Что такое база знаний и как ее создать

База знаний — важный инструмент для эффективной работы бизнеса. Согласно исследованию Knowledge Management Institute, компании, которые используют базу знаний, успешнее справляются с проблемами, чаще внедряют инновационные разработки и улучшают качество своего продукта или услуги. Кроме того, это отличный инструмент для повышения личной продуктивности как в работе, так и в повседневных делах.

В статье расскажем, что такое база знаний и как её можно применять в компании и для себя. А также сравним три сервиса для создания базы знаний, рассмотрим плюсы и минусы приложений и их стоимость.

Что такое база знаний

База знаний — это онлайн-библиотека, в которой собрана вся необходимая информация по определённой теме. Например, своя база знаний может быть у компании, проекта, онлайн-курса. Можно создать и личное виртуальное хранилище для полезных заметок, наблюдений и идей. Чтобы база знаний принесла пользу, информация должна быть наглядна и хорошо структурирована. 

Выделяют 3 типа базы знаний:

• Корпоративная (внутренняя). Содержит информацию, предназначенную для сотрудников компании. Это могут быть уроки для обучения новичков, сведения о зарплате и отпуске, должностные инструкции и другие документы, с которыми важно ознакомить всех работников.  
• Внешняя. Направлена на клиентов и других лиц, которые могут быть заинтересованы в компании со стороны: партнёров, соискателей и так далее. Это информация, расположенная в общем доступе, например, на сайте компании. Здесь можно разместить сведения о команде, контакты для связи, ответы на часто задаваемые вопросы, вакансии. 
• Личная. Предназначена для личного пользования конкретного человека. В ней можно собирать идеи, планы, заметки. Такая база данных — это что-то типа виртуального блокнота, где все разрозненные мысли, которые приходят в голову в течения дня, структурированы и распределены по категориям.

Для чего нужна база знаний в бизнесе 

Помогает быстро обучить новых сотрудников 

Стажёрам, пришедшим в компанию, нужно освоить огромное количество информации, а опытным работникам, занятым своими задачами, часто некогда отвечать на многочисленные вопросы по любому поводу. 

Если у компании есть гайд с прописанной специально для новичков информацией, то стажёр сможет почерпнуть большую часть сведений оттуда и задаст вопросы только для разъяснения непонятных моментов. Даже если для обучения новичка специально выделяют куратора, с помощью базы знаний он сможет ввести стажёра в курс дела быстрее.

Повышает производительность и организовывает команду 

Так же, как и в случае с обучением новичков, база знаний помогает сотрудникам находить ответы на возникающие вопросы самостоятельно. Например, скрипты для общения по телефону сократят время персонала на подбор фраз для разговора с клиентом и помогут унифицировать ответы.

Кроме того, когда каждый сотрудник знает, где может найти нужный документ или ответ на вопрос, работа становится более слаженной и организованной. Особенно полезна база знаний для организации работы удалённой команды. 

Снижает нагрузку на службу поддержки 

По статистике PeppyBiz, 70 % пользователей, прежде чем обратиться в службу поддержки, ищут информацию на сайте компании. При этом клиенты часто задают одни и те же вопросы о продукте или услуге. Эти два факта дважды свидетельствуют о пользе базы знаний в виде блока «Часто задаваемых вопросов» на сайте: пользователи будут узнавать основную информацию самостоятельно и обращаться к службе поддержки только с неординарными запросами.

Улучшает SEO 

Неочевидный, но безусловный плюс базы знаний: большое количество контента с ключевыми словами хорошо индексируется в поиске. Это знание можно использовать для повышения позиции сайта в поисковой выдаче.

Для чего нужна база знаний в личных делах 

Помогает организовать идеи 

Интересная идея может возникнуть в любой момент, и если сразу не зафиксировать её, то можно потерять навсегда. Можно записывать мысли в блокнот или заметки на телефоне, но есть риск, что информация затеряется, а главное — так и будет храниться в виде разрозненных обрывков. С помощью базы знаний данные можно собрать в систему, распределив по группам: работа, творчество, досуг. Так каждая мысль будет всегда под рукой, и при необходимости легко будет обратиться к ней и развить идею.

