Дорожная карта по реализации проекта

Любые проекты начинаются с планирования. Для грамотного составления планов и отслеживания каждой их стадии используются дорожные карты. Они графически отображают суть плана. Делают понятными все движения в рамках проектов. Отвечают на вопросы: «Что?», «Когда?» и «Кто?». Профессионально составленный Roadmap предприятия помогает рационально распределять командное время, своевременно внедрять инструменты планирования и управления, проводить различные мероприятия, создавать новые продукты. По сути их можно сравнить с обычными картами дорог, на которых указываются маршруты из одного исходного пункта в другой.

Зачем составляется дорожная карта проекта

Дорожная карта проекта является руководством к действию для каждого участника проекта. Она помогает ориентироваться в целях и направлении деятельности компании. Создаётся на квартал, полугодие или на год. Её главная цель – донести цели и результаты выполнения задач до членов команды и заинтересованных сторон(партнёров, акционеров или заказчиков).

Как правило, собственную дорожную карту разрабатывают для проектов, состоящих из нескольких рабочих групп. При этом команды могут работать в обособленном автономном режиме. Чтобы не свернуть «не туда» с основного пути, им необходимо последовательно выполнять все пункты дорожной карты. Например, банк занимается разработкой и выпуском новой кредитной карты. В её создании принимает участие отделение маркетинга, команды дизайнеров, программистов и юристов, работающих в штате банка. Каждый отдел выполняет собственные задачи, придерживаясь стратегии, утверждённой в дорожной карте.

Roadmap и план проекта описывают, в каком направлении нужно двигаться, чтобы реализовать все цели. В оба документа можно вносить коррективы по ходу действия при возникновении различных форс-мажорных обстоятельств. Например, при сдвигании сроков поставки комплектующих. В отличие от плана, подробно описывающего каждую задачу, дорожная карта по реализации проекта предоставляет его общий обзор, без подробной детализации этапов. Даёт наглядное и общие представление, в каком направлении нужно двигаться, чтобы своевременно завершить проект, а план является подробной пошаговой инструкцией для каждого участника.

Преимущества использования

Дорожная карта помогает визуально отследить все этапы проекта и приложить активные усилия в тех местах, где они требуется. Её плюсы:

• Упрощение постановки целей. Карта создаётся до их формулирования. Сначала определяют, куда нужно двигаться. Потом выбирают путь, по которому нужно идти. Карта помогает увидеть перспективы дальнейшего существования проекта. Облегчает ориентирование по срокам, управление рисками и возможными издержками проекта. Образец: команда разработчиков создаёт компьютерную игру. Для этого сначала уточняют, для чего она нужна. Целью создания игры может быть реализация какой-то глобальной идеи, получение прибыли или выход на новый рынок.
• Эффективная работа в команде. Использование roadmap удобно каждому участнику рабочего процесса. Инструмент визуально отображает цели проекта, демонстрирует его ключевые точки и время, за которое к ним нужно дойти, чтобы уложиться в поставленные сроки. Исполнители видят свои задачи, могут строить собственные планы, ориентируясь на главные цели проекта. Наблюдают, как происходит управление проектом. Понимают свою ответственность перед другими участниками проекта. Перенаправлением задач исполнителям занимается ответственный менеджер. Возвращаясь к примеру компьютерной игры, рассмотренному в предыдущем пункте, при распределении задач проджект-менеджер учитывает необходимость запуска превью до выхода основного продукта. Промо ролик подогреет интерес пользователей, привлечёт внимание к будущей игре. Он ставит соответствующую задачу дизайнерам, которые предоставляют исходный материал отделу маркетинга. Дизайнеры продолжат работать совместно с разработчиками, разрабатывая дизайн игры в соответствии с выбранным для неё движком.
• Коммуникации с заинтересованными лицами. Представители третьей стороны, заинтересованные в скорейшем выходе продукта, наглядно видят работу над проектом на дорожной карте. Они могут отследить все изменения, вносить любые коррективы. Так как вся важная информация отображается в общих чертах, между исполнителями и заказчиками не возникает недопонимания по поводу методов или инструментов, выбранных для работы. Например: инвестор хочет получить сведения о состоянии продукта на данном этапе. На дорожной карте команде будет удобнее продемонстрировать ход работы заказчику, объяснить причины увеличения затрат по бюджету, показать, какой результат даст очередное капиталовложение по проекту.
• Правильное распределение приоритетов. Уже на стадии создания карты становится понятно, как будут исполняться задачи по проекту. Их распределяют по приоритетности и времени исполнения. В карте указывают, кому необходимо больше времени на выполнение задачи. Определяются участники команды, которые могут справиться с заданиями в ограниченные сроки с возможной последующей доработкой. Время распределяется так, чтобы все члены команды своевременно справились с поставленными задачами и вместе достигли поставленных целей. Например, при создании игры нужно выделить больше времени на проработку её персонажей, и значит, что задачи дизайнеров будут приоритетными по сложности исполнения и времени.

