Как все успевать и не уставать

Жизнь современного человека напоминает бесконечную гонку с препятствиями. Замешкался, остановился – и ты не удел. Впереди обязательно окажутся более организованные, продуктивные люди, которые выполнят работу быстрее и лучше тебя. Чтобы не растеряться, не потеряться в таком интенсивном ритме жизни, важно научиться точно и грамотно распоряжаться самым ценным ресурсом – временем. Без этого невозможно построить успешную карьеру, добиться высоких результатов, стать эффективным руководителем.

Сегодня мы расскажем о том, как научиться всё успевать, делать больше за короткое время и меньше уставать, совмещать приятное с полезным. Как тщательно спланировать свой рабочий график, чтобы в нём нашлось время на учебу, хобби и общение с близкими. Для этого будем использовать популярные методики, инструменты и несколько интересных лайфхаков от специалистов и гуру тайм-менеджмента.

Почему не получается всё успевать сделать

Причин, мешающих стать успешнее в работе и жизни, достаточно много. Самыми распространёнными из них можно назвать:

• «Многозадачный режим». Современному руководителю нужно постоянно пытаться повышать свой уровень знаний, быть в курсе новых тенденций в бизнесе и управлении, отслеживать деятельность конкурентов и внимательно относиться к потребностям участников своей команды. Это требует колоссальных сил и большую самоотдачу, негативно сказывается на общем эмоциональном фоне, здоровье, и обычно приводит к быстрому выгоранию.
• Отвлечение на «пустые», бесполезные занятия. Сюда входит интернет серфинг, чтение журналов и книг в рабочее время, просмотр новостей в смартфоне, «зависание» в социальных сетях, компьютерные игры, сериалы и ТВ шоу.
• Природная лень. Некоторые психологи говорят, что лени не существует, но это качество характерно всем людям. Поэтому не стоит особенно расстраиваться из-за того, что время от времени вам хочется расслабиться. Как правило, мы ленимся из-за усталости или отсутствия адекватной мотивации для совершения активных действий. Но, если это желание превращается в образ жизни, мешая работоспособности, нужно принимать соответствующие меры.
• Низкая продуктивность. Простые задачи, которые можно спокойно завершить в течение часа, неэффективные сотрудники растягивают на целый рабочий день. С такой эффективностью трудно достичь положительных результатов.
• Отсутствие сил и энергии. Это явление связано с сидячим образом жизни, плохим питанием, недостаточной физической активностью.

Понимая, от каких недостатков нужно избавиться, что оптимизировать, к чему стремиться, попробуем разобраться, как все успевать и не уставать.

С чего начать

Люди, постоянно жалующиеся на то, что они ничего не успевают, не умеют или не хотят правильно распоряжаться своим временем, полагая, что это сложно и невозможно. На самом деле, возможно рационально управлять этим ценным стратегическим ресурсом, сделать это может абсолютно каждый, используя практические пошаговые инструкции и принципы тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это набор действенных технологий и инструментов для планирования и учёта времени. С их помощью можно эффективно организовать свои рабочие процессы, избавиться от ненужной суеты, перегрузок и связанных с ними стрессов. Данная дисциплина учит находить подходы к оптимизации времени, как работать и жить прямо «здесь и сейчас», оптимально распределяя нагрузку по часам и дням недели в правильном порядке.

Если вы хотите почувствовать облегчение и разобраться в том, как все успевать и жить полной жизнью, при составлении планов постарайтесь руководствоваться главным принципом тайм-менеджмента: измеряйте своё время не в сутках и часах, а в действиях и событиях. Такой подход поможет повысить качество жизни и даст понимание, как построить свой график с личной пользой.

Формирование полезных привычек

Успешный человек знает цену времени, умеет себя дисциплинировать и организовывать. Чтобы избавиться от лени и прокрастинации, легко выполнять все намеченные дела в течение дня, важно развивать в себе полезные привычки:

Раньше вставайте

Изучив биографии известных людей, крупных бизнесменов, можно сделать вывод, что все они по своей природе являются «жаворонками», то есть ложатся спать рано, и просыпаются ранним утром. Это не удивительно, потому что у большинства из нас пик продуктивности приходится именно на утренние часы. На этот период стоит чаще планировать серьёзную работу. От качественного начала утра, во многом зависит успех и продуктивность предстоящего дня. Да и всей жизни.

Чтобы улучшить эффективность, недостаточно поставить будильник на 6:00 утра. Важно эту часть дня провести по уму и с пользой. То есть посвятить его медитации, планированию или чтению. Даже если ранний подъём не входит в ваши домашние привычки, старайтесь вставать хотя бы на несколько минут раньше привычного времени. Через неделю ещё больше увеличьте этот интервал, и так далее. Уже через пару месяцев получится намного увеличить этот интервал, вы сможете легко просыпаться на час раньше, чтобы проводить это время рационально и эффективно.

