Scrum-технология для управления проектами

Методика управления Scrum, разработанная программистами Джеффом Сазерлендом и Кеном Швабером, произвела настоящий переворот в среде управления проектами. Первоначально она применялась в IT-сфере, в разработке кода программного обеспечения. В настоящее время революционная технология Scrum активно используется во многих производственных и некоммерческих отраслях, где требуется совместная работа.

Скрам впервые в мире был описан сотрудниками японской компании «Toyota» Хиротакой Такэути и Икудзиро Нонакой в 1986 году. В своей статье, опубликованной в издании Harvard Business Review, они отметили, что лучших результатов в проектах достигают небольшие команды, созданные из специалистов разных профилей. Это явление получило название Scrum («схватка»), позаимствованное из спортивных терминов. В регби этим выражением обычно называют «захват мяча путём слаженного взаимодействия внутри команды и дальнейшего ведения его по полю». Скрам – идеальная модель отношений в рабочей группе.

Agile и Scrum: связь и различия

В некоторых источниках принцип организации процессов Scrum ошибочно путают с методологией Agile. Несмотря на похожесть формулировки данных понятий, у них есть существенные ключевые различия. Agile – это общий набор принципов и ценностей, реализующийся путём применения гибких подходов к работе над проектами. Эджайл в своей основе состоит из четырёх ценностей, описанных в Манифесте:

• Люди, их взаимодействие друг с другом важнее инструментов.
• Работающий продукт важнее сопровождающей его документации.
• Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий по контракту.
• Готовность к быстрым изменениям важнее чёткого следования плану.

Философия Agile базируется на двенадцати принципах:

• Удовлетворение потребностей заказчика в приоритете. Главное, чтобы клиент был доволен. Поэтому команда регулярно предоставляет ему промежуточные результаты работы, не дожидаясь финала проекта.
• Изменение требований допускается на всех стадиях разработки.
• Работающий продукт должен выходить как можно чаще.
• Постоянная совместная работа исполнителей и заказчиков.
• Привлечение команды профессионалов для работы над проектом.
• Живое общение внутри команды.
• Цель рабочего процесса – полностью рабочий продукт.
• Устойчивый темп работы.
• Совершенствование проекта на всех его этапах.
• Минимум лишней работы.
• Самоорганизующиеся команды.
• Стремление постоянно улучшать свои результаты.

Получается, разница в том, что фреймворк Скрам – это один из подходов семейства Agile, использующийся для реализации её принципов в практических условиях.

Что такое Scrum

Руководителям проектов хорошо известно, как сложно организовать работу в команде. Отсутствие взаимопонимания в команде приводит к постоянным разногласиям, спорам, конфликтам между участниками. В результате сотрудники в команде, работающие над общим процессом, двигаются в противоположные стороны. За этим следует срыв сроков, увеличение расходов по проектам, недовольство заказчика качеством выполненных работ.

Scrum методология, словами создателей, способна предупредить возникновение перечисленных проблем. Данная практика является полной противоположностью классическому поэтапному подходу, применяющемуся в управлении. Метод Scrum основывается на постоянном обучении, адаптации к переменам, не требует внедрения дорогостоящих инструментов. Основные его характеристики – ориентированность на клиента и гибкость. Scrum-команда, участвующая в проектах, должна соответствовать следующим критериям:

• постоянно совершенствоваться;
• уметь самоорганизовываться и работать автономно;
• быть многофункциональными за счёт привлечения специалистов разной квалификации и уровня.

Основное внимание при подборе команд уделяется их многофункциональности. Это позволяет исключить необходимость взаимодействия между отделами. Все необходимые специалисты: маркетологи, разработчики, дизайнеры, уже присутствуют в команде. Поэтому любые вопросы, возникающие в ходе работы над процессом, разбираются при личном общении, экономя время на создание, подписание документов. Параллельно команда получает обратную связь от заказчика, что позволяет ей уверенно двигаться по намеченному пути и получать качественные результаты.

Рабочий процесс в команде по скраму состоит из коротких циклов с постоянным изменением установленных приоритетов. Такой способ организации благоприятствует постоянному саморазвитию, совершенствованию навыков участников команды.

В противоположность традиционному подходу организации процессов, основанному на предсказуемости и подконтрольности, составлении планов, диаграмм, таблиц, которые не всегда работают, гибкий Scrum метод позволяет в короткие временные циклы (спринты) получить нужный результат с меньшими затратами.

