Жизненный цикл проекта

Любая деятельность состоит из проектов. Каждый из них имеет начало, протяжённость, конец. Промежуток времени от старта до ликвидации формирует жизненный цикл проекта (ЖЦП). В него входят определённые фазы, завершение каждой из которых сопровождается каким-то результатом.

Понимание особенностей каждой фазы помогает менеджерам и руководителям эффективно руководить проектами. Минимизировать связанные с ними риски. Улучшить коммуникационные связи между исполнителями и заказчиками. Быть уверенными в достижимости цели при имеющихся в распоряжении ресурсах. Рассмотрим подробнее основные фазы и этапы проекта. Попробуем разобраться, как использовать их потенциал для успешного проектного управления.

Сущность, особенности жизненного цикла проекта

Жизненный цикл (Project Life Cycle) – это определённая последовательность этапов, через которые проходит проект. Их количество, состав, структура зависят от его сложности и специфики. Вне зависимости от масштаба, жизненные циклы проекта обладают следующими особенностями:

• Начало и конец проекта характеризуются невысокими показателями. Наибольшее количество затрат на его реализацию приходится в середине цикла.
• На начальном этапе присутствует высший уровень риска, возникают сомнения в успешности достижения запланированного результата.
• Внести любые изменения, усовершенствовать методы достижения целей проще на начальных стадиях жизненного цикла. На дальнейших этапах это сделать сложно или невозможно.

Для бизнесменов проект начинается с вложения денежных ресурсов для развития дела. Старт и завершение проекта всегда оформляются документально.

Фазы жизненного цикла проекта

Любой жизненный цикл проекта состоит из пяти фаз:

1. Инициации;
2. Планирования;
3. Исполнения;
4. Контроля;
5. Завершения.

Обычно они идут в установленной последовательности, один за другим. Но, иногда, под воздействием различных внешних или внутренних обстоятельств, команде приходится возвращаться на стадию планирования для внесения нужных корректировок. Фазы делятся на этапы жизненного цикла проекта.

Рассмотрим основные фазы проекта более подробно.

Инициация

На данной стадии происходит разработка концепции проекта. Выполняются работы по подготовке к его планированию и реализации. Для начала необходимо утвердить задачу для команды. Убедиться, что её успешное выполнение поможет достичь нужного результата. На фазе инициации происходит множество обсуждений, согласований, исследований, связанных с существованием будущего проекта. Назначаются встречи с потенциальными партнёрами. Определяются общие цели. Их достижение позволит получить заинтересованным сторонам желаемые результаты.

Достигнутые соглашения подтверждаются документально с фиксацией основных тезисов и договорённостей в Уставе. Это краткий, формальный документ, описывающий суть проекта. На его основе строится дальнейшее планирование. Устав содержит следующую информацию:

• Цель, миссию;
• Преимущества его реализации;
• Перечень возможных угроз и рисков;
• Список партнёров и заинтересованных сторон.

В Уставе обязательно указываются преимущества реализации проекта для бизнеса. Это даст понимание, что все усилия и затраты не будут потрачены напрасно.

Планирование

Данный этап сопровождается составлением дорожной карты или подробного плана, детально описывающего действия каждого участника. Если сравнивать жизненный цикл проекта со строительством дома, то на стадии планирования происходит разработка, утверждение сметы и сроков окончания работ. Из-за игнорирования фазы планирования около половины проектов не доходят до финального конца, оказываются убыточными или нереалистичными.

На этапе планирования рабочий процесс разбивается на мелкие задачи. Подбирается подходящая команда, распределяются роли среди участников. Разрабатываются пошаговые инструкции с указанием сроков. Чтобы поставленные задачи были реально выполнимыми, на данной фазе необходимо убедиться в том, что для них достаточно ресурсов.

После составления графика, обозначения зон ответственности, анализа рисков и путей их предотвращения, проводится общее организационное собрание. На нём обсуждаются все важнейшие этапы проекта. Выбираются инструменты для выполнения поставленных задач. Результатом собрания должно стать чёткое понимание у каждого участника команды его роли и степени участия в проекте.

Для решения текущих вопросов у каждого исполнителя и ответственного лица должен быть свободный доступ к плану. Это позволит команде всегда быть в курсе любых изменений, происходящих в рабочем процессе.

Исполнение

Возвращаясь к примеру с возведением дома, можно сказать, что на данной фазе идёт активная работа над закладкой фундамента, строительством стен и крыши. То есть, все планы воплощаются в жизнь общими усилиями команды. Фаза исполнения начинается сразу после организационного совещания.

