Процессы управления проектами

Любой рабочий процесс состоит из проектов, целью которых является создание эксклюзивной услуги или продукта. У каждого проекта есть структура, включающая начало и финал, когда выполняются поставленные цели. Или становится ясно, что выполнить задачу невозможно. Для достижения поставленных задач проекта прилагаются определённые усилия, объединяющиеся в процессы управления проектами. К ним относят активные действия, связанные с разработкой, созданием конкретного товара или услуги.

Что представляют собой процессы управления проектами

Проектное управление – это область менеджмента, которая описывает руководство проектами с использованием основных принципов проектирования, применением подходящей под проект логики и различных видов. Совокупность принципов, моделей и подходов, приносящая ориентированные на результаты проекты и людей. Подход к управлению проектами обеспечивает четкую координацию, интеграцию и связывает процессы, которые подчиняются бизнес-процессному подходу.

Все проекты преследуют одну или ряд целей, реализующихся разными способами. Они ограничены материальными, рабочими ресурсами, временными рамками. Управление проектами или project management – это использование знаний, профессионального опыта, навыков для достижения поставленной цели. Часто это понятие путают с другим схожим термином: «деятельность». Но, деятельность – это движение по направлению к поставленной цели. А «управление» – прямое воздействие на процессы, осуществляющиеся в рамках деятельности.

Простой пример, объясняющий различие этих понятий:

«Вы управляете автомобилем по дороге из своего города в соседний. Чтобы достичь результата, вам нужно совершить определённые действия. Это – деятельность. Увидев яму на дороге, вы объехали ее. Едете дальше, чуть сменив направление. Это управление, так как вы активно повлияли на процесс. Видите знак, что дорога закрыта в связи с ремонтом. Вам снова нужно принимать решение: вернуться назад или искать другую дорогу. Это также управление процессом».

То есть управление – это активное воздействие в процессах проекта. Если руководитель не оказывает прямого влияния на процессы, значит, он ими не управляет.

Как работают группы процессов управления проектами

Свод концепций, подходов и моделей проектного менеджмента позволяет разделить набор процессов управления проектом, обеспечивающих взаимосвязь между менеджерами проектов и другими участниками, которые взаимодействуют между собой.

Процессы, входящие в проект, делятся на группы процессов: 1) процессы управления проектом (к ним относят организационные работы, входящие в проект с их описанием); 2) направленные на создание продукта (зависят от сферы реализации).

Эти группы процессов выполняются в постоянном взаимодействии. Какие-то из групп процессов происходят одновременно, другие последовательно продолжают друг друга. Не зная, как создаётся продукт, невозможно поставить корректные цели проекта.

Основные признаки:

• Неповторяемость. Он осуществляется здесь, сейчас.
• Ориентация на конечный результат.
• Уникальность полученного продукта.
• «Тройственная ограниченность» при помощи материальных ресурсов, содержания, времени.

Отдельные группы процессов управления проектом составляют его жизненный цикл. Это:

• Инициация. На данном этапе процессов управления проектом проводится подготовительная работа, начинающаяся с разработки идеи, принятия решения о начале выполнения. Разрабатывается устав и определяются участники будущего процесса.
• Планирование. Ставятся задачи, определяются цели. Вычисляются ключевые моменты, которых нужно достигнуть на каждом этапе. Определяются возможные внешние, внутренние факторы, оказывающие воздействие на ход работы. На данном этапе важно привлечь к обсуждению всех его участников для разработки действующих, работоспособных схем.
• Исполнение. Выполнение определённых действий в рамках выработанного плана. Все работы распределяются между исполнителями или группами исполнителей.
• Анализ. Сверка полученных результатов с запланированными. Принятие решений о возможной корректировке действий.
• Контроль. Разработка и внедрение системы учёта, прогнозирования возможных отклонений. Составление сметы расходов, графика работ. Регулярный учёт поступающей информации для своевременного принятия мер.
• Завершение. Результаты выполненной работы предоставляются заказчику или потребителю. В ходе данной фазы происходит составление необходимой документации, составляются акты согласования с заказчиками, государственными органами или другими заинтересованными лицами. Устраняются выявленные недостатки, при необходимости, выполняются доработки. Производится окончательный расчёт за выполненную работу.
• Гарантийные обязательства. Подрядчик предоставляет основы гарантий на выполненную им работу, обязуясь безвозмездно устранить выявленные недостатки, если они появились по его вине.

