Современные методы и подходы к управлению проектами

Проектный менеджмент позволяет вести целенаправленную и организационную деятельность, направленную на получение успешного результата самым эффективным образом. Поэтому сегодня в рамках статьи рассмотрим основные подходы к управлению проектами.

Проектное управление: что это такое и как появилось

Реализация проектов известна с тех пор, как зародилась наша цивилизация. Египетские пирамиды, сады Семирамиды, Колосс Родосский – результат проектного управления эпох прошлого. Однако возникновение этого термина зачастую связывают с более поздними историческими событиями, случившимися уже в XX столетии. Появления понятия связывают с работой организации NASA и инженером-электриком Джорджем Эдвином Мюллером, отвечавшим за реализацию проекта космической программы “Аполлон”.

Выполнение любого проекта – это разбивка крупного процесса на установленные фазы и четкие задачи. Самый простой способ осуществить задуманное – составить чек-лист или список действий для достижения сформулированного результата. Если проект простой, то такое планирование допустимо. Однако в случае с более сложным проектом на помощь спешат современные методологии – канбан, scrum, agile, lean и иные.

ТОП-10 популярных методов управления проектами

Для координации действий сотрудников компании, работающих над выполнением проекта, используются различные современные методы управления проектами. Сделаем обзор наиболее известных подходов, а также подробно расскажем об специфике подходов, преимуществах и недостатках.

1. SCRUM

Известная методика предполагает быстрое и качественное достижение конечных результатов в короткие сроки, содействует легкой адаптации к изменениям.

Впервые о данной технике заговорили японские ученые Икуджиро Нонаки и Хиротаки Такеучи еще в середине 80-х годов XX века. А официальное название метода появилось в 1993 году благодаря американскому программисту Джефу Сазерленду и его книге “Scrum – революционный метод управления проектами”.

Суть:

Методология управления проектами Scrum подразумевает выполнение рабочего процесса с возможностью изменения приоритетов, постоянным обучением. Подход строится вокруг небольших итераций, называемых спринтами. В подходе делится проект на отдельные части, которые сразу же могут использоваться клиентами. Они называются “product backlog”, что переводится на русский язык “задел продукта” (или попросту “беклог”).

Наиболее важные фрагменты проекта применяются в последующей разработке. После этого коллектив рабочей группы проектам приступает к очередному спринту. Каждый спринт строго ограничен по времени в соответствии с задачами и установками проектной группы.

Перед стартом любого спринта выполняется переоценка ценностей проекта. В этом процессе принимают участие все: от лидера и команды проекта до владельца продукта. Поэтому ответственность за результат лежит в равной степени на всех участниках проекта. Методология управления проектами идеальна для реализации сложных проектов благодаря однозначному разграничению плановых мероприятий, прозрачности проекта и коллективной ответственности.

Преимущества подхода:

• легкое и быстрое внедрение в деятельность организации;
• широкая ориентированность и адаптивность;
• многофункциональность и самоорганизованность команды, которая решает большинство задач с минимумом координации.

Недостатки подхода:

• жесткие правила внутри команды;
• отсутствие плана реагирования на непредвиденные риски;
• большие затраты на подбор грамотного персонала, обучение сотрудников новым навыкам и мотивацию.

В каких случаях применяется:

Лучше всего подходит разработчикам приложений, IT-сфере. Однако может использоваться и в любой другой командной работе.

2. Agile (гибкая методология)

Предоставляет возможность быстро адаптироваться к изменениям, отслеживать последние тенденции развития и извлекать из них выгоду. Ее зарождение и определение произошло в 2001 году в США на курорте Snowbird, где 17 разработчиков ПО обсудили и опубликовали “Манифест о гибкой разработке программного обеспечения Agile”.

В основе метода проектного управления лежит набор практик, целью которых является стремление пойти навстречу клиенту, добиться удовлетворения его требований любыми путями, помочь достигнуть наилучшего результата. Здесь проект разбивается не на ступенчатые фазы, как в SCRUM-методике, а разделяется на небольшие подпроекты, которые затем “собираются” в конечный продукт.

