Основы управления проектами: модели, методологии и технологии

Для быстрой адаптации к постоянно изменяющимся условиям рынка компании 21 века прибегают к разным методам и средствам. Одним из таких является проектный подход. Кому-то в этом процессе доставалась роль исполнителя, а другой руководил командой, выполняющей определённые функции на пути к общей цели. Профессиональное управление проектами применяют частные предприниматели и крупные компании, международные корпорации, государственные учреждения в области науки и образования, а также органы власти. Чем объясняется такая востребованность? Попробуем разобраться и рассмотрим модели управления проектами и как управлять проектами.

Что такое управление проектами

Деятельность любой компании можно разделить на бизнес проекты. Целью проектирования является получение значимого результата в виде нового продукта, разработки или услуги, запускающейся на рынок.

Управление предпринимательскими проектами – это организация работы для достижения запланированного результата в рамках утверждённого времени и бюджета. Приложение усилий, опыта, инструментов для удовлетворения требований, установленных заказчиком.

От масштаба, особенностей и сложности цели зависит способ регулирования процессом. При проведении маркетинговой компании или запуске нового программного продукта будет использоваться разная методология.

Как нет одинаковых бизнес проектов, так не существует универсальных систем организации проектов «на все случаи жизни». Каждая методология будь то agile или скрам работает в определённых условиях и обстоятельствах. Достаточно вспомнить опыт американских астронавтов, высадившихся на Луну 20 июля 1969 года. Имя Нила Армстронга мгновенно стало известным. Но по факту своим успехом полномасштабный проект обязан 400 тысячам сотрудников НАСА и более 20 тысячам университетов и компаний, принявших участие в реализации миссии «Аполлон».

От традиционного управления проектное отличается нацеленностью на конкретный результат. Рассмотрим наглядно различия между данными методами:

Традиционная методика	Project management
Ориентируется на процесс выполнения работы	Ориентировано на результат
Нет ограничения по срокам	Установлен конкретный дедлайн
Обязанности распределяются по позициям	Происходит распределение ресурсов
Монотонный, рутинный характер работы	Выполнение задач разнообразной специфики
Работа распределяется на постоянных работников по позициям	Работа выполняется узкопрофильными специалистами, имеющими углублённые знания в нужной области

Project менеджмент помогает точно контролировать рабочие процессы за счёт его разделения на отдельные части. Это упрощает оценку бюджета, обеспечивает соблюдение сроков, проверку качества выполнения задач исполнителями на каждом этапе.

Организация работы начинается с постановки целей, под которые подбирают команду специалистов с нужными навыками. Ориентируются при этом на стандарты – правила, которые нужно соблюдать для достижения результата. Они бывают:

• общественными, разработанными, использующимися в специализированных сообществах;
• корпоративными, действующими в рамках одной компании;
• частными, утверждёнными.

В разных странах действуют международные стандарты, самым известным из которых можно назвать PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge), с терминами, базовыми понятиями подхода, применяющимися в более 160-ти странах.

Что должен уметь проджект-менеджер

Когда цель поставлена, утверждена, приходит время назначения project менеджера. Это – человек, отвечающий за выполнение поставленных задач. Занимается составлением плана проекта, занимается менеджментом (собирает команду), следит за ходом работ, соблюдением сроков, рациональным расходованием бюджета. Менеджеров может быть несколько в зависимости от сложности проектирования.

Квалифицированный руководитель управления проектами – это не тот, кто следит, чтобы проект и работа выполнялась в рамках ТЗ, а человек, способный вовремя обнаружить проблему, донести до менеджеров, как выполнить работу правильно.

Выполнение функций project менеджера требует менеджмент компетенций, наличия теоретических, практических знаний в области предпринимательских навыков, формирующих лидера, способного мыслить стратегически, составляющего реалистичные прогнозы и планы. Квалифицированный проджект-менеджер должен быть:

• Опытным. Чтобы быстро решать проблемы на любом этапе достижения цели.
• Технически оснащённым. Профессия подразумевает чёткое понимание процессов, которыми он будет руководить. Он должен понимать суть, технические тонкости, будь то строительство, промышленность или it сфера.
• Умеющим наладить работу внутри коллектива.

Также для менеджеров важны другие менеджмент компетенции: ответственность, устойчивость к стрессам, коммуникабельность, аналитическое мышление. Хорошего project менеджера тяжело найти в 2024 году, но можно, например, просмотреть текущие тренды или медиа в области маркетинга и научиться самостоятельно руководить или попробовать для себя новую профессию.

