Иерархическая структура работ: пошаговое руководство

Когда команда начинает работу над большим проектом, часто возникает неопределенность: с чего начать и в какой последовательности. В таких случаях помогает метод декомпозиции — процесс, при котором одну крупную задачу делят на небольшие достижимые шаги. 

В проектной работе этот метод реализуется через иерархическую структуру работ (ИСР). Она помогает разбить проект на этапы, задачи и подзадачи, делает процесс более понятным и управляемым. В этой статье расскажем, что такое ИСР, зачем она нужна и как её эффективно построить для успешного выполнения проекта.

Что такое иерархическая структура работ

Метод иерархической структуры работ — это способ управления проектами, при котором большой проект разбивается на мелкие и понятные шаги. То есть цель проекта последовательно разбивается на этапы, задачи, подзадачи и так далее. Такое дробление задач упрощает реализацию проекта и отслеживание результата.

Например, исходная задача — построить дом. С первого взгляда, непонятно, с чего нужно начать, потому что это очень масштабный проект. Но если разбить процесс на этапы (фундамент, стены, крыша), а каждый этап на еще более мелкие шаги (подготовка строительной площадки, заливка бетона), то вырисовывается план действий.

Таким образом ИСР проекта помогает превратить любой сложный процесс в понятный пошаговый алгоритм. Этим она напоминает инструкцию и дорожную карту проекта. 

В зависимости от сложности проекта у ИСР может быть несколько уровней:

1. Верхний уровень — основная цель проекта. Это тот результат, который хочется получить. 
2. Второй уровень — вехи. Это ключевые этапы достижения цели. 
3. Третий уровень — задачи. Конкретные шаги, которые нужны для достижения вех.
4. Четвертый уровень — подзадачи. При необходимости задачи можно разделить на еще более мелкие шаги. 

Необязательно формулировать все эти уровни. Даже разделение только на вехи сделает процесс понятнее. 

ИСР применяют в самых разных сферах: от строительства до разработки программного обеспечения. Использовать этот инструмент можно не только в работе, но и в личных делах. Например, при подготовке к отпуску или в ремонте.

Зачем создавать ИСР

У этого метода есть несколько преимуществ.

• Так как проект разбивается на блоки, становится понятно, сколько времени понадобится для выполнения каждого этапа, а также какие ресурсы будут нужны. 
• Благодаря четкому определению объема работы, снижается риск забыть какое-то задание или, наоборот, сделать лишнее. 
• У каждого элемента структуры есть статус выполнения, поэтому легко отслеживать, как продвигается работа. При этом, если на каком-то этапе возникнет задержка, можно своевременно это заметить и устранить проблему.
• Каждая задача и подзадача закреплена за конкретным исполнителем. Это позволяет избежать путаницы, потому что каждый знает, что он должен делать. Кроме того, это облегчает коммуникацию в команде.
• Из-за того, что вся работа разбита на этапы, легче планировать затраты и дополнительные риски. Например, можно предусмотреть перерасход бюджета из-за санкций и роста инфляции.

По каким принципам строится ИСР

Принцип иерархичности. Проект делится на уровни. Наверху стоит общая цель, результат все работы, например, открытие нового кафе или запуск курса, от общей цели отходят основные этапы, далее конкретные задачи, затем подзадачи. Иерархия строится от общего к частному.

Важно, что подзадача должна относится только к одной задаче и не может принадлежать к нескольким уровням. Например, если мы открываем кафе, то «Разработка меню» относится к этапу «Подготовка к открытию», а не к «Ремонт помещения». Каждое действие имеет четкую привязку к своему уровню, чтобы не возникало путаницы.

Принцип полноты. В ИСР должны быть включены абсолютно все задачи и подзадачи, которые необходимо сделать. Если при приготовлении блюда пропустить какой-то ингредиент, то оно не получится. Так и при составлении ИСР проектный менеджер должен учесть все этапы, чтобы получить желаемый результат.

Принцип декомпозиции. В иерархии проекта может быть сколько угодно уровней — от двух до бесконечности. Главная цель — создать максимально понятную структуру. Задачи нужно дробить до того момента, пока каждому члену команды не станет ясно, что нужно сделать, в какой срок, какие ресурсы для этого привлечь.

