Приоритизация задач и целей

В серьёзных, масштабных проектах нет второстепенных задач. Но, выполнить их все одновременно физически невозможно. На это просто не хватит времени и ресурсов. Из-за попыток успеть всё и сразу возникает хаос. Приходится работать в ускоренном режиме, в зависимости от обстановки. Но, это не всегда даёт положительный результат. Разобраться в потоке бесконечных дел помогает приоритизация задач. Это эффективный инструмент тайм-менеджмента, помогающий формально определить важность каждого дела.

Для чего это нужно и как работает

Без правильной расстановки приоритетов есть риск начать работу с самых простых и необязательных задач. Это связанно с особенностями функционирования нашего мозга, которому по природе свойственно лениться. В результате действительно важные процессы откладываются «на потом». По мере приближения дедлайна они выполняются беспорядочно, быстро, некачественно. В результате бизнес остаётся в проигрыше.

Приоритизация целей работает на всех уровнях планирования. Метод подходит для организации повседневных дел или разработки долгосрочной стратегии. Данная технология имеет массу преимуществ:

• Способствует улучшению производительности команды и каждого её участника.
• Помогает найти кратчайший и правильный путь к намеченной цели.
• Обеспечивает эффективное распределение ключевых ресурсов: времени, денег, материалов.
• Помогает навести порядок в рабочих и личных делах, достигнуть гармонии в жизни.

Расстановка приоритетов – это импровизированный фильтр задач, отсеивающий всё ненужное. Сконцентрировавшись на ключевых сферах жизни, можно получить от неё то, что действительно для вас важно.

«Приоритизировать задачи» – значит назначить им определённое место в общем списке, исходя из сложности и времени, требующегося на выполнение каждого задания. В результате на первых позициях оказываются важные, требующие немедленного исполнения задачи. Далее следуют дела, которые можно отложить на некоторое время. И в самой нижней части списка оказываются второстепенные, несрочные задачи.

Критерии приоритетности

Чтобы добиваться поставленных целей в жизни, важно уметь выделять среди них главные. Общего, эталонного подхода тут не существует. Каждая ситуация требует отдельного анализа и изучения. В тайм-менеджменте приоритеты устанавливаются по следующим критериям:

• Степень важности. Сюда входят цели и задачи, способные качественно изменить жизнь в положительную сторону.

Важная цель всегда соответствует ключевым ценностям. Для человека, стремящегося к материальному благополучию, цель: «открыть свой интернет-магазин» или «получить новую должность» будет всегда более актуальной, чем «развитие творческих способностей». Если цель не соответствует ценностям человека или компании, она не будет достигнута, так как её реализация не даст удовлетворения.

Этим же критериям должна соответствовать приоритетная задача. Это комплекс действий, которые необходимо выполнить для достижения главной цели, разработанный с учётом определённых ценностей. Главной задачей для цели «открыть интернет-магазин» может стать «разработка, выбор дизайна сайта».

Важность – один из главных критериев приоритизации работ. Он оказывает непосредственное влияние на скорость и необходимость их выполнения.

• Срочность. Каждая задача имеет конечный срок, к которому её нужно завершить (дедлайн). Его нарушение приведёт к упущенным выгодам, проблемам или потере её актуальности.

Пример: «Написать отчёт». Если его нужно сдать к окончанию рабочего дня, эта задача очень срочная. Если дедлайн установлен до вечера: просто срочная, откладывать не стоит. Если завершить отчёт нужно к концу недели – эта задача не срочная. На основании срочности и важности задач строится матрица Эйзенхауэра, популярный инструмент планирования, использующийся в тайм-менеджменте.

• Размер затрат. При планировании важно учитывать, сколько денег, сил, других ресурсов потребуется на выполнение каждой задачи. В результате приоритетным считается результат с меньшими затратами.

Например, мы хотим закупить и установить новое программное обеспечение. Одна IT компания предлагает это сделать за 30 тысяч рублей. Другой разработчик ставит ту же цену, но в комплекс услуг входят дополнительные функции, обеспечивающие более эффективное и комфортное применение приложения. Естественно, выбор будет сделан в пользу второго исполнителя.

• Предполагаемые результаты. По данному критерию определяется, насколько выгодным для компании будет выполнение каждой поставленной цели и задачи.

Пример: при планировании рекламной кампании в социальных сетях определяется группа, в которой будут размещаться посты. Отбор производится среди трёх групп пользователей с одинаковыми интересами, вовлеченностью и расценками за рекламу. В одной из них количество участников составляет 20 тысяч человек, во второй: 30 тысяч, а в третьей – 60 тысяч. Для получения оптимального результата разместить рекламу стоит в третьей группе, так как охват будет больше, что положительно скажется на количестве кликов.

• Эффективность. На основании двух предыдущих критериев рассчитывают эффективность каждой задачи. Для этого ожидаемый результат делят на планируемые затраты.

Вернёмся к примеру рекламы в соцсетях. Предположим, что цены на рекламу в группах отличаются. На основании имеющихся данных составляем таблицу для расчёта эффективности:

	Размер аудитории	Рекламные расценки	Эффективность
Первая группа	20 тыс. человек	1 тыс. руб.	20
Вторая группа	30 тыс. человек	1,2 тыс. руб.	25
Третья группа	60 тыс. человек	3 тыс. руб.	20

С точки зрения эффективности более выгодным будет запуск рекламной кампании во второй группе.

