Методология 6 сигм, основные принципы

Главная цель управления проектом – достижение запланированной цели без превышения бюджета. Для этого важно правильно организовать все рабочие процессы, свести к минимуму количество ошибок и брака. С этой целью можно использовать различные методики и инструменты. Например, концепцию «Шесть сигм», ориентированную на пользователей и точность показателей. Данный метод появился в 80-е годы, был разработан корпорацией Motorola, а в 90-е стал ключевой стратегией компании General Electric. В основе методики используется «философия бережливого мышления». Что представляет собой эта техника? Какими преимуществами и недостатками обладает? Как помогает в управлении проектами? Попробуем разобраться.

Что такое «Шесть сигм»

Данный термин связан с методологией Lean, направленной на оптимизацию рабочих процессов. Концепция Lean manufacturing или «бережливое производство» сформировалась после Второй мировой войны, в Японии. Методика 6 Сигм была впервые использована корпорацией Моторола для борьбы с производственным браком. Оба этих подхода применяются совместно для совершенствования рабочих процессов.

Сигма — буква греческого алфавита, обозначающая стандартное отклонение от нормы. В теории вероятности подход 6 Сигм выражается формулой: не более 3,4 дефектов на миллион операций. В компании Motorola этот принцип использовался для измерения погрешностей, допускаемых в процессе изготовления продукции. Система 6 Сигм включала шесть уровней, каждому из которых соответствовало определённое число дефектов:

Уровень сигм	Количество недостатков (несоответствий требованиям клиента)
6	1
5	2
4	3
3	4
2	5
1	6

Концепция Six Sigma ориентируется на клиента, его удовлетворённость конечным результатом работы. Она требует обязательной стандартизации услуги или продукта. Любые отклонения от установленных норм должны быть минимальными. Цифра 6 в данном случае является условной. Вы можете определить для себя любое количество уровней качества. Их может быть 12 или, например, 4. Но, по мнению, разработчиков, именно такое распределение отклонений соответствует большинству процессов. В соответствии с данной градацией бизнес шестого уровня считается самым успешным, а первого – убыточным.

Основные принципы методологии «Шесть сигм»

Методология 6 sigma строится на трёх постулатах:

• Ориентированности на заказчика, покупателя. Компания должна стремиться удовлетворить запросы потребителей. Именно на основе их интересов и потребностей формируется её стратегия.
• Управления всеми рабочими процессами. Они должны быть стандартизированными и формализованными.
• Формировании командного духа. Все участники проекта: от директора до обслуживающего персонала должны вносить свой вклад в развитие компании, стремиться к её процветанию. Все члены команды объединены общей целью и помогают друг другу в её достижении.

Другие принципы концепции «Шесть сигм»:

• Принятие решений на основе конкретных фактов и реальных данных.
• Внедрение процессного подхода в производство.
• Просчёт возможных последствий каждого решения.
• Обоснованный риск для достижения лучших результатов.

Плюсы и минусы методики

Как любые другие методы управления, система Six Sigma имеет сильные и слабые стороны. К её преимуществам можно отнести:

• Универсальность. Её можно использовать для совершенствования любых процессов.
• Систематизация данных, позволяющая эффективно анализировать информацию.
• Поступательное решение проблем благодаря применению процессного подхода.
• Ориентация на конечный результат.
• Инструменты и методы управления объединяются в единую систему.

Недостатки технологии:

• Она подходит только для компаний с авторитетным руководством, требует жёсткого управления персоналом.
• Не допускает изменение стиля управления или корпоративной культуры компании. Главная цель методики – снижение числа дефектов. При этом не учитывается возможность совершенствования планирования или производства.

Алгоритмы и инструменты «Шесть сигм»

В концепции используются два подхода, объединённые принципом: «Планируй-Делай-Проверь-Исправь». Алгоритм DMAIC направлен на улучшение производственных процессов, а техника DMADV или DFSS используется при создании нового продукта.