Принцип разграничения ответственности: Каждой задаче и подзадаче нужно назначить ответственного. При этом лучше прописывать конкретного человека, а не отдел. Во-первых, это позволит понимать загрузку каждого специалиста, а во-вторых, исключит ситуации, когда задание не выполнено, потому что человек думал, что она поручена коллеге. В Digital-сфере ответственными чаще всего назначают менеджеров проектов.

Принцип логичности и исключения дублирования. Каждый уровень структуры должен быть последовательным и логично связан с предыдущим. То есть следующую задачу можно решать только после завершения предыдущей. Например, при строительстве дома нельзя начать возводить стены до заливки фундамента.

Принцип исключения дублирования означает, что одна и та же задача не может быть записана в разных этапах. Например, задача «Установка окон» не может быть одновременно указана и в этапе «Возведение стен», и в этапе «Отделочные работы». Ее следует оставить только в одном месте, чтобы избежать путаницы.

Как может выглядеть ИСР

Дизайн иерархической структуры работ проекта может выглядеть по-разному, все зависит от масштаба проекта и предпочтений команды. Рассмотрим основные виды ИСР.

Древовидная структура

Это одна из самых популярных форм ИСР. Здесь все этапы проекта изображаются в виде дерева с основной целью на верхнем уровне и более детализированными задачами на нижних уровнях.

Например, проект: Переезд в новый офис

Цель: Переехать в новый офис большей площадью.

Этап 1: Поиск нового помещения

• Просмотр объявлений в Интернете.
• Просмотры помещений.
• Заключение договора аренды.

Этап 2: Сбор вещей

• Покупка пленки и упаковочного материала.
• Разбор и упаковка мебели.
• Сбор мелких вещей в коробки.

Этап 3: Перевозка вещей

• Поиск транспортной компании.
• Согласование даты и времени.
• Контроль за погрузкой и выгрузкой.

Этап 4: Распаковка вещей

• Распаковка и сборка мебели.
• Расстановка мебели.
• Распаковка и расставление мелких вещей.

Сетевой график

Это диаграмма, которая показывает последовательность и зависимость задач друг от друга. Такой график можно построить в сервисах с Диаграммой Ганта.

Пример: проект «Строительство здания»

Задача 1: Получение разрешения на строительство

Задача 2: Земляные работы (зависит от завершения Задачи 1)

Задача 3: Фундамент (зависит от завершения Задачи 2)

Задача 4: Строительство стен (зависит от завершения Задачи 3)

Задача 5: Крыша (зависит от завершения Задачи 4)

Многоуровневый список

Это список из задач и подзадач. Такой способ отображения ИСР подходит для сложных проектов с множеством этапов.

Пример: Внедрение новой системы бухгалтерского учета

Уровень 1 (Цель): Внедрить новую систему учета.

Уровень 2 (Этапы):

Подготовка:

• Анализ текущей системы.
• Сравнение предложений поставщиков ПО.
• Заключение договора с поставщиком.

Внедрение:

• Установка программного обеспечения.
• Настройка модулей (учет расходов, отчетность, налоговый учет).

Обучение сотрудников:

• Проведение тренингов.
• Создание инструкций.

Тестирование системы:

• Проверка расчетов.
• Сравнение данных с предыдущей системой.

Запуск и поддержка:

• Полный переход на новую систему.
• Техническая поддержка сотрудников.

Канбан-доска

Подходит для простых ИСР, где есть только вехи и задачи. При таком методе отображения можно визуально видеть всю структуру проекта.

Пример: Запуск онлайн-курса

Цель: Запуск курса по программированию.

Колонки (вехи):

• Планирование
• Карточка: Определение тем курса
• Карточка: Составление учебной программы
• Разработка
• Карточка: Запись видеолекций
• Карточка: Создание тестов и заданий
• Продвижение
• Карточка: Создание рекламной кампании
• Карточка: Настройка платформы для обучения
• Запуск
• Карточка: Открытие продаж
• Карточка: Проведение первых вебинаров

Как составить иерархическую структуру работы

Разберем по шагам, как составить ИСР проекта в ЛидерТаске на примере строительства многоквартирного дома. Для этого создаем новый проект под названием «Строительство многоквартирного дома».