Дорожная карта продукта своевременно включает соответствующие изменения в ходе работы над проектом, предлагаемые руководством, заказчиками, создателями продукта и другими заинтересованными лицами. С их помощью можно определить сбои, возникшие на пути движения к цели.

Сферы применения, методология

Как уже упоминалось ранее, создавали дорожную карту проекта для его визуализация с отображением основных этапов, целей и загруженности каждого участника. Но, это не план действий или project трекер. Карта содержит описание целей без методов их достижения.

Составление дорожной карты должно уточняють следующие факторы:

• Перспективы развития бизнеса, раскрывающие судьбу проекта в ближайшем будущем.
• Стратегию. Или план действий, рассказывающий, каким образом можно достичь предполагаемых перспектив.
• Цели. Ограниченные отрезки времени, по окончанию которых можно дать оценку выполненным действиям.
• Приблизительное время, необходимое для достижения поставленных целей.
• Функционал. Основная характеристика будущего продукта.
• Статусы задач для удобного отслеживания работы над заданиями.
• Метрики для уточнения достижения цели.

Дорожные карты используются:

• При создании новых продуктов. В них прописываются цели их создания, указываются участники, которые будут с ним работать, уточняются сроки выполнения задач и стратегия вывода на рынок.
• При запуске проектов. В картах указываются все их этапы, от идеи до управления каждой стадией. Отображаются сроки их начала и завершения.
• В процессе внедрения новых программ и идей. В данном случае они описывают, какие действия и в какой последовательности нужно выполнять для достижения конечного результата. Например, провести модернизацию программного обеспечения в компании без потери сохранённых данных. В карте указывают цель, её пошаговую реализацию, возможные риски, сроки и чек-поинты. С её помощью легче контролировать процесс, исправлять возникающие ошибки.
• При разработке стратегии развития отрасли или крупных сегментов промышленности. Процедура направлена на поддержку и развитие отдельных рыночных сегментов.
• Для повышения квалификации и обучения персонала. В этом случае roadmap разрабатывается в рамках конкретной компании или предприятия. Для повышения квалификации штата медиков частной клиники её главврачом разрабатывается дорожная карта проекта с графиком поэтапного прохождения обучения каждого отдела. В ней также содержится информация о целях, сроках и планах обучения.
• Для развития компании. Создание дорожных карт в рамках компаний направлено на достижение их долгосрочных целей и масштабирование бизнеса. Они являются своеобразными мотиваторами для сотрудников, которые, глядя на них, понимают, на какой результат работают.

Виды и типы дорожных проектных карт

По характеру выполнения этапов роудмапы бывают каскадными или гибкими. Дорожные карты каскадного типа (Waterfall) подразумевают последовательный переход от этапа к этапу: от идеи к проектированию, разработке, тестированию и запуску. Гибкий roadmap (Agile) предусматривает разбивку процесса работы над проектом на отдельные части, спринты.

