГТД – это отличный подход к управлению временем, который поможет вам повысить эффективность и успевать больше.

Используя методологию GTD, проще найти подходящие методы для решения каждой задачи. Главное, регулярно просматривать составленные списки, выполнять присутствующие в них задания, руководствуясь при этом своим профессиональным, личным опытом и здравым смыслом.