Шаг 1. Постановка цели

Цель проекта — это четкое описание того, чего вы хотите достичь в ходе проекта. Другими словами — это конечный результат проекта. Чтобы правильно сформулировать цель, можно воспользоваться методом SMART. Согласно этому методу цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени.

Для нашего примера цель звучит так:

«Построить жилой дом из 15 этажей с 200 квартирами и подземной парковкой до 30 ноября 2027 года в рамках бюджета 800 000 000 рублей».

Ключевые показатели цели можно прописать в названии проекта. 

Шаг 2. Создание вех

Вехи — это главные точки в реализации проекта, которые отмечают окончание значимых этапов и помогают контролировать прогресс. Эти точки должны быть строго определены и иметь конкретные параметры оценки результата.

Назначение вех:

• Показывают, в правильном ли направлении движется проект.
• Помогают оценить, будет ли вся работа выполнена в срок.
• Дают возможность своевременно выявить и предотвратить проблемы.
• Фиксируют решение важного вопроса, например, получение разрешения на строительство или проведение подготовительных работ.

Чтобы сформулировать вехи, посмотрите на цель проекта и определите основные этапы работы. В ЛидерТаске для создания вех можно использовать задачи. Чтобы визуально отличать вехи от других задач, можно выделить их цветом.

Шаг 3. Создание задач 

Далее каждую веху нужно разбить на крупные задачи — основные пакеты работ в рамках каждого этапа. Для этого нужно определить, что нужно сделать, чтобы достичь вехи. Задачи должны быть понятными, конкретными, легко измеримыми и выполнимыми. 

Например, возьмем веху «Строительные работы». Основными работами в этом этапе будут:

• Подготовка строительной площадки
• Заливка фундамента
• Возведение каркаса дома
• Строительство наружных и внутренних стен
• Устройство перекрытий между этажами
• Строительство крыши
• Монтаж внутренних инженерных систем

Шаг 4. Создание подзадач

Подзадачи — это более мелкие действия, которые помогают выполнить большую задачу. С подзадачами легче приступить к работе — можно выполнять небольшие куски основной задачи, а не всю сразу. Также подзадачи можно делегировать разным исполнителям.

Часто подзадачи создают как этапы задачи, чтобы исполнители понимали последовательность действий для достижения результата. Когда работа разбита на этапы, всем ясно, что нужно сделать в первую очередь, а что — позже. Это позволяет избежать путаницы и соблюдать дедлайны.

Основные принципы для создания подзадач:

• Каждая подзадача должна быть маленьким выполнимым шагом.
• Они должны быть понятными, четкими и измеримыми.
• Подзадачам можно назначать конкретные сроки.

Например, как будут выглядеть подзадачи к задаче «Заливка фундамента»:

• Очистить земельный участок от мусора (срок: 5 дней)
• Разметить место под фундамент (срок: 2 дня)
• Выкопать котлован (срок: 7 дней)
• Вывезти лишний грунт (срок: 5 дней)
• Приготовить бетонную смесь (срок: 3 дня)
• Залить бетон (срок: 5 дней)

Шаг 5. Назначение ответственных

Для всех задач и подзадач нужно назначить ответственных, чтобы каждый знал свою зону ответственности, и было легче контролировать исполнение.

Главное из статьи

1. Иерархическая структура работ (ИСР) — это способ организации проекта, где задачи делятся на уровни, от глобальных целей до мелких действий, с назначением ответственных.
2. Построение ИСР помогает упорядочить проект, эффективно распределить задачи и ответственность, а также контролировать выполнение.
3. Основные принципы иерархической структуры работ — целостность, иерархичность, прозрачность и гибкость структуры.
4. ИСР может быть представлена в виде древовидной структуры, сетевого графика, многоуровневого списка или Канбан-доски для визуализации задач.
5. Для формирования иерархической структуры работ необходимо установить цели, разделить проект на вехи, задачи и подзадачи, а затем назначить ответственных.