К преимуществам каскадных карт можно отнести их понятную структуру. Их удобно использовать для составления отчётности по проекту. Но, из-за отсутствия гибкости, они сложно подстраиваются под форс-мажорные обстоятельства.

При использовании гибких проектных карт обеспечивается постоянное взаимодействие между исполнителями, руководством и заказчиками что позволяет при необходимости быстро вносить любые поправки в задачи. Но, они предназначены для работников с высоким уровнем квалификации и опытом, способных своевременно отмечать необходимость внесения корректив.

По характеру применения дорожные карты проектов бывают:

• Продуктовыми. В них содержится стратегия совершенствования или разработки товара (услуги). Документы данного типа ориентированы на исполнителей.
• Технологическими. Отражают стратегию развития материально-технической базы компании.
• Маркетинговыми. В них размещаются планы команды по продвижению разработанного продукта.
• Кадровыми. Демонстрируют руководству потребность в привлечении дополнительных специалистов для выполнения задач в рамках проекта.
• Клиентскими. Предоставляют заказчикам информацию о доступных продуктах или услугах, демонстрируют выгоды от потенциального сотрудничества и перспективы его дальнейшего развития.
• Направленными на рост продаж. Создаются для менеджеров по продажам. Их цель – ознакомить исполнителей с ожидаемыми результатами их труда и крайними сроками выполнения задач.
• Корпоративными. Представляют собой схемы с задачами, поставленными для каждого отдела компании.

Roadmap проекта может изменяться в зависимости от его целей и специфики деятельности компании.

Как сделать дорожную карту проекта

Для начала необходимо уточнить следующие вопросы:

1. С какой целью создаётся дорожная карта проекта? Для чего она нужна? Например, для выпуска нового продукта или развития нового направления деятельности компании.
2. В каком виде она будет представлена? В виде линии с отметками, обозначающими отрезки времени, таблицы с колонками или канбан-доски.
3. Какие задачи будут приоритетными? Для этого выделяют важные задачи, определяют контрольные точки, которые необходимо пройти на пути их выполнения.
4. Кто будет отвечать за конечный результат? Как правило, эту функцию возлагают на руководителей отделов или сотрудников с соответствующей квалификацией и опытом.

Популярные сервисы для создания дорожных проектных карт

Использование специализированных цифровых сервисов для создания проектных карт позволяет получить визуальное представление о плане проекта. Помогает связать стратегию с конкретными шагами на пути к достижению запланированного результата. Упрощает формулирование и оценку целей. Обеспечивает интеграцию roadmap с другими инструментами планирования. Мы собрали шесть популярных программ, которые можно использовать для создания дорожных проектных карт. С их преимуществами, недостатками предлагаем поближе ознакомиться в следующем обзоре:

ТОП-6 сервисов для создания карт проекта

1. ЛидерТаск

Приложение для создания и управления проектами, объединяющее в себе функции планировщика, электронного ежедневника и полноценной CRM-системы. Располагает собственным корпоративным чатом и вместительным хранилищем, позволяющем содержать всю важную информацию в одном месте. Для создания дорожных проектных карт в приложении предусмотрена канбан-доска, на которой можно фиксировать задачи и сроки по проекту, устанавливать их приоритетность, делиться планами и результатами работы с руководством и заказчиками.

Преимущества сервиса:

• Возможность добавления файлов, документов и комментариев к задачам.
• Система интеллектуального поиска.
• Предоставление индивидуального доступа к заданиям.
• Визуализация задач и целей.
• Метки, цветовые обозначения для задач.
• Эффективное управление временем сотрудников.
• Работа в оффлайн доступе.

Минусы:

• Ограниченное облачное пространство для пользователя (2 Гб).

Тарифы:

1. Бесплатный.
2. Премиум, от 249 рублей.
3. Командный, от 379 рублей.

