Организация рабочего дня руководителя

Руководитель должен уметь не только ставить цели, вдохновлять сотрудников, но и управлять собственным и командным рабочим временем. Понятие, определение этапов, суть, виды, правила и методы эффективного тайм-менеджмента раскроем в сегодняшней статье.

Тайм-менеджмент и его значение для эффективного руководства

Грамотное руководство – главный ключ к успеху любой компании, стремящейся к процветанию и развитию. А характерная особенность каждого хорошего руководителя – умение рационально использовать рабочее время, все успевать, своевременно исполнять управленческие обязанности.

При этом современный руководитель хоть и принимает важные решения для компании, но также обязан следить и управлять не только личным рабочим временем, но и временем своих подчиненных, всей фирмы в целом. Данную задачу можно выполнять как самостоятельно, так и при помощи секретаря.

Основная задача планирования рабочего дня руководителя

Ключевая функция тайм-менеджмента – устранить дефицит времени, решить проблему с его постоянной нехваткой для решения запланированных задач. Эффективное планирование избавляет от необходимости перерабатывать, спешить, суетиться, оставляя силы для чего-то действительно важного.

Кроме того, выстроенные дисциплина и организация в офисе решают вопрос с отсутствием плана, большим скоплением неоконченных дел, повышают мотивацию в коллективе, избавляют от синдрома постоянной усталости и навсегда закрывают неприятную проблему с завершением работы дома.

Мифы о тайм-менеджменте

Основная суть навыка была сформулирована еще в Древнем Риме, почти две тысячи лет назад. Ведь управление временем интересовало людей с древности. В частности данным вопросом подробно занимался Сенека – философ-стоик, поэт и государственный деятель. Немудрено, что с тех пор сфера обросла массой мифов и заблуждений, как и любая другая тема, связанная с самосовершенствованием и повышением личной эффективности.

Разберем данные убеждения, чтобы понимать, чему в данной области стоит верить, а что наоборот менеджеру не следует рассматривать всерьез.

Миф 1. Время человеку неподвластно

Часть утверждения верна, ведь люди и вправду не в состоянии повернуть время вспять, изменить его скорость или откорректировать другие его законы.

Однако любой человек имеет возможность научиться управлять собственными действиями, грамотно организовать деятельность без затрат. А это позволяет каждому контролировать личную и профессиональную жизнь, располагать имеющимися трудовыми часами максимально эффективно, за меньшее время делать больше полезной работы.

Миф 2. Эффективная работа – это всегда пахота, интенсивный труд

Корень заблуждения таится в том, что большинство людей не понимает сути управления временем. Большая нагрузка, отсутствие отдыха, упорный и непрерывный труд зачастую приводят к переутомлению, апатии и даже депрессии. А в таком состоянии невозможно повысить личную продуктивность, достичь основных целей.

Управление временем предполагает не увеличение объема взятых на себя работ, а концентрацию большей части времени на полезных задачах, нужных действияx. Кроме того, эффективное управление помогает избегать “хронофагов” – пожирателей времени.

Миф 3. Планирование лишает человека свободы

Многие люди стараются не связываться с тайм-менеджментом, поскольку пребывают в убеждении, что управление временем сковывает, превращает живого человека в робота, который существует строго в соответствии с рациональным графиком. Однако это не так.

Грамотное и рациональное распределение рабочего времени предполагают не только выполнение проектов, но и оставляют время на отдых. Тайм-менеджмент помогает с легкостью выполнить большое количество рабочих и личных задач без напряжения, надрыва и прокрастинации, а затем спокойно провести время в кругу близких или занимаясь спортом и творчеством.

Правила и принципы планирования рабочего времени

Существует несколько общих рекомендаций по планированию успешного рабочего дня, которые позволят не только начальнику, но и человеку на любой другой должности быть в несколько раз эффективнее на протяжении всех трудовых будней. Рассмотрим их немного подробнее.

Правило 1. Подъем в одно и то же время

Поддержание дисциплины ума и тела на протяжении всего дня возможно только с соблюдением начальной стадии любого планирования. А именно – утреннего подъема в один и тот же час. Дополнительные бонусы такого вставания – отдохнувший организм, прилив сил.

Правило 2. Позитивный настрой в начале дня

Утреннее настроение сильно влияет на достижение целей в течение всего дня. Ведение дневника благодарности, минутки самомотивации, чтение аффирмаций и т.д. – прекрасные привычки для ранних часов, которые можно сделать сразу после подъема.

Правило 3. Правильное начало суток

Гармоничный день невозможен без благоприятного утра, тон которому задают выспавшийся и отдохнувший организм, заряженный энергией и бодростью. Поэтому ни в коем случае не жертвуйте хорошим сном, полезным завтраком ради сиюминутных желаний вечером и ночью. Тайм-менеджмент велит правильно расставлять приоритеты.

Правило 4. Учет разных факторов при планировании трудовых будней

Каждый человек обладает определенными периодами активности в зависимости от собственных биоритмов. Необходимо выяснить время пиков личной производительности, наблюдая за собой в течение нескольких дней или недель. После этого при планировании дня стоит размещать самые важные дела на продуктивные суточные интервалы, тогда как периоды спада лучше оставить для отдыха, перерывов, обедов и т.д.

