Система 5S или как повысить эффективность бизнеса с помощью уборки

Столы офисных сотрудников тонут в ворохе документов, у файлов на корпоративном диске вместо названий набор символов, а в коммуникации между коллегами полный хаос? Если это картина ваших рабочих будней, то пора внедрять 5S – методику организации пространства родом из дисциплинированной Японии. Что это за метод и как он повышает личную и командную эффективность – рассказываем в статье.

Что такое 5S

Это метод, который повышает эффективность бизнеса или отдельных сотрудников через организацию рабочего пространства. Он помогает качественно выполнять работу, затрачивая на нее минимум сил и времени. 

Метод придумали и впервые применили в середине 20 века в Японии. Менеджеры компании Тойота хотели снизить розничную цену продукции без потери ее качества. Для этого они отказывались от устаревших рабочих процессов, боролись с беспорядком и систематизировали каждый этап производства. Идея была в том, чтобы найти идеальный баланс между затратами на выполнение работы и ее конечной пользой. Из придуманных ими решений родилась концепция бережливого производства, которая включает и метод 5S. 

Читайте также:
Методика «5 почему», или как в Toyota нашли способ разобраться в любой проблеме

Плюсы метода 5S

Универсальность. Метод одинаково хорош для производственного конвейера, офиса и персональной работы, потому что в его основе заложена идея осознанного стремления к улучшению. 

5S формирует правильное мышление и отношение к работе, а наведение порядка и систематизация только способ, который отражает идею на практике и легко вписывается во все сферы бизнеса. 

Ясность. Метод опирается на привычные и знакомые всем понятия. Нас с детства учат, что порядок, дисциплина, хорошо выполненная работа – это правильно. Так что для большинства в связке «дисциплина и порядок = результат и польза» нет противоречия и донести до сотрудников важность применения 5S будет легко. 

Простота. Метод состоит из понятных шагов, не требует особых условий или дополнительных затрат. Начинать можно с тем, что есть, постепенно дорабатывая и улучшая систему. От сотрудников тоже не требуется специальных навыков или знаний – только инициативность и внимательность.  

Польза метода 5S

Систематизирует рабочий процесс. С помощью метода коллектив формулирует общие для всех правила организации пространства, коммуникации и работы над задачами:

• какие программы или инструменты использовать для разных типов задач;
• как будет организовано рабочее место для каждой должности;
• когда и в каком формате сдавать отчеты; 
• каких норм придерживаться в деловом общении.

Такой подход упрощает совместную работу и ускоряет выполнение задач, потому что  сотрудники придерживаются четких рамок в составлении отчетов и документов, пользуются одними сервисами, не отвлекаясь на адаптацию отдельных решений.

Помогает найти ошибки и избавиться от лишнего. На этапе сортировки коллектив оценивает важность и нужность всех элементов рабочего процесса. Такой аудит помогает посмотреть на работу команды свежим взглядом и избавиться от лишнего: 

• удалить ненужные программы;
• отказаться от бесполезных встреч и отчетов;
• устранить ошибки в управлении командой;
• выкинуть с рабочего стола старые документы и рабочие принадлежности. 

Экономит силы и время, повышает концентрацию. Когда рабочий процесс систематизирован, сотрудники тратят силы только на важные задачи. Им не приходится адаптировать отчеты из разных отделов под один формат, конвертировать файлы или искать нужное сообщение в разных мессенджерах. Такой подход повышает мотивацию и работоспособность, потому что сотрудники концентрируются на приоритетных задачах и работают эффективнее.  

Помогает поддерживать порядок. Метод подразумевает регулярный поиск улучшений и постоянное повторение цикла из 5 шагов, которые включают сортировку и наведение порядка. Если действительно использовать 5S в работе, то порядок на рабочих местах и в задачах гарантирован. 

Повышает уровень дисциплины и ответственности. Даже если подойти к методу формально и воспринимать его как способ прибраться на столе, он уже дает результат – вырабатывает полезные привычки. Со временем они становятся частью рабочего процесса и меняют отношение сотрудников к работе. 