Терминология Scrum: роли, инструменты, команда

Согласно данному подходу рабочие процессы делятся на короткие временные периоды – спринты, в течение которых Scrum-команде необходимо выполнить заданный объём работы. Стандартная продолжительность спринта составляет 30 дней.

В состав группы входят:

• Разработчики. 5-6 специалистов, создающих продукт, работающих вместе в единой связке. Каждый участник обладает собственными навыками и опытом. Работая вместе, коллеги обучают друг друга выполнению определённых задач для достижения запланированного результата. Планируют работу в рамках спринта, оценивают свои возможности на основании ранее выполненных спринтов.
• Product Owner (заказчик или его официальный представитель). Его функции: консультирование, координация работы разработчиков. Владелец продукта составляет бэклоги. Дают указания разработчикам по приоритету, периодичности выполняемых задач. Решают, когда продукт готов к поставке клиенту.
• Master. Куратор, помогающий наладить отношения в группе. Главная задача scrum менеджера – организовать процесс так, чтобы его участники могли работать самостоятельно. От того, насколько он разбирается в тонкостях процесса, насколько хорошо знает Scrum-команду, зависит успех проекта.

Реализация целей проекта производится с помощью следующих инструментов (артефактов):

• Бэклога продукта или списка задач. Его ведёт product owner. Он расставляет приоритеты задач, присваивая им порядковые номера от 1 до 5 или более. Добавляет новые задания или удаляет из списка неактуальные, адаптируя под изменения рынка. Разработчики оценивают стоимость выполнения каждого требования, вносят соответствующие изменения в список. Бэклог должен быть составлен и представлен в установленные сроки. Иначе выполнить проект к указанному сроку не получится.
• Бэклога спринта (списка пользовательских задач или журнала). Составляется на собраниях по планированию. Может быть фиксированным или интерактивным. Для облегчения работы над задачами их разбивают на более мелкие подзадачи, продолжительностью от 2-х до 3-х дней. Журнал спринта сравнивается со списком задач. Оценивается разработчиками. Владелец продукта при этом должен проконтролировать, чтобы в списке не осталось мелких или незначительных задач, отвлекающих время сотрудников, и не влияющих на ход реализации проекта.
• Графика спринта. Отображает ежедневный объём работы, оставшийся до окончания контрольного срока. Применяется для анализа текущей ситуации, своевременного внесения изменений по проекту. Отслеживая график, можно увидеть любые отклонения. Если объём работ не изменяется, значит, Scrum-команда испытывает какие-то затруднения в выполнении заданий.
• Инкремента(цели спринта). Каждая организация по-своему определяет готовность продукта, исходя из специфики процесса. Это может быть полная версия, контрольная точка или эпик.

В управлении cкрама присутствует три вида практик:

• ежедневные встречи;
• совещания по обзору спринта;
• аварийная остановка.
• ретроспектива.

Ежедневные встречи продолжительностью около 15 минут проводятся в первой половине дня. Их организует Scrum-мастер. В процессе ежедневных совещаний выясняется, чем разработчики занимаются в данный момент, какие затруднения испытывают. Встречи по обзорам спринтов проходят по их завершению. Их цель: анализ выполненных работ, оценка соответствия поставленным целям. Аварийные остановки практикуются в исключительных случаях, если достичь нужных результатов невозможно.

Ретроспектива необходима для обсуждения успехов, неудач участников проекта. Её цель – создание условий для того, чтобы в следующий раз избежать возникших сложностей, не зацикливаясь на проблемах и промахах.

Как метод работает на практике

Краткая схема фрэймворка выглядит следующим образом:

1. Выбирают «Владельца продукта», человека, имеющего представление о том, каким должен быть конечный продукт.
2. Собирают состав, состоящий из специалистов, которые будут выполнять работу по проекту. В неё входят специалисты различных профилей, обладающие достаточной квалификацией и навыками.
3. Назначают мастера, координирующего рабочий процесс, организующего собрания и помогающего коллегам преодолеть препятствия на пути к общей цели.
4. Составляют «Бэклог» в виде списка из всех задач по проекту, расставленных в порядке срочности выполнения. Его изменяют и дополняют на протяжении всего срока реализации проекта.
5. Участники рабочей группы оценивают все пункты плана по затратам и сложности, выставляя им соответствующие оценки.
6. Проводят первое собрание, на котором планируется спринт продолжительностью не более 4-х недель. Во время спринта участники выполняют порученные им задачи и получают за это баллы. Каждый коллектив должен стремиться, чтобы в последующих спринтах количество баллов увеличивалось по отношению к предыдущим.
7. Для получения наглядной информации по проекту участники ведут доску, разделённую на три колонки: «блэклог или к исполнению», «в работе», «завершено». На доску клеятся стикеры, перемещающиеся по колонкам по мере выполнения заданий.
8. Результаты выполненной работы обсуждаются на ежедневных собраниях. Они короткие, про 15 минут. В ходе встреч поднимаются вопросы: «Что ты сделал вчера?», «Что планируешь сделать сегодня?», «Какие проблемы не дают тебе выполнить работу?».
9. По завершению спринта организуется его обзор, на котором уточняется, что сделано по проекту за этот период.
10. После сдачи результата проводится организационное совещание, на котором подбираются методы улучшения работы над проектом. Обсуждается, что сделано и что будет делаться дальше.

Спринт считается завершённым, если к сроку его окончания команда представила готовый продукт. К следующему спринту команда приступает при условии, что заказчик доволен результатами работы и принял их без доработок. Если по каким-то причинам достигнуть цели в определённых временных рамках не получается, об этом уведомляют Владельца продукта, который перераспределяет сроки по проекту. Если работа завершается досрочно – в оставшееся время могут быть добавлены дополнительные цели.

Правила и ограничения

Существует определённый свод правил, добавляющий фрэймворку эффективности:

• В группу входит строго определённое количество участников: Product owner, мастер и разработчики.
• Все спринты одинаковы по продолжительности.
• Следующий спринт начинается сразу после завершения текущего.
• Все спринты начинаются с планирования. Каждое утро начинается с короткого совещания.
• Каждый спринт завершается обзором для получения обратной связи от представителя заказчика.
• Бэклоги спринта дополняются в ходе работы в случае крайней необходимости.

Ограничения:

• Для успешности проекта люди, участвующие в нём, должны быть заинтересованы в получении качественного результата. Если они не готовы к сотрудничеству – он обречён на провал.
• Структуру сложно внедрять в больших компаниях. Для этого используются специальные масштабирующие фрэймворки, такие, как LeSS, SAFe, Nexus, другие.

Чтобы структура работала должным образом, все участники команды должны работать с полной отдачей. Если кто-то из них уйдёт в разгаре проекта, это негативно отразится на общих результатах.

Отличие от Kanban

К философии Agile относится популярная методология Kanban. Отличия между данными приемами – в подходе к организации рабочих процессов. Задача Kanban – обеспечить всех членов команды одинаковым количеством работы. Ситуации, когда часть работников перегружена, а оставшиеся участники не знают, чем себя занять, не допускаются.

Организация рабочего процесса по Scrum подразумевает его чёткое деление на отдельные участки, стримы, за время которых нужно выполнить определённый объем работ. В Kanban новые задачи могут добавляться участникам команды в любое время.

В первом случае рабочие группы ориентируются на время, а во втором – постоянно выполняют задачи в режиме нон-стоп. Достижения при использовании Канбан фиксируются на досках. На них наглядно отображается ход и степень выполнения задач. В Scrum достижения оцениваются по окончанию спринтов.

Преимущества и недостатки Scrum

Данный метод организации подходит для создания новых продуктов. С его помощью проще организовать взаимодействие между сотрудниками разных отделов компании. Методика отличается простотой, не требует привлечения дорогостоящих ресурсов. Понять роли, артефакты и мероприятия несложно. Она структурирует рабочий процесс, оставляя свободу для принятия решений с учётом специфики компании. Другие преимущества методологии Scrum:

• Быстрая адаптация к изменяющимся требованиям, в соответствии с пожеланиями и потребностями клиента. Компании, работающие по данной методике, способны выполнить любую работу в кратчайшие сроки.
• Простота освоения. Чтобы освоить работу не требуется много времени.
• Получение рабочих версий продукта после каждого спринта (за счёт использования итерационного принципа управления с отдельными целями в каждой итерации).
• Упор на многофункциональную группу, способную работать самостоятельно, без дополнительной координации со стороны руководства.
• Высокая мотивация сотрудников, благодаря частому выпуску продуктов. Представляя новый продукт, компания видит результаты своего труда, понимает, что усилия потрачены не зря. Это даёт новые силы на дальнейшее совершенствование продукта.
• Снижение расходов на разработку.
• Заинтересованность клиентов, принимающих активное участие в процессе, наблюдающих, как совершенствуется продукт в течение короткого промежутка времени.
• Быстрые доходы за счёт быстрой сдачи работы заказчикам.

