Как организовать удаленную работу сотрудников

До 2020 года удаленная работа в зарубежных странах и России была прерогативой фрилансеров. В то время как “серьезные” компании пребывали в уверенности, что продуктивности и высоких результатов от сотрудников можно добиться только в офисе. Все изменилось с приходом в нашу жизнь пандемии и карантинных ограничений. Сейчас удаленка – преимущество, необходимость и обыденная практика большинства офисных работников и бизнесов.

Однако при организации удаленки многие работодатели и подчиненные по-прежнему сталкиваются с вариантами всевозможных трудностей. К их числу относятся проблематичность контроля, общения, обмена данными и отслеживания результатов, прокрастинация, беспокойство, чувство оторванности от жизни и т.д.

При этом добиться организованного удаленного труда и обеспечить своевременное выполнение задач вовсе не сложно, если знать и применять некоторые простые рекомендации. Специально для вас мы собрали их все в одном месте, чтобы помочь вам и вашему бизнесу перевести персонал на эффективную удаленку и одновременно с этим соблюсти непрерывность протекающих в компании процессов.

Как организовать удаленную работу сотрудников

Переход на удаленку становится возможным, когда решены вопросы с IT-службой фирмы, удаленным администрированием, интернетом, софтом и “железом” у работников. Кадровая служба также должна заранее подготовить и оформить необходимые документы, провести соответствующее обучение, дать новые рекомендации и инструкции персоналу.

Кроме того, продуктивность коллектива в дистанционном режиме зависит от ряда элементов, которые должны присутствовать в жизни компании при любом виде деятельности и вне зависимости от сферы бизнеса. К ним относятся:

1. Единый канал для коммуникации между сотрудниками (разные каналы связи создают путаницу, тормозят бизнес-процессы).
2. Запасной канал для экстренной связи, о котором должен знать каждый работник коллектива (на случай непредвиденных обстоятельств).
3. Доска объявлений и ежедневный планинг в виртуальном формате (реализуются с помощью различных автоматизированных сервисов, о которых будет сказано ниже).
4. Файлообменник и хранилище информации (также обычно присутствуют в специальных онлайн-программах).

При наличии указанных компонентов организация удаленной работы не страдает, а иногда даже повышается, что свидетельствует о правильно выстроенной модели бизнеса. Если же поначалу у работников возникает много вопросов, не бросайте их справляться с трудностями в одиночестве. Создайте канал помощи в чате, организуйте специальные FAQ-сессии по переходу на дистанционку в виде онлайн-конференций с трансляциями, проведите вебинары, раздайте гайды или чек-листы.

Как правильно общаться онлайн во время рабочего процесса

Для организации общения лучше всего использовать программу или приложение, в которых сочетаются и чат, и видеозвонки, и групповая связь. Это позволит работнику не отвлекаться то на почту, то на телефон, то на мессенджеры во время рабочего процесса.

Также желательно соблюдать следующие принципы и особенности общения:

• указывать тему каждого письма для структуризации работы (название проекта, сайта, имя клиента и т.д.);
• сразу же фиксировать все договоренности, достигнутые в переписке или разговоре, в виртуальном планинге;
• не отвлекать коллег от работы посторонними беседами, вопросами не по проектам, при необходимости обращаться к ответственному лицу в личной переписке;
• собирать все пароли и логины участников беседы в единый файл, хранить в надежном месте, иметь 2-3 копии.

Допускается создание общего чата для всего коллектива, неформального онлайн-чата и индивидуальной переписки. Иногда необходимо также создание групповых чатов, которые бы объединяли коллег, работающих по одному проекту.

Как решать конфликтные ситуации между подчиненными на удаленке

Спорные ситуации в любом коллективе – норма, ведь все люди разные. В больших компаниях конфликты неизбежны, и удаленка – не исключение. При этом грамотный менеджер и хороший руководитель знают, что любую конфликтную ситуацию также легко превратить в опыт, точку роста как сотрудника, так и компании в целом.