Стимулирует размышлять и систематизировать информацию 

Привыкнув сразу распределять мысли по категориям, мы начинаем постоянно систематизировать информацию у себя в голове. Увидели необычную кофейню — внесли в список мест, которые стоит посетить. Узнали из книги о полезной привычке для продуктивности — записали в группу «работа» в раздел «продуктивность». Эта привычка помогает сохранять мозг в тонусе и легко включаться в рабочий процесс.

Разгружает мозг

Во время работы мы легко отвлекаемся на посторонние мысли.  Если сразу помещать идеи в свою базу знаний, то мозг освобождается от лишней информации и сосредотачивается на текущих задачах. О том, как повысить концентрацию, писали здесь.

Обзор приложений для создания базы знаний

Есть разные приложения для создания базы знаний, предназначенные для решения разных задач. Я решила испытать  3 сервиса — Obsidian, ЛидерТаск и Notion. У каждого из них свои сильные стороны.

Obsidian

Это сервис для быстрых текстовых заметок и структурирования мыслей. Акцент здесь в основном на заметки. Также можно вставлять в текст изображения, аудио- и видеофайлы и даже другие документы.

Для заметок используется специальный язык текстовой разметки — MarkDown. Язык разметки нужен для того, чтобы браузер правильно отображал информацию на странице: заголовки, абзацы, выделение жирным цветом и курсивом должны быть на своих местах. Обычно исходный код разметки выглядит сложно и содержит много тэгов, но разметку MarkDown легко понять даже в виде кода.

Например, чтобы текст был выделен жирным, с двух сторон от него в исходном коде надо поставить звёздочки, для подзаголовка — обозначить нужную фразу двумя знаками #. Эти символы отображаются при редактировании и исчезают, если убрать курсор от текста.

Это может показаться сложным, но к разметке быстро привыкаешь: минут через десять после начала работы с приложением я уже, не задумываясь, вводила нужные символы.

Плюсы

1. В Obsidian легко разобраться, благодаря тому, что основных функций немного, и к тому же есть русскоязычный интерфейс. 

2. В то же время у сервиса много плагинов, встроенных и сторонних, благодаря которым у приложения появляются дополнительные возможности. Один из самых полезных — Canvas (в русской версии — «Холст»). Это пространство, на котором в виде карточек можно размещать заметки, ссылки, изображения и другие файлы и обозначать связи между ними. Например, так можно свести в единую систему заметки по одной теме.

3. С помощью встроенного плагина «Граф» можно посмотреть все заметки на одном листе и увидеть связи между ними. Настроив фильтры, можно отображать связи между заметками по разным критериям: например, по тегам или по перекрёстным ссылкам. Это помогает увидеть пересечения в разных темах и понять, как можно развить мысль. 

Минусы

1. У Obsidian нет бесплатной синхронизации данных, однако можно выбрать в качестве хранилища для заметок, например, iCloud или Dropbox, и таким образом работать с базой знаний на нескольких устройствах.
2. Нет возможности работать над документом сразу нескольким людям, так что сервис не подойдёт для работы в команде.

Тарифы

Все функции доступны бесплатно. Есть тариф Obsidian для коммерческого использования за 50 долларов в год, но он пригодится, только если вам необходима коммерческая лицензия, в остальном функционал не меняется.

Также за 5 долларов в месяц можно настроить синхронизацию с другими устройствами и получить возможность просматривать историю изменений, а за 10 долларов в месяц — публиковать заметки в сети.

Общие впечатления

Obsidian прекрасно подходит для личного пользования, а особенно –  для учёбы. Я использовала приложение для ведения конспектов: в нём удобно выделять важное и быстро находить нужное изображение или вставлять ссылку на документ для дополнения лекции. 

ЛидерТаск

Это программа для планирования и работы в команде. Однако также у ЛидерТаска есть плагин «Регламенты», благодаря которому его можно использовать как внутреннюю базу знаний. 

«Регламенты» позволяют создать инструкции для сотрудников, которые подойдут, например, для онбординга новичков, обмена опытом или скриптов для выполнения типовых задач.  

У самого сервиса ЛидерТаск много функций, необходимых для совместной работы над проектом: совместный доступ, канбан-доски, возможность автоматически превращать электронные письма в задачи, давать поручения сотрудникам, создавать отдельные проекты.

