Методика OKR: постановка амбициозных целей в бизнесе

Половина успеха в любом деле определяется правильной постановкой целей, а это далеко не простая задача. Сегодня бизнес применяет различные методики, которые помогают достигать намеченных целей. Однако, например, при использовании SMART, KPI, Agile или SCRUM такой результат достигается преимущественно благодаря оптимизации рабочих процессов и повышению значимости горизонтальных связей.

Отличительная черта же OKR — синхронизация действий команд со стратегическими целями. За счет этого сотрудники прикладывают как можно больше сил для достижения бизнес-целей компании OKR. Изначально концепция цели по OKR зародилась в Intel, а затем ее перенял Джон Доерр из Google. Сегодня OKR активно применяют известные компании, например, LinkedIn, Uber, Avito и многие другие.

Что такое OKR

OKR — Objectives and Key Results (Цели и Ключевые результаты)- это система управления и установки целей, позволяющая согласовывать действия на разных уровнях между отделами, командами и сотрудниками. Достигается с помощью прозрачности и понятной иерархии. Под Objectives подразумеваются не примеры целей, а направления, в которых нужно двигаться — путеводные звезды. Они могут быть абстрактными и представлять собой образ будущего, к которому стремится компания. При этом Objectives могут быть конкретными. Какими они будут у вас, зависит от выбранной стратегии и видения организации. Key Results — измеряемые показатели, позволяющие узнать, достигнуты objectives или нет. Чаще всего для этого используются какие-то метрики и цифры. В идеале ключевые показатели должны соответствовать принципу SMART, то есть быть конкретными, измеримыми, достижимыми, обоснованными и ограниченными по времени.

Данный метод помогает сфокусировать внимание во время планирования на самом важном. OKR позволяет поставить четкие приоритеты для целедостижения и управлять действиями сотрудников. Подтолкнуть персонал к поиску нестандартных решений, совместной работе и коммуникации. В организации OKR работает словно иерархия. Стратегические цели компании определяют направления отдельных подразделений и команд, из которых в дальнейшем возникнут индивидуальные задачи сотрудников. Иерархия бывает вертикальной и горизонтальной, это помогает повысить вовлеченность коллектива и эффективность совместной работы. 

OKR – это способ целеполагания, который состоит из двух элементов. Компания должна устанавливать ориентиры на вырост. Успехом считается, если поставленные “objectives” достигнуты на 70-75%. Если же достигнут показатель в 100%, то данное состояние может быть связано с тем, что специально установлены заниженные ориентиры. Objectives — сверхцели. 

Для мониторинга прогресса можно использовать один или несколько Key Results, но не больше пяти. Наилучшим вариантом будет работа с 2-3 метриками. Чем их будет меньше, тем лучше, так как проще держать задачи в фокусе.

С чего начать

Установка OKR — двусторонний процесс, поэтому на этапе обсуждений и формирования целей подключаются все сотрудники. Во время работы над OKR коммуникация происходит в трех направлениях:

1. Top-down. Глобальные стратегические цели спускаются на OKR отделов, команд и сотрудников. Этот сценарий может подразумевать постановку objectives на основе потребностей.
2.  Side-by-side. Подразделения и команды объединяются друг с другом для установки общих OKR, дополняя спущенные сверху цели. Это сценарий определения OKR путем сотрудничества.
3. Bottom-up. Если у кого-то есть ценная идея, то ее можно предложить в качестве OKR. Предложения от сотрудников превращаются в цели, которые могут быть использованы на любом уровне иерархии. На практике происходит редко. Данный вариант подразумевает целеполагание из решений.

Предполагается, что 50% целей будут созданы сверху вниз, а остальные 50% — снизу вверх. На этапе установки OKR, ключевая задача руководства — добиться общего понимания приоритетных целей. Некоторые идеи могут оказаться важнее других, и понимание этого сэкономит много времени. Если работники осознают ключевые целеустановки, им будет проще отказаться от менее приоритетных дел и сосредоточиться на действительно важных.

Не ждите, что каждый отдел поддержит глобальные инициативы. У отделов есть своя специфика и специализация, это сказывается на принятии тех или иных бизнес-установок.  К примеру, отдел маркетинга вряд ли поддержит цель по снижению стоимости производства, так как данная цель находится вне их зоны обязанностей и ответственности. Кроме стратегических задач, у команд и отделов должны быть свои локальные. Во-первых, на каждом уровне иерархии существуют возможности для роста и корректировки OKR. Во-вторых, ориентация только на глобальные стремления может стать причиной непонимания и нарушения рабочих процессов на местах. 

Принципы OKR

Сосредоточенность. В отличие от классических методов целеполагания, OKR предлагает сконцентрировать внимание на самом значимом. В определенный период времени, например, квартал или год, может быть всего лишь от двух до пяти целей с максимум пятью ключевыми результатами для каждой. Благодаря ограниченному количеству намного легче добиться единого направления для всех, а усилия сфокусированы на самом важном для бизнеса.

Амбициозность. Ориентиры должны быть амбициозными и вдохновляющими. Если вы выполнили план на 100%, то это означает, что вы поставили заниженные ожидания, а если менее 30%, то они оказались слишком завышенными. Ваши результаты должны быть в пределах 60-70%.

Нет привязки к зарплатам и премиям. Данный аспект перекликается с предыдущим. Привязывая цели к финансовым бонусам, вы можете столкнуться с ситуацией, когда большинство членов команды целенаправленно занижают плановые показатели, чтобы его получить. OKR требует независимости от зарплат и любых видов премий. Но не значит, что нужно отменять саму возможность бонусов за хорошую работу персонала. Руководитель должен поощрять без привязки к метрикам.