Читайте также:
9 способов как повысить результативность работы

Как использовать 5С в офисе

Метод включает пять простых этапов: 

• сортировка,
• соблюдение порядка,
• содержание в чистоте,
• стандартизация,
• совершенствование. 

Получается последовательная цепочка, пройдя через которую команда оценит текущую ситуацию, определит важные и полезные  для работы элементы, стандартизирует рабочий процесс. Разберем каждый этап и наведем порядок на рабочих местах и в корпоративных компьютерах. 

Подготовительный этап 

Этот шаг отсутствует в классической трактовке методики, но мы рекомендуем обязательно его пройти. На подготовительном этапе вы ставите цели, которых хотите достичь с помощью внедрения, устанавливаете сроки, определяете зоны ответственности для сотрудников. Чтобы подчиненные приняли перемены спокойно и вовлеклись в процесс, проведите собрание и расскажите про планируемые нововведения. Обязательно пообщайтесь с опытными сотрудниками, которые знают неочевидные нюансы рабочего процесса и могут дать полезные советы.  

Сортировка

Цель этого этапа – оставить только нужные для работы принадлежности и программы. Для каждой должности набор будет свой: от блокнота, ручки и графического редактора  до скоросшивателя или отраслевых справочников. На этапе сортировки удобнее всего клеить на предметы цветные стикеры или раскладывать их в разные коробки в соответствии с категориями.  

Категория «важно – использую часто». Сюда отправятся предметы, которые должны быть под рукой каждый день. Если постоянно делаете записи от руки, оставляйте блокнот и ручки, если подшиваете документы – скоросшиватель. 

Категория «важно – использую редко». В эту группу отправьте нужные в работе предметы, которые вы используете не каждый день. Это могут быть дополнительные канцелярские принадлежности, регламенты, справочники или профессиональная литература, к которой вы обращаетесь пару раз в месяц. 

Категория «неважно – больше не пользуюсь». Сюда отправляется все, что не попало в предыдущие категории: старые документы, сломанная канцелярия, ненужные записи, неактуальные инструкции и книги.

Формируйте рабочее пространство вещами из первых категорий, а предметы из третьей отправьте в мусор. Для каждой должности будет свой набор важных и лишних инструментов и данных. Если вы работаете в команде, то заранее определите с коллегами критерии сортировки. Чтобы случайно не избавиться от важных вещей или документов, совместно перепроверьте вещи на выброс и файлы на удаление. 

Создание порядка

Разобранные на категории предметы нужно систематизировать. Предметам из категории «важно – использую часто» оставьте место на рабочем столе, для вещей из категории «важно – использую редко» отведите ящики и полки.  Приложения, программы и файлы в компьютере распределите по папкам, придумайте единый формат названий для документов, выберите один сервис для хранения всех рабочих файлов.

На этом этапе наводится порядок и создаются единые для всей команды правила: 

• где хранить рабочие инструменты и принадлежности; 
• какой сервис для хранения файлов использовать;
• как правильно называть разные типы отчетов и документов; 
• когда и в каком формате сдавать отчеты;
• какие сервисы использовать для деловой переписки. 

Список правил будет зависеть от должности и специфики бизнеса. Чтобы сотрудники действительно их придерживались, проведите собрание и обсудите все пункты. Так вы сможете объяснить подчиненным важность и пользу этих правил, а еще получите предложения от коллег и учтете реальную специфику каждой должности. 

Соблюдение чистоты

Самый сложный этап, на котором коллектив привыкает к новому порядку вещей и вырабатывает новые привычки. Чтобы метод реально работал, каждый член команды должен соблюдать все согласованные на втором шаге правила: следить за порядком, возвращать вещи на свои места, правильно называть и сохранять файлы, соблюдать правила переписки и любые другие договоренности. 

Стандартизация

На этом этапе установленные ранее правила проходят первичную оценку и оформляются в официальные регламенты или стандарты. Удобнее всего включить такие правила в должностные инструкции. Так вы улучшите адаптацию новых сотрудников и с первых дней работы познакомите их с принятыми правилами.  

Совершенствование

Этап, от которого зависит успех всей затеи. Вся суть методики 5S в постоянном анализе и поиске улучшений, поэтому повторять цикл из пяти шагов нужно постоянно. Если один раз навести порядок с использованием предыдущих шагов, получится просто генеральная уборка. А вот их регулярное повторение, формирование правильного отношения к работе и привычек – это и есть этап, который меняет все. 

Основные ошибки при внедрении 5S

Отсутствует личный пример руководителя. Часто управленцы активно участвуют в разработке правил и осуществляют контроль, но вот сами установленные нормы не соблюдают. Такое поведение обесценивает проделанную работу, порождает негатив, усложняет внедрение метода или вовсе делает его бесполезным. 

К нарушителям правил не применяется никаких санкций. Менять привычный рабочий ритм и вырабатывать новые привычки сложно. Одна часть сотрудников проигнорирует новые правила специально, другая – забудет о них по невнимательности и сошлется на занятость. В любом из этих случаев руководитель должен принять меры. Прямые штрафы за нарушение правил могут вызвать сильный негатив, поэтому их лучше использовать в крайних случаях. Эффективнее связать пункты 5S и систему мотивации сотрудников. Пусть размер премии частично зависит от соблюдения правил, тогда из тяжелой обязанности они превратятся в возможность повысить доход. 

Принятые правила не адаптируют под реальность. 5S –  не просто способ навести порядок, это живой и гибкий инструмент для повышения эффективности. Так что постоянный анализ, оценка и изменение установленных правил – неотъемлемая часть процесса. Если вы понимаете, что принятое решение оказалось неэффективным, смело отказывайтесь от него и ищите другое. Никому не нужен порядок, если он мешает хорошо выполнять работу и тормозит проект. 

Чек-лист для оценки соответствия критериям 5S

Чек-лист необходим на этапах подготовки и совершенствования. На старте он помогает оценить текущую ситуацию: выявляет основные проблемы или наоборот –  показывает, какие полезные правила уже приняты в команде. Такой аудит служит основой для эффективного внедрения методики 5S. 

На этапе совершенствования чек-лист помогает оценивать проделанную работу и держать ситуацию под контролем: выявлять нарушения правил, замечать ошибки и недочеты. Частота проверки и структура чек-листа зависит от специфики бизнеса и везде будет разной. Главное, соблюдать правила, которые превратят его в эффективный инструмент управления. 

Проводите аудит регулярно, чтобы вовремя находить недочеты в системе и выявлять нарушения сотрудников. Если заполнять чек-лист раз в полгода-год, то накопятся ошибки и неэффективные решения, а сотрудники расслабятся и забудут о правилах. Нерегулярный стихийный контроль всегда вызывает негатив и непонимание команды, потому что все чувствуют в этом формальный подход и бесполезность действий. 

Вовлекайте в заполнение чек-листов управленцев разных уровней, чтобы они показывали личный пример и вовлекались в процесс поиска улучшений. Так постепенно метод станет частью общей системы менеджмента и сможет влиять на организацию бизнес-процессов всей компании. 

Делитесь результатами проверок и обсуждайте их с командой, чтобы получать обратную связь и вовлекать в работу весь коллектив. Когда сотрудники чувствуют свою сопричастность к введению новых правил, они не считают их навязанными со стороны и охотнее соблюдают.

Работайте над структурой самого чек-листа, чтобы сделать его гармоничным и рациональным. Скорее всего, ваши первые чек-листы будут слишком подробными в одних разделах, и упустят важные пункты в других. На старте работы это нормально, потому тяжело учесть все сразу. Так что чек-лист периодически нужно просматривать и редактировать, удаляя бесполезные пункты и включая важные. 

Читайте также:
Как составить чек-лист

Метод 5S – отличный способ повысить командную и личную эффективность. Он поможет навести и поддержать порядок на рабочих местах и в задачах, сформирует полезные привычки, научит правильно распределять приоритеты и рабочее время. Чтобы внедрение методики прошло успешно, подходите к переменам осознанно, вовлекайте в процесс сотрудников, показывайте личный пример, регулярно проводите аудит и отказывайтесь от неэффективных решений.

Читайте также:
Метод Кайдзен: что это такое и как применить его в бизнесе и саморазвитии