Алгоритм DMAIC

1. D – Define (определение). Сформулируйте цели проекта на основании потребностей клиентов. Подберите команду, распределите роли и зоны ответственности между участниками.
2. M – Measure (измерение). Уточните, чего хочет клиент. Подготовьте нужную информацию, обозначьте «ключевые» точки и процессы проекта.
3. A – это Analyze (анализ). На основе анализа полученной информации выделите факторы, влияющие на качество работы. Определите основные причины возникновения дефектов. Разработайте методы для их устранения.
4. I – Improve (улучшение). Произведите оптимизацию существующих процессов. Начните с пробных изменений.
5. C – Control (контроль). Контролируйте все вносимые правки, чтобы избежать появления новых дефектов. Следите за статистикой, информируйте участников проекта обо всех изменениях. Дублируйте процесс до достижения стабильности процесса.

Данный алгоритм подразумевает работу на опережение. Изменившиеся предпочтения потребителей нужно прогнозировать заранее, не допуская появления дефектов. Их легче предупредить, чем устранять.

Алгоритм DMADV (DFSS)

Расшифровывается как Define – Measure – Analyze – Design – Verify.

1. Ставятся цели проекта на основании стратегии предприятия и желаний потенциальных покупателей. Формируется рабочая команда.
2. Обозначаются основные характеристики будущего продукта.
3. Подбираются и анализируются различные варианты производства продукта.
4. Среди них выбирают оптимальный вариант, приступают к работе.
5. Продукт перед запуском проверяется с помощью пилотных тестов.

Для внедрения технологии 6 сигм в производственные процессы используются следующие инструменты:

Карты бизнес-процессов

Представляют собой схемы, изображающие ресурсы, имеющиеся в наличии у команды, и её действия.

Анализ выгод и затрат (CBA)

Оценивается соотношение между затратами и предполагаемыми выгодами от реализации проекта.

Дерево показателей (CTQ tree)

Это схема, на которой отображаются критически важные показатели качества. Её используют на начальных этапах работы над проектом для уточнения требований к продукту или услуге.

Планирование эксперимента

С помощью данного инструмента проводится подготовка к опытам.

Статистические методы

К ним относят контрольную карту Шухарта, кривую Парето и другие инструменты.

Распределение ролей в команде

Командная работа, высокая вовлеченность сотрудников – необходимые условия для успешного внедрения методики 6 сигм. Чтобы она работала слаженно и организованно, команду нужно правильно скомплектовать и обучить. Для этого используется японская философия иерархичного устройства общества. Участники рабочих процессов разделяются по старшинству. Команда уважает более опытных старших коллег, занимающих высшее положение в иерархии, а они, в свою очередь, являются руководителями и наставниками для подчинённых. Роли в такой команде распределяются следующим образом:

• Белые и жёлтые пояса – новички, выполняющие узкий объём работы в проекте.
• Зелёные пояса – это руководители небольших групп, генерирующие идеи, внедряющие методику в порученных им процессах.
• Чёрные пояса – лидеры команд, контролирующие исполнителей с жёлтыми и зелёными поясами, обучающие их, ведущие к успеху.
• Мастера – руководят «чёрными поясами», помогают им в реализации концепции, участвуют в разрешении споров.
• Спонсоры или чемпионы – контролируют достижение целей, ищут для них ресурсы, определяют, какие проекты или процессы нужно совершенствовать.
• Лидеры – топ-менеджеры или высшее руководство, лучше всех разбирающиеся в методологии, создающие необходимые условия для внедрения Six Sigma в производство.