Эффективные методы приоритизации

Для правильного определения важности и ценности целей и задач применяются различные методы приоритизации. Они помогают структурировать, визуализировать имеющиеся в распоряжении данные, и грамотно организовать рабочие процессы.

Матрица Эйзенхауэра

Один из самых известных инструментов приоритизации задач, применяющихся в тайм-менеджменте. Он помогает определить важность и срочность каждой из них, не хватаясь за срочные дела вне зависимости от того, насколько они важны для рабочего процесса.

Согласно методике все задачи разделяются на четыре категории:

1. Важные и срочные, которые нужно выполнить в самое ближайшее время.
2. Важные, но несрочные, которые нужно запланировать в ежедневнике или списке дел.
3. Неважные, но срочные, которые необходимо поручить другим исполнителям.
4. Неважные и несрочные, о которых можно благополучно забыть на долгое время или полностью удалить.

Чтобы понять, в какой очерёдности выполнять задачи в каждой группе, можно ориентироваться на дедлайны. Если действия, входящие в список, одинаково срочные и важные, при установке приоритетности учитывают сложность каждого задания.

Метод MoSCoW

Принцип действия данной технологии заключается в его аббревиатуре. Слово «MoSCoW» расшифровывается следующим образом:

• M (must) обозначает важность и первостепенность выполнения. В данную категорию входят задачи, не терпящие отлагательств. Без них продукт не будет запущен и релиз не состоится.
• S (should) объединяет задания, не имеющие высокой степени важности, но обязательные к исполнению.
• C (could) включает действия, которые желательно осуществить в рамках проекта.
• W (would) содержит несрочные задачи, не имеющие важности для рабочего процесса. Их можно спокойно перенести «на потом» без ущерба для проекта. Исполнителям и заказчикам нет необходимости прилагать усилия, чтобы включить эти действия в Бэклог продукта. Данная категория может использоваться для разработки долгосрочной стратегии развития продукта.

Данная технология оптимальна для внутренних проектов компаний.

Kano model

Данный метод расстановки приоритетов был разработан в 1984 году, японцем Нориаки Кано. В его основе используется система координат, на оси X которой отображается уровень исполнения задач, а на шкале Y – степень удовлетворённости потребителя от их реализации. В своей методике Кано использует три критерия качества, оказывающие влияние на удовлетворённость заказчика или покупателя:

• Ожидаемое включает базовые свойства товара или услуги. Они должны присутствовать в готовом продукте по умолчанию. Потребитель воспринимает их как должное и само собой разумеющееся.
• Основное – это то, что хочет видеть клиент. Качества продукта, относящиеся к данной категории, напрямую влияют на степень его удовлетворённости результатом. На основании этих характеристик выстраиваются конкурентоспособные характеристики продукта.
• Вызывающее восхищение – это неожиданные свойства, значительно повышающие ценность результата. При наличии бонуса он будет приятно впечатлён, что будет способствовать повышению интереса к дальнейшему сотрудничеству с компанией.

Используя данный инструмент, можно более точно и полноценно охарактеризовать каждую задачу. Выстроить план приоритетов с учётом ожиданий и предпочтений потенциальных пользователей продукта.

Два списка

Инструмент, разработанный знаменитым инвестором Уорреном Баффетом, в основе которого используется принцип Парето. Его суть: из 100 % запланированных дел результативными являются только 20 %, дающие 80 % эффекта.

Чтобы использовать данную технологию, создают список из 25 дел, намеченных к выполнению. Из них выбирают 5 наиболее важных и приоритетных. Они составят новый список. Их выполняют в первую очередь. За оставшиеся 20 берутся при наличии свободного времени и соответствующих ресурсов.

Как использовать ЛидерТаск для приоритизации задач

Научившись правильно расставлять приоритеты, можно добиться лучших результатов в работе и жизни. В настоящее время для эффективного планирования используются современные цифровые сервисы, такие как электронный планер ЛидерТаск.

В программе удобно составлять списки дел, редактировать входящие в него задачи. Убирать и перемещать лишнее одним кликом. Задачи можно группировать по важности, датам исполнения, присваивать им приоритетность. Делегировать поручения другим исполнителям в рамках общего проекта, контролировать степень и качество их исполнения.

Вы всегда будете в курсе важных дел благодаря системе «умных уведомлений». Электронный помощник своевременно напомнит о предстоящих мероприятиях и памятных датах. Присвоенные статусы «в работе», «завершено», «отменено», «готово к сдаче» помогут лучше ориентироваться в задачах. К ним можно добавлять любые файлы, комментарии. Обсуждать работу в совместном чате. Приложение функционирует на всех цифровых платформах.

Заключение

Используя современные методы приоритизации задач, можно эффективно организовать работу над общим проектом в команде, позволив каждому участнику максимально реализовать потенциал. С их помощью можно выделить приоритетность задач, которые принесут лучшие плоды, способствуя процветанию бизнеса и дальнейшим его успехам.