Правило 5. Обязательные перерывы в течение дня

Небольшой отдых в течение трудового дня необходим любому человеку, т.к. он позволяет организму восстановиться, вернуть концентрацию внимания для работы. Длительность и частота перерывов устанавливаются каждым индивидуумом в персональном порядке. Однако желательно находить в каждом часе хотя бы пару минут для отдыха. Их можно использовать для наведения порядка на рабочем столе, мытья кружки, поливки цветов, прогулки на свежем воздухе и пр.

Правило 6. Доведение дел до конца

Постоянные скачки от одного дела к другому, отвлечение на мелкие и несущественные действия (звонки, ответы на сообщения, разговоры с коллегами) приводят к краже времени. Старайтесь доводить каждый процесс до логического завершения, прежде чем приступите к другому.

Правило 7. Использование свободного времени с пользой

Неинформативные совещания, простаивания в очередях и пробках, полеты в самолетах нещадно убивают время. Такие периоды можно заполнять полезной деятельностью, например, слушать развивающие курсы или аудиокниги, создавать график на следующий день.

Правило 8. Придерживание принципа “70 на 30”

Типичная ошибка новичков, осваивающих тайм менеджмент – планирование всего времени, тогда как заносить в ежедневник стоит лишь около 70% дел, оставляя несколько часов на форс-мажоры и иные обстоятельства. Кроме того, оставшиеся 30% свободного времени избавят человека от неприятного ощущения себя роботом, чувства заточения в жесткие рамки, сохранят нервную систему от переутомления и перегруза.

Также при составлении индивидуального графика очень важно реалистично подходить к собственным возможностям, не заваливать себя огромным количеством задач. Лучше гарантированно успеть малое число важных дел, чем чувствовать себя загнанной лошадью в мыле.

Правило 9. Предварительное составление списка дел

Вечернее составление графика дел на завтра – возможность ничего не упустить в утренние и дневные часы следующего дня. При этом необходимо не просто записывать актуальные задания, но и устанавливать для них степень важности, распределять по колонкам, чтобы в первую очередь обращать внимание на глобальные, а не мелкие задачи.

Правило 10. Возвращение всех вещей на место

Поиск пропавших предметов неминуемо тратит в разы больше времени, нежели возвращение всех вещей на место сразу после их использования. Организация рабочего места также позволяет экономить драгоценные минуты в течение дня: поэтому предварительно лучше подготовить специальный органайзер для ручек, папку для бумаг, ящик для документов или чеков и пр.

Правило 11. Ведение здорового образа жизни

Хорошее самочувствие, позитивный настрой, положительная энергия сильно влияют на высокую продуктивность руководителя, работника офиса и любого другого сотрудника компании. Поэтому каждому человеку рекомендуется регулярно заниматься спортом: фитнесом, плаванием, йогой, бегом.

Правило 12. Удовлетворение от своей деятельности

Любовь к собственной деятельности является лучшим способом мотивации и самоорганизации для любого специалиста. Удовлетворенность своим делом позволяет планировать и осуществлять профессиональную деятельность без ощущения напряжения и чувства недовольства.

Методы планирования времени

Большинство людей знакомо с различными методами тайм-менеджмента. Однако мы рассмотрим самые действенные и продуктивные из них, которые подходят каждому руководителю во время осуществления профессиональной деятельности вне зависимости от масштаба управляемой им компании, применяемых технологий и количества подчиненных.

Метод “Альпы”

Эффективная техника, разбивающая крупную задачу на мелкие по принципу пошагового восхождения на гору. Она включает в себя пять стадий планирования:

1. Составление списка задач.
2. Оценка продолжительности, необходимой для выполнения заданий.
3. Выделение нужного времени в графике личных дел для каждого поручения в соотношении примерно 60% к 40%, где 40% – свободное время.
4. Составление пошагового плана по выполнению или делегированию приоритетных задач с указанием длительности всех ступеней.
5. Учет выполненных и невыполненных пунктов плана.

Главная проблема данного метода заключается в том, что не всякий человек обладает умением прогнозировать точный срок для выполнения той или иной задачи. Поэтому крайне не рекомендуется расписывать делами все рабочее время. Лучше оставить 40% графика на непредвиденные обстоятельства и незапланированные действия.