Каким образом следует гасить внутреннее напряжение, накопившееся у участников спора? В первую очередь, предлагать им выражать свои эмоции письменно. Для этого человеку нужно:

• обозначить протест, несогласие с действиями;
• обосновать, что не нравится в решениях, проектной деятельности;
• указать на ошибки, минусы коллеги.

Затем необходимо также в письменной форме предложить ему искать пути улучшения труда, рабочих процессов, карьеры, взаимоотношений. А после прийти к консенсусу, адекватному решению, найти выход из ситуации.

Также в процессе решения конфликта может выясниться, что причиной спора послужил стресс, испытываемый сотрудником в процессе ежедневной деятельности на дистанционной работе. Чтобы этого не происходило, руководителю после перевода офиса на дистант рекомендуется внимательнее относиться к подчиненным, интересоваться жизнью коллег, устраивать совместные чаепития по видеосвязи и больше шутить.

Как бороться с выгоранием персонала

Нередко дистанционная занятость приводит к эмоциональному выгоранию и даже депрессии, поскольку многие люди нуждаются в ежедневном живом общении. Чтобы не пришлось бороться с последствиями выгорания, следует давать людям ежедневное подтверждение того, что они продолжают оставаться частью большого коллектива и не живут только работой.

Снизить уровень стресса помогают следующие рекомендации:

• позволять небольшие поблажки, которые не мешают рабочему процессу (слушать музыку во время выполнения задач, пятнадцать минут в день в рабочее время общаться с коллегами на нерабочие темы и т.д.);
• устанавливать гибкий график, но с требованием соблюдения дедлайнов;
• развивать профессиональные навыки персонала, улучшать эффективность работы с помощью онлайн-курсов, тренингов, коуч-сессий, вебинаров и пр.;
• развивать корпоративную культуру, командный дух, сплоченность коллектива с помощью рассылок, виртуальных досок почета, геймификации, поощрений корпоративными скидками и др.;
• коммуницировать не только в рабочих, но и тематических чатах по интересам;
• проводить мозговые штурмы;
• организовывать различные мероприятия в нерабочее время: совместный просмотр свежих новинок кинематографа в Zoom, коллективные онлайн-занятия спортом, йогой и т.д.;
• создавать корпоративные энциклопедии, базы знаний, в которых будут содержаться ответы на вопросы от новеньких подчиненных.

У сотрудников должно быть четкое понимание того, что они не остались один на один со своими проблемами, что всегда могут обратиться к коллегам и руководителю за помощью и советом.

Как организовать обмен информацией на удаленке

Хранение и обмен данными в бизнесе – зачастую серьезное и ответственное дело. Обычно такие процессы осуществляются в специальных программах, где необходимо соблюдать ряд условий:

• создать определенную трудовую систему и придерживаться ее (она может выглядеть, например, как дерево папок с названиями);
• дублировать документацию, как минимум, по двум системам;
• иметь резервную папку для документов, которые пока что не подходят ни для одной основной папки;
• периодически просматривать данные в папках: информация может стать неактуальной, невостребованной, тогда ее следует удалять или переносить в другие папки;
• хранить все и всегда, высвобождая пространство за счет резервных носителей, облачных систем и т.д.

Также внимательно относитесь к людям, имеющим полный доступ к информации. Новичкам, удаленным и временным сотрудникам, а также персоналу на подработке или по совместительству лучше не предоставлять возможности редактирования, просмотра ряда документов. Кроме того, право на удаление важной информации должны иметь только ответственные лица, руководители проектов и отделов.

