Метод Кайдзен: что это такое и как применить его в бизнесе и саморазвитии

Термин Кайдзен пришел из Японии. После второй мировой войны на фоне нефтяного кризиса западные компании терпели убытки, в то время как производство в Японии процветало. Это стало возможно благодаря внедрению системы менеджмента Кайдзен, основывающейся на росте как отдельной личности, так и всей команды. 

Автор идеи – Масааки Имаи – основатель концепции непрерывного совершенствования. “Постоянное улучшение” – это перевод слова Кайдзен, но существуют и другие трактовки. Согласно этой системе, все, от рабочих до управленцев, вовлечены в процесс совершенствования. Философия Кайдзен подразумевает, что наша и личная, и трудовая жизнь должны идти по вектору постоянного и непрерывного улучшения. 

Основные принципы

• Самодисциплина как залог движения вперед. Каждый работник должен уметь управлять своим временем, не срывать сроки, следить за качеством выполняемой работы и бережливо расходовать ресурсы.
• Моральный дух. Руководству необходимо поддерживать моральный настрой работников независимо от достигнутых успехов. Комфортные условия труда, материальные вознаграждения, социальный пакет – важнейшие составляющие успешного бизнеса.
• Командная работа. Совместные усилия ради общего блага. Приветствуется создание брейншторм-групп, где участники обмениваются опытом и идеями. Поощряется повышение квалификации работников, и компания старается их оплачивать. 
• Открытость. Все обсуждения проходят гласно, он-лайн или на собраниях. Никаких закулисных интриг и сплетен. Это же касается и отношений с клиентами – честно говорить о состоянии дел компании и не приукрашать действительность.
• Непрерывность изменений. По методу Кайзен изменения в компании должны идти непрерывно. Возможно вливание новых кадров взамен ушедших. Главное, чтобы пришедшие коллеги разделяли общую философию. Компания даже может отказаться от регламентов, если они мешают развитию производства.
• Предложения от сотрудников. Каждый член команды может и должен вносить предложения по улучшению рабочего процесса. Руководство, со своей стороны, рассматривает все, даже кажущиеся нелепыми, предложения.

Кайдзен и методика 5S

5S – это методика организации и рационализации рабочих мест, цель которой увеличить эффективность и организацию промышленной зоны, рост производительности труда, экономию времени и повышение корпоративной культуры.

Она названа от первых букв японских слов:

1. Seiri (сортировка) – маркировка элементов и выявление невостребованных. Ненужные в работе элементы удаляются из производственного процесса.
2. Seiton (систематизация) – поддержание порядка на рабочем месте. Все приспособления и инструменты должны лежать на своих местах и быть доступны.
3. Seiso (содержание в чистоте) – все нужные инструменты должны содержаться в чистоте. После окончания работы необходимо положить их на место и поддерживать порядок.
4. Seiketsu (стандартизация) – три вышеперечисленных пункта должны стать нормой в работе. Важно, чтобы служащий видел эффект от соблюдения правил. Это должно стимулировать производительность труда.
5. Shitsuke (совершенствование) – установленная практика должна постоянно поддерживаться. Необходимо обеспечить мониторинг и стандартизацию рабочего места.

Как внедрить Кайдзен в бизнес

Начинать работу нужно с внедрения цикла PDCA. Plan-do-control-act в переводе означает планируй – действуй – проверяй – улучшай. Что делать в этом цикле?

1. Планируй. Продумать и составить план развития производства. Изучить все вводные составляющие.
2. Делай. Внедрить план в жизнь.
3. Проверяй. Сделать вывод об эффективности опробованных гипотез.
4. Улучшай. Закрепить достигнутые положительные результаты.

Далее цикл PDCA повторяется.

Чтобы система Кайдзен начала работать, создайте так называемые кайдзен-команды. Их задачи делятся на 5 групп:

• Постоянные команды. Команды рабочих и служащих, ежедневно работающих над задачами на местах.
• Команды по решению проблем. Формируются из 6-8 человек для решения внезапно возникшей проблемы. По окончании работы команда расформировывается.
• Кросс-функциональные команды. Команды, которые оценивают ситуацию на производстве и ищут способы улучшения. Состоят из рядовых служащих и представителей руководства.
• Команды по реализации решений. Это группы по внедрению предложенных идей. Состоят из членов двух предыдущих команд.
• Малые группы. Создаются для планирования, разработки и внедрения особенных не опробованных идей.