Чтобы понять, в чем заключается процесс управления проектами, рассмотрим взаимодействия этих инструментов и методов подробнее.

Взаимодействие групп процессов в проекте

Любой проект начинается с идеи. В этой фазе присутствует единственный подпроцесс – авторизация или решение о переходе к следующему этапу. Этим этапом является планирование проекта – одна из значимых частей проекта, состоящая из 24 дополнительных подпроцессов, включая:

• разработку плана качества (с постановкой стандартов и путей, которыми их можно достичь, с экономичным расходованием ресурсов и высокой рентабельностью);
• планирование организации (с распределением функций проектного управления между участниками, назначением ответственных за отчётность, выполнение определённых заданий);
• назначение персонала (с выбором сотрудников для выполнения различных работ);
• планирование взаимодействия (с определением способов обмена информацией, вариантов коммуникаций между участниками);
• предварительный расчёт возможных рисков (с выявлением, документальным отображением внешних или внутренних факторов, которые могут оказать прямое или косвенное влияние);
• оценку риска (с детальным уточнением, обобщением рисков, их воздействия);
• реагирование (действия, направленные на предупреждение возможных рисков);
• планирование поставок (с утверждением периодичности, графиков, ассортимента продукции или других ресурсов);
• подготовку условий (с письменным фиксированием требований к срокам поставок, выбором поставщиков).

Результатом завершения фазы планирования является составление структурированного плана управления проектом. Это интерактивный документ, который может дополняться на любом этапе.

Исполнение и контроль подразумевают реализацию разработанного плана. В ходе выполнения проекта важно регулярно контролировать и анализировать промежуточные результаты для внесения своевременных корректив. На данном уровне используются следующие вспомогательные технологии:

• Учёт исполнения. Включает подготовку, распределение информации с нужной периодичностью.
• Подтверждение качества. В ходе работы происходит регулярная проверка соответствия качества выполненных работ установленным стандартам.
• Разработка предложений. Производится сбор отзывов, заявок, предложений от участников.
• Работа с поставщиками. Выбираются поставщики и подрядчики для выполнения запланированных работ.
• Контроль контрактов. Проверяется, насколько участники (подрядчики, поставщики, другие заинтересованные лица) выполнили свои обязательства в рамках заключённых договоров.
• Развитие команды. Проводится обучение, позволяющее улучшить профессиональные навыки, уровень участников команды.

Главная задача этапа выполнения проекта и контроля проекта – управлять, координировать работы по проекту. Документально оформлять требования по проекту, вносить необходимые изменения. Контролировать, чтобы процесс оставался в рамках утверждённого бюджета.

В деятельность проектного анализа нужно включить изучение плановых показателей, степень, уровень их исполнения. К основным процессам данной стадии относят действия, связанные с целями, показателями проекта, характеризующими его успешность и результативность. Это:

• Анализ сроков, определяющий, насколько реальные сроки выполнения работ соответствуют прогнозируемым.
• Анализ стоимости работ. Уточняется, насколько стоимость соответствует запланированной, насколько он рентабелен.
• Анализ качества. Результаты сверяются с утверждёнными стандартами качества.
• Подтверждение установленных целей. Приёмка результатов заказчиками или потребителями.

В стадию анализа входят:

• оценка исполнения (анализ полученных результатов с предоставлением информации заинтересованным участникам);
• анализ ресурсов (определение, насколько фактический расход соответствует запланированным показателям).

Процессы управления – это комплекс действий, оказывающих активное воздействие на ход реализации проекта. Если проект выполняется без отклонений, данная фаза ограничивается доведением до участников проекта их заданий с контролем их исполнения. Если в ходе выполнения работ по проекту возникают какие-либо проблемы, нужно вовремя внести изменения и коррективы. Фаза включает:

• Общее управление (действия, направленные на корректировку, внесение изменений).
• Управление ресурсной частью (изменения, связанные с перераспределением ресурсов).
• Управление целями (внесение изменений в цели в соответствии с анализом текущих дел).
• Управление качеством (установление причин дефектов, внедрение мероприятий по устранению недостатков).

Вспомогательные процессы в фазе управления:

• Управление рисками (реагирование на происходящие события с внесением корректировок);
• Управление контрактами (работа с субподрядчиками и подрядчиками, разрешение конфликтных ситуаций, возникающих в ходе работы).

Завершающие работы предполагают административное завершение заключённых контрактов с подписанием соответствующей документации по прокту. Если клиент согласился с предоставленным результатом, подписал сопровождающие документы – проект можно считать полностью реализованным и завершённым.

Сущность управления проектами заключается в применении методов и технологий реализации перечисленных действий. Все они применимы к любым отраслям: строительству, информационной, производственной или любой другой.

ЛидерТаск: приложение для организации и контроля управления проектами

Одинаковых проектов не существует, как и способов их реализации. Поэтому управлять ими необходимо при помощи соответствующих инструментов: автоматизированных программ, наглядно отображающих все рабочие процессы, происходящие в «теле проекта».

Одним из таких приложений является ЛидерТаск – полноценная интерактивная система для управления процессами в компаниях любого размера. Планировщик удобен для планирования, постановки задач отдельным сотрудникам или структурным подразделениям, позволяет отслеживать результативность персонала в режиме реального времени.

Используя ЛидерТаск для проектирования, проще контролировать соблюдение сроков, собирать отчётность по выполнению отдельных стадий проекта. Все необходимые данные будут в одной системе, которую можно использовать и в режиме оффлайн, без интернета.

Программа LeaderTask интегрируется с GTD, Autofocus, Superfocus, Pomodoro Technique, Do It Tomorrow, другими сервисами. Работает на любых платформах, включая, Windows, MacOS, iOS, или Android. Имеет бесплатный пробный период.

Заключение

Вне зависимости от количества членов вашей команды или сложности проекта, управляя им, вы должны чётко знать, какой результат и когда хотите получить. Иначе вы не сможете влиять на процессы. А чтобы это понять, в первую очередь, нужно составить план действий.

Начинать работу необходимо с формулировки цели, описания результата. Определить состав работ. Составить список ролей, распределить их между исполнителями. Назначить ответственных. Установить сроки предоставления отчётности. Работу нужно вести с регулярным контролем всех стадий его исполнения, чтобы вовремя вносить изменения при необходимости. Результаты и действия нужно предварительно согласовывать с заказчиком в документальной форме. Это позволит избежать споров при приёмке работы.

В процедуре исполнения могут возникнуть сложности:

• Со стороны заказчика (я не этого хотел).
• Со стороны исполнителя (мы сделали гораздо больше, чем требовалось).

Первая ситуация вызвана недопониманием между сторонами на самом начальном этапе работы над проектом. Заказчик не чётко обрисовал, что ему нужно, а исполнитель не уточнил, какой результат нужен заказчику. Из-за неправильной формулировки цели и задач проекта он был выполнен некорректно. Это ещё раз подтверждает важность письменной фиксации договорённостей между сторонами.

Возникновение второй ситуации, можно предотвратить, уточняя роли и функции каждого участника проекта. Бюджет желательно планировать с 10-15% запасом на возможные доработки.

Важная роль во внутреннем анализе финансово-хозяйственной деятельности компании отводится бухгалтерскому учёту. Его грамотное ведение позволяет выстроить гармоничные взаимоотношения с партнёрами, государственными органами и кредитными организациями. Используя программное обеспечение, поддерживающее методологию управления, выбранную компанией, можно достичь успеха в реализации проектов любой специфики и сложности.