В задачу руководителя на данном этапе входит контроль выполнения работы. Для этого нужно организовать рациональное распределение дополнительных ресурсов. Раздать поручения подчинённым, предоставить им ссылки на план, чтобы они могли сверяться с ним по ходу работы.

Контроль

Данная фаза начинается уже с момента инициации. Чтобы успешно наладить рабочий процесс, важно с самого начала проекта следить за его исполнением. Данный этап требует определённой гибкости от руководителя. Иногда для внесения корректировок нужно возвращаться к начальной стадии плана. Все изменения в обязательном порядке согласовываются с участниками команды и клиентом. Для этого организуются промежуточные совещания, на которых рассматриваются отзывы участников о ходе рабочего процесса. Обсуждаются вносящиеся в него изменения и дополнения.

Завершение

Это финальная фаза, обозначающая окончательное завершение работы над проектом. На данном этапе происходит подписание документации с её передачей клиенту или команде, которая будет работать над проектом в дальнейшем. Проводится анализ ошибок. Это необходимо сделать, чтобы не допустить их повторения в дальнейшей работе. Информация о достигнутом успехе предоставляется клиентам, руководителям и другим заинтересованным лицам. Всю сопутствующую документацию размещают в централизованном хранилище.

Модели и структура жизненного цикла

Стадии жизненного цикла проекта сходны у любых команд. Но, при этом, они могут строиться по различным моделям. Модель подробно описывает порядок действий, которые нужно совершить в рамках проекта. ЖЦП может функционировать по принципу «водопада» (waterfall). Эта модель характеризуется установкой жёстких временных рамок и строгим соблюдением всех фаз и этапов проекта. Используя каскадную модель управления можно достичь эффективного и точного выполнения задач на каждом этапе. Но, при возникновении ошибок в предшествующих стадиях, исправить их крайне сложно.

Другие модели жизненных циклов:

• Спиральная. Характеризуется внесением поправок и изменений на каждом витке. Акцент делается на управление рисками. Изменения могут вноситься на любых стадиях разработки.
• Инкрементная. Применима для крупных, масштабных проектов. В данном случае большие задачи делят на более мелкие подзадачи, которые решают постепенно, друг за другом.
• Итеративная. Обеспечивает контроль на каждом этапе и минимизацию рисков, но увеличивает затраты на реализацию проекта.
• Семиотическая. Основана на тщательном изучении логики и смысловой структуры проекта. Каждый шаг оценивается с точки зрения целесообразности и выгоды.

Для организации эффективного взаимодействия и установки иерархии между всеми составляющими проекта необходима структуризация ЖЦП. С её помощью осуществляется плавный переход от простых целей к более сложным. Распределяются обязанности, нагрузка на исполнителей. Оценивается уровень затрат времени и материальных ресурсов. Создаётся прозрачная и информативная система отчётности. Структура проекта строится на основе матрицы ответственности. Для этого используются два метода структуризации:

• «Сверху-вниз», когда общую, большую задачу разделяют на более мелкие для упрощения выполнения;
• «Снизу-вверх», когда множество мелких целей сводят к одной, главной.

ЛидерТаск для эффективного управления проектами

Реализация любого проекта подразумевает его разбивку на этапы, фазы и чёткие задачи. Если он достаточно простой – управлять им можно с помощью чек-листов, списков дел и задач. Для более сложных проектов стоит применять современные методы и технологии, такие, как agile, lean, scrum, kanban.

Данный набор инструментов и техник успешно реализован в программном обеспечении ЛидерТаск. С помощью данного приложения можно существенно экономить рабочее время, следить за качественным выполнением задач. Выполнять и делегировать поручения. Достигать поставленных целей. Программа представляет собой полноценную систему для организации проектной деятельности. Визуализация рабочих процессов организована с помощью канбан-досок. В ЛидерТаск можно одновременно вести несколько проектов: персональных и общих. Ими можно делиться с коллегами, сортировать, структурировать, перемещать в общем списке и следить за их прогрессом.

Вы всегда будете в курсе любых изменений благодаря удобной системе уведомлений. В приложении также можно отслеживать результативность сотрудников, оценивая продуктивность каждого исполнителя на графике.

Заключение

Главная цель ЖЦП – создание понятной и простой структуры для руководства и координации проектами. От тщательности, скрупулёзности организации всех его фаз и стадий зависит успешность процесса. Жизненный цикл необходим для фиксации, понимания общего плана мероприятий по проекту. Выстраивания их в логической последовательности. С его помощью можно контролировать цели, фиксировать результаты на каждой стадии. Обеспечить успешное управление на каждом этапе помогает автоматизация. Применяя электронные программы для мониторинга и контроля, можно наглядно видеть, на какой стадии возникают ошибки. Принимать быстрые решения для их устранения.