Что такое регламент, как его создать

Любую организацию можно сравнить со сложным механизмом, состоящим из людей, оборудования и бизнес процессов. Чтобы такая многоярусная конструкция работала слаженно, исправно, как часы, каждый ее элемент нужно направлять, контролировать. Для этого стоит внедрить регламенты – это своды правил, описывающие действия подразделений, отделов, каждого сотрудника в рамках деятельности предприятия. Соблюдение регламента обеспечивает согласованность работы компании. Избавляет от рутины, позволяя сконцентрироваться на важных стратегических вопросах. Значение и некоторые типы регламентов постараемся разобрать в данной статье.

Что это такое и для чего нужно компании

Регламент – это документ, содержащий набор правил, процедур и инструкций, описывающих деятельность сотрудников организации. Для каждой должности разрабатываются четкие указания:

• Какую работу выполняет сотрудник;
• Кем он руководит и кому подчиняется;
• Какие отчеты, и в какие сроки предоставляет руководству.

Это один из основных документов руководителя, который разрабатывается:

• Для структурного подразделения организации (отдела, цеха). В данном случае он помогает разделить зоны ответственности между отдельными командами, принимающими участие в общих бизнес процессах. Каждая из них выполняет собственные задачи, не обращаясь к руководству за указаниями и разъяснениями.
• Для каждого исполнителя в команде. Представляет собой подробную инструкцию, определяющую порядок и последовательность выполнения отдельных функций или процессов работника. Включает пояснения, как правильно выполнять определенные производственные операции, например: составить отчет продаж, план, провести инвентаризацию на складе.

Внедрение регламента значительно упрощает управление компанией, делает работу ее сотрудников организованной и понятной. Несмотря на то, что его разработка отнимает достаточно много времени, требует сосредоточенности и пристального внимания к деталям от руководителя, его внедрение окупает себя сполна.

Преимущества внедрения

Регламент работы необходим организациям, сотрудники которых испытывают трудности с освоением однотипных трудовых процессов. Они постоянно обращаются к начальству, задают вопросы, связанные с функционалом, а руководитель вынужден отвлекаться от своих прямых обязанностей, чтобы долго и подробно объяснить каждый процесс. Чтобы сделать такую деятельность простой, понятной для каждого участника организации, необходимы регламенты. Другие его преимущества:

• Стандартизация деятельности. Означает, что негласные правила становятся обязательными для всех. Их соблюдают топ-менеджеры, генеральный директор, все исполнители.
• Процедуры становятся последовательными. Следуя порядкам, описывающим каждый шаг выполнения задачи, сотрудники совершают меньше ошибок, выполняя работу по готовому образцу или примеру. Это положительно влияет на скорость, качество деятельности, принося прибыль организации.
• Быстрая адаптация новых работников, позволяющая сократить расходы на их обучение.
• Снижение зависимости от «звездных» работников. Команда не должна страдать из-за ухода одного или двух исполнителей. Имея перед собой подробные инструкции из регламента, ее новый участник быстро войдет в курс дела и будет работать не хуже своего предшественника.
• Оперативное исправление ошибок, возникающих из-за «человеческого фактора».
• Повышение удовлетворенности и качества отношении с клиентами в результате уменьшения количества брака. Исполнители выполняют обязанности, опираясь на требования и стандарты. Поэтому четко понимают, какой результат необходим конечному потребителю.
• Улучшение коммуникаций между отдельными подразделениями. Коллеги знают, к кому обращаться за подписью для накладной, поэтому не тратят время, бесконечно перемещаясь по кабинетам.

Регламент дает понятные ответы на самые распространенные вопросы, касающиеся деятельности организации. Регламент облегчает взаимопонимание между руководством, организацией и ее структурными элементами. Помогает своевременно обнаруживать, оперативно устранять, возникающие в работе, ошибки. Регламент обеспечивает быстрое обучение новых сотрудников на рабочих местах.

Регламент в правовой системе компании

Данный свод правил является частью системы локальных правовых актов, в которую также включаются:

• Положение о организации, с указанием статуса, перечня компетенций организации.
• Инструкция, содержащая пошаговый алгоритм работ для каждой должности. Например, порядок проведения собеседований с соискателями.
• Методические рекомендации, описывающие последовательность шагов для получения нужного результата.
• Правила для выполнения отдельных видов работ.