Недостатки также имеются. Это:

• Жёсткие правила взаимодействия, которые могут причинять некоторое неудобство заказчику.
• Отсутствие плана реагирования на риски, возникающие в процессе реализации проекта.
• Дополнительные затраты на подбор подходящего персонала и его мотивацию.

В долгосрочной перспективе перечисленные минусы полностью нивелируются. Применение Scrum технологий в компаниях разного уровня помогает реализовать разнообразные проекты, повышая свою конкурентоспособность и прибыльность.

В каких случаях используется

Изначально Scrum использовался в компаниях, производящих программное обеспечение. Первым проектом, работающим по принципам данного управленческого принципа, стало ПО для сети банкоматов. В настоящее время основными потребителями данного продукта остаются IT компании. Хотя разработчики утверждают, что скрам-методы универсальны и подходят для решения разнообразных задач в различных сферах производства, включая строительство, производство, образование или политику.

С 90-х годов прошлого века фрэймворк активно внедряется в различные бизнес процессы. Используется для:

• разработки, улучшения продуктов;
• постоянного выпуска, ежедневного обновления продуктов;
• исследования рынков;
• тестирования новых технологий;
• определения возможностей выпущенного продукта.

В качестве примера эффективного использования Scrum можно привести e-mail рассылку. В состав в этом случае войдут: маркетолог, копирайтер, редактор, дизайнер и верстальщик. Роль «владельца продукта» отводится e-mail-маркетологу, а функции Scrum-мастера, при наличии соответствующих знаний и навыков, может выполнять редактор. Процесс разработки делится на спринты:

1. Разработка, запуск e-mail-рассылки.
2. Доработка письменных посланий с учётом реакции потребителей.
3. Работа над улучшением конверсии.

По окончании каждого спринта будет представлен готовый продукт в виде рассылки, полностью готовой к запуску. При этом исходный материал постоянно совершенствуется: вносятся коррективы в тексты писем, добавляются или убираются различные элементы, входящие в рассылку. Конечная цель проекта – эффективная рассылка с высокой конверсией.

Методика Scrum отлично подходит для областей бизнеса, связанных с созданием, производством сложных продуктов, работающих в нестабильных, изменяющихся условиях. Принципы этого способа организации процессов также удобно использовать в любой командной работе. Поэтому Scrum пользуется популярностью во многих сферах.

В каких случаях методология Scrum не работает

Несмотря на свою гибкость и универсальность, фрэймворк Scrum подходит не для всех компаний. Скрам не стоит использовать для текущей операционной деятельности. Скрам – это способ организации работы над проектами. Чтобы скрам работал, необходимо точно и полно исполнять его правила, прописанные в гайде.

Основной движущей силой в Scrum являются многофункциональные, самоорганизующиеся команды. Они умеют работать самостоятельно, и настроены на достижение положительного результата в короткие сроки. Но, согласно социологическим наблюдениям, общее количество таких сотрудников, способных к самостоятельной мотивации, составляет не более 15% от общего числа трудоспособного персонала. То есть, эффективно работать в Scrum может очень небольшая часть работников. Из-за этого в некоторых случаях происходит изменение функций в ролях Scrum мастера и владельца продукта, приводящего к неверному использованию принципов. Естественно, в таких условиях, Scrum не может работать корректно.

Не стоит пытаться внедрять Scrum для создания продуктов в проектах с фиксированной ценой или таймингом. Scrum основан на отсутствии необходимости предварительного планирования всего проекта. Планируется только та работа, которая выполняется в текущем спринте. Существуют и другие ограничения по применению Скрам-практик.

Scrum менеджер и его обязанности

Scrum менеджер, также известный как Scrum-мастер, является ключевым элементом в методологии скрам. Эта роль отличается от традиционных управленческих позиций, поскольку Scrum-мастер не является классическим руководителем команды, а скорее обеспечивает поддержку и содействие в применении принципов скрам.

Основные обязанности Scrum-менеджера:

1. Фасилитация процесса: Scrum-менеджер помогает применять скрам, обеспечивая соблюдение принципов и практик. Он организует и ведет ключевые события, такие как ежедневные стоячие собрания (daily stand-ups), спринт-планирование, обзоры спринта и ретроспективы спринта.
2. Поддержка группы: Scrum-менеджер обучает коллег принципам гибкой разработки, помогает разрешать возникающие препятствия и работает над устранением проблем, мешающих продуктивной работе.
3. Содействие в планировании: Хотя Scrum-менеджер не принимает прямого участия в принятии решений относительно самой работы, он играет важную роль в планировании и оценке задач. Он помогает определять объем работ и приоритеты на спринт, а также участвует в оценке времени, необходимого на выполнение задач.
4. Коммуникация с заинтересованными сторонами: Scrum-менеджером обеспечивается четкое и эффективное общение между Scrum-командой и другими заинтересованными сторонами, включая клиентов и руководство. Он отвечает за предоставление актуальной информации о ходе проекта и успехах.
5. Непрерывное улучшение: Одна из ключевых ролей Scrum-менеджера — способствование непрерывному улучшению процессов и работы. Scrum-менеджеру нужно анализировать результаты каждого спринта и внедрять изменения для повышения эффективности и производительности.

Важные качества Scrum-менеджера:

• Лидерство и вдохновение: Scrum-менеджер должен обладать навыками лидера, способным вдохновлять и мотивировать.
• Коммуникабельность: Важно уметь общаться с разными участниками проекта, понимать их потребности и представлять интересы команды.
• Гибкость и адаптивность: Важно быстро адаптироваться к изменениям и помогать команде делать то же самое.
• Профессиональные знания: Глубокое понимание принципов и опыт в управлении проектами являются необходимыми

Приложение ЛидерТаск в управлении Scrum проектами

Облегчить взаимодействие между участниками проекта, работающими по Скрам-технологии, помогают специальные сервисы. Они активно используются при дистанционном управлении рабочими процессами. Один из популярных сервисов – электронный таск-менеджер ЛидерТаск, объединяющий в себе функции органайзера и эффективной системы управления проектами.

Планировщик подходит для компаний любого масштаба. Успешно заменяет сразу несколько цифровых сервисов, включая Trello, Todoist и Microsoft To-Do. Поддерживает принципы agile. Помогает легко, эффективно работать с любыми задачи и контролировать полученный результат. К преимуществам приложения можно отнести:

• удобную функцию постановки задач с реализацией контроля сроков выполнения заданий, возможности разделения крупных задач на более мелкие подзадачи.
• Использование меток для структурирования заданий по проекту.
• Электронные доски Канбан, для ведения проекта по скрам, Agile, lean.

При помощи приложения ЛидерТаск проще наладить взаимодействие между участниками команды благодаря применяемому чату для обсуждения текущих вопросов. В чате можно вести переписку, обмениваться голосовыми сообщениями, комментировать прикреплённые документы. Программа совместима со всеми цифровыми платформами, имеет функцию автономной работы, без интернета.

Заключение

По утверждению Джеффа Сазерленда планы важны для организации рабочего процесса. Но, часто следовать им сложно или невозможно ввиду сложившихся обстоятельств. Часто случается так, что красивые диаграммы и графики, разработанные на старте проекта, в ходе его выполнения превращаются в пустые картинки.

Спасением в таких ситуациях становится постоянная адаптация под происходящие изменения. Используя Scrum технологии, выявить и устранить ошибки в проекте можно на самых ранних этапах, так как работа над ним ведётся небольшими по продолжительности циклами – спринтами. Благодаря постоянному сотрудничеству с заказчиком на каждом этапе создания продукта минимизируются будущие доработки по проекту. Использование Scrum значительно сокращает издержки, повышает прибыльность компании и заинтересованность сотрудников в результатах труда.

Следуя принципам Scrum, проще попасть в «нужную струю», работая в комфортных условиях, без перегрузок и лишних усилий. Достичь этого состояния можно благодаря внутренней самодисциплине. Ни одно движение не должно быть потрачено впустую.

Использование Scrum для организации рабочего процесса подразумевает абсолютную открытость и прозрачность действий всех участников команды. Они располагают всей необходимой информацией, включая финансовые данные.

Внедрение фреймворка стоит начинать с общего сбора команды, разработки концепции продукта. Затем его дробят на задачи, составляют бэклог. В него необязательно включать все требования. Вносить нужные коррективы в список можно в ходе ежедневных совещаний в рамках первого спринта. Попробуйте эту практику в своей команде и узнайте, как она работает в действительности!