Синхронизация и прозрачность. Компании OKR, отделов и команд должны быть в открытом доступе для персонала организации. Прозрачность поможет улучшить взаимодействие в коллективе, а согласовывать работу и выставлять общие цели станет проще. Благодаря синхронизации компания будет двигаться в одном направлении. Если какая-то цель перестанет быть приоритетной, то организация сможет быстро перестроиться. Связь между работой отдельного служащего и стратегией бизнеса повышает продуктивность всей компании.

Мониторинг. Необходимо регулярно проводить совместные собрания и отслеживать прогресс выполнения OKR. Мониторинг позволяет оперативно выявить целый ряд проблем, которые требуется исправить. Также стоит уделить внимание обратной связи, как положительной, так и отрицательной, чтобы помочь коллегам лучше понимать свои сильные и слабые стороны и сделать более точные прогнозы по результатам работы.

Простота. Формулировать цели и ключевые метрики следует просто и понятно.

Гибкость. В отличие от KPI, OKR подразумевает большую гибкость в управлении. Если вы поняли, что objective или key result больше не актуальны, или они были сформулированы неправильно, сразу их корректируйте. Не нужно ждать завершения отчетного квартала или года, убирайте цели и ставьте новые.

Пошаговый план

1. Постановка

Цели происходят из стратегии компании, поэтому первым шагом в постановке будет разработка стратегии, базирующейся на видении организации и  результатах ситуационного анализа. Затем необходимо сформулировать от одной до трех ключевых целей.

2. Согласование

Процесс согласования происходит как по вертикали — с руководством, так и по горизонтали — между отделами. Сформулированные цели должны дойти до персонала, а те предоставить обратную связь и внести корректировки при необходимости. Как минимум половина формулируется работниками самостоятельно.

3. Определение ключевых показателей

После того как процесс целеполагания завершился на всех уровнях, начиная от топ менеджмента и заканчивая отдельными командами, следует определить примеры ключевых результатов. Чаще всего Key Results измеримы, а не абстракты, но иногда ключевым показателем может быть отдельный проект.

4. Измерения и оценка

Каждый месяц сверяйтесь с квартальными задачами и раз в квартал с годовыми. Если вы не достигли цели, возможно, стоит пересмотреть key results. Чем чаще вы обращаетесь к ОКР, тем лучше.

5. Корректировки

Если выяснилось, что ключевой результат не позволяет оценить прогресс достижения цели, то его следует заменить. Убрать можно и цель, если вы осознали, что она перестала быть ключевой или появились более важные и требуется перераспределить ресурсы организации.

Для кого подойдет методика OKR

OKR предполагает постановку амбициозных установок, но не дает ответа на вопрос о том, как именно их достичь. Такой подход делает команду более гибкой, позволяет перейти от линейного мышления и оптимизации процессов к созданию новых. Кроме того, OKR отличается от других технологий, напримем, KPI и SMART, тем, что ставит перед собой задачу не только определения миссий, но и разработки стратегии и тактики их достижения. Такой подход позволяет не только поставить масштабные стремления, но и осознанно подойти к их выполнению, учитывая имеющиеся возможности и ресурсы компании.

Методика OKR полезна:

Крупным бизнесам. В больших организациях довольно сложно поддерживать связь с сотрудниками и сохранять фокус на ключевых задачах. ОКР позволяет показать, как персонал и их действия влияют на результаты компании, а также поддерживать их мотивацию. Методика помогает создать более дружелюбную атмосферу в коллективе и подталкивает коллег к кооперации и общению. 

Среднему бизнесу. Устойчивый бизнес в стадии зрелости, отыскавший эффективную бизнес-модель, может долгие годы оставаться на одном месте. ОКР позволяет отыскать новые пути для роста. 

Стартапам. Поможет сконцентрироваться на самых важных задачах, которые помогут бизнесу вырасти и правильно распорядиться ограниченными ресурсами. 

Руководителям. OKR может стать хорошим инструментом для начинающих руководителей, у которых еще мало опыта и нет “насмотренности”. Поможет понять, в правильном ли направлении двигается команда, и какая поддержка им необходима. 

Важно подчеркнуть, что OKR методика не подходит для линейных менеджеров, операционных работников и рутинных задач — в подобных случаях лучше использовать систему KPI. Однако, если вы руководитель OKR команды или отдела, то внедрение OKR может значительно улучшить результаты работы. Не забывайте, что OKR — это способ целеполагания, который направлен на достижение лучших результатов, а не панацея от всех проблем компании. Если вам требуется оптимизация рабочих процессов, более правильным решением будет внедрить CRM-систему или изучить гибкие принципы Agile.

При работе с OKR помните

1. Ваша цель должна быть сверхцелью. Не старайтесь сразу продумать, как и каким образом ее достичь.
2. Для каждой цели необходимо определить свои измеряемые ключевые показали.
3. Постоянно сверяйтесь с целями и отслеживайте их прогресс. Без контроля система OKR может навредить бизнесу.
4. Хорошо сформулированная цель не должна быть выполнена на 100% за отведенный срок. Достижение 60-75% ключевых показателей уже считается успехом.
5. Отсутствие результата — тоже результат. Не достичь цели вполне нормально. Главное, что вы должны продолжать двигаться в этом направлении.