Инициация и планирование осуществляются сразу для всего проекта, а последующие этапы (в том числе разработка, проверка и пр.) проводятся обособленно в случае с каждым мини-проектом. Также отличительными чертами методологии являются максимальная прозрачность рабочего процесса, оперативная реакция на изменения и правки в ходе рабочего процесса, скорейшее обнаружение и исправление возможных недочетов, ошибок.

Последователи технологии не найдут внутри методологии четкий свод инструкций или набор конкретных инструментов. Они должны самостоятельно прийти к возможным решениям улучшения производимого продукта с помощью постоянного взаимодействия с клиентами, готовности быстро реагировать на изменения в ходе проекта.

Преимущества подхода:

• быстро внедряется;
• легко подстраивается под потребителя конечного продукта и требования заказчика;
• минимизирует количество дефектов учебного и готового проекта.

Недостатки подхода:

• нарушается дисциплина, т.к. дедлайн часто откладывается, затягивается, переносится;
• есть необходимость в адаптации документов под постоянно изменяющиеся условия;
• есть необходимость в частых встречах участников команды с заказчиками, партнерами и клиентами.

В каких случаях применяется:

Инструментарий подходит для самостоятельного использования в IT-сфере, бизнес-планировании и продуктовом менеджменте. Неплохо вписывается в деятельность системных стартапов.

3. Kanban (Канбан)

Популярный подход к управлению проектами для оперативного улучшения производительности, непрерывного потока результатов. Частично входит в Agile и Scrum. Придумана в компании “Тойота”: была нужна, чтобы провести оптимизацию рабочих процессов с помощью наглядной визуализации и активной работы с незавершенными проектами, заданиями и задачами.

Суть:

Управление проектами осуществляется посредством специальной доски и набора стикеров-задач. Канбан-доска делится на три или четыре столбца, которые называются следующим образом:

• входящие;
• к работе (зачастую игнорируется);
• в работе;
• сделано.

Стикеры-задачи можно легко перемещать из одного столбика в другой по мере необходимости, а также после завершения задач. Способ довольно прост, применим на опыте, предоставляет возможность описывать практически любой рабочий процесс.

Преимущества подхода:

• гибкое планирование, позволяющее быстро выявлять и менять приоритеты в течение дня, недели;
• высокая степень вовлеченности команды;
• максимальная прозрачность рабочих процессов.

Недостатки подхода:

• ограниченность команды в проекте (до 5-10 человек), невозможность отслеживать выполнение работ в большом коллективе;
• краткосрочность планирования.

В каких случаях применяется:

Метод структуризации и визуализации эффективен на простых проектах в любой отрасли и сфере бизнеса. Также идеально подходит командам, которые загружены большим числом задач.

4. PRINCE2

Официальная методология проектного управления английского правительства, созданная в государственном секторе. С успехом применялась также в теории и на практике в США, Канаде, Австралии и некоторых других европейских странах.

Подразумевает четко организованный процесс с распределением ролей и обязанностей, который жестко контролируется руководящим лицом от начала мероприятий вплоть до их завершения. Перед запуском требует предварительного тщательного планирования.

Для высокоэффективной работы перед началом проектной деятельности рекомендует выделять три ключевых аспекта: предпринимательский (выгоден ли проект), потребительский (какой требуется создать продукт) и ресурсный (присутствуют ли условия и возможности для выполнения целей).

Считает, что в центре внимания должно находиться качество создаваемого продукта. Поэтому не терпит недочетов, настаивает на обязательном устранении любых недоработок еще до конца проекта.

Преимущества подхода:

• гибкость, легкая адаптация;
• усиленный контроль над проектной деятельностью;
• четкое распределение ролей и обязанностей между сотрудниками.

Недостатки подхода:

• отсутствие отраслевых практик;
• отсутствие конкретных инструментов для проектной работы.

В каких случаях применяется:

Больше всего подходит для государственной деятельности, а также для крупных корпораций с четко выстроенной структурой внутри коллектива.

5. LEAN (Бережливое производство)

Впервые понятие использовалось в корпорации “Тойота” и фигурировало в группе Джона Вумека, занимающегося исследованием системы производства компании. Данная методика проектного управления предполагает сокращение всех видов потерь на предприятиях.