Основы управления проектами

Комплекс определённых действий, выполняемых в рамках поставленных задач является фундаментом проектного управления. Их количество, сложность, сроки исполнения зависят от специфики проектирования. Он имеет несколько стадий развития, формирующих жизненный цикл:

• Инициирование. Определяют цель, назначают руководителя, выполняют предварительный расчёт бюджета, необходимых ресурсов.
• Планирование. Разрабатывают план стратегических действий руководителя и команды, способный адаптироваться под возможные изменения в ходе работы. На этом этапе разрабатывается экономика и производится подсчет возможных рисков.
• Исполнение. Каждый исполнитель выполняет свою часть работы. Руководитель ставит поручения, мотивирует участников своей команды, чётко доводит до каждого исполнителя суть задания.
• Мониторинг, контроль. Эту задачу значительно упрощает применение CRM-систем, наглядно отображающих эффективность выполненных мероприятий.
• Завершение. Подразумевает оформление документов, передачу выполненной работы заказчику. Не стоит забывать об обратной связи. Учтя критические замечания, сделав соответствующие выводы, можно избежать многих ошибок при реализации новых бизнес проектов.

В управлении жизненными циклами бизнес проектов применяются несколько подходов, влияющих на их дальнейшую результативность и успешность. В project менеджменте используют следующие модели:

Предиктивные модели	Сроки, бюджет утверждаются на стадии подготовки и остаются неизменными на всем протяжении. Для внесения изменений необходимо реструктуризировать всю построенную систему. Подходят для процессов, связанных с конкретным продуктом.
Итеративно-инкрементные	Проект разбивается на отдельные операции, повторяющиеся столько, сколько нужно для получения определённого результата. При этом процессы постоянно совершенствуются.
Гибкие	Для процессов, требующих оперативного реагирования на изменения. Сочетает итеративные и инкрементные методы

Самым простым вариантом реализации любого бизнес проекта в рамках команды или офиса является разбивка его на этапы. Всё, что для этого необходимо: составить простой чек-лист, описывающий последовательность действий, которые нужно совершить для получения конкретного результата.

Разные по характеру, наполненности, сложности бизнес проекты нуждаются в различной степени контроля и организации. При их выполнении используются разнообразные управленческие методологии.

Популярные методы и модели управления проектами

Под данным понятием понимают не просто рекомендации, методологии или методы, которых нужно придерживаться при выполнении плана, а конкретные действия, задающие ход, направление работы. В их число входят:

1. Agile

Популярный итеративно-инкрементальный инструмент управления бизнес проектов, основанный на формировании требований и их реализации путём взаимодействия команд из специалистов разного профиля. Проще говоря agile – это набор гибких методов управления, позволяющий получить продукт высокого качества благодаря постоянному контакту между исполнителями и заказчиками. Agile метод применяется в IT-отрасли, в некрупных компаниях, реализующих творческие проекты.

Ключевые принципы Agile-подхода:

• Взаимоотношения в команде важнее технической составляющей.
• Программное обеспечение нужнее документации.
• На первом плане – взаимодействие с клиентом.
• Внесение корректив на любом этапе.

Сильные стороны:

• Гибкость, способность подстроиться под интересы любого клиента.
• Быстрый запуск, повышенный уровень безопасности.
• Получение качественного продукта готового к использованию (MVP) Minimum Viable Product.

Слабые стороны:

• Потребность в постоянном участии заказчика.
• Отсутствие понимания конечного результата на ранних этапах.
• Потребность в специалистах высокой квалификации с соответствующей мотивацией.

2. Scrum

Данный метод управления является частью методологии Agile, нацеленной на потребности заказчика. Гибкий фреймворк – самый структурированный среди других представителей семейства, включающего наборы практик для предприятий и компаний различной специфики.

В начале метода используется деление бизнес проекта на отдельные временные периоды, спринты, принципы в рамках которых создаются отдельные части продукта, называемые бэклогами (product backlog), представляющиеся представителю заказчика на оценку. Получая обратную связь, команда вносит необходимые корректировки. Ориентирован на проекты «быстрых побед», способные изменяться в оперативном режиме.

Плюсы методики:

• Подходит для бизнес проектов, в командах которых не все участники обладают нужной компетенцией или опытом. Постоянное взаимодействие между участниками групп компенсирует этот недостаток благодаря своевременной помощи коллег в затруднительных ситуациях.
• Благодаря быстрому обновлению результатов процессы легко отслеживать, исправляя при необходимости.

Слабые стороны:

• Требовательность к менеджменту команды, числу её участников, их «полезности», функциональности. Они должны быть компетентными в нескольких областях, чтобы при необходимости подменять друг друга.
• Члены команды бизнес проекта должны обладать навыками самоорганизации, не бояться брать на себя ответственность.

Методология Scrum применима не для всех организаций. Её не всегда можно использовать для реализации определенного продукта, например, возведения здания.