Матрица Эйзенхауэра

Популярная методика, разработанная одним из самых продуктивных и деятельных президентов США Дуайтом Эйзенхауэром. Он предложил составить схему, по которой все дела должны быть расписаны в табличку, состоящую из четырех групп:

1. Важные и срочные задачи. Здесь указываются вещи, которые ни в коем случае нельзя откладывать, т.к. от их четкого выполнения напрямую зависит будущая карьера. Например, покупка билетов для важной командировки, подписание контракта с крупными заказчиками или срочного приказа.
2. Важные и несрочные дела. Тут прописываются задания, с которыми можно не спешить, но от них зависит личная продуктивность и продвижение по карьерной лестнице. Например, знакомство с новыми сотрудниками, проверка ремонтных работ в офисе, прохождение курсов и тренингов, посещение мероприятий, изучение иностранных языков.
3. Неважные и срочные задания. Здесь чаще всего рассматриваются дела, которые можно и нужно делегировать и разделить по подчиненным или помощникам для высвобождения времени для осуществления собственных обязанностей. Например, заказ канцелярии, рассылка пригласительных писем партнерам, вызов мастера для починки принтера.
4. Неважные и несрочные задачи. Тут оказываются дела, не несущие никакой пользы для компании и профессиональной деятельности. Например, личные разговоры и встречи во время работы, просмотр социальных сетей.

Расстановка приоритетов с помощью матрицы позволяет обращать внимание на наиболее глобальное, не отвлекаться на ненужное. Также все дела записываются в одном месте, будут соответствовать условиям и порядку выполнения по каждой группе матрицы, поэтому ничего не теряется и не забывается.

Ошибки в тайм-менеджменте руководителя

Несколько полезных методик для тайм-менеджмента руководителя, которые можно применить и попробовать в своей команде, мы рассмотрели выше. Однако стоит отдельно рассказать и об ошибках, с которыми можно столкнуться в тайм-менеджменте. Основная ошибка руководителей при распределении рабочего времени заключается в том, что они стараются перевыполнить план и одновременно решать сразу несколько задач. Нередко подобная тактика приводит к обратному результату: усталости, работе с надрывом, срывам сроков всех проектов, форс-мажорам.

Еще один образец глобального промаха в тайм-менеджменте заключается в неумении пользоваться услугами секретарей, а также непонимании, как делегировать обязанности, привычке все контролировать, переделывать за сотрудниками, раздавать навязчивые советы по работе. Во избежании этого необходимо учиться доверять другим людям, давать им больше поручений, высвобождая время для собственных обязанностей. Сотрудники не должны всегда подчиняться руководителю, поэтому необходимо строить доверительные отношения для повышения коммуникации в команде и большей продуктивности.

Немалой оплошностью является и невыстроенная, неумелая коммуникация с подчиненными. Для разрешения данной проблемы отлично подходит программа ЛидерТаск, в которой доступны для работы корпоративный онлайн-чат, возможность контроля и анализа действий каждого работника и отдела.

Пример распорядка рабочего дня

Руководитель может планировать свой день разными методами. Приведем конкретный пример удачного распорядка дня, составленного с помощью матрицы Эйзенхауэра:

Сектор А.08.00 – 08.30. Планерка по продажам.08.50 – 09.00. Почта, ответы партнерам, клиентам.09.40 – 10.20. Покупка билетов для командировки.16.00 – 17.00. Встреча со спонсорами.	Сектор Б.10.30 – 11.20. Просмотр вебинара с обучающего тренинга.11.30 – 12.00. Знакомство с новыми сотрудниками офиса.12.20 – 12.40. Созвон с партнерами по бизнесу.13.30 – 14.30. Перерыв, отдых, обед.
Сектор С.13.00 – 13.30. Покупка нового стола в офис.14.40 – 14.50. Просмотр нового дизайна на сайте.14.50 – 15.00. Просмотр комментариев на сайте.	Сектор Д.1. Смотреть социальные сети.2. Смотреть новости.3. Смотреть Ютуб.

Выполненные дела необходимо помечать цветом или вычеркивать из таблички.

Также при необходимости можно выбрать другую технику или расписать свой рабочий день в блокноте-органайзере, таблице excel или использовать для данной цели приложение ЛидерТаск, в котором есть удобный календарь руководителя с функцией расписания.

ЛидерТаск – приложение для планирования времени

Современный сервис, выполненный в стиле делового органайзера для организации встреч, задач, управления проектами и сотрудниками. Предлагает удобные инструменты для руководителя: цели, чек-листы, уведомления и напоминания по времени. Помогает быстро делегировать задачи подчиненным.

Содержит удобный ежедневник с расписанием на день, неделю, месяц, год. Дает возможность заранее планировать задачи разного уровня с помощью основы – шкалы времени. При необходимости позволяет удалять дела, отмечать метками или цветом выполненные задания.

Предлагает обучение, как работать в программе и вести календарь руководителя. Имеет онлайн- и оффлайн-режимы. Функционирует на трех языках: русском, английском, немецком. Синхронизируется на платформах Windows, Mac, Android, iOS, Web-version. Есть бесплатный и платные тарифы, возможно получить тестовый период разработки.

Заключение

Организация рабочего дня руководителя – настоящее искусство, которому стоит учиться и приобретать в этом плане все больше полезных практических навыков. Для грамотного составления графика необходимо уметь пользоваться правилами и методами тайм-менеджмента, а также специальными программами с календарем руководителя.

Однако подобные старания не пройдут без следа. Они помогут справляться с обязанностями, делать работу в несколько раз эффективнее, а значит повысить результативность всей команды и улучшить ежедневные показатели компании.