Как адаптировать переход сотрудников на дистанционную работу

Адаптация персонала пройдет проще и быстрее, если руководство компании соблюдает следующие условия:

1. Процесс перехода на дистанционную работу выполняется плавно, постепенно. Сотрудники начинают работать в домашних условиях по одному, а не всем офисом сразу.
2. Каждый специалист получает полезную памятку о каналах коммуникации с начальством, графике работы, данных для авторизации в автоматизированных программах, CRM-системах, мессенджерах и т.д.
3. Коллектив обеспечен устройствами для удаленки. Каждый сотрудник имеет необходимую технику: компьютер, ноутбук, мобильный телефон, наушники, гарнитуру (в зависимости от сферы деятельности компании и должности подчиненного).
4. Видеосвязь используется в редких случаях и только по предварительной договоренности с руководством.
5. Переход каждого сотрудника сопровождается целым рабочим днем или хотя бы несколькими свободными часами, выделенными на организацию нового рабочего пространства. Он должен обеспечить себя стабильным интернетом, вовремя оплаченными жилищно-коммунальными услугами, удобным и светлым местом дома, где все под рукой. А также установить график работы, когда его никто в семье не отвлекает и не дергает.
6. Использование аватарок с реальными фотографиями в специализированных программах для работы, мессенджерах и т.д. – отличный способ поднятия командного духа, поддержания личного контакта.

Выполнение данных правил позволяет руководству фирмы и подчиненным добиться максимальной продуктивности труда, а также избежать неловкости, дискомфорта, стеснения даже во время удаленки.

Как контролировать работу персонала на удаленке

Многие работодатели находятся в привычной иллюзии, что сотрудники эффективны лишь при офисной работе, где их можно ежедневно контролировать. Однако это далеко не так. Если работники знают, чего от них ждут, каких цифр и показателей нужно добиться, то они будут также продуктивны будучи на дистанте.

Поэтому чтобы организовать эффективную дистанционную работу предприятия менеджерам рекомендуется:

• ежедневно предлагать нормы выполнения плана;
• разбивать крупные проекты на задачи и подзадачи;
• регулярно проверять отчеты по оказанным услугам или продажам, статистику;
• выполнять анализ работы;
• вычислять показатели KPI для каждого подчиненного с учетом специфики его должностных обязанностей.

Мониторинг качества работы персонала на удаленке очень важен, однако не следует впадать в крайности. Строгий надзор зачастую вызывает только лишний стресс, напряжение, недовольство руководством фирмы, но не прибавляет эффективности трудовой деятельности. Тогда как доверие, благоприятный климат в коллективе и ориентация на результат – немаловажные компоненты в работе любой компании.

И подчиненные в состоянии работать дистанционно так же качественно, как и в офисе. Для этого не требуется мониторинг времени на рабочем месте. Для контроля их деятельности важно лишь рассчитывать показатели, ставить дедлайны, смотреть на прямые и реальные цифры, своевременно сверяться с графиками.

Как мотивировать рабочий коллектив на дистанте

Мотивация работников в офисе происходит естественным образом. Подчиненные видят воодушевленное лицо директора фирмы, считывают кивок главного бухгалтера или одобрительный взгляд руководителя проекта, общаются с коллегами и получают от них заряд положительных эмоций или похвалу. Данные вербальные сигналы полностью отсутствуют во время организации удаленки. Однако поддержание командного духа, потребность в одобрении у персонала остаются.

Но эффективность дистанционной работы, полноценная обратная связь с руководством могут производиться в следующих форматах:

• ритуалы (утренние приветствия, пожелания доброго дня и др.);
• электронная рассылка в виде сообщений и писем (“Мы вместе”, “Мы трудимся над общим делом”, “Мы команда”, “Мы все в одной лодке” и т.д.);
• коммуникация в мессенджерах, по мобильной связи, в SMS-сообщениях с комплиментами, пожеланиями (“Ты нам нравишься”, “Мы тебя ценим”, “Твоя работа важна” и пр.).

Помимо похвалы не следует забывать про достойный заработок, который требуется каждому успешному подчиненному. Практика показывает, что денежные поощрения, премии за выполнение или перевыполнение плана лучше всего сказываются на эффективности работы сотрудников.