Плюсы

1. У «Регламентов» удобный и понятный интерфейс, похожий на Google Docs. Но при этом помимо текста в инструкцию можно добавить тест для закрепления знаний сотрудников, который легко создаётся в том же плагине.  
2. Так как прежде всего это сервис для командной работы, удобно, что «Регламенты» оказываются интегрированы в него. Все инструкции сотрудника отображаются в его личном кабинете в той же программе, где ему доступны задачи, поручения, канбан-доски и другая информация по работе. 
3. Есть возможность создавать общедоступные регламенты и регламенты по отделам, которые будут видеть только работающие в них сотрудники. 

Минусы

1. Регламенты доступны только в веб-версии программы.
2. Плагин не подойдёт для личной или внешней базы знаний: только для создания и хранения документов внутреннего пользования в компании. 

Тарифы

Бесплатная версия ЛидерТаска отличается от Премиум ограничением по количеству досок, проектов и карточек. Премиум стоит 279 рублей в месяц и, помимо безлимита в разных функциях, позволяет синхронизировать информацию на разных устройствах, прикреплять файлы и создавать повторяющиеся задачи.

В тарифе «Бизнес» (429 рублей в месяц) появляется возможность совместного доступа к проектам и доскам и возможность поручать задачи работникам.

Общее впечатление

Приложение хорошо подойдёт для создания корпоративной базы знаний и работы в команде. Также его удобно использовать как личный планировщик дел, но личное хранилище создать не получится. 

Notion

Прекрасный инструмент для создания большой базы знаний как для личных целей, так и для бизнеса. Notion состоит из блоков, комбинируя которые можно хранить информацию разными способами: таблицы, изображения, ссылки, аудиофайлы и так далее. Хранилище имеет иерархическую структуру: одну задачу можно дробить на всё более мелкие и располагать информацию от общего к частному.

В целом, сервис имеет огромный функционал: помимо хранения и структурирования информации, здесь можно планировать совместную работу, ставить задачи и многое другое.

Плюсы

1. Большой выбор возможностей организации информации: текст, таблицы, файлы, аудио и видео, карточки. Это делает Notion идеальным для создания любой базы знаний.

2. В программе есть шаблоны для разных по типу и темам заметок: ежедневник, списки дел, фильмы, путешествия, хобби. Благодаря шаблонам можно быстро создавать типовые заметки под разные задачи, таким образом сразу их структурируя.
3. Есть интеграция с Google Docs, Trello, Evernote и другими сервисами. Нужные документы, доски и заметки можно экспортировать из этих приложений в Notion, за счёт чего база знаний становится ещё более всеобъемлющей. 

Минусы

1. Из-за большого количества возможностей в Notion можно запутаться и начать организовывать информацию сложнее, чем это требуется. 
2. При большом количестве заметок (а их количество возрастёт достаточно скоро) Notion медленно грузится, что мешает его основной функции как базы знаний: возможности быстро записать нужную информацию. Также для работы с программой обязательно нужен доступ в интернет.
3. Отсутствует официальная русскоязычная версия, однако можно воспользоваться google переводчиком в браузере или официальным русскоязычным расширением, которое доступно только в Google Chrome.

Тарифы

В Notion есть 4 тарифа, два из которых предназначены для личного пользования, а два — для бизнеса. В бесплатном тарифе ограничен лимит гостей, которых можно приглашать для совместной работы: их количество не должно превышать 10, а размер загружаемых файлов — 5 мб. Кроме того, история версий сохраняется в течение 7 дней. В тарифе «Плюс» (10 долларов в месяц) можно приглашать до 100 гостей, нет ограничений по размеру и количеству файлов, а история хранений версий увеличивается до 30 дней. 

В тарифе для бизнеса (18 долларов в месяц), помимо увеличения количества гостей до 250 и истории страниц до 90 дней, появляется функция администратора и единый вход SAML. Корпоративный тариф (по договорённости) предназначен для больших предприятий и предлагает больше возможностей для администрирования и безопасности.

Общее впечатление

Notion показался мне слишком сложно устроенным для личного пользования — планировать ежедневные дела проще в ЛидерТаске, а структурировать информацию — в Obsidian. Однако, учитывая его многофункциональность, база знаний на основе Notion прекрасно подойдёт для бизнеса: для информации как внутреннего пользования, так и внешнего.