Поддерживайте порядок на работе и в жизни

Невозможно чувствовать себя организованным и успешным в хаосе. Вам никогда не будет хватать времени завершить важные дела, разгребая «завалы» документов, записей или файлов, хранящихся в компьютере. Поддержание порядка на рабочем месте, на личном компьютере, в доме, в автомобиле, положительно влияет на психику, дисциплинирует, учит самоорганизации. Эти навыки помогут добиться лучших результатов на работе и в жизни. Поддерживать порядок будет гораздо легче, придерживаясь следующих советов:

1. Избавьтесь от всего ненужного.
2. Выделите каждой вещи отдельное место.
3. Возьмите за привычку помещать её туда каждый раз после использования.
4. Перестаньте захламлять дом, офис мелочами, ненужными «побрякушками», купленными на распродажах. На выходном, когда есть много свободного времени, проведите уборку дома, например, помыв посуду.
5. Научитесь рациональному потреблению.

Правильно организовав пространство, в котором вы находитесь, у вас появится пара часов для занятий действительно важными делами.

Планируйте каждый день

Вы будете удивлены, но многие деятели прошлых столетий, например, деятели искусства, писатели, учёные, жившие несколько веков назад, начинали утро с создания списков дел, а вечером подводили итоги проделанной работы. Грамотно распланировав время, вы наглядно увидите, как люди все успевают делать за день. Имея перед глазами полную картину дня, вы сможете сосредоточиться на главных задачах. Благодаря списку дел, разгрузите мозг от лишней информации. Ведь очень сложно в огромном количестве ежедневных заданий, не упустить из виду что-то действительно важное.

Поступательно вычёркивая из списка завершённые задачи, вы познакомитесь с приятным ощущением собственной самодостаточности. Поймёте, что провели день продуктивно, с пользой для дела. Главное, не переоценивать собственные возможности и не превращать план в список дел, беспрерывно сменяющих друг друга. Достаточно за день решить два – три ключевых вопроса, которые необходимо довести до конца. Когда навык будет полностью освоен, количество задач можно постепенно увеличивать.

Устраняйте хронофаги

Посчитав однажды, сколько времени у вас уходит на бесполезные занятия, такие, как просмотр ТВ, соцсети, интернет, разговоры «ни о чём», вы были бы удивлены и шокированы. А, эти безжалостные «пожиратели времени» методично отнимают у вас огромное количество драгоценного времени. Поэтому от них можно и нужно избавляться.

Если в вашем списке остались невыполненные задачи, не стоит отвлекаться на пустые дела. Проанализируйте его пункты. Определите, что вы можете сделать прямо здесь и сейчас. Только после того, как все пункты будут отмечены как выполненные, то в остальное время можно расслабиться и вознаградить себя заслуженным отдыхом.

Выполняйте задачи своевременно

Нерешённые вовремя проблемы накапливаются как снежный ком. Поэтому с ними нужно разбираться по мере поступления. Сломалась машина – планируйте на ближайшее время визит в СТО. Необходимо плановое медицинское обследование – обязательно установите в план задачу по посещению поликлиники. Это избавит вас от необходимости одновременно выполнять сразу нескольких важных дел.

Планирование и расстановка приоритетов

Человеческие возможности не безграничны. У каждого есть свой предел, который не разумно и не правильно превышать, если вы хотите сохранить силы и здоровье на долгие годы. Поэтому сложные, серьёзные дела лучше выполнять в первую очередь. Если начать день с мелочей, то на глобальные, важные задачи просто не найти сил и времени. Их придётся переносить «на завтра». А на следующий день всё равно возникнут отвлекающие ситуации, мешающие их успешно завершить.

Чтобы этого избежать, в списке дел нужно разделять задачи по сложности. К более масштабным из них приступать в первой половине дня или до обеда, чтобы успеть завершить их до окончания рабочего времени. Для разбивки дел по важности и приоритетности можно использовать знаменитую матрицу Эйзенхауэра, представляющую собой таблицу из четырёх граф. Она будет выглядеть следующим образом:

	Срочно	Не срочно
Важно	I	II
Не важно	III	IV

• Графа I включает срочные и важные дела. Выполняйте их в первую очередь.
• Во II колонку записывайте важные, но не срочные задачи. Их делают, когда ключевые вопросы закрыты.
• Пункт III включает срочные, но не важные дела. Ими занимаются по мере возможности и необходимости.
• Ну, а задачи из колонки IV, являющиеся несрочными и не важными, откладывают «до лучших времён».

Чтобы достигать лучших результатов с меньшими затратами стоит придерживаться следующих золотых принципов:

• Ставить перед собой чёткие и реальные цели. При этом они должны быть достаточно сложными и амбициозными. Визуализируйте свою мечту и запишите её содержание в план. Сосредоточьтесь на главном. Распыляясь между желаниями, вы не достигнете положительного результата. Если с достижением цели возникают сложности, не отказывайтесь от неё сразу, ищите другие пути.
• Практиковать декомпозицию задач. То есть делить крупные дела на более мелкие и понятные. Каждый успешно выполненный шаг должен приближать вас к главной цели. Чем крупнее задача – тем дальше она должна располагаться в общем дереве целей. Маленькие, промежуточные задачи нужно планировать ежедневно, в конце рабочего дня. Это облегчит утреннее «включение в работу». Вы просто сядете на рабочее место и приступите к выполнению запланированных дел. В итоге, вам не нужно будет держать в голове лишнюю информацию. Видя перед собой текущие задачи на день, вы будете поступательно решать их, одну за другой, не отвлекаясь на второстепенные вопросы. Это позволит выполнить работу более оперативно и качественно.
• Избегать многозадачности. Умение выполнять несколько дел одновременно – это миф. При таком подходе к делу всегда существует риск упустить из вида что-то важное. К тому же, согласно исследованиям учёных Лондонского университета, одновременная работа над несколькими однозначными задачами приводит к критическому падению IQ. Тогда о качестве их выполнения не может быть речи. Поэтому выбираем три ключевые задачи на день и прикладываем максимум усилий для их выполнения.

Простые правила организации времени

В тайм-менеджменте разработаны специальные модели и методы, помогающие грамотно организовать работу с задачами и сделать планирование результативным. Мы познакомим вас с некоторыми из них:

Правило «пяти минут»

Короткие дела, которые занимают мало времени и требующие минимум усилий и , нужно выполнять незамедлительно. Вам нужно записаться на приём к стоматологу? Не нужно вносить этот пункт в ежедневное расписание. Нужно взять трубку и записаться на прием.

Метод 90 на 30

Согласно данной методике, разработанной американским журналистом тони Шварцем, утро стоит начинать с определения более сложной задачи и немедленного её выполнения. Работать над ней 90 минут. Затем выделить 30 минут на отдых, который должен быть максимально качественным и полноценным.

Техника «Pomodoro»

Методика Франческо Чирилло предполагает свой лучший вариант работы со списками задач. Их также нужно составлять с градацией от самого важного к менее важному. А рабочее время автор делит на 30-минутные отрезки, «помидоры», включающие 25 минут активной работы над задачей и 5 минутный перерыв на отдых. Выполняемые дела нужно отмечать крестиком после каждого «помидора». После четырёх подходов делается перерыв на 15-30 минут.

Полезные лайфхаки для повышения продуктивности

Существует множество секретов и подходов к планированию и улучшению самоорганизации. Мы предлагаем простой чек-лист, который подойдет абсолютно всем:

1. Письменно фиксируйте все дела и задачи. Для этого можно использовать обычный блокнот, бумажные стикеры или современное цифровое приложение. Записанные мысли и другая информация не потеряются и не забудутся.
2. Оценивайте свою эффективность удобным для вас способом. Не ленитесь каждый день, неделю или месяц сверяться с составленным планом и оценивать, насколько успешно вы выполнили все пункты. Так вы поймёте, в каком направлении двигаться дальше.
3. Ставьте чёткие, понятные и реально измеримые цели. Тогда их будет проще достигнуть.
4. Учитесь делегировать. Замыкая все задачи на себе, вы сильно усложните реализацию выбранной стратегии. Ведь у вас могут возникнуть форс-мажорные обстоятельства, которые помешают выполнить дела вовремя. Перепоручайте дела, чтобы вместе с коллегами бодро прийти к нужному результату, а не приползти к цели выжатым и измождённым.
5. Поддерживайте порядок во всём. Жизнь в хаосе не способствует принятию правильных решений.
6. Учитесь говорить «нет». В первую очередь отвечать себе, своим желаниям и «хотелкам». Далеко не все мечты стоит воплощать в реальность, учитывая пользу, ресурсы для достижения и эффективность.
7. Устраивайте перерывы на отдых, в том числе от планирования. Иногда можно выпустить ситуацию из-под контроля и позволить жизни идти «своим чередом».

Как использовать приложение ЛидерТаск, чтобы всё успевать

Структуризация и организация задач – важный навык, без которого не обойтись в современном мире. Для тех, кто ценит каждую свою минуту, стремиться использовать её эффективно и рационально, отличным помощником станет электронный планировщик ЛидерТаск. В приложении можно составлять списки дел, задач, разбивать на более мелкие подзадачи. Распределять их по важности, приоритетности и срокам выполнения. Отслеживать выполнение каждого этапа на удобной канбан доске или диаграмме. Делегировать поручения подчинённым и коллегам по работе.

В функционал программы входит система «интеллектуальных» уведомлений, реализованных в виде всплывающих окон, извещающих о новых поручениях или изменениях в задачах. Планировщик поддерживает все основные техники и инструменты тайм-менеджмента, включая Pomodoro, GTD, Kanban и другие Agile-методики. Работает на всех цифровых платформах в автономном режиме, без интернета.

Заключение

Чтобы всё успевать сделать все дела за день, жить полной жизнью и быть успешным, воспитывайте в себе полезные привычки. Будьте дисциплинированными для борьбы с прокрастинацией и хронофагами. Удалите пустую суету и бессмысленные занятия из жизни. Возьмите за привычку письменно фиксировать все задачи и дела с обязательной отметкой степени выполнения. Ставьте перед собой правильные, реально достижимые цели. Разбивайте их на этапы, чтобы облегчить достижение. Правильно питайтесь, полноценно отдыхайте и придерживайтесь постоянного режима дня.