Отслеживание выполненных заданий и их количество, объем проведенной работы и размер необходимой компенсации в качестве поощрения за труд легко вычисляются с помощью специальных программ, помогающих в организации удаленки. О таких площадках поговорим ниже.

3 программы, помогающие в организации удаленки

Самыми необходимыми сервисами для работы на дому давно являются CRM-системы. Они просто незаменимы тогда, когда речь идет об упорядочении бизнес-процессов. Кроме того, данные инструменты оперативно распределяют проекты между персоналом, контролируют процесс их выполнения, ставят командные и личные цели, анализируют эффективность выполняемой работы, собирают заявки от клиентов из разных каналов, помогают совершать звонки и работают в качестве корпоративной связи.

Предлагаем вашему вниманию обзор на 3 лучшие, функциональные и удобные в применении CRM-системы, для каждой из которых предусмотрен тестовый период (или же существует бесплатная версия с ограничением функционала). При этом в них полностью отсутствуют какие-либо недостатки.

ЛидерТаск

Удобная и многофункциональная система для фриланса, индивидуальной и совместной работы в команде, позволяющая даже в удаленном режиме упорядочить дела, проекты и встречи. 

Функционал:

• создание списков, чек-листов, проектов на каждый день с задачами, подзадачами и поручениями;
• канбан-доски, цветные метки, сортировка по цветам;
• ежедневник, расписание, календарь;
• шкала продуктивности, график выполнения дел;
• наглядная статистика, анализ;
• возможность прикрепления вложений со сторонних ресурсов (изображений, документов, ссылок, архивов и т.д.);
• уведомления и напоминания;
• интеграция с электронной почтой, виджеты для браузеров. 

Плюсы:

• гибкие настройки;
• индивидуальный и совместный доступ, режим бога;
• оффлайн-режим, синхронизация.

Битрикс 24

Единая платформа для организации работы всей компании, позволяющая быстро выходить на связь с любым удаленным сотрудником, общаться с коллегами, согласовывать документы и счета. 

Функционал:

• работа с документами, режим работы с проектами, чек-листами, шаблонами и задачами;
• возможность создания своего сайта, интернет-магазина или лендинга;
• календарь;
• клиентская база, работа с лидами, контактный центр;
• автоматизация продаж;
• корпоративный чат, видеозвонки;
• учет рабочего времени;
• отчеты, сбор статистики, KPI и оценка эффективности. 

Плюсы:

• управление проектами в разных режимах (диаграммы Ганта, правила Скрам, канбан-доски и т.д.);
• возможность настройки прав доступа;
• шаблоны задач и роботы.

Простой бизнес

Комфортная CRM-система для управления компанией, помогающая организовать удаленную работу сотрудников с хронометражем рабочего времени и бесплатной внутренней телефонией. 

Функционал:

• клиентская база;
• управление проектами и задачами, шаблоны документов;
• бухгалтерский и складской учет;
• календарь дел;
• управление сайтом;
• сквозная аналитика с комплексом показателей компании;
• напоминания, уведомления;
• интеграция с почтой, СМС-сообщениями, телефонией;
• внутренний чат, видеоконференции. 

Плюсы:

• разграничение доступа к информации;
• многостраничное сканирование, электронная цифровая подпись;
• оценка трафика сайта компании, рекламы.

Заключение

При организации работы офиса в удаленном режиме, а также выборе программы для дистанционки следует расценивать данный подход и тип деятельности для компании не как временный, а как долгосрочный проект. Мы настоятельно рекомендуем подходить к вопросу серьезно, делать все качественно и эффективно.

Даже если поначалу удаленка кажется вам частичной или временной мерой, может оказаться так, что она является более рациональным и менее затратным решением для вашего вида деятельности и сферы бизнеса. И тогда после снятия карантинных мер вы сможете оставить данный режим работы для своих сотрудников в штате, как действенный и результативный.