LEAN помогает фокусироваться на ценностях потребителей, постоянно улучшать производственные процессы, привлекать к выполнению задач минимальное количество человек, что помогает достижению значительных результатов небольшим коллективом.

Суть методологии:

Основывается на систематическом соблюдении пяти принципов, к которым относятся:

• ценность продукта с точки зрения конечного потребителя;
• поток создания ценности и устранение всего лишнего, что данной ценности не несет;
• создание рабочего потока и устранение простоев, лишний ожиданий и потерь;
• вытягивание, заключающееся в слежении за рынком и спросом;
• стремление к совершенству с постоянным сокращением ненужных шагов и действий.

Важным пунктом является избегание восьми традиционных видов потерь, оставляющих компанию без выгоды. В их число входят перепроизводство, ожидания, лишние запасы, транспортировка, лишние движения людей, брак, ненужная обработка и нереализованный потенциал сотрудников.

Плюсы подхода:

• экономия места, времени и денежных ресурсов;
• контроль качества;
• непрерывное совершенствование.

Минусы подхода:

• высокая стоимость внедрения системы;
• возможное сопротивление со стороны персонала и неудовлетворенность клиентов по сравнению с другими методами.

В каких случаях применяется:

Подход помимо машиностроительного бизнеса используется во многих других профессиональных сферах и отраслях. Например, при разработке программного обеспечения, в логистике, здравоохранении, строительстве, образовании. Также она прекрасно подходит нефтедобывающим корпорациям, в государственном управлении, торговле и банкам.

6. Waterfall (“Водопад”)

Очень распространенный и один из самых старых систем планирования, признанный в качестве стандарта среди проектного управления. Впервые был изложен в статье американским ученым-информатиком Уинстоном Уокером Ройсом в 1970 году.

Изначально представлял собой ответ на потребность в управлении все более усложняющихся процессов разработки программного обеспечения. Предусматривает разбиение самых разных проектов во всех отраслях и направлениях на несколько последовательных задач.

Суть:

Состоит из нескольких этапов, которые выполняются друг за другом в определенной и неизменной последовательности. К ним относятся:

1. Аналитика – обсуждение проекта с заказчиком, получение требований и технического задания, прописывание и утверждение планов, целей, процессов, рисков, бюджета и графика работ.
2. Проектирование – конструирование модели, прототипа будущего проекта, утверждение ролей в команде.
3. Разработка – создание непосредственно продукта.
4. Тестирование – соответствие готового изделия техническому заданию.
5. Эксплуатация – выпуск продукта, согласование с заказчиком, анализ результата, указание и устранение ошибок.
6. Поддержка – сохранение работоспособности, устранение сбоев и неполадок, сбор обратной связи от пользователей и клиентов.

Удаление даже одного цикла из проекта не допускается. Каждый следующий этап начинается только после того, как завершился предыдущий.

Преимущества:

• наличие четких инструкций и регламентированных правил;
• определенность в сроках и бюджете проекта;
• отсутствие дополнительных трат на коммуникацию в команде.

Недостатки:

• отсутствие гибкости;
• проблемы и уязвимости готового проекта становятся видны только на стадии тестирования продукта, когда возможность исправления ошибки уже ничтожно мала.

В каких случаях применяется:

Метод прекрасно подходит для строительной сферы, авиастроения, медицины, финансового сектора, военной деятельности и космической отрасли. Не рекомендована к применению в классических IT-компаниях, не годится для стартапов.

7. Six Sigma (6 сигм)

Была разработана в компании Motorola, и с 1986 по 2001 годы она позволила сэкономить корпорации 16 миллиардов долларов. Техника улучшает процессы и качество продукции за счет снижения дефектов и ошибок на производстве.

Суть метода:

Имеет сходства с такими методиками, как LEAN и Kanban. Однако обладает большей структурированностью, к ней добавлено дополнительное планирование для ресурсосбережения, улучшения свойств, меньшего числа брака и недочетов. Финальной целью проекта является полное удовлетворение потребностей клиента качеством готового продукта, которое достигается детальным анализом всех параметров, ликвидацией ошибок и проблем, безостановочным процессом совершенствования всех граней и сторон проекта.