Ключевой момент метода Кайдзен – идеи от сотрудников. Главное, чтобы идеи выдвигались не для галочки, а доходили до руководства и были рассмотрены. Даже если они кажутся абсурдными на первый взгляд. Для обмена мнениями можно использовать очные собрания или чат, или просто специальный бокс для сбора посланий. 

Важно давать обратную связь на каждое предложение. Сотрудники должны чувствовать, что их идеи важны и нужны компании. Лучше, если срок ответа будет регламентирован внутренним положением, а сам ответ составлялся в письменном виде.

Для kaizen-предложений необходимо предусмотреть бонусы или призы за участие. При этом они не должны быть существенными, так как значительные суммы побудят вносить идеи на коммерческой основе. Бонусы также не должны привязываться к реальной экономии от внедрения идеи. Мы поощряем достижения сотрудника и не поощряем меркантильность.

Чтобы процесс совершенствования работы предприятия был непрерывный, нужно подводить итоги по каждому предложению. Сотрудники должны видеть, что их идеи не кладут “в долгий ящик”, что ими заинтересовались. Это закрепит мотивацию.

Как использовать Кайдзен для личностного роста

Двигайтесь вперед к цели, но маленькими шагами, постепенно. Не прибегая к огромным усилиям легче придерживаться задуманного. А со временем можно постепенно и нарастить темп. Небольшая решенная задача принесет больше пользы, чем грандиозная, но оставшаяся в планах. Посмотрите разницу в посылах:

1. Я выучу английский за три месяца.

Я буду учить 10 новых слов каждый день.

2. Я похудею на 5 кг к Новому году.

Я буду класть в два раза меньше сахара в чай.

3. Я начну вставать в 5 утра и делать зарядку.

Я встану на 10 мин раньше, чтобы успеть сделать разминку.

Подумайте, какое обещание вы с большей вероятностью выполните? Видимо то, которое не требует целого переворота в привычной жизни. Вместо того чтобы постоянно напоминать себе о том, что вы должны делать или чего добиться, психологи советуют задавать вопросы. “Чем сегодня я могу улучшить свою жизнь?”. Это поможет выявить, в чем состоит проблема и избежать принуждения. Приказы самому себе часто не срабатывают и вызывают только чувство вины.

Чтобы достичь улучшений, достаточно придерживаться простых правил. 

Но всегда начинайте с маленьких шагов.

1. Если ошиблись – сразу исправьтесь

На своем пути вы непременно споткнетесь, но дорогу осилит идущий. Не позволяйте неудачам перерасти в разочарование. Ошибаясь, сразу исправляйтесь. Иначе ошибки будут тянуть чувство вины за собой. Никто не является совершенством.

2. Действуйте!

Сто раз прочитав рецепт пирога, вы им не наедитесь. Учиться надо в действии. По японски это звучит «Genchi Gembutsu», в переводе на русский означает “Выход из здания”. Оставляйте сомнения и добивайтесь максимального результата.

3. Не вините окружение

Мы несем в себе заложенные родителями гены, получаем образование и общаемся в коллективе. Эти факторы могут нести как положительный, так и отрицательный отклик. Можно винить плохое окружение или неблагополучную наследственность, но это противоречит Кайдзен. Простите свое прошлое и двигайтесь вперед.

4. Приручите страх

Как правило, мы боимся того, чего бояться не стоит. Используйте страх как компас, показывающий, что можно улучшить. Если вы боитесь:

• разговора с начальником
• публичных выступлений
• сепарации от родителей
• знакомства с противоположным полом
• старости
• мнения окружающих
• собственных ошибок

Это иррациональные страхи, и компас показывает, что их можно и нужно преодолеть.

Кайдзен бесконечен

Кайдзен непрерывен и бесконечен. Применяется он в бизнесе или в личностном росте, нет момента, когда цель достигнута и можно остановиться. Суть его в беспрерывной цепочке улучшений.

Чтобы бы было, если бы перестали выпускать новые модели iPhone? Правильно, продажи бы прекратились. Поэтому Кайдзен невозможно внедрить один раз и остановиться. Его можно принять, понять и жить по нему.