2. Jira

Одна из лучших программ для планирования и создания roadmap в рамках проекта. Обеспечивает эффективную командную работу. Помогает составлять грамотные и структурированные планы для команд.

Преимущества:

• Учёт ресурсов проекта.
• Удобные фильтры для поиска пользователей, изменения статусов задач.
• Составление возможных сценариев развития проекта.
• Эффективная синхронизация между исполнителями, заказчиками и руководством проекта.

Минусы:

• Немного перегруженный интерфейс.
• Высокая стоимость тарифных планов.

Тарифы

1. Для групп до 10 человек, от 10 долларов.
2. Для групп пользователей от 15 человек – 75 долларов.
3. Для больших команд, до 1500 человек, – 2000 долларов.

3. GanttPRO

GanttPro – программное обеспечение, которое позволяет успешно визуализировать временные промежутки, термины и создавать графические диаграммы для управления проектами. С помощью этого англоязычного инструмента вы сможете легко оформить ваше планирование и отслеживать важные даты.

Следует принципам временного планирования и предоставляет удобный интерфейс для создания и редактирования графических диаграмм, оформления дорожных карт. GanttPro позволяет визуализировать зависимости задач, определять продолжительность каждой задачи и устанавливать сроки выполнения.

Преимущества:

• Наглядное отслеживание информации по проекту.
• Неограниченное количество диаграмм, карт.
• Экспорт созданных документов в форматы PNG, PDF и XLS.
• Удобная иерархическая структура.
• Полноценный набор инструментов для решения любых задач.
• Возможность отката любых изменений.

Минусы:

• Отсутствует мобильная версия.

Тарифы:

1. Пробный, 14 дней, без оплаты.
2. Индивидуальный, от 5,90 долларов в месяц.
3. Командный, от 8,9 долларов.

4. Roadmunk

Специализированный онлайн конструктор для создания продуктовых и проектных карт с красивым, интуитивно понятным интерфейсом и множеством полезных функций.

Преимущества:

• Распределение времени для задач.
• Набор фильтров и цветовых выделений.
• Совместимость со многими приложениями.
• Эффективная работа в команде.

Минусы:

• Отсутствие русскоязычной версии.
• Нет функции отслеживания загруженности работников.

Тарифы:

1. Бесплатный.
2. Минимальный, от 19 долларов.
3. Продвинутый – 99 долларов в месяц.

5. ClickUp

Простая в использовании, функциональная программа для управления проектами и построения дорожных карт с различными вариантами визуализации задач, включая канбан-доски, диаграммы Ганта и другие инструменты.

Преимущества:

• Удобное отслеживание целей, задач проекта.
• Интуитивно понятный интерфейс.
• Разнообразные настройки для создания таблиц, графиков и документов.

Минусы:

• Отсутствует русскоязычный вариант.

Тарифы

1. Бесплатный.
2. Индивидуальный, от 5 долларов, с доступом к облачному хранилищу.

6. Aha!

Популярный англ. сервис с готовыми шаблонами продуктовых и маркетинговых дорожных карт, предназначенный для создания, ведения, планирования проектов.

Преимущества:

• Готовые шаблоны, которые можно подстраивать под потребности бизнеса.
• Возможность приглашения неограниченного числа зрителей.
• Наличие мобильного приложения.

Минусы:

• Нет русского языка.
• Высокая стоимость.

Тарифы

1. Бесплатный пробный период до 30 дней.
2. Для команд, 59 долларов за пользователя.

Заключение

Дорожная карта – эффективный инструмент управления проектом, позволяющий наглядно видеть каждую его стадию. Но, даже грамотно составленный roadmap не гарантирует успех при запуске проекта или нового продукта. При составлении его избегайте лишней воды и чрезмерной детализации. Дорожная карта проекта должна быть чёткой и ясной. Не забывайте регулярно просматривать её и корректировать. Она поможет не сбиться с пути и обеспечит успешное движение в правильном направлении.