Для достижения подобного результата используется процесс из пяти шагов (DMEDI): определение (define) -> измерение (measure) -> исследование (explore) -> разработка (develop) -> контроль (control).

Кроме того, методика проектного управления строится на шести принципах, от которых зависит эффективность бизнес-процессов компании. В их числе проявление интереса к клиенту, управление на основе проверенной информации, ориентация на производственные процессы, проактивное и опережающее управление, открытость к сотрудничеству и прозрачность производства для клиентов компании, постоянное совершенствование качества продукции.

Плюсы:

• универсальность;
• ориентация на конечный финансовый результат;
• объединение всех средств, инструментов в общую систему.

Минусы:

• повышенные требования к качеству продукции;
• высокая стоимость обучения;
• реализация возможна только в компаниях с сильной директивной культурой.

В каких случаях применяется:

Идеально вписывается в работу крупных компаний, занимающихся промышленностью.

8. Critical Path Method (Метод критического пути)

Метод впервые был использован в проектной деятельности в конце 1950-х годов. Тогда его предложили применять для сельскохозяйственных и строительных работ американцы Джеймс Келли и Морган Уокер. Особой популярности в те годы способ не получил, однако с массовым появлением компьютеров обрел вторую жизнь.

Сейчас метод делает возможным заниматься разными продолжительными проектами, но чаще всего используется не менеджерами, а программистами в разработке программного обеспечения.

Суть:

Определяет важные сроки проектной деятельности, обеспечивает своевременную реализацию работы. Показывает от и до “критический путь” проекта, т.е. расстояние между его началом и концом. В том числе транслирует основные задачи, продолжительность программы.

Предварительный анализ критического пути повышает работоспособность и продуктивность, помогает делать более точные оценки для дальнейшего планирования проекта, отслеживает прогресс во время выполнения работы.

Преимущества:

• делает график работ более структурированным;
• управление проектами на профессиональном уровне;
• помогает эффективно контролировать бюджет и грамотно распределять человеческие ресурсы.

Недостатки:

• плохо адаптируется к изменениям внешней среды;
• требует большого количества времени, усилий, регулярного планирования ресурсов;
• невозможно определение точных сроков на выполнение задач.

В каких случаях применяется:

Полезен в сложных проектах, в которых сроки выполнения имеют важное значение. Например, в строительной сфере, IT-разработках, на оборонных предприятиях и т.д.

9. Integrated Project Management (Интегрированная методология управления проектами)

Целостный подход, сформулированный в работах преподавателя стратегическим управлением Григория Львовича Ципеса. Акцентирует внимание на стандартизации во время проектного управления в творческой индустрии.

Суть:

Предусматривает формирование и обоснование комплексного проекта в креативных компаниях, состоящего из ряда следующих компонентов:

• устава проекта;
• объема работ;
• плана;
• выполнения;
• мониторинга;
• контроля за изменениями.

Внедрение процессов интегрированной системы в деятельность организации делает суть проекта прозрачнее, а также не припятствует быстрее находить необходимые для него ресурсы.

Плюсы:

• максимальная прозрачность проектной деятельности;
• подотчетность и ответственность команды за результат.

Минусы:

• требование подробного планирования проекта.

В каких случаях применяется:

Хорошо внедряется в деятельность крупных фирм с разнообразными командами и многоплановыми процессами. Лучше всего подходит креативным агентствам, занимающимся сложной творческой деятельностью.

10. XP, или eXtreme Programming (Экстремальное программирование)

Гибкая методология проектного управления, основанная программистом Кентом Беком на инструментах других технологий и описанная в пособии “Extreme Programming Explained”. Она помогает достичь в проектах программистов результатов желаемого качества без истощения людских ресурсов. Упор делается на гибкость планирования проекта и человеческий фактор.

Суть:

Сущность технологии строится на четырех основных процессах программирования: кодирование, тестирование, дизайн и слушание. Обладает собственными ценностями, такими как простота, активная коммуникация и обратная связь, решительность и уважение к клиенту.

Позволяет смело менять программные продукты и поднимает их качество. Идеально подходит для не слишком конкретных и сложных проектов. Подразумевает использование различных практик, в числе которых многократные релизы версий, пользовательские тесты, совместное владение кодом, метафора системы, устойчивый темп, сдвоенное программирование и другие.