Пример внедрения Lean Six Sigma на практике

Чтобы продемонстрировать эффективность данной концепции управления, приведём несколько примеров крупных компаний, использующих в работе 6 сигм:

1. Автором концепции Six Sigma является Билл Смит – сотрудник службы менеджмента качества корпорации Моторола. До внедрения данной технологии до 10% годовой выручки компании уходило на устранение последствий брака на производстве. В результате её применения корпорация с 1986 по 2001 год сэкономила более 16 миллиардов долларов дохода.
2. Система «Шесть сигм» с 2000 года используется в концерне Ford. Благодаря методике выручка автопроизводителя увеличилась на 300 миллионов долларов. Кроме того, компания создала несколько успешных проектов, которые по достоинству оценили клиенты марки.
3. Авиакомпания Boeing с 1999 года проводит обучение специалистов по методологии 6 сигм. За пятилетний период с начала внедрения программы, её издержки снизились на 210 миллионов долларов.
4. Российский банк Уралсиб после перехода на управление по методу «Шесть сигм» на 32% улучшил эффективность использования ресурсов. Результата удалось достичь благодаря оперативному реагированию на изменение потребительского спроса. Скорость отправки денежных переводов в банковской системе выросла вдвое (по данным 2014 года).

По результатам статистических наблюдений в 2007 году 82 из 100 крупнейших компаний Соединённых Штатов Америки, являющихся лидерами в своём сегменте, перешли на систему Six Sigma. В течение последующих 4 лет они получали дополнительный прирост к прибыли от 4 до 7 %.

Вот как это выглядит на практике:

Предприятие, изготавливающее корпусную мебель, за год реализовало 1000 единиц комплектов. 40 изделий вернули из-за обнаруженных недостатков в конструкции. 15 изделий магазин забраковал из-за некомплектности. 25 пользователей оставили негативные отзывы о низком качестве комплектующих. Итого на 1000 единиц продукции компания получила 80 нареканий:

• 40 критических, приведших к прямым расходам (возврат);
• 25 средних (отзывы), влияющих на спрос товара;
• 15 незначительных (недокомплект) – их устранение не повлекло больших затрат.

Им присваиваются следующие баллы:

Критические – 3; значимые – 2; малозначимые -1.

Рассчитываем их общий вес:

40х3+25х2+5х1 = 185 баллов.

На втором и третьем этапах DMAIC были выявлены ещё 6 «критических мест». В результате общая сумма дефектов составляет: 1000х(1+2+3+12) = 18000 баллов. Доля дефектов в объёме произведённой мебели: 185/18 000х100% = 1,02%.

Это отклонение подходит к 3 уровню сигмы. То есть компания работает неэффективно.

Применение ЛидерТаск для управления проектами

Для организации управления проектами успешно используются различные цифровые системы и инструменты. С их помощью проще организовать взаимодействие между участниками в команде. Оптимизировать все процессы при производстве товара или услуги. Минимизировать ошибки и издержки благодаря контролю деятельности на каждом этапе. ЛидерТаск – один из подобных сервисов, заменяющий несколько программ, использующихся для стратегического, текущего планирования и управления проектами. У приложения имеется полноценный набор разнообразных опций для эффективной работы в команде. Его можно использовать для постановки целей, контроля их достижения, создания поручений и задач, делегирования их другим исполнителям.

В программе можно обмениваться информацией, обсуждать любые вопросы проекта в корпоративном чате, отслеживать прогресс каждого исполнителя. Своевременно выявлять возможные «узкие места». Контролировать расход времени и других важных ресурсов. В приложение встроен удобный календарь для планирования, имеется необходимый инструментарий для работы по методике GTD, принципу Парето, гибким Agile, Scrum технологиям. ЛидерТаск синхронизируется с различными цифровыми платформами, не требует подключения к интернету.

Заключение

Концепция Six Sigma направлена на поиск дефектов и причин их возникновения. Для этого применяются статистические, экспериментальные исследования и систематический менеджмент качества. Успешность внедрения и использования методики зависит от компетентности проектных менеджеров и их грамотного взаимодействия с другими участниками проекта.

Практический опыт крупных зарубежных компаний показал, что один менеджер с квалификацией «чёрного пояса» за год может реализовать 5 – 6 проектов. Один такой специалист может сэкономить для компании до 175 тысяч долларов, увеличив её прибыль в год до 1 миллиона.