3. Kanban методология

Или «доска объявлений». Базируется на теории и практических принципах Agile методологии, представляя собой визуализацию задач, для наглядного представления о том, какие функции выполняет каждый сотрудник команды или офиса.

Создатель данного метода управления, ведущий инженер компании «Тойота», господин Тайичи Оно, применил в его базе «принцип супермаркета», держащего на своих полках «только то, что необходимо клиентам».

Работа начинается с определения операционных потоков (workflow), изображающихся в виде столбцов, в которых устанавливают карточки с задачами. При завершении каждой операции отмечается процент выполнения. На доске данные графы выглядят следующим образом:

Сделано

В работе

Готово

Каждый столбец заполняют участники команды, одновременно имея возможность контролировать прогресс выполняющейся работы на каждом уровне, внося нужные поправки для его ускорения. Доска бизнес проекта может быть стандартной или электронной. Благодаря гибкости систему Kanban легко подстроить под себя, используя главные тезисы метода:

• Карточки для задач с корректной информацией о процессе.
• Ограниченное количество карточек на каждом из этапов.
• Непрерывная работа над задачами, перемещающимися по этапам.
• Постоянное совершенствование (kaizen), путем внесения изменений с помощью регулярного анализа этапов.

По сравнению со Scrum, метод системного подхода Kanban более мягкий. В методологии допускается оставление неоконченной задачи на каком-либо этапе для решения приоритетных заданий. Здесь не ограничено время спринтов, роли не расписаны, за исключением владельца.

Сильные стороны:

• Позволяет сплотить команду из опытных и квалифицированных специалистов, способствуя быстрому достижению результата.
• Экономия ресурсов, чёткое соблюдение дедлайнов.
• Гибкость, позволяющая методике адаптироваться под любые потребности.

Слабые стороны:

• Методология не подходит для проектов, реализующихся в жёстких временных рамках.

4. КСУП

Методология КСУП (корпоративная система управления проектами) – комплексное проектирование бизнес проектов со встроенными инструментами с использованием методологических, информационных и иных средств для повышения продуктивности команды.

Основные принципы КСУП метода:

• Интеграция всех аспектов в единую систему;
• Ориентация на результат и достижение конкретных результатов;
• Коммуникация и сотрудничество между участниками;

Сильные стороны:

• Позволяет координировать все проекты в организации;
• Помогает минимизировать издержки ресурсов и повысить производительность;
• Помогает снизить риски и повысить качество;

Слабые стороны:

• Сложная процедура внедрения в производство
• Высокая стоимость

5. PMI

PMI – это методология управления, разработанная международным институтом управления проектами. Институт разрабатывает стандарты, книги, курсы и краткие руководства для сертификации и профессиональной оценки всего, что связано с project деятельностью.

Свод правил этого метода управления предполагает принцип разделения процессов разработки по этапам:

• Планирование;
• Контроль реализации;
• Мониторинг и менеджмент;
• Завершение;

Сильные стороны:

• Международный стандарт и профессиональное образование;
• Разнообразие ресурсов для использования;

Слабые стороны:

• Сложные стандарты
• Высокие затраты на обучение и внедрение
• Традиционный подход и отсутствие инноваций

Выбирая методологию управления, важно учитывать основные преимущества, ее направленность и специфику. Краткое описание и анализ самых популярных методик разобрали выше. Для организации работы в типовых процессах наиболее предпочтительным будет проверенный временем классический комплексный подход, в Project-менеджменте носящий название водопадного (Waterfall).

Водопадная методика управления Waterfall заключается в чётком следовании составленному плану с соблюдением всех его этапов. Все непредвиденные ситуации на каждом из этапов, в данном случае практически исключаются, так как каждый шаг продумывается и фиксируется. Система управления Waterfall уместен для проектов с заранее утверждёнными требованиями, в которые не вносятся изменения по ходу выполнения.

Бизнесы нового поколения, развивающиеся в банковской, финансовой сферах, построить на основании водопадной технологии невозможно. Поэтому при управлении такими компаниями применяют другие методы и инструменты.

Профессиональное управление проектами и популярные инструменты

Project-management требует применения соответствующих инструментов для работы. Это могут быть простые программы или сервисы со сложной структурой, основанные на внутренних разработках компании. Самые популярные из них представлены в ТОП нашего обзора:

1. LeaderTask

Одна из лучших систем для управления проектами с бесплатным пробным периодом, выполненная в форме мультиплатформенного планировщика задач с функцией синхронизации данных между участниками и разными устройствами. Обладает возможностями органайзера и task manager. Помогает создавать заметки, планировать встречи, сразу отображающиеся в календаре, вести персональные или коллективные проекты с задачами, которым присваивается определённый уровень важности. Благодаря разбивке сложных задач на подзадачи упрощает ведение многоэтапных проектов. 