Преимущества:

• быстрое внесение комплекса изменений в ходе проектной деятельности;
• высокое качество выполненной работы;
• снижение рисков, связанных с теоретической разработкой;
• снижение корпоративных затрат.

Недостатки:

• успех конечного продукта зависит от вовлеченности клиента в сетевой проект;
• невозможность рассчитать срок выполнения задания;
• высокая стоимость истории разработки и проектной деятельности.

В каких случаях применяется:

Используется исключительности в проектах IT-области. При этом наибольшую эффективность метод представляет на длительных и запутанных проектах, в которых имеется множество неопределенных и непредсказуемых факторов.

11. PMBOK

PMBOK – это руководство PMI по управлению проектами, которое описывает подходящие методологические приемы и знания для управляемых процессных проектов. Особенностью PMBOK является то, что он описывает каскадную методологию управления проектами, которая состоит из пяти процессных групп и десяти элементов.

PMBOK – это не конкретная методология управления проектами, а скорее руководство, которое предоставляет рекомендации по использованию подходящих методологических приемов и знаний в различных ситуациях. Он описывает главные принципы, которые могут быть применены к любому проекту, независимо от его размера или сложности.

PMBOK также описывает процессное управление проектами, которое включает в себя пять процессных групп: инициация, планирование, выполнение, контроль и завершение. Каждая из этих групп состоит из определенных процессов, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта.

Элементы методологии, описанные в PMBOK, включают в себя такие понятия, как управление временем, стоимостью, качеством, рисками, коммуникацией, ресурсами и заинтересованными сторонами. PMBOK также описывает особенности управлением в различных отраслях, таких как строительство, информационные технологии и т.д.

В целом, PMBOK – это ценный инструмент для проектирования, который может помочь командам проектов достигать успеха в различных отраслях и ситуациях.

ЛидерТаск – приложение для управления проектами

Невозможно представить успешную деятельность современного предприятия, занимающегося какими-либо делами, без специального онлайн-трекера. Программа существенно экономит рабочее время сотрудников, помогает осуществлять контроль над сроками, выполнять поручения, задачи и достигать целей.

Одним из самых продуктивных приложений отечественного рынка является сервис ЛидерТаск, который содержит в себе все нужные функции для организационной работы команды. Внутри программы разработана целая система по ведению проектной деятельности, постановке задач и обсуждению актуальных вопросов.

Визуализация осуществляется с помощью канбан-досок, а автоматизация рабочего процесса происходит за счет разбивки задач и подзадач по категориям. В онлайн-сервисе есть возможность вести сразу несколько проектов: индивидуальных и совместных. Также все ключевые проекты можно передавать, экспортировать, сортировать, находить в поиске, перемещать и следить за прогрессом.

Руководитель обладает доступом к мониторингу результативности членов коллектива. Он имеет возможность отслеживать продуктивность каждого конкретного исполнителя по всем поставленным задачам за определенный период на специальном графике.

Тарифы сервиса:

• для начинающих – бесплатный (0 рублей);
• для профессионалов – премиум (от 217 рублей за пользователя);
• для команд – бизнес (от 331 рубля за пользователя).

Сервис предлагает особые условия для НКО, образовательных и научных учреждений. Все платные тарифы имеют бесплатный тестовый период до 7 суток (по согласованию с разработчиком).

Методы управления проектами позволяют планировать, организовывать, мотивировать и контролировать ресурсы для достижения специфических целей и критериев успеха проекта. Однако универсального метода проектного управления не существует, ее следует выбирать в индивидуальном порядке под каждый отдельный проект. Все современные методы управления проектами хороши по-своему. При выборе того или иного подхода ориентируйтесь на отрасль, направление работы, цели, масштабы проекта, сроки выполнения и сложность задач.

Имейте в виду, что некоторые инструменты подходят для ускорения и эволюции деятельности, тогда как другие рассчитаны на ее основательность, исключение рисков и неполадок. А за быстрое внедрение данных техник отвечает удобное онлайн-приложение ЛидерТаск. Поэтому не забывайте пользоваться им по мере необходимости, и успешных вам проектов!