Как расставлять приоритеты: разбираем популярные методы

Каждый день нам приходится выполнять огромное количество дел, связанных с работой, домом, семьей, а помимо этого хочется уделить время себе и просто отдохнуть. В таком потоке сложно понять, что является важным и что сделать в первую очередь. 

По своей природе мы склонны выбирать путь наименьшего сопротивления. Это значит, что самые сложные, трудные и неприятные дела нам свойственно отодвигать в конец расписания и прежде всего заниматься чем-то легким и веселым. Те страшные задачи отодвигаются дальше, не выполняются и постепенно накапливаются. Чувство контроля начинает ослабевать, самооценка падает, а уровень стресса растет, и, как итог, появляются проблемы со здоровьем. Поэтому так важно научиться расставлять приоритеты, так как они помогают правильно распределять время и доводить начатые дела до конца. 

В чем заключается смысл расстановки приоритетов 

Приоритет — ключевое понятия тайм-менеджмента, обозначающее первоочередность и важность. При этом приоритетными могут быть не только задачи, но и цели, например цель на год, или ценности человека — работа как главное в жизни. 

Расстановка приоритетов — это универсальный принцип, который подойдет для любой системы тайм-менеджмента. Он работает на всех уровнях планирования, начиная ежедневными делами и заканчивая жизненными ценностями и установками. Чаще всего люди сталкиваются с приоритизацией повседневных дел. Расстановка помогает понять, что делать в первую очередь, а что может подождать. 

Важно осознать, что приоритеты расставляются не для того, чтобы выполнять как можно больше работы, а для достижения целей без приложения чрезмерных усилий. Проще говоря, если вы делаете все подряд, сильно устаете, но результат так и не становится ближе, вам нужно пересмотреть свои приоритеты. 

Стоит также отметить, что в подобных ситуациях решение проблемы может не ограничиваться только приоритизацией дел в ежедневном расписании. Возможно, потребуется пересмотреть приоритеты на более высоком уровне. Например, вы устроились на работу, которая занимает почти все ваше время. Тут следует задать вопрос: А стоит ли оно того? Стоит ли перенапрягаться и окупятся ли вложенные усилия? 

Из-за отсутствия полноценного отдыха здоровье может ухудшиться, и в будущем потребуется медицинская помощь. Оцените, что для вас приоритетнее — карьера и работа или здоровье. Если сейчас вы чувствуете себя счастливым, значит приоритеты расставлены правильно.

Не стоит думать, что определение приоритетов  — это удел менеджеров, предпринимателей и бизнесменов. Ежедневно каждому из нас приходится расставлять приоритеты, начиная от простых дел по дому и заканчивая рабочими вопросами. Умение правильно расставить приоритеты — это навык, от которого зависит личная эффективность и достижение ключевых целей. 

Преимущества постановки приоритетов

Эффективный менеджмент ресурсов. Наши ресурсы строго ограничены. Во время работы мы постепенно устаем, начинаем медленнее соображать и теряем мотивацию. В сутках не может быть больше 24 часов, и часть их них требуется на отдых и сон. Бизнес всегда будет испытывать нехватку финансов, материалов, мозгов и свободных рук.

Если мы хотим достичь поставленных целей, необходимо правильно распределять имеющиеся ресурсы. Расстановка приоритетов позволяет направить наше время и усилия на выполнение важнейших дел.

Нацеленность на результат. Выполняемые задачи неоднородные. Некоторые из них влияют на физическое, психологическое и финансовое состояние, другие же — ни на что не влияют. Уделяя наибольшее внимание делам из первой категории, мы сможем добиться больших результатов и быстрее прийти к поставленным целям. Уборка квартиры и изучение нового урока онлайн курса займут пару часов, но только одна из этих задач приблизит вас к новой должности. 

Эффективное управление расписанием. Тонуть в безумном количестве дел для современного человека стало вполне нормальным. Однако, наш организм не поспевает адаптироваться к новым условиям, и мы регулярно стрессуем из-за навалившихся дел. 

Правильная расстановка приоритетов фильтрует входящие дела, помогая отделить действительно важные, от тех, которые можно отложить или совсем не делать. Таким образом, расписание становится сбалансированным, общий уровень стресса снижается, продуктивность растет. 

Work-life balance. Встречали ли вы успешных, но несчастных людей? Во многом счастье зависит от того, правильно ли расставлены жизненные приоритеты. Выдающиеся результаты на работе и быстрый карьерный рост не сделают вас счастливым, если вы мечтаете построить крепкую семью. Только концентрируясь на том, что действительно является важным, мы можем получить от жизни желаемое. 

Методы расстановки приоритетов

Как уже было отмечено выше, приоритеты бывают разных уровней, и поэтому методы можно точно так же разделить по направленности на задачи, цели и ценности. Советуем вам адаптировать те или иные методики по свои потребности. Техники можно совмещать, комбинировать отдельные элементы между собой или на базе нескольких создать свою индивидуальную систему приоритизации. 

Приоритизация целей и ценностей

Список приоритетов

Один из самых простых методов, который можно использовать для оценки приоритетов в любой области жизни. Например, задайте себе вопрос: «Что для меня самое главное в работе?», и выпишите все, что приходит на ум. Получившийся список и есть ваши реальные приоритеты. Может быть, вы считали, что для вас самым главным является зарплата, но на самом деле вам важен гибкий график и возможность в любой момент взять отгул. Таким образом можно узнать, что для вас важнее всего в жизни, отношениях, семье и т. д. 

Карта ассоциаций

Возьмите листок и напишите в центре слово «жизнь», рядом нарисуйте несколько блоков и запишите в них ассоциации, которые первыми приходят в голове, и соедините их со словом «жизнь». 

О формулировках не думайте. Это могут быть просто существительные, глаголы, словосочетания или целые предложения. Затем возле каждого блока нарисуйте еще несколько и запиши в них ассоциации, связанные с ними. Продолжайте до тех пор, пока возникают новые ассоциации. 

Вы можете добавить различные уровни связи между целями, используя пунктирные линии, цвета и т. д. Чтобы купить новую квартиру, нужно найти хорошую работу, а для этого требуется получить востребованную специальность. Самой главной целью будет та, от которой сильнее всего зависят остальные. 

Колесо баланса

Колесо баланса помогает не только правильно расставить приоритеты, но и определить сферы жизни, над которыми следует поработать, чтобы достичь внутреннего баланса. При этом колесо легко адаптируется под бизнес. Вместо своей жизни можно анализировать продажи, менеджмент, маркетинг, HR и корпоративную культуру. 

Каждое направление — это отдельная спица колеса, которой выставляют оценку от 1 до 10. Если какие направления оценены ниже, то налицо дисбаланс. Это сигнал о том, что нужно подтянуть отстающие направления, чтобы восстановить гармонию. 

Оценка жизни 

Этот подход часто практикуется в психологии. Списком выписываются основные направления жизни или те, что вы считаете важными. Например, семья, здоровья, карьера, друзья, хобби, финансы, духовность. Напротив каждого ставится цифра от 1 до 10, где 1 — совсем не удовлетворен, а 10 — полностью удовлетворен. В идеале должны получиться одинаковые значения, что говорит о балансе. Если же какие-то сферы выпадают, то необходимо править это. 

Для этого поставьте несколько задач, связанных с проседающим направлением. Подумайте, какая сфера заставляет жертвовать другими, почему это происходит. Для примера возьмем такую ситуацию — мужчина 50 лет в ущерб своему здоровью вынужден работать сверхурочно. Построение карьеры его не интересует, а много работает он из-за того, что помогаем своим взрослых детям. Чтобы восстановить баланс, нужно разобраться, что заставляет его продолжать содержать детей. 

Приоритизация задач

Для приоритизации задач их надо куда-нибудь записывать. Это может быть блокнот, календарь, электронный ежедневник или таск-менеджер. Обязательно выпишите все дела, которые надо сделать — и личные, и рабочие. Допустим, в список вошло 15 дел. Теперь важно выделить те, которые несут ценность и те, которые можно отложить или вовсе убрать без вреда для жизни. 

Матрица Эйзенхауэра 

Матрица предлагает распределить задачи по критериям важности и срочности. Она представляет собой четыре квадрата:

1. важные и срочные;
2. важные и несрочные;
3. неважные и срочные;
4. неважные и несрочные

Важные задачи с горящими сроками отправляются в первый квадрат. Задания из третьего можно делегировать, а из четвертого — требуются еще раз оценить и отфильтровать. Часть из них спокойно можно убрать. Особое внимание уделяется важным и несрочным делам, так как они представляют наибольшую опасность. 

Может показаться, что раз они несрочные, то могут подождать, но как раз здесь и кроется главный нюанс. Чем ближе будет дедлайн, тем больше заданий из второго квадрата попадет в первый. Со временем образуется огромный список, с которым справиться без превозмогания будет невозможно. 

Наивысший приоритет у заданий из первого, наименьший — у четвертого. Приоритет второго квадрата выше, чем у третьего, но разница между задачами определяется не порядком выполнения, а их времязатратностью. На дела второго квадрата должно уходить больше времени.

АБВГД

Задачи нужно разделить на пять групп, присвоив каждой из них метку с буквой:

• Задачи А — наиболее важные. Это критически важные дела, которые сильнее всего влияют на вашу жизнь. Если их не выполнять, вы потеряете работу, деньги, семьи. Они могут быть неприятными, но их необходимо делать.
• Задачи Б — имеют меньшие последствия. От выполнения этих дел в некоторых ситуациях нужно отказаться. К примеру, если у вас есть задача А, то не стоит тратить время впустую, приступайте к ее выполнению. Если же такие дела отсутствуют или по каким-то причинам не могут быть выполнены сейчас, приступайте к задачам Б.
• Задачи В — не имеют последствий. Они никак не влияют на вашу жизнь, но неплохо было бы их выполнить. Например, позвонить родным или встретиться с друзьями.
• Задачи Г — можно делегировать. Безболезненно поручаются кому-то другому, чтобы освободить больше времени на задачи А.
• Задачи Д — нужно убрать. Игры, просмотр ютуба и другие развлечения, на которые не следует тратить время при наличии важных дел.

Если задач А и Б накопилось слишком много, их дополнительно нумеруют по важности. 

Метод 1 — 3 — 5 

Отличный метод для организации дел на день. Необходимо запланировать одну важную задачу, три средней важности и пять наименее важных, но все равно необходимых задач. В таком порядке они выполняются шаг за шагом — сначала самая важная, потом три задачи с меньшей важностью и затем оставшиеся пять. Задания 2 и 3 уровня можно выполнять в любом порядке, но перескакивать с уровня на уровень нельзя. Если 8 задач недостаточно, то при желании методику можно изменить под себя и добавить еще один уровень или увеличив количество дел. 

To-do list

Простой и понятный метод приоритизации. Составляется нумерованный список, где в начале находятся дела с наивысшим приоритетом, а в конце с наименьшим. Дела выполняются по порядку, начиная с первого номера. Пока текущая задача не будет выполнена, переходить к другим нельзя. To-do лист подойдет для повседневных дел, приоритет которых можно легко определить. 

В заключение дадим советы, которые помогут правильно распределить приоритеты:

1. Определитесь с ценностями и целями. Приоритизация не должна стать самоцелью. Сортируя задачи, нужно знать, зачем и для чего вы это делаете.
2. Используйте несколько инструментов. Попробуйте каждый метод расстановки приоритетов и выберите тот, что подходит вам больше всего. Объедините несколько способов приоритизации для лучшего эффекта
3. Приоритеты меняются. Если чувствуете, что жизнь складывается как-то не так, то вернитесь назад и снова пересмотрите ключевые направления. Возможно, вы зациклились и не заметили, как ваши потребности изменились.
4. 30% приоритетных задач. Если все задачи важные, то никакие из них не важные.
5. Отвлекаться — это нормально. Мы не машины, чтобы работать с максимальной продуктивностью 24 на 7, поэтому при планировании учитывайте отвлекающие факторы. Обязательно делайте перерывы, чтобы расслабиться, прогуляться или пообщаться с коллегами.