Её плюсы:

• Совместима с цифровыми платформами любых типов, включая Windows, Android, iPhone или iPad.
• Наглядно отображает задачи цветовым выделением.
• Множество инструментов для работы с задачами.
• Может работать в автономном режиме.
• Возможность делиться проектами с другими участниками.
• Возможность работы с сервисами GTD, Autofocus, Superfocus, Pomodoro Technique, Do It Tomorrow, Системой Стивена Кови, др.
• Хранение данных, защищённых шифрованием, в облаке.
• Поддержка методологий agile и scrum, waterfall
• Наличие Kanban-досок.

Минусы:

• Высокая стоимость полной бизнес версии для командной работы.

2. Мегаплан

Совместная разработка бывших студентов Мехмата МГУ, появившаяся ещё в 2007 году. Представляет полноценную систему управления проектами бизнеса, способную настраивать индивидуальный маркетинг и оптимизировать процессы в команде с помощью удобных инструментов. Инструмент прежде всего предназначен для контроля выполнения задач по срокам.

В составе инструмента присутствует комфортная в работе CRM, дополненная функцией контроля исполнителей. Активно эксплуатируется государственными органами.

Плюсы:

• Возможность ведения неограниченного количества проектов с помощью функциональных инструментов.
• Контроль над расходованием бизнес финансов.
• Отчёты и аналитика в автоматизированном режиме.
• Совместимость с технологиями 1C.
• Поддержка методологий ИСУП, agile и pmbok, waterfall

Минусы:

• Отсутствие связи с Google Adwords и Яндекс.Директ, не позволяющее напрямую строить аналитику.
• Проблемы с «подвисанием» из-за технических работ, направленных на обновление основных модулей.
• Платное подключение дополнительных сервисов.

3. Trello

Удобный, простой и доступный инструмент для использования внутри небольшой группы исполнителей. Позволяет организовать общий канал связи между сотрудниками. Подходит для Web, macOS, Windows, iOS, Android. Присутствует платная версия, с дополнительными функциями. Интерфейс выполнен в виде Kanban-досок со списками дел. Предусмотрена отдельная опция для руководителя, обеспечивающая наблюдение за ходом реализации. Удобно внедрить и использовать различные методологии тайм-менеджмента.

Плюсы:

• Подходит для небольших команд, в том числе it;
• Обмен файлами;
• Цели устанавливаются для каждого сотрудника.
• Поддержка методологий scrum, agile, pmbok

Минусы:

• Ограничение на одновременное открытие досок (не больше 10-ти).
• Экспорт данных на платном тарифе.
• Доступ для сотрудников только в платных пакетах.

Стоимость ежемесячной подписки для обслуживания команды численностью до 100 человек составляет 10 долларов. Для обеспечения деятельности крупных компаний данный инструмент не подходит из-за недостаточного функционала софта.

Заключение

Развитие новых методик лидерства, изменение условий функционирования многих компаний в современных условиях диктует требования к стандарту управления проектами. Трендами последнего времени по этой теме стали:

• Дистанционная работа с командами, требующая от проджект-менеджера умения выстраивания эффективного взаимодействия сотрудников, находящихся «на удалёнке».

Удалённая работа требует эффективных коммуникаций. Сотрудникам нужно помочь освоиться в новом формате, при необходимости организовав обучение в виде онлайн-лекций, предоставления понятных пособий по техникам организации рабочего пространства и планирования.

• Гибридные подходы и тренды

Несмотря на множество научных подходов, разработанных для применения на различных уровнях проектирования, универсальных методик не существует. Средства, эффективные для одной компании, грозят серьёзными рисками при нерациональном применении в другой. Если 10-15 лет назад управленческий менеджмент функционировал, в основном, в традиционном направлении, то в настоящее время более востребованы гибкие гибридные методики. Согласно аналитическим исследованиям, 47% организаций в разных странах мира используют Agile-подход.

• Развитие Soft Skills

Подразумевает создание благоприятной среды для эффективного взаимодействия всех участников. Чтобы достигнуть запланированной цели руководитель должен стать вдохновляющим лидером, мотиватором, научиться формулировать и доносить свои мысли подчинённым сотрудникам, решать конфликты, знать последние тренды, слушать и слышать.

Обеспечение обучения и коммуникации в команде повышает мотивацию сотрудников, улучшает дисциплину внутри коллектива, предотвращает возникновение спорных ситуаций, недопонимания, приводящего к расхождению общих и персональных целей.

Вне зависимости от того, являетесь ли вы новичком в сфере управления проектами или обладаете достаточной компетенцией, полезными инструментами в данной сфере, нужно регулярно работать над эмоциональным интеллектом, особенно во время кризисов и нестабильности в компании, это особенно актуально в 2024 году.