Правила, регламентирующие порядок выполнения отдельных операций в рамках экономической деятельности организации.

В крупных организациях эта документация объединяется в целую систему правовых актов, объединенных между собой.

Виды регламентов

В практических условиях применяются три вида регламента:

Административный

Используется в государственных структурах. Его задачи:

• Установка прав и обязанностей законодательных, исполнительных органов власти.
• Определение границ их полномочий.
• Уточнение сфер взаимодействия муниципальных и государственных организаций для решения совместных задач.
• Определения перечня услуг, предоставляемых юридическим и физическим лицам.

Прозрачная работа государственных органов обеспечивается с помощью нормативных актов, административные регламенты помогают способствовать предупреждению коррупции. Внутренние нормативные акты это одна из ступеней реализации законности на любом уровне.

Технический

Технический регламент устанавливает требования работы к качеству, безопасности, эксплуатации, условиям производства продукции. Его создают для товаров или услуг, влияющих на окружающую среду, здоровье, безопасность людей. Критерии соответствия технических регламентов описаны в Законе №184-ФЗ «О техническом регулировании».

В соответствии с Законодательством на производственных предприятиях могут действовать различные виды технических инструкций:

• Постоянные или временные;
• Разовые;
• Лабораторные.

Также в промышленности установлены общие ТР:

• Для очистных сооружений. Без наличия данного документа организация не подключается к водопроводной сети.
• На обращение с отходами. Утверждается застройщиком, выполняющим строительство. В нем указывается перечень отходов, их классификация по классам опасности, место хранения, способ утилизации.

Управления

Такой свод правил предназначен для бизнеса. В такой регламент прописываются полномочия работников, нормы хозяйственной деятельности предприятия. Регламент включает следующие элементы:

• Устав, цели, миссию.
• Информацию о персонале, в том числе, правила найма, формирования персонала, заключения трудовых договоров.
• Должностные инструкции, положения и методические рекомендации, описывающие бизнес процессы.

Структура регламента

В организациях могут действовать несколько видов регламентов, дополняющие друг друга и согласованные между собой. К ним относят:

1. Стратегию для компаний.
2. Организационный состав.
3. Взаимодействие ее элементов.
4. Административная инструкция.
5. Документацию о деятельности отдельных подразделений.
6. Должностные инструкции персонала.
7. Режим рабочего времени.
8. Правила внутреннего распорядка организации.
9. Источники финансирования.
10. Мотивацию.
11. Технические регламенты на продукцию иди услуги.
12. Положения о разработке других регламентирующих актов.

Как написать регламент: пошаговая инструкция

Руководитель должен принять решение, какую должность в организации предстоит регламентировать. Логичнее начинать с работы, приносящей прямую прибыль организации, то есть с продажников. Или с работы, в которой сотрудники допускают больше всего ошибок и просчетов.

Условно данная задачу делится на несколько этапов:

Подготовительный

1. Назначение лиц, ответственных за составление документа.
2. Обсуждение предстоящего процесса с исполнителями для учета их интересов и предложений.
3. Вовлечение опытных кадров к разработке инструкций и стандартов.
4. Составление графика совещаний для контроля разработки.

Постановка целей

Определяемся, какую область деятельности будет регулировать инструкция. Вот несколько вариантов:

1. Стандартизация процессов с разработкой единых стандартов для всех ее отделов.
2. Оптимизация деятельности предприятия (повышение производительности труда, сокращение раздутого штата, совершенствование процессов).
3. Повышение качества продукции (услуг), снижение брака, несчастных случаев на производстве.
4. Установка эффективных взаимосвязей между отделами.

Утверждение формы

Документ должен содержать следующую информацию:

1. Название организации.
2. Наименование документа.
3. Уникальный номер, дату, место создания.
4. Наименование утверждающего органа, дату утверждения.
5. Подписи лиц, согласующих документ.

Содержание

Вне зависимости от вида, содержит следующие разделы:

1. Введение. В нем указываются цели, назначения, сферу применения документа. Также в данном разделе присутствует информация о лицах, ответственных за его разработку, утверждение и соблюдение.
2. Общие положения. Описывает задачи, для решения которых был разработан, а также все правила, стандарты, требования, которые должны соблюдать работники. Кроме того, в разделе указываются процедуры принятия и отмены регламента.
3. Назначение. Краткое описание регламентируемого процесса.
4. Область применения. Здесь содержится информация о задействованных объектах, процессах.
5. Термины, определения.
6. Нормативные ссылки на законы, базовые документы, действующие в отрасли.
7. Описание процессов, методов с указанием ожидаемых результатов деятельности.
8. Зоны, виды ответственности (административная, дисциплинарная).
9. Виды контроля и лица, ответственные за его выполнение.
10. Методическое руководство, определяющее правила, обязательные для всех исполнителей.
11. Инструкции для работников и отдельных подразделений.
12. Порядок внесения уточнений, изменений в документ.
13. Приложения в виде справочников, схем, форм, таблиц, другой дополнительной информации, необходимой для составления соответствующей документации.

Согласование

Финальный проект регламента утверждается после обсуждения с сотрудниками, руководством, инвесторами компании. После согласования документа руководитель издает соответствующий приказ. С этого момента организация работает по утвержденному регламенту.

Оформление

При создании титульного листа документа желательно соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 при создании титульного листа. Структурировать информацию при помощи маркированных списков. Использовать заголовки, разделы и подразделы для понятной подачи информации. Писать в регламенте нужно систему ссылок для быстрого доступа к разным разделам документа. Финальную версию сохранять в нередактируемом формате для защиты от случайных или сознательных изменений, чтобы править документ мог только определеннный круг лиц.

Правила применения регламентов

Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом. Для этого организуется аттестация или собираются подписи с работников о том, что они обязуются выполнять требования, прописанные в регламенте. При этом важно, чтобы каждый исполнитель понимал, что от него требуется. Если документ написан сложным языком, его стоит упростить, избавить от лишней воды и канцеляризмов. Информация в нем должна быть представлена в доступной и понятной форме.

Для проверки выполнения регламента разрабатывается система отчетов, проводятся совещания с участием работников и руководителей, устанавливаются контролирующие программы на компьютеры работников. Чтобы внедрение регламента не вызывало отторжения у исполнителей, у них на руках должны быть подробные инструкции. Работу без нарушений следует поощрять. При наличии проблем или спорных вопросов, сотрудники должны иметь возможность обращения в техническую поддержку.

Эффективное управление с ЛидерТаск

Для структуризации, регламентирования деятельности любой организации важно грамотно выстроить процессы работы. Чтобы распределять обязанности между исполнителями и отделами в рамках проекта удобно использовать электронный планер ЛидерТаск. С его помощью можно управлять деятельностью сотрудников, оценивать их профессиональные навыки, корректировать полномочия, использовать их опыт для разработки регламентов.

Преимущества и возможности сервиса:

• Единое цифровое пространство для фиксации целей, задач, хранения важной информации;
• Организация эффективных коммуникаций между отдельными коллегами и отделами;
• Слаженная, организованная работа благодаря выстраиванию четких графиков;
• Система уведомлений, помогающая быть в курсе о важных событиях и сроках завершения задач;
• Различные варианты документации, отчетов для анализа и совершенствования процессов.

Приложение работает на всех цифровых устройствах, в том числе без подключения к интернету.

Заключение

Регламент необходим каждой компании для наведения порядка и поддержки дисциплины сотрудников. Благодаря этому документу обозначаются зоны ответственности. В нем содержатся пошаговые инструкции для каждой должности, делающие рутинные процессы простыми и понятными. Регламентация облегчает передачу полномочий от одного исполнителя к другому. Организация не зависит от “звездных” работников, увольнение которых может затормозить деятельность команды.

При разработке регламента необходимо соблюдать правила содержания. В нем в обязательном порядке должно присутствовать введение, основные положения, другие важные разделы. Чтобы его внедрение принесло реальную пользу организации, регламенты должны создаваться при участии всех сотрудников. Любые правки в